Nasze życie jest dobrze udokumentowane. Przyjmujemy wyciągi, przechowujemy dokumentację i archiwizujemy ważne dokumenty osobiste. A także wszystkie świetne zdjęcia i filmy, które robimy, udostępniamy i zapisujemy. Każdy tworzy swoją własną, eklektyczną kolekcję treści. I dużą odpowiedzialnością jest utrzymanie porządku i bezpieczeństwa.
Kiedy byliśmy mali, nasi rodzice zbierali dla nas te informacje. Robili rodzinne albumy ze zdjęciami, kręcili filmy domowe i zapisywali nasze dokumenty w teczkach. Ostatecznie jednak zadanie to przechodzi z rodziców na ich dzieci. Wszyscy w pewnym momencie stajemy się właścicielami swoich treści. Wielu z nas pomaga także starszym rodzicom zachować porządek.
Z pomocą przychodzą nam pliki cyfrowe i rozwiązania do przechowywania w chmurze, dzięki którym można łatwo katalogować dane osobowe. Możesz podpisywać dokumenty online, błyskawicznie udostępniać zdjęcia, a nawet porządkować dokumentację medyczną na telefonie. Niestety nie każda osoba w wieku naszych rodziców potrafi skutecznie korzystać z tych narzędzi. Na szczęście Ty potrafisz i możesz pomóc swoim rodzicom.
Pięć świetnych powodów, dla których warto zaprosić rodziców do Dropboxa
1. Udostępnianie zdjęć i filmów jest niezwykle proste
Nikt nie lubi oglądać zdjęć tak jak mama i tata. Uwielbiają oglądać miejsca, w których spędzałeś wakacje, i przygody, jakie przeżywają ich wnuki. Wysyłanie zdjęć i filmów to świetny sposób na pozostanie w kontakcie, niezależnie od tego, czy mieszkasz w innym miejscu w mieście, czy w innym miejscu kraju.
Jak najlepiej udostępniać zdjęcia swoim najbliższym? Możesz wysłać je MMS-em lub e-mailem, ale często zdarza się, że wysyłasz to samo zdjęcie kilka razy, bo rodzicom gdzieś „zginęło”. W Dropbox Family przesyłasz zdjęcia bezpośrednio do folderu udostępnionego, a Twoi rodzice otrzymują powiadomienie o nowym zdjęciu do obejrzenia. W dodatku dokładnie wiedzą, gdzie znaleźć wszystkie przesyłane przez Ciebie pliki. Możesz łatwo skonsolidować Wasze konta lub uruchomić je jako użytkownik taryfy Dropbox Family.
Obejrzyj ten film, aby dowiedzieć się, jak to działa:
Fotografia cyfrowa zmieniła sposób udostępniania i przechowywania rodzinnych zdjęć. Nie trzymamy już w domach papierowych zdjęć w pudełkach. Teraz zdjęcia umieszczane są na dyskach twardych naszych komputerów. Dobrze jest wiedzieć, że nasze wspomnienia są bezpieczne, z tym, że na dyskach zewnętrznych nie są, bo te urządzenia można łatwo zgubić lub uszkodzić. Prawda jest taka, że jeśli chcesz coś zachować, to najbezpieczniej jest zapisać to w chmurze. Aby bezpiecznie trzymać swoje treści w chmurze, możesz łatwo i automatycznie tworzyć kopie zapasowe ważnych plików przechowywanych na zewnętrznych dyskach twardych, korzystając z kopii zapasowej dysku zewnętrznego. A dzięki funkcji automatycznego przesyłania z aparatu kopie zapasowe wszystkich Twoich zdjęć i filmów będą automatycznie zapisywane w usłudze Dropbox. Wystarczy, że po pobraniu aplikacji mobilnej Dropbox włączysz tę funkcję na swoim urządzeniu.
2. Wszystkie pliki, formularze i inne dokumenty są zawsze pod ręką
Formularze zgody, dokumenty ubezpieczeniowe i inne dokumenty prawne stają się coraz ważniejsze, gdy się starzejemy. AARP opublikowało listę kontrolną kwestii prawnych dla opiekunów rodzinnych. Pierwszym zalecanym krokiem jest zebranie odpowiednich dokumentów, natomiast trzecim – uporządkowanie tych najważniejszych. Aż dwie z sześciu wskazówek odnoszą się do dokumentów Twoich rodziców.
Oczywiście, trudno jest przewidzieć, kiedy konkretna rzecz będzie Ci potrzebna. Ale po co czekać, aż zdarzy się sytuacja kryzysowa, żeby zdać sobie sprawę, że czegoś brakuje? Nowy lekarz Twoich rodziców zazwyczaj wymaga okazania karty ubezpieczeniowej i pełnej historii choroby. Ponadto, aby kwalifikować się do niektórych świadczeń, trzeba dzielić się kosztami leczenia i finansów.
W swoim artykule na temat dokumentów starzejących się rodziców, które należy mieć pod ręką, Merritt Whitley pisząca dla A Place for Mom cytuje Tiffany Wise, dyrektor w organizacji świadczącej usługi dla seniorów: „Jeśli członek rodziny nie jest w stanie znaleźć ważnych dokumentów, takich jak zeznania podatkowe czy informacje dotyczące rachunku bankowego, może to opóźnić przyznanie świadczeń, a nawet spowodować odmowę ich przyznania”.
Przygotuj się na każdą okoliczność, zbierając wszystkie potrzebne dokumenty. W jednym folderze w usłudze Dropbox możesz zapisać historię chorób swoich rodziców, niezbędne pełnomocnictwa i oświadczenia woli. Do wszystkich plików uzyskasz dostęp zarówno na komputerze, jak i na smartfonie. Dzięki temu unikniesz przeszukiwania stosu dokumentów w poszukiwaniu tego właściwego, bo wszystkie znajdziesz w jednym miejscu.
3. Łatwy sposób udostępniania ważnych informacji rodzinie
Czy Twoi rodzice są alergikami? Jakie leki przyjmują? Jak nazywa się ich lekarz prowadzący? Trudno jest spamiętać te wszystkie niezwykle ważne informacje. „W nagłej sytuacji zagrożenia zdrowia szybki dostęp do historii leczenia osoby starszej może ocalić jej życie. Na przykład informacja o przyjmowanych lekach może mieć istotny wpływ na sposób leczenia” – pisze Whitley.
Jest prosty sposób pozwalający zapamiętać ten ogrom informacji – musisz sporządzić ściągawkę. Zawrzyj w niej informacje o stanie zdrowia rodziców i przyjmowanych przez nich lekach oraz nazwiska lekarzy. Następnie zapisz taki dokument na koncie Dropbox i udostępnij go opiekunom oraz członkom rodziny. Dzięki temu wszystkie najnowsze informacje będą gromadzone w jednym miejscu i będzie można je w każdej chwili aktualizować, wprowadzając zmiany w plikach Dokumentów Google i plikach pakietu Microsoft Office bezpośrednio w Dropbox.
4. Podpisy elektroniczne wiele ułatwiają i oszczędzą czas
Nasi rodzice podpisują mnóstwo różnych dokumentów. Jest to powolny i dość pracochłonny proces. Najpierw czekasz, aż formularz przyjdzie pocztą, następnie, gdy rodzice już go podpiszą, musisz zrobić jego kopię dla siebie, a potem odesłać. Każdy krok tego procesu zajmuje czas i sprzyja zawieruszeniu się gdzieś dokumentów.
Świetnym usprawnieniem jest stosowanie podpisu elektronicznego. Dzięki temu cały proces zajmie kilka sekund, a nie dni. Dokumenty i formularze w formie cyfrowej dostarczane są natychmiast. Twoi rodzice mogą podpisać je za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Dropbox dla zespołów współdziała z czołowymi narzędziami do podpisywania elektronicznego, dzięki czemu automatycznie zapisuje na koncie podpisane pliki.
Choć podpis elektroniczny jest prawnie wiążący, to niektóre dokumenty, takie jak pełnomocnictwo czy testament, wymagają podpisu własnoręcznego. Podpisaną kopię takich dokumentów też możesz przechowywać w chmurze. Dropbox ułatwia skanowanie dokumentów papierowych. Dzięki temu wszystkie dokumenty Twoich rodziców są bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu. Poza tym o wiele łatwiej jest udostępnić aktualną wersję dokumentu cyfrowego niż kserokopię.
5. Dropbox działa na urządzeniach, z których korzystają już Twoi rodzice
Nauczenie rodziców obsługi nowego komputera lub smartfona nie jest łatwym zadaniem. Kiedy w końcu we wszystkim się połapią, najlepiej jest już nic nie zmieniać. Podobnie jest z nowymi aplikacjami i usługami. Robin Seaton Jefferson w artykule w magazynie Forbes ostrzega: „(...) badacze odkryli, że frustracja związana z nowymi technologiami sprawia, że osoby starsze obawiają się, że nie będą potrafiły z nich korzystać, w związku z czym nawet nie próbują”. Nie oznacza to jednak, że nie należy wprowadzać nowych technologii do życia rodziców. Wystarczy mieć na uwadze ich potrzeby, a potem cierpliwie uczyć ich korzystania z nowych narzędzi.
Z usługi Dropbox korzysta się tak samo na wszystkich platformach. Twoi rodzice mogą przeglądać udostępnione pliki na swoich komputerach PC, nawet jeśli Ty korzystasz z Maca. Nie ma też znaczenia, czy masz telefon z iOS, czy z Androidem, ponieważ interfejs usługi jest spójny na każdym urządzeniu. To zdecydowanie ułatwi rodzicom wdrożenie się.
Wszyscy przez całe życie gromadzimy mnóstwo zapisków, zdjęć i dokumentów. Dlatego łatwo jest utonąć w gąszczu papierkowej roboty, szczególnie gdy zarządzasz informacjami o innych członkach rodziny. Na szczęście przechowywanie danych w chmurze zmieniło rolę osoby przechowującej dane. Zamiast tego myśl o sobie jako o dyrektorze technicznym rodziny. Teraz Twoim obowiązkiem jest wybór odpowiedniej technologii do danego zadania. Dropbox to łatwy sposób na udostępnianie i uzyskiwanie dostępu do niezbędnych plików.
