Jak odnieść sukces w elastycznym modelu pracy

Jeśli jesteś menadżerem i masz pod opieką zespół, nadążanie za zmianami w miejscu pracy nigdy nie jest łatwe. 

Ponieważ praca zdalna i hybrydowa stają się normą, margines błędu dla liderów biznesowych uległ zawężeniu. Zwłaszcza jeśli chodzi o stworzenie odpowiednich warunków pracy dla pracowników.

Elastyczna praca: tajna broń małych firm?

W jaki sposób małe firmy wykorzystują pracę zdalną jako przewagę konkurencyjną, która pomoże im odnieść sukces w przyszłości? Dropbox postawił sobie za cel odpowiedź w swoim raporcie Choice Economy, będącym ankietą przeprowadzoną wśród ponad 2000 liderów małych przedsiębiorstw i pracowników z ośmiu krajów. 

Chcieliśmy sprawdzić, w jaki sposób elastyczne formy pracy zmieniły podejście pracowników do sposobu, miejsca i czasu pracy. Pandemia spowodowała, że prawie dwie trzecie firm wprowadziło znaczące lub znaczące usprawnienia w swojej strukturze biznesowej, narzędziach i praktykach, aby umożliwić współpracę. W końcu było to niezbędne, ponieważ wszyscy przez te lata siedzieli zamknięci w domach. Ale to był dopiero początek.

Udowodniono, że nowa technologia może pomóc zespołom wykonywać pracę zdalnie. Ale jak zachować ten sam poziom elastyczności, gdy część członków naszego zespołu jest w biurze, a inni w domu?

Budowanie bardzo wydajnych zespołów bez względu na to, gdzie się znajdują, jest przecież priorytetową kwestią dla każdej firmy, która chce przetrwać kilka następnych lat. W związku z tym, opierając się na naszych badaniach, zasięgnęliśmy opinii czołowych postaci w dziedzinie pracy zdalnej, aby dowiedzieć się, jak wdrożyć elastyczną organizację pracy.

Co oznacza „elastyczny czas pracy”?

Elastyczny czas pracy jest alternatywą dla tradycyjnego modelu pracy biurowej od 9:00 do 17:00. Dzięki temu pracownicy mają większą kontrolę nad tym, kiedy, gdzie i jak pracują. Może to być praca w niepełnym wymiarze godzin, praca zdalna lub hybrydowa, skrócony czas pracy, dzielenie się pracą lub coś zupełnie innego.

Na przykład elastyczny harmonogram pracy może umożliwić jednemu z Twoich pracowników elastyczne rozpoczęcie i zakończenie pracy, tak aby dopasować ją do potrzeb związanych z opieką nad dziećmi.

Ogólnie rzecz biorąc, elastyczny czas pracy polega na umożliwieniu pracownikom dostosowania harmonogramu i środowiska pracy do ich potrzeb. Może to przynieść znaczące korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom — w tym zadowolenie z pracy, zaangażowanie, motywację i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Jak sprawić, by elastyczna praca była korzystna dla Twojego zespołu
 

1. Zapytaj pracowników, czego chcą

Jeśli chcesz zapewnić swoim zespołom długoterminową elastyczność, musisz przede wszystkim zrozumieć, czego naprawdę chcą Twoje zespoły. Oznacza to zapewnienie im wyboru, a nie ogólnych rozwiązań lub sposobów pracy.

W rzeczywistości pracownicy całkiem dobrze sami decydują, jakie środowisko jest dla nich najlepsze w danym momencie. 

„Być może wolą w domu wykonywać pracę wymagającą skupienia, a w biurze uczestniczyć w burzach mózgów i zadaniach opartych na współpracy – tę decyzję mogą jednak podjąć samodzielnie. Jeśli im się na to pozwoli, ich produktywność wzrośnie” – mówi Kate Lister, prezes firmy Global Workplace Analytics. 

Nie warto więc podejmować pochopnych decyzji w imieniu pracowników, należy natomiast po prostu zapytać ich, czego naprawdę chcą, i na tej podstawie kierować ich pracą, nawet jeśli odpowiedź jest zaskakująca.

2. Warto budować kulturę – nawet zdalnie

Po pandemii pojawiły się nowe możliwości przywrócenia wszystkich atrybutów kultury pracy, z której korzystało wielu pracowników. Jednak biorąc pod uwagę, że wielu z nas regularnie pracuje z domu, musimy zadbać o to, aby ta kultura nie opierała się wyłącznie na pracy w biurze. Nie musi to być trudne – wymaga jedynie nieco więcej planowania. Właściwie wielu pracowników nigdy szczególnie łatwo ani elastycznie nie korzystało przecież z uroków szybkiej kawy i drinków po pracy oraz ich integracyjnej roli.
 

Jaka jest więc alternatywa? 

Wytworzenie właściwej kultury nie oznacza wydawania dużych pieniędzy na nowe, wymyślne narzędzia. Wszyscy znamy wideorozmowy, ale warto pamiętać, że możemy je wykorzystywać na wiele sposobów i w celach niezwiązanych z pracą. Spotkania hybrydowe umożliwiają pracownikom biurowym i zdalnym współpracę podczas telekonferencji. Firmy mogą podtrzymywać przerwę na kawę, zachęcając pracowników zdalnych do planowania rozmów z kolegami i znajomymi w pracy w godzinach pracy, aby nadrobić zaległości.

Niemniej jednak kultura to coś więcej niż piwo i kawa. Musimy połączyć zabawę i gry z bardziej osobistymi elementami kultury. Jak mówi Britt Andreatta, przykład idzie z góry: „Menedżerowie tworzą kulturę miejsca pracy dla 90% pracowników. Mimo to wiele firm nigdy tak naprawdę nie zainwestowało w szkolenie menedżerów”.

Szkolenia dla kadry zarządzającej są bardzo ważne, ponieważ w ostatecznym rozrachunku kultura pracy w dużej mierze opiera się na sprawnym postępowaniu w podstawowych kwestiach: czy łatwo jest poprosić o pomoc, uzyskać czas wolny, omówić ewentualne problemy itp. Firmy, które chcą odnieść sukces w świecie elastycznej pracy, będą musiały dobrze wykorzystać potencjał obu sposobów wykonywania pracy.  

3. Udostępnianie odpowiednich narzędzi do współpracy

Komunikacja i współpraca mają fundamentalne znaczenie dla każdego projektu, przepływu pracy czy biznesu. Jeśli spróbuje się mieć jedno bez drugiego, wszystko przestanie działać. 

Potwierdzają to nasze badania:

• Ponad jedna trzecia przedsiębiorstw (36%) uznała brak odpowiednich narzędzi do współpracy za poważną przeszkodę w pracy zdalnej. 
• 48% stwierdziło, że brak współpracy negatywnie wpływa na produktywność pracowników. 
• Z kolei 87% firm zgodziło się, że poprawa współpracy między członkami zespołu będzie miała kluczowe znaczenie dla przyszłości ich organizacji.

Firmy muszą koniecznie znaleźć platformę, która w prosty sposób łączy zespoły, umożliwia integrację narzędzi, z których korzystają już gdzie indziej, i ułatwia zarządzanie projektami. 

Nie oznacza to jedynie powierzchownych zmian. Aby naprawdę czerpać maksymalne korzyści, firmy muszą używać rozwiązań technicznych do wprowadzania znaczących, długotrwałych zmian w procesach w miejscu pracy.

Dropbox jest jednym z przykładów. Oferujemy pełen zestaw narzędzi umożliwiających bezproblemową współpracę,łatwe zarządzanie zadaniami, bezproblemowe udostępnianie i synchronizowanie informacji oraz wiele więcej.

4. Innowacje, innowacje i jeszcze raz innowacje 

Ważne jest również, aby nie postrzegać innowacji jako jednorazowego procesu. Niezależnie od tego, co zrobiono, aby stworzyć elastyczne środowisko pracy, należy stale je ulepszać. 

To proste. Oprócz regularnego gromadzenia informacji zwrotnych, regularnie przeprowadzaj audyty procesów biznesowych i, jeśli masz wątpliwości, zatrudnij do tego celu zewnętrznego specjalistę. Jeśli zainwestuje się w nowe rozwiązanie techniczne, warto współpracować z wybranym dostawcą, aby zmaksymalizować korzyści z inwestycji, oraz powołać interdyscyplinarny zespół, który będzie nadzorował wdrażanie i popularyzowanie tego rozwiązania w całej firmie.

Ostatnia uwaga: należy dbać o to, aby na każdym etapie zmian byli uwzględniani wszyscy zainteresowani. Kluczową rolę w napędzaniu zmian biznesowych odgrywa kierownictwo wyższego szczebla, ale równie ważna jest akceptacja wśród wszystkich pracowników firmy. Jeśli nie uda się sprawić, by pracownicy dostrzegli wartość w zapewnionych im narzędziach i procesach – lub jeśli nie skonsultowano z nimi, jak i czy będą z nich korzystać – prawdopodobnie rozwiązania te nie wejdą do użytku, a strategia elastycznej pracy raczej poniesie klęskę.

Pracuj elastycznie dzięki Dropbox

Niezależnie od tego, czy pracujesz na pół czy na cały etat, w biurze czy zdalnie, Dropbox oferuje narzędzia, które pomogą Ci zarządzać elastycznym harmonogramem.

Od technologii synchronizacji w chmurze, która umożliwia pracę z dowolnego miejsca, po funkcje udostępniania plików ułatwiające współpracę z kolegami— dzięki Dropbox możesz zapewnić sobie i swojemu zespołowi sukces.