Przejdź do głównej zawartości

Jak ułatwić wdrażanie nowych pracowników dzięki Dropbox Paper

7 minut czytania

5 lutego 2025 r.

1. Zmieniaj dokumenty w szablony

Formularze W-4. Formularze I-9. Dokumenty dotyczące zgodności z przepisami krajowymi. Nie jest to najciekawszy sposób powitania pracownika w nowej pracy, prawda? Na szczęście istnieją metody wyeliminowania części papieru (i pracy) z całego procesu obsługi dokumentów.

Każdy specjalista ds. HR wie, że proces wdrażania nowych pracowników to proces iteracyjny. To, co działało kilka lat temu, może nie działać dzisiaj. Na przykład informacje o świadczeniach zmieniają się z miesiąca na miesiąc. Dlatego aktualizowanie wszystkich powiązanych dokumentów może być wyzwaniem. 

Jednak za każdym razem, gdy zespół personalny Dropbox udostępnia dokument Paper nowym pracownikom, może zapewnić im dostęp do najnowszych informacji, aktualizując tekst lub dodając łącza do powiązanych dokumentów Paper.

„Dzięki Paper jesteśmy w stanie wprowadzić zmiany w dokumencie, a ludzie mogą je zobaczyć na żywo, więc nie musimy wysyłać poprawek”, mówi Dorena Sanchez, analityczka ds. świadczeń pracowniczych w Dropbox. „Możemy również komentować i prosić ludzi o recenzowanie różnych rzeczy bezpośrednio w dokumencie, co bardzo nam się przydaje. W każdej chwili możemy wprowadzić nową wersję instrukcji. Nowi pracownicy nie muszą nawet odświeżać dokumentu, aby zobaczyć zmiany”.

Zespół oszczędza też czas, korzystając z szablonów, co pozwala uniknąć kłopotów z tworzeniem zupełnie nowej partii dokumentów dla każdej nowej grupy pracowników. Gdy zespół Doreny regularnie używa tych samych dokumentów, korzysta z funkcji „Zmień w szablon” w usłudze Paper. 

Funkcja „Zmień w szablon” w Dropbox Paper

Korzystanie z funkcji Templateize w Dropbox Paper.
Szablon wdrażania nowych pracowników w Dropbox Paper

2. Udostępniaj proste listy kontrolne

W pierwszym dniu pracy dzieje się tak wiele, że łatwo stracić orientację, co i kiedy trzeba zrobić. Dlatego nasz zespół personalny często korzysta z list kontrolnych. W aplikacji Paper możesz szybko tworzyć listy zadań i przypisywać osoby do każdego zadania, przywołując je za pomocą znaku @, która spowoduje wysłanie do nich powiadomienia e-mail z informacją o terminie wykonania zadania.

Listy kontrolne w Dropbox Paper.
Zrzut ekranu przedstawiający listę kontrolną Świadczenia w Dropbox Paper
Przypisywanie zadań i ustalanie terminów w Dropbox Paper

3. Zwiększ widoczność i przejrzystość

Dzięki funkcji informacji o wyświetlającym w Paper (przedstawionej poniżej) zespół HR może wysłać dokument do nowych pracowników, a następnie sprawdzić, kto go otworzył (a kto nie). Dorena mówi, że w ten sposób mogą upewnić się, że wszyscy zainteresowani otrzymali odpowiednie informacje. „Czasami otrzymujemy pytania typu: «Gdzie znajdę te informacje?» Odpowiadamy: «Wygląda na to, że nie zaglądałeś lub nie zaglądałaś jeszcze do tego dokumentu. Ten dokument będzie Twoim najlepszym przyjacielem. Postępuj zgodnie z nim krok po kroku, a niczego nie przegapisz»”.

Śledzenie postępu za pomocą funkcji informacji o wyświetlającym w Dropbox Paper
Dodawanie komentarzy w Dropbox Paper

4. Usprawnij odpowiedzi na zapytania nowych pracowników

Każdego dnia jednym z najbardziej typowych zadań, z jakim mierzą się zespoły HR, jest udzielanie odpowiedzi na pytania pracowników. „Dostaję pewnie od 30 do 40 pytań dziennie”, mówi Dorena. „Ale wiele z nich jest związanych z usługami medycznymi, więc odpowiedź nie jest szybka ani prosta. W ciągu tygodnia otrzymuję pewnie ze 40-50 standardowych pytań, według powtarzającego się schematu: «Jak mogę się zarejestrować?», a potem tydzień później: «Kiedy dostanę dokumenty medyczne?»”.

„Usługa Paper sprawiła, że odpowiadanie na te pytania zajmuje mi 15 minut dziennie, a nie 3 godziny rozłożone w czasie”, mówi Dorena. „Ponieważ tak bardzo dopracowaliśmy nasze materiały, nie musimy wpisywać w kółko tych samych informacji ani próbować dostosowywać ich do każdego pracownika. Mogę po prostu udostępnić dokument Paper i powiedzieć: «Tutaj znajdziesz potrzebne informacje»”.

Zapraszanie członków zespołu do udostępnionego dokumentu Paper

5. Zamień mozolną pracę w zabawę

Aby ułatwić przebijanie się przez dokumenty i utrzymać zaangażowanie nowych pracowników, dział personalny w Dropbox zdecydował się wprowadzić elementy grywalizacji do tego procesu. Stworzyli grę terenową, która przeprowadza nowych pracowników przez proces rekrutacji i przedstawia im jedno z najważniejszych narzędzi, jakich firma używa do koordynowania projektów i komunikacji z pracownikami — Dropbox Paper.

„Poszukiwanie skarbów, które obejmuje przejście przez nasze strony dotyczące świadczeń, służy mi jako wprowadzenie do usługi Paper”, mówi Dorena. „Używamy informacji o świadczeniach w dokumentach Paper, aby przekazać pracownikom wstępne informacje dotyczące rejestracji. Następnie wysyłamy im szczegółową listę rzeczy, które muszą zrobić w określonych terminach. Myślę, że to pokazuje im, jak przydatna jest współpraca. Dzieje się tak, ponieważ dzięki funkcji informacji o wyświetlającym możesz zobaczyć twarze oraz imiona i nazwiska innych nowo zatrudnionych osób przeglądających dany dokument”.

Poszukiwanie skarbów dla nowych pracowników – dokument Paper

Poznaj powiązane zasoby

​​Specjalista siedzi na podłodze w domu i pracuje na laptopie.

Czy spotkania asynchroniczne są przyszłością pracy?

Spotkania wideo mają obecnie kluczowe znaczenie dla wielu firm, ale mają też swoje wady. Dowiedz się, jak asynchroniczne spotkania mogą pomóc wirtualnym zespołom we wzmocnieniu współpracy i produktywności.

Osoba pracuje z domu przy stole kuchennym.

Pięć wskazówek jak efektywnie pracować z domu

Aby skutecznie pracować z domu, trzeba się do tego przygotować. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem, w którym znajdziesz wskazówki pomocne podczas pracy zdalnej.

Patrząc przez ramię pracownika zdalnego, widać otwartego laptopa, na którym pięciu członków zespołu prowadzi wideorozmowę dotyczącą projektu.

Jak odnieść sukces w elastycznym modelu pracy

Zastanawiasz się, jak wprowadzić elastyczną organizację pracy w swoim zespole? Odkryj opracowane przez ekspertów strategie skutecznej elastycznej pracy.