Jeśli odpowiadasz za przygotowanie nowych pracowników do osiągania sukcesu od pierwszego dnia, dobra organizacja pracy ma dla Ciebie kluczowe znaczenie. Pracownicy liczą na to, że pomożesz im szybko rozpocząć wykonywanie zadań.
„Ludzie nie są w stanie wykonywać swojej pracy najlepiej, jak potrafią, i pomóc nam w osiągnięciu wyższego poziomu, jeśli stresują się tym, jak dotrzeć na spotkanie, zapisać się na świadczenia lub kiedy otrzymają pierwszą wypłatę” — mówi Joe Topasna, analityk ds. operacji HR w Dropbox.
Niektórzy specjaliści ds. HR znajdują nowe sposoby na ograniczenie liczby powtarzalnych zadań i skupiają się na uczynieniu doświadczenia bardziej osobistym. W Dropbox nasz dział kadr korzysta z Dropbox Paper, aby ułatwić proces wdrażania nowych pracowników. Paper to przestrzeń robocza do współpracy, która może sprawić, że niemal każdy etap procesu wdrażania będzie bardziej efektywny. Aby pokazać Ci jak to zrobić, porozmawialiśmy z osobami w Dropbox, które odpowiadają za przekształcanie naszych nowych pracowników w wybitnych pracowników.
1. Zmieniaj dokumenty w szablony
Formularze W-4. Formularze I-9. Dokumenty dotyczące zgodności z przepisami krajowymi. Nie jest to najciekawszy sposób powitania pracownika w nowej pracy, prawda? Na szczęście istnieją metody wyeliminowania części papieru (i pracy) z całego procesu obsługi dokumentów.
Każdy specjalista ds. HR wie, że proces wdrażania nowych pracowników to proces iteracyjny. To, co działało kilka lat temu, może nie działać dzisiaj. Na przykład informacje o świadczeniach zmieniają się z miesiąca na miesiąc. Dlatego aktualizowanie wszystkich powiązanych dokumentów może być wyzwaniem.
Jednak za każdym razem, gdy zespół personalny Dropbox udostępnia dokument Paper nowym pracownikom, może zapewnić im dostęp do najnowszych informacji, aktualizując tekst lub dodając łącza do powiązanych dokumentów Paper.
„Dzięki Paper jesteśmy w stanie wprowadzić zmiany w dokumencie, a ludzie mogą je zobaczyć na żywo, więc nie musimy wysyłać poprawek”, mówi Dorena Sanchez, analityczka ds. świadczeń pracowniczych w Dropbox. „Możemy również komentować i prosić ludzi o recenzowanie różnych rzeczy bezpośrednio w dokumencie, co bardzo nam się przydaje. W każdej chwili możemy wprowadzić nową wersję instrukcji. Nowi pracownicy nie muszą nawet odświeżać dokumentu, aby zobaczyć zmiany”.
Zespół oszczędza też czas, korzystając z szablonów, co pozwala uniknąć kłopotów z tworzeniem zupełnie nowej partii dokumentów dla każdej nowej grupy pracowników. Gdy zespół Doreny regularnie używa tych samych dokumentów, korzysta z funkcji „Zmień w szablon” w usłudze Paper.
Funkcja „Zmień w szablon” w Dropbox Paper
Tworzenie własnych szablonów na podstawie dokumentów Paper jest łatwe. Możesz także używać naszych gotowych szablonów notatek ze spotkań, planów projektów czy kreatywnych streszczeń, które pomogą Twojemu zespołowi rozpocząć kolejny projekt.
W tym tygodniu wprowadziliśmy nowy szablon wdrażania pracowników (pokazany poniżej), z którego może korzystać zespół HR w każdej firmie. Został on specjalnie zaprojektowany, aby ułatwić Twojemu zespołowi wykonywanie codziennych obowiązków. Szablony są dostępne tylko w języku angielskim, a wkrótce będą dostępne na urządzeniach mobilnych.
