Czy można pracować mądrzej, a nie ciężej?

Mądrzejsza praca – co to oznacza?

Mądra praca odnosi się do sposobu, w jaki technologia umożliwiła wydajniejszą pracę zespołów. Te zmiany mogą dotyczyć wszystkich dziedzin, w tym na przykład przeniesienia biura do wirtualnej, scentralizowanej przestrzeni roboczej. Mogą one również być bardziej „pośrednie”, jak wdrożenie metody Agile jako nowego stylu pracy w odpowiedzi na korzyści, jakie technologia zapewniła zespołom.

Mądra praca dąży do usunięcia wszystkich problemów, z którymi borykają się staromodne biura – brak elastyczności, silosy i schematyczne myślenie. Pielęgnuje ona za to te czynniki, które mają prawdziwe znaczenie dla każdej firmy: ludzi i ich pomysły. Firmy, które nie pracują mądrze, podejmują ryzyko pozostania w tyle; zwłaszcza w czasach, gdy znalezienie nowych sposobów na pracę jest dla każdego koniecznością. Wielu pracodawców i ich pracowników zastanawia się właśnie, jak ich firmy mogą dalej działać – Dropbox na przykład jest teraz miejscem pracy Virtual first.

W tym otoczeniu wiele cech inteligentnej pracy uważa się za tak istotne, że zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mogą je uważać za oczywiste. Oznacza to, że jeśli nadal nie oferujesz nowoczesnych rozwiązań, takich jak praca zdalna czy elastyczne godziny pracy, możesz mieć trudności z przyciągnięciem najlepszych talentów.

W jaki sposób mądra praca poprawia wydajność?

Weźmy na przykład smartfony – są one dowodem na to, jak technologia może nawet dziesięciokrotnie zwiększyć wydajność. Zadania, które kilka dekad temu wymagały skorzystania z pół tuzina urządzeń, dziś można wykonać za pomocą samego telefonu. Podobnie wygląda to w przypadku procesów związanych z pracą – jeszcze nawet dekadę temu trzeba było mieć wiele drogich programów komputerowych, a teraz wszystkie zadania można wykonywać za pomocą jednego narzędzia online. Dowiedz się, jak technologia może wpłynąć na zespoły, a zauważysz również, że ma ona także daleko idący wpływ na całą firmę:

Biuro jest wszędzie

Inteligentny obszar roboczy nie ogranicza się do czterech ścian i jednego kodu pocztowego – jest on wszędzