Table of contents
Jeśli kiedykolwiek próbowałeś wysłać duży plik za pośrednictwem programu Outlook i napotkałeś na opór, nie jesteś sam. Większość wersji programu Outlook ogranicza rozmiar załączników do zaledwie 20 MB — nawet jeśli używasz pakietu Microsoft 365, nadal obowiązuje ograniczenie do około 150 MB. To niewiele, jeśli pracujesz z materiałami wizualnymi, plikami projektowymi, wideo lub innymi dużymi zasobami, z którymi możesz mieć do czynienia na co dzień.
Istnieją nudne i irytujące sposoby obejścia tego problemu — jak dzielenie plików lub ich kompresowanie. Ale i tak może się zdarzyć, że otrzymasz zawstydzającą odpowiedź, jeśli plik okaże się za duży, aby go wysłać. Dropbox oferuje Ci dwie dodatkowe profesjonalne opcje:
- Udostępniaj pliki lub foldery bezpośrednio z przechowywania w chmurze – idealne rozwiązanie do współpracy z klientami lub członkami zespołu.
- Użyj Dropbox Transfer, aby wysłać nieedytowalną kopię swojego pliku o rozmiarze do 100 GB
Metody te pozwalają uniknąć kompresji i wszelkich zakłóceń w przepływie pracy podczas korzystania z programu Outlook. Jeśli korzystasz z pakietu Microsoft 365, możesz również wypróbować integrację z Dropbox, dzięki której przesyłanie plików stanie się jeszcze łatwiejsze.
Dlaczego mój plik nie dołącza się w programie Outlook?
Masz idealny plik gotowy do wysłania, ale Outlook po prostu nie działa. Jest późno i chcesz, żeby to zostało wysłane, dlaczego nie chce się załadować? Cóż, istnieje kilka typowych przyczyn pojawiania się tych frustrujących komunikatów o błędach:
- Jest za duży: częsta przyczyna, większość kont Outlook ogranicza rozmiar załącznika do 20 MB. Nawet korzystając z pakietu Microsoft 365, nadal obowiązuje limit rozmiaru pliku wynoszący 150 MB. To zaledwie kilka dużych obrazów lub dość krótki klip wideo.
- Korzystasz ze starej wersji programu Outlook: Czasami starsze wersje mogą nie obsługiwać nowoczesnych funkcji obsługi plików lub w ogóle nie obsługiwać dużych załączników. Często stanowi to problem w przypadku korzystania ze starszych aplikacji mobilnych programu Outlook.
- Twoje połączenie internetowe jest słabe: słabe połączenie może powodować przerwy w przesyłaniu plików — zwłaszcza jeśli próbujesz wysłać większe pliki, których przesyłanie zajmuje trochę czasu. To jest bardzo frustrujące, zwłaszcza gdy jesteś zajęty.
- Typ pliku jest ograniczony: Niektóre typy plików (np. .exe) i pewne pliki baz danych) są blokowane ze względów bezpieczeństwa. Dzieje się tak, ponieważ wiele wirusów i złośliwego oprogramowania wykorzystuje tego typu pliki, rujnując życie wszystkim użytkownikom.
- Twoja skrzynka pocztowa jest pełna: Na koniec, jeśli zbliżasz się do limitu miejsca na dane, Outlook nie pozwoli Ci wysłać niczego nowego. Często stanowi to problem dla osób korzystających z bezpłatnych wersji programu Outlook i usługi OneDrive.
Żaden z tych problemów nie ma wpływu na usługę Dropbox Transfer. Aplikacja została stworzona z myślą o przesyłaniu dużych plików o dowolnym rozmiarze i formacie – wystarczy je przesłać, wygenerować bezpieczne łącze i wysłać z programu Outlook. Bez stresu, kompresji plików i odsyłania e-maili, po prostu profesjonalna dostawa.
3 sposoby na wysyłanie dużych plików za pomocą programu Outlook
Jeśli kiedykolwiek kliknąłeś „Wyślij” w programie Outlook i zobaczyłeś błąd lub wiadomość została odesłana kilka godzin później, wiesz, jak irytujące jest wysyłanie dużych plików. Ale nie martw się, istnieje kilka prostych rozwiązań, które możesz wypróbować — zacznijmy od najłatwiejszej opcji:
1. Użyj Dropboxa, aby utworzyć bezpieczny link do pliku i udostępnić go
Najprostszą metodą udostępniania dużego pliku w programie Outlook — pod warunkiem, że nie przeszkadza Ci to, aby adresat miał dostęp do Twojej kopii pliku — jest wygenerowanie bezpiecznego łącza i wysłanie go w wiadomości e-mail. Oto jak to zrobić bezpośrednio z pamięci masowej w chmurze za pomocą kilku kliknięć:
- Prześlij plik na swoje konto Dropbox, a następnie kliknij prawymprzyciskiem myszy i wybierz opcję „Kopiuj link”
- Wklej ten link do wiadomości w programie Outlook — nie musisz jej kompresować, zapisywać w formacie ZIP ani dzielić — i wyślij ją niezależnie od tego, czy odbiorca ma konto Dropbox, czy nie
To doskonała metoda, ponieważ nie trzeba martwić się o limity załączników ani o to, czy odbiorca używa tego samego narzędzia. Udostępniasz wersję pliku na żywo, więc jeśli współpracujesz, to jest to ogromny plus.
Jeśli chcesz ograniczyć czynności, jakie ktoś może wykonywać na pliku, Dropbox umożliwia dodanie do łączy ochrony hasłem, daty wygaśnięcia lub uprawnień tylko do wyświetlania. Bez względu na typ pliku możesz zachować jego przejrzystość, bezpieczeństwo i pełną kontrolę.
Dodatkową zaletą jest to, żeudostępnianie linków działa wszędzie — w innych klientach poczty e-mail, takich jak Gmail, Slack, Teams, a także w przeglądarkach internetowych — dzięki czemu jest tak wszechstronne, jak Twoje potrzeby lub potrzeby Twojego zespołu.
2. Użyj funkcji Transfer w przypadku dostarczania dużych plików
Dropbox Transfer to rozwiązanie, z którego możesz skorzystać, jeśli chodzi o ostateczne przekazanie plików — na przykład dopracowanych filmów, projektów i innych plików wielkoformatowych. Jest to niezwykle proste rozwiązanie, które jednocześnie umożliwia szybkie przesyłanie i pobieranie plików, a także zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa.
- Wystarczy przejść na dropbox.com/transfer
- Prześlij plik i wyślij go odbiorcy
Możesz przesyłać pliki o rozmiarze do 100 GB (lub 250 GB z dodatkiem Dropbox Replay), śledzić pobieranie, potwierdzać dostarczenie i oznaczyć transfer swoim logo, aby uzyskać elegancki, profesjonalny efekt. Nie ma powodu do obaw – po prostu wyślij i gotowe.
3. Korzystaj z Outlooka i OneDrive – o ile to działa
Outlook i OneDrive mogą ze sobą współpracować, umożliwiając wysyłanie większych plików, ale tylko w ograniczonym zakresie. Prawdopodobnie napotkasz ograniczenia, jeśli Twoje pliki będą bardzo duże, formaty nie będą obsługiwane lub uprawnienia odbiorcy nie będą ustawione prawidłowo.
Niektórzy specjaliści zgłaszają również zmiany formatowania i kompresję plików. Jeśli zależy Ci na dostarczeniu treści w doskonałej jakości, możesz poszukać gdzie indziej. Dzięki Dropboxowi wysyłasz zawsze dokładnie to, co widzi Twój klient.
Wskazówki dotyczące skutecznego wysyłania plików za pośrednictwem programu Outlook
Mimo ograniczeń, jeśli wysyłasz duże pliki za pośrednictwem programu Outlook, nie chodzi tylko o to, aby wiadomość e-mail dotarła do adresata, ale o to, aby wyglądała na dopracowaną i łatwą w obsłudze dla odbiorcy.
Oto kilka szybkich wskazówek, dzięki którym przesyłany przez Ciebie duży plik będzie wyglądał równie profesjonalnie, jak udostępniana przez Ciebie praca:
- Dodaj kontekst do swojej wiadomości e-mail —zamiast wklejać udostępniony link Dropbox, dołącz krótkie wyjaśnienie, czym jest plik, a następnie umieść w nim hiperłącze do przejrzystego, opisowego tekstu
- Oznaczaj wszystko wyraźnie —używaj nazw plików i numerów wersji, które mają sens, ponieważ struktura nazewnictwa ma duże znaczenie, gdy klient musi żonglować wieloma materiałami do dostarczenia
- Jeśli to możliwe, wyślij link do folderu— jeśli udostępniasz partię plików, udostępnij folder zamiast pojedynczych linków. Dzięki temu wszystko będzie w jednym miejscu, a odbiorcy łatwiej będzie zachować porządek.
Outlook nadal może być Twoim podstawowym narzędziem do udostępniania dużych plików, pod warunkiem, że używasz Dropboxa i zastosujesz kilka przemyślanych rozwiązań, które pomogą Ci dostarczać pliki skutecznie i profesjonalnie.
Często zadawane pytania
Możesz rozważyć spakowanie plików do archiwum ZIP lub skorzystać z narzędzi dostępnych online, aby je zmniejszyć. Narzędzia te mogą jednak obniżyć jakość pliku, co w wielu przypadkach jest nie do przyjęcia. Jeśli zależy Ci na zachowaniu jakości, lepszym wyborem będzie skorzystanie z przechowywania w chmurze Dropbox i udostępnienie łącza do pliku bez konieczności jego kompresowania.
Najlepszym sposobem na obejście limitu załączników w programie Outlook jest skorzystanie z usługi przechowywania danych w chmurze, np. Dropbox. W ten sposób możesz udostępnić link do pliku zamiast go załączać. Jest to łatwiejsze niż próba dopasowania dużego pliku do limitu 20 MB, który obowiązuje w większości wersji programu Outlook. Dropbox umożliwia przesyłanie dużych plików i generowanie bezpiecznego łącza, które można następnie udostępniać — wystarczy skopiować łącze, wkleić je do wiadomości programu Outlook i wysłać.
Nie można tego zrobić bezpośrednio w programie Outlook. Dzięki Dropbox Transfer możesz śledzić, kiedy ludzie pobierają Twoje pliki, aby mieć pewność, że zostaną dostarczone. Możesz również śledzić, kto przegląda Twoje pliki i dodać hasło. Dzięki temu masz większą kontrolę, zwłaszcza w przypadku prac wysyłanych klientom lub plików, które są przydatne tylko przez krótki czas.
Nie można wysłać dużego pliku wyłącznie za pośrednictwem programu Outlook. Możesz jednak skorzystać z funkcji Transfer lub wysłać udostępniany link ze swojego konta Dropbox. Nie musisz kompresować ani dzielić plików, wystarczy je przesłać, utworzyć łącze i dodać do wiadomości e-mail w programie Outlook — odbiorca nie musi nawet posiadać konta Dropbox, aby otrzymać plik. Dzięki temu pliki zachowują swoją oryginalną jakość, co jest łatwiejsze dla klienta. Ponadto nie zapełni niczyjej skrzynki odbiorczej.
Wysyłaj pliki przez Outlooka z pewnością siebie, korzystając z Dropboxa
Outlook nie został stworzony do przesyłania dużych plików wideo, ogromnych obrazów, obszernych plików baz danych ani żadnych innych nieporęcznych zasobów cyfrowych. Dzięki Dropboxowi nie musisz się martwić o limity rozmiaru plików.
Dzięki Dropbox unikniesz przypadkowej kompresji plików, frustrujących niedostarczonych wiadomości e-mail i zakłóceń w przepływie pracy w programie Outlook. Wystarczy wygenerować bezpieczne łącze, wkleić je do wiadomości i kliknąć „Wyślij” albo skorzystać z Dropbox Transfer.
Chcesz, aby wysyłanie dużych plików stało się najłatwiejszą częścią Twojego dnia? Załóż bezpłatne konto Dropbox i wypróbuj już dziś naszą integrację z programem Outlook — szybszą, bezpieczniejszą i przeznaczoną dla zespołów kreatywnych, które potrzebują, aby ich praca była realizowana dokładnie tak, jak powinna.