2. Udostępniaj proste listy kontrolne
W pierwszym dniu pracy dzieje się tak wiele, że łatwo stracić orientację, co i kiedy trzeba zrobić. Dlatego nasz zespół personalny często korzysta z list kontrolnych. W aplikacji Paper możesz szybko tworzyć listy zadań i przypisywać osoby do każdego zadania, przywołując je za pomocą znaku @, która spowoduje wysłanie do nich powiadomienia e-mail z informacją o terminie wykonania zadania.
„Wprowadziliśmy tę listę kontrolną świadczeń dopiero pod koniec ubiegłego roku” – mówi Dorena. „Wcześniej była to prezentacja składająca się z 60 slajdów, którą pokazywaliśmy pracownikom i oczekiwaliśmy, że zapamiętają każdy szczegół”. Dorena mówi, że szybko zdała sobie sprawę, że nie jest to łatwe dla nowych pracowników, zwłaszcza gdy inne zespoły proszą ich o uwagę i wypełnianie formularzy. Oprócz całej papierkowej roboty, trzeba się nauczyć nowej pracy.
Po wdrożeniu listy kontrolnej w dokumencie Paper Dorena i jej zespół odkryli, że nie tylko usprawnia to proces, ale także pomaga nowo zatrudnionym osobom skoncentrować się na tym, co najważniejsze. „Teraz na początku prezentacji możemy powiedzieć: Nie próbuj tego zapamiętać. Po prostu używaj listy kontrolnej. Ludzie się śmieją, ale naprawdę muszą zapamiętać tylko listę kontrolną”.
3. Zwiększ widoczność i przejrzystość
Dzięki funkcji informacji o wyświetlającym w Paper (przedstawionej poniżej) zespół HR może wysłać dokument do nowych pracowników, a następnie sprawdzić, kto go otworzył (a kto nie). Dorena mówi, że w ten sposób mogą upewnić się, że wszyscy zainteresowani otrzymali odpowiednie informacje. „Czasami otrzymujemy pytania typu: «Gdzie znajdę te informacje?» Odpowiadamy: «Wygląda na to, że nie zaglądałeś lub nie zaglądałaś jeszcze do tego dokumentu. Ten dokument będzie Twoim najlepszym przyjacielem. Postępuj zgodnie z nim krok po kroku, a niczego nie przegapisz»”.
Dodatkowo Paper pozwala każdej osobie zaproszonej do dokumentu oglądać na bieżąco proces edycji. Członkowie zespołu, którym przyznano uprawnienia do edycji, mogą wprowadzać zmiany. Dodatkowo kilka osób może jednocześnie wprowadzać poprawki. Osoby, którzy otrzymały tylko dostęp do wyświetlania, mogą dodawać komentarze, pytać o zawartość lub sugerować zmiany. Rozmowy, które często gubią się w wątkach poczty e-mail, można zobaczyć w kontekście w komentarzach i odpowiedziach.
W Dropbox wierzymy, że pracownicy mogą uczyć się od siebie nawzajem podczas wspólnej pracy i analizowania działań z przeszłości. Paper pomaga nowym pracownikom szybko zwiększyć tempo wykonywania zadań, ponieważ jedno wyszukiwanie w usłudze Paper pozwala uzyskać dokumenty z projektów w całej organizacji.
„Jako firma działamy bardzo przejrzyście, jeśli chodzi o to, co mogliśmy zrobić lepiej w zakresie naszych produktów”, mówi Joe. „Każdy może poszukać danych z przeszłości. Te informacje są dostępne bez żadnych ograniczeń. Na poziomie firmy odbywa się to domyślnie. Ludzie są zafascynowani tymi możliwościami. Nowi pracownicy przychodzą do mnie i mówią: «W firmie technologicznej XYZ te informacje są tajne». To dla ludzi coś nowego”.
