Jak uwzględnić swój zespół w procesie planowania projektu

Dlaczego warto angażować zespół w planowanie projektu?

Włączenie członków zespołu w proces planowania projektu, jako pierwszy krok w ramach strategicznego planowania, ma wiele zalet nie tylko w trakcie realizacji projektu, ale także dla Ciebie i Twojego zespołu projektowego w przyszłości:

Motywacja i odpowiedzialność

Kiedy członkowie zespołu otrzymują proste, indywidualne wytyczne i zadania, może być im trudno zorientować się, jakie są ogólne cele projektu. W związku z tym może im brakować zastanowienia się nad tym, w jaki sposób ich praca wpłynie na pracę innych członków zespołu projektowego oraz na ostateczne produkty lub rezultaty projektu, które wyprodukują. Zorganizuj pracę swojego zespołu za pomocą statutu zespołu, aby ustalić wspólny cel. Dając swojemu zespołowi przestrzeń do współpracy i określenia swojej roli w procesie planowania projektu, pomożesz członkom zespołu dostrzec szerszy obraz. Pomoże im to nie tylko zrozumieć cel i potrzebę jakości w swojej pracy, ale także zaangażować się w projekt jako całość, stając się w ten sposób pełnoprawnymi interesariuszami projektu. Zachęcając ich do wzięcia na siebie poczucia odpowiedzialności za sukces projektu, będziesz zarządzać znacznie bardziej zaangażowanym i zmotywowanym zespołem.

Podnoszenie umiejętności członków zespołu

Członkowie Twojego zespołu nieustannie znajdują nowe sposoby na podnoszenie jakości zadań, które wykonują na co dzień, i zwiększanie swojej wydajności w ich realizacji. Podczas gdy niektórzy członkowie zespołu aktywnie poszukują nowych możliwości zaangażowania się, inni muszą być zachęcani do poszerzania swoich horyzontów w miejscu pracy. Zaangażowanie zespołu w proces planowania projektu może pomóc w zapewnieniu jego członkom nowych możliwości eksperymentowania i uczenia się nowych umiejętności. W ten sposób możesz wykonywać istotne zadania w zakresie planowania i jednocześnie podnosić umiejętności członków swojego zespołu, pomagając im rozwijać się w swoich rolach. Nie tylko staną się oni niezbędni w procesie planowania projektu dzięki swoim nowym umiejętnościom, ale także docelowo będą w stanie kierować innymi członkami zespołu w planowaniu pracy i udzielać im w tym zakresie wskazówek. I oczywiście promowanie środowiska dzielenia się doświadczeniami i wzajemnej odpowiedzialności jest zdrowe dla każdej kultury organizacyjnej.

Wydajność dzięki delegowaniu zadań

Gdy projekt już się zaczyna, praca zostaje podzielona pomiędzy różnych członków zespołu w oparciu o ich umiejętności — dlaczego więc nie delegować zadań już na etapie planowania? Gdy Twój zespół zrozumie etapy strategicznego planowania projektu, możesz zacząć dzielić pracę planistyczną między członków zespołu. Dzięki temu nie tylko zaoszczędzisz czas poświęcany na żmudne planowanie projektu, ale także możesz liczyć na większą wydajność procesu, gdy praca zacznie napływać szybciej. Jeśli członkowie zespołu będą tak samo biegli w procesach planowania projektów, jak w swoich codziennych obowiązkach, wspólne opracowywanie projektów i określanie zakresu prac będzie znacznie szybsze. Upewnij się tylko, że nie doprowadzi to do powstania silosów w zespole, ponieważ każdy członek po prostu będzie wykonywał swoje indywidualne zadania związane z planowaniem — powinien to być nadal proces współpracy.

Jak stworzyć zespołowy proces planowania projektu

Oczywiście budowanie razem z zespołem wspólnego podejścia do planowania projektu wymaga odpowiednich metod i strategii. Oto niektóre z podstawowych elementów, których będziesz potrzebować, aby móc lepiej planować udane projekty wspólnie ze swoim zespołem:

Burza mózgów w zespole

Najczęściej pierwszym krokiem planowania strategicznego jest faza burzy mózgów i tworzenia pomysłów. Jeśli jesteś kierownikiem projektu, musisz nie tylko zapewnić członkom swojego zespołu możliwość uczestnictwa, ale także zaprosić ich do udziału w tym procesie. Gdy już poinformujesz zespół o nadchodzącym projekcie, zaplanuj spotkanie, na którym wspólnie z zespołem omówisz wstępne plany. Warto uwzględnić w spotkaniu analizę pre-mortem, aby członkowie zespołu mogli zwizualizować projekt i oczekiwane wyniki. Aby mieć pewność, że spotkanie będzie efektywne, należy wcześniej wysłać plan działania i ustalić jego cel. Jeśli Twój zespół po raz pierwszy organizuje tego typu spotkanie, wypróbuj protokół ze spotkania lub szablon burzy mózgów— ustrukturyzowane podejście może pomóc w rozpoczęciu działań.

Opracuj udostępniony dokument do planu projektu

Gdy Ty i Twój zespół będziecie już zaangażowani w proces planowania projektu, utwórzcie wspólny i scentralizowany plan zarządzania projektem oraz dokument planowania projektu. Powinno to stanowić punkt odniesienia dla każdego członka zespołu, pozwalający mu zrozumieć, na jakim etapie procesu się znajdujecie i jakie zostały podjęte decyzje. Można to zrobić przy użyciu tablicy, ale oprogramowanie do zarządzania projektami i programy do współpracy zespołowej, takie jak Dropbox Paper, mogą zautomatyzować i uprościć ten proces. Cały Twój zespół może wspólnie pracować nad tym samym dokumentem Paper, korzystając z wbudowanej funkcji odzyskiwania plików, historii wersji i zarządzania zapisami wszystkich zmian. Stamtąd możesz, jeśli zajdzie taka potrzeba, utworzyć łącza do innych dokumentów planowania w wersji Paper lub udostępnić je innym zespołom w organizacji, które potrzebują wglądu w Twoje planowanie.

Korzystaj z podejścia do planowania lub zarządzania projektem

Jeżeli masz trudności z określeniem metody podejścia, która sprawdziłaby się w Twoim zespole w zakresie planowania projektu, istnieje wiele specjalnie przystosowanych podejść do planowania projektu i zarządzania projektem, które możesz wypróbować. Podejście oparte na zwinnym planowaniu tworzy harmonogram sprintów projektowych dla Twojego zespołu, aby można było opracowywać plany w krótkich seriach, a także oferuje możliwości zapewniania informacji zwrotnych na ich temat i ich iteracji. Dla porównania — metoda PERT (ang. Program Evaluation and Review Technique), oferuje kompleksową metodę określania zakresu wymagań projektu, z uwzględnieniem etapów projektu i zarządzania ryzykiem. Alternatywnie, narzędzia do planowania projektu, takie jak wykresy Gantta czy Macierz Eisenhowera, mogą pomóc Ci w organizacji zadań i procesów z wykorzystaniem sprawdzonych metod.

Każde podejście ma swoje zalety i różne poziomy złożoności. Twój zespół może je modyfikować lub rozwijać, ale stosowanie metodologii może pomóc w zaangażowaniu wszystkich osób w planowanie projektu jako procesu.

Zapewnij stałą komunikację

Dobra komunikacja ma kluczowe znaczenie, gdy zespół ściśle współpracuje nad projektem. Chociaż udostępnianie dokumentów jest pomocne, należy również zadbać o odpowiednie kanały komunikacji z całym zespołem. Narzędzia komunikacyjne, takie jak Slack, umożliwiają tworzenie dedykowanych serwerów dla Ciebie i Twojego zespołu, a w połączeniu z Dropboxem możesz nawet rozpoczynać konwersacje bezpośrednio z dokumentów Paper lub innych plików. Oczywiście, potrzebna jest także metoda prowadzenia spotkań zespołowych. Korzystanie z Dropboxa w połączeniu z wideokonferencjami za pośrednictwem Zoom może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi współpracować i przeglądać plany jednocześnie.

Wspólne planowanie jako zespół

Planowanie projektu nie musi być żmudnym pierwszym krokiem, którego kierownicy projektów podejmują się sami. Współpracujcie, przeprowadzając retrospektywę projektu z zespołem i zastosujcie uzyskane opinie w nowym planie projektu. Dzięki wsparciu całego zespołu w procesie i projekcie, możesz nie tylko zwiększyć efektywność procesu, ale także przynieść większą satysfakcję sobie i swojemu zespołowi. Poprzez równy podział obowiązków i zachęcanie współpracowników do angażowania się w realizację celów projektu, możesz rozwijać swój zespół i jego pracę jako całość. Niezależnie od tego, jaką metodę planowania projektów Ty i Twój zespół wybierzecie, współpraca w tym procesie przełoży się na lepsze wyniki zarówno w ramach poszczególnych projektów, jak i na wyniki Twojego zespołu, organizacji oraz Twoje własne w dłuższej perspektywie.

Każdy może pełnić rolę planera spotkań

Panuje pewne staroświeckie przeświadczenie, że zarządzanie spotkaniami to domena tylko kadry kierowniczej, która ma władzę, by zwoływać spotkania. Ale komunikacja działa w obie strony. Jeśli uważasz, że spotkanie jest konieczne – zorganizuj je. Pamiętaj tylko, żeby upewnić się, że będzie to efektywne spotkanie, a nie strata czasu.

Spotkania są okazją do wymiany pomysłów oraz zgłaszania wątpliwości i ich rozwiązywania. Załóżmy, że istnieje problem, którego nawet najlepsze narzędzie do zarządzania zadaniami nie potrafi rozwiązać. To dobry moment, aby osobiście zgłosić problem swojemu zespołowi. Spotkania mają na celu umożliwienie każdemu zabrania głosu, bez względu na pełnioną rolę lub miejsce pobytu. Dzięki skutecznym narzędziom cyfrowym każde spotkanie może przebiegać sprawniej.