W miarę jak coraz więcej specjalistów przechodzi na pracę rozproszoną, zdalną lub hybrydową, coraz większa liczba pracodawców zaczyna akceptować te elastyczne rozwiązania.
Aby przyciągnąć i zatrzymać utalentowanych pracowników, zarówno tych pracujących w siedzibie firmy, jak i poza nią, firmy muszą promować wśród pracowników zdalnych poczucie integracji, więzi i przynależności. Należy to zacząć już na etapie rekrutacji i wzmacniać w trakcie przyjmowania pracowników.
Cyfrowe wdrożenie do pracy jest obecnie niezbędne, aby powitać nowych pracowników w wirtualnych zespołach. Odgrywa ważną rolę we wprowadzaniu nowych członków zespołu na właściwą ścieżkę, zapewniając im szybki i łatwy dostęp do zasobów, których potrzebują, aby osiągnąć wydajność w pracy już pierwszego dnia.
W tym przewodniku wyjaśnimy, dlaczego cyfrowe wprowadzanie pracowników jest niezbędne dla dzisiejszych przedsiębiorstw i wskażemy kilka kluczowych rozwiązań, które warto mieć w swoim zestawie narzędzi.
Czym jest cyfrowe wdrażanie?
Cyfrowe wdrażanie polega na wykorzystaniu narzędzi i oprogramowania online do dodania nowego pracownika lub klienta do bazy danych firmy lub systemu CRM. W tym artykule skupimy się tylko na procesie wdrażania pracowników.
Cyfrowe wdrażanie przypomina w wielu aspektach tradycyjny, ręczny proces wdrażania pracowników — na etapie poprzedzającym wdrożenie nowi pracownicy nadal muszą wypełniać formularze, podpisywać umowy i podawać podstawowe dane osobowe. Główną różnicą jest to, że cyfrowe wdrażanie odbywa się za pośrednictwem kanałów online i narzędzi automatyzacji, co usprawnia proces.
Dzięki digitalizacji procesu nowi pracownicy mogą skorzystać z elastyczności zdalnego wdrażania — mogą poznać Twoją firmę z dowolnego miejsca (i we własnym tempie), zamiast spotykać się osobiście w Twoim biurze.
Proces cyfrowego wdrażania
Szczegóły procesu cyfrowego wdrażania pracowników będą się różnić w zależności od firmy.
Zwykle jednak zaczyna się od jakiejś formy weryfikacji tożsamości, walidacji lub uwierzytelnienia, tak aby nowy pracownik mógł udowodnić, że jest tym, za kogo się podaje. Może to być data urodzenia pracownika, adres e-mail lub numer ubezpieczenia społecznego (lub coś podobnego, w zależności od lokalizacji, np. paszport w Wielkiej Brytanii).
Będzie trzeba również wymienić oraz wypełnić kilka dokumentów, takich jak list intencyjny i umowę o pracę, które wymagają podpisania. W porównaniu z fizycznymi formularzami digitalizacja tych dokumentów i wysłanie ich do podpisu elektronicznego oszczędzają wiele czasu i wysiłku.
Po odhaczeniu tych zadań wstępnych możesz organizować wirtualne spotkania i samouczki wideo (w czasie rzeczywistym, jeśli do zespołu dołącza jednocześnie kilka nowych osób, lub asynchronicznie dla jednego nowego członka zespołu), aby nadać procesowi większą personalizację, interaktywność i zaangażowanie.
Jakie korzyści płyną z cyfrowego procesu wdrażania?
Cyfrowe narzędzia wspomagające proces wdrażania pracowników nie tylko usprawniają przepływ pracy, ale także umożliwiają firmom rozszerzenie puli potencjalnych pracowników i przyciąganie talentu bez względu na granice geograficzne.
Tradycyjny program wdrożeniowy wymagałby od nowych pracowników przyjścia do biura pierwszego dnia w celu wykonania czynności administracyjnych, takich jak skonfigurowanie służbowej poczty elektronicznej. Cyfrowe rozwiązania do wdrażania pozwalają tego uniknąć – nowi pracownicy zostaną skutecznie przygotowani do pracy i nieco zaznajomią się z kulturą firmy.