Oczywiście nie każda firma ma taką samą kulturę przejrzystości. Dla firm, które chcą upubliczniać tylko wybrane treści, Paper został zaprojektowany tak, aby umożliwić administratorom IT dostosowanie ustawień każdego dokumentu Paper do tego, kto ma do niego dostęp.
„Pracowałam w innych firmach spoza branży technologicznej i widziałam, jak działają ich procesy dotyczące nowych pracowników”, mówi Dorena. „Obejmują one głównie monotonne instrukcje udostępniane na papierze. Czułam, że różnica między wdrażaniem nowych osób tutaj i w innych firmach polega na automatyzacji i widoczności instrukcji. W innych firmach mówili: «Tak możesz się zarejestrować, aby otrzymywać świadczenia. Powodzenia». Tutaj mówimy: «Tak możesz się zarejestrować, aby otrzymywać świadczenia. Tak znajdziesz lekarza. A tak umówisz się na wizytę»”.
4. Usprawnij odpowiedzi na zapytania nowych pracowników
Każdego dnia jednym z najbardziej typowych zadań, z jakim mierzą się zespoły HR, jest udzielanie odpowiedzi na pytania pracowników. „Dostaję pewnie od 30 do 40 pytań dziennie”, mówi Dorena. „Ale wiele z nich jest związanych z usługami medycznymi, więc odpowiedź nie jest szybka ani prosta. W ciągu tygodnia otrzymuję pewnie ze 40-50 standardowych pytań, według powtarzającego się schematu: «Jak mogę się zarejestrować?», a potem tydzień później: «Kiedy dostanę dokumenty medyczne?»”.
„Usługa Paper sprawiła, że odpowiadanie na te pytania zajmuje mi 15 minut dziennie, a nie 3 godziny rozłożone w czasie”, mówi Dorena. „Ponieważ tak bardzo dopracowaliśmy nasze materiały, nie musimy wpisywać w kółko tych samych informacji ani próbować dostosowywać ich do każdego pracownika. Mogę po prostu udostępnić dokument Paper i powiedzieć: «Tutaj znajdziesz potrzebne informacje»”.
5. Zamień mozolną pracę w zabawę
Aby ułatwić przebijanie się przez dokumenty i utrzymać zaangażowanie nowych pracowników, dział personalny w Dropbox zdecydował się wprowadzić elementy grywalizacji do tego procesu. Stworzyli grę terenową, która przeprowadza nowych pracowników przez proces rekrutacji i przedstawia im jedno z najważniejszych narzędzi, jakich firma używa do koordynowania projektów i komunikacji z pracownikami — Dropbox Paper.
„Poszukiwanie skarbów, które obejmuje przejście przez nasze strony dotyczące świadczeń, służy mi jako wprowadzenie do usługi Paper”, mówi Dorena. „Używamy informacji o świadczeniach w dokumentach Paper, aby przekazać pracownikom wstępne informacje dotyczące rejestracji. Następnie wysyłamy im szczegółową listę rzeczy, które muszą zrobić w określonych terminach. Myślę, że to pokazuje im, jak przydatna jest współpraca. Dzieje się tak, ponieważ dzięki funkcji informacji o wyświetlającym możesz zobaczyć twarze oraz imiona i nazwiska innych nowo zatrudnionych osób przeglądających dany dokument”.
„Niedawno dołączyłem do zespołu i naprawdę podobało mi się poszukiwanie skarbów”, mówi Tony Hue, menedżer ds. marketingu cyklu życia w Dropbox. „Chociaż wciąż żałuję, że nasz zespół go nie wygrał, był to prawdopodobnie najlepszy sposób, aby szybko nauczyć się podstaw usługi Paper i poznać życie w firmie Dropbox”.
Aby dowiedzieć się, jak Dropbox Paper może ułatwić Twojemu zespołowi wdrażanie nowych pracowników i wykonywanie innych zadań, odwiedź stronę dropbox.com/paper.
