Jak zwiększyć produktywność zespołu

Co ogranicza produktywność zespołu?

Motywacja i morale zespołu mogą się zmieniać, bo przecież jesteśmy tylko ludźmi. Niestety, Twoje procesy biznesowe nie mogą sobie pozwolić na zachowywanie się w ten sam sposób. Utrzymanie pewnego poziomu produktywności jest niezbędne. Dropbox pomaga zespołom zachować motywację i produktywność w dążeniu do realizacji wspólnej wizji.

Produktywność Twojego zespołu może Cię zaskoczyć. Być może uważasz, że morale Twojego zespołu jest pewne, skoro jego członkowie pięć dni w tygodniu siedzą przy biurku i piszą na klawiaturze, ale niekoniecznie jest to prawdą. Na przykład stwierdzono, że pracownicy pracujący w domu są bardziej produktywni — ale dlaczego?

1. To, że siedzisz przy biurku nie oznacza, że pracujesz

To, że masz włączony laptop, nie oznacza, że jesteś mentalnie zaangażowany w pracę. Jedną z zalet cyfrowej transformacji miejsca pracy — i przełomowych wydarzeń 2020 r. — jest to, że teraz wiemy, że pracę naprawdę można wykonywać z dowolnego miejsca. Uwolnienie zespołu od ograniczeń fizycznych to tylko jeden z atutów Dropboxa. Jest to również jeden z najskuteczniejszych sposobów na zwiększenie produktywności w pracy. Odejście od tego przestarzałego sposobu myślenia jest konieczne nie tylko ze względu na efektywność pracy zespołu. Jeśli, podobnie jak nasi zadowoleni klienci z firmy Castor i Pollux, zapraszasz klientów do dołączenia do swojego procesu pracy, konieczne jest zachowanie otwartości, współpracy i niezależności od serwera biurowego.

2. Zapominanie o najważniejszym

Każdy członek zespołu odgrywa istotną rolę, ale ludzie łatwo zaczynają czuć się po prostu trybikiem w maszynie. Grupy mogą szybko oderwać się od współpracy nad treściami, która czyni je zespołem, i zacząć postrzegać pracę jako niekończący się strumień zadań, a nie krok w kierunku wspólnego celu. W tym miejscu z pomocą przychodzi Dropbox Paper, dzięki któremu członkowie zespołu mogą być na bieżąco ze wszystkimi innymi. Nasze integracje z Trello i Monday.com są fantastycznymi narzędziami do współpracy i regularnego odprawiania spotkań. Abyście wszyscy wiedzieli, czy jesteście na dobrej drodze do dotrzymania terminu i rozumieli, że nie jesteście tylko trybikiem w zespole, ale bardzo ważnym członkiem.

3. Brak odpowiedzialności

Zespoły pracują lepiej, gdy mogą zorganizować i zaplanować zadania, na przykład dzięki śledzeniu czasu lub wyznaczaniu terminów. Jeśli w trakcie realizacji projektu pracownik nie będzie miał żadnych obowiązków, jego rozczarowanie może wzrastać. Nowoczesne miejsca pracy opierają się na płaskiej hierarchii, co oznacza, że każdy jest doceniany i ma kluczowe obowiązki do spełnienia. Wzmacnianie tego poczucia pomoże każdemu pracownikowi osiągać optymalne wyniki.

Jak zwiększyć efektywność pracy zespołu

Teraz, gdy już wiesz, co może ograniczać produktywność Twojego zespołu, jak możesz pomóc mu wykorzystać w pełni swój potencjał?

Komunikacja jest kluczem

Odpowiedzialność i komunikacja idą ze sobą w parze. Niezależnie od tego, gdzie i nad czym pracuje Twój zespół, powinniście być w kontakcie. Skorzystaj z integracji z Dropbox, która oferuje korzyści asynchronicznej komunikacji (czyli nikt nie depcze Ci po piętach, domagając się natychmiastowej odpowiedzi w czasie rzeczywistym). Utrzymywanie komunikacji pomaga utrzymać zaangażowanie pracowników i jest kluczowe dla budowania zespołu, ponieważ umożliwia nawiązywanie kontaktów wykraczających poza ramy Twojego działu.

Tak samo jak można znieść ograniczenia narzucone przez lokalizację fizyczną lub ustaloną hierarchię, należy znieść wszelkie ograniczenia dotyczące otwartych kanałów komunikacji. Sztuczna komunikacja prowadzi do powstania silosów organizacyjnych, w których komunikacja zastępowana jest kontrolą dostępu, a produktywność zastępowana jest zaborczością.

Zniwelować przepaść

Dropbox nie może obiecać idealnego projektu, ale na pewno może sprawić, że zarządzanie zadaniami stanie się dużo łatwiejsze. Być może nie zdajesz sobie z tego sprawy, ale marnujesz mnóstwo czasu na klikanie i wychodzenie z kilkunastu aplikacji, pobieranie, edytowanie i ponowne wysyłanie wiadomości e-mail itd. Pozostawanie w jednym scentralizowanym cyfrowym miejscu pracy minimalizuje czas „przeskakiwania” między różnymi aplikacjami, a także rozpraszaczy, takich jak media społecznościowe. Oznacza to, że możesz naprawdę wczuć się w rytm pracy i stworzyć swoje najlepsze dzieło.

Przejmij kontrolę nad zespołem na platformie Patreon. Ich platforma pomaga kształtować sposób, w jaki twórcy realizują swoje wizje i docierają do swoich odbiorców. Zasadniczo im bardziej produktywny jest Patreon, tym bardziej produktywni mogą być jego kreatywni klienci. Jak wyjaśnia ich kierownik ds. marketingu twórców: „[Pracujemy] „szybko jak diabli”, aby móc stawiać twórców na pierwszym miejscu… musimy współpracować i komunikować się bardzo szybko jako zespół”.

Znajdź idealną równowagę między pracą a życiem prywatnym

Jedne z najpotężniejszych marek na świecie pracują w systemie, który tradycjonaliści mogą uznać za nieproduktywny. Od drzemek po elastyczne godziny pracy i od nieograniczonej liczby dni urlopowych po pracę zdalną – jeśli chcesz wyciągnąć z zespołu to, co w nim najlepsze, pomyśl o rozwoju poszczególnych jego członków i zastanów się, czego potrzebują, by pracować jak najlepiej. Spójrzmy prawdzie w oczy – nikt nie lubi dojazdów do pracy i nikt tak naprawdę nie chce spędzać 40 godzin tygodniowo przy biurku. Ale całkowity brak dojazdów i odzyskanie aż 20 godzin tygodniowo na życie prywatne? Zmienia to sposób, w jaki ludzie myślą o pracy i jak bardzo się w nią angażują, co z kolei pozytywnie wpływa na efektywność i produktywność zespołu.

Dropbox jest zawsze gotowy do pracy. Niezależnie od tego, czy jesteś w pociągu, domu czy biurze, możesz pracować – nawet jeśli chwilowo nie masz połączenia z Internetem. Po zakończeniu pracy możesz się wylogować, wiedząc, że wszystkie materiały są bezpiecznie przechowywane i uporządkowane.