Narzędzia cyfrowe mogą mieć pozytywny wpływ na proces wprowadzania pracowników do firmy na kilka sposobów, takich jak:
bardziej elastyczne i spersonalizowane rozwiązanie dla pracowników hybrydowych i w pełni zdalnych;
lepsza organizacja i zarządzanie materiałami i zasobami;
lepsza zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych i zarządzania tożsamością;
Szablony i automatyzacje pozwalają zaoszczędzić czas, nakłady pracy i koszty związane z ręcznym wdrażaniem pracowników, przez co proces ten jest łatwiejszy do zarządzania dla działów kadr
asynchroniczne przewodniki i samouczki, które można przeglądać w dowolnym momencie i które zapewniają wszystkim nowym pracownikom podobne wrażenia;
łatwiejsze uzyskiwanie opinii nowo zatrudnionych osób, co pozwala na ciągłe doskonalenie procesu.
Skuteczna obsługa tego procesu nie byłaby jednak możliwa bez odpowiednich narzędzi i oprogramowania. Przyjrzyjmy się więc kilku kluczowym rozwiązaniom, które warto włączyć do swojego zestawu narzędzi do cyfrowego procesu wdrażania.
Tworzenie optymalnego zestawu narzędzi do cyfrowego wdrażania pracowników
Zestaw zasobów i materiałów jest ważny dla zapewnienia spójnego i efektywnego doświadczenia związanego z wprowadzaniem pracowników do firmy. Dzięki odpowiednim narzędziom wystarczy raz utworzyć materiały szkoleniowe i szablony, a każdy pracownik będzie mógł uzyskać do nich dostęp na żądanie.
Czynności poprzedzające wdrożenie do pracy
Wysyłanie stosownych listów ofertowych, formularzy i umów za pomocą DocSend i Dropbox Sign w celu uzyskania podpisów elektronicznych.
Masz do dyspozycji tylko papierowe wersje materiałów rekrutacyjnych? Użyj Dropbox, aby zamienić swoje urządzenie mobilne w skaner dokumentów. W jednej chwili możesz przekształcić fizyczne dokumenty w wysokiej jakości pliki PDF i bezpiecznie przechowywać je w Dropbox.
Powitanie nowych pracowników
Organizuj wirtualne spotkania powitalne i udostępnij dokument wprowadzający dla nowych pracowników, aby pomóc osobie szybko się wdrożyć. Dodaj łącza do kluczowych zasobów, często zadawanych pytań i listę kontrolną zadań na pierwsze dni pracy w firmie. Wystarczy zadać sobie pytanie: jak wyglądałby Twój idealny pierwszy dzień w pracy?
Szkolenie wstępne
Upewnij się, że nowi pracownicy mają dostęp do odpowiednich narzędzi, platform i materiałów szkoleniowych, których potrzebują do pełnienia swojej funkcji. Może to być dostęp do konta Dropbox zespołu, narzędzi do współpracy takich jak Dropbox Paper lub integracji aplikacji, które usprawnią ich pracę.
Materiały szkoleniowe są zbyt obszerne, aby można je było wysłać w wiadomości e-mail? Udostępniaj duże pliki nowym pracownikom za pomocą Dropbox Transfer, nawet jeśli nie mają jeszcze kont w Dropbox. Dzięki zaawansowanym funkcjom analityki możesz sprawdzić, czy zapoznali się już z niezbędnymi materiałami, czy też mają jeszcze jakieś zaległości.
Wdrażanie
Skontaktuj się z nowym członkiem zespołu za pośrednictwem Slacka, regularnych sesji nadrabiania zaległości lub comiesięcznych spotkań i twórz plany w Dropbox Paper, aby śledzić, jak radzi sobie w nowej roli.
Szybkie wdrażanie nowych pracowników
Wprowadzenie jednej osoby do rozproszonego zespołu może zakłócić harmonogramy wszystkich jego członków. Spotkania asynchroniczne, samouczki wideo, często zadawane pytania i łatwo dostępne materiały przechowywane w chmurze zapewnią nowo zatrudnionemu pracownikowi potrzebne mu zasoby, a obecni członkowie zespołu będą mogli wdrażać go do wspólnej pracy na inne sposoby.
W Dropbox przenieśliśmy się do pierwszego całkowicie wirtualnego miejsca pracy. Z czasem doszliśmy do kilku wniosków na temat cyfrowego wdrażania pracowników i rekrutacji zdalnej. Zapoznaj się z naszym zestawem narzędzi do pracy zdalnej, aby uzyskać porady dotyczące efektywności, pracy zespołowej, komunikacji oraz dobrego samopoczucia w pracy zdalnej.
Poznaj powiązane zasoby
Korzystanie z podpisów elektronicznych w Twojej organizacji – od czego zacząć
Korzystaj z platformy podpisów elektronicznych, aby wdrażać nowych pracowników, finalizować transakcje i oszczędzać czas poświęcany na czynności prawne. Dowiedz się, jak zacząć korzystać z podpisów elektronicznych w swojej organizacji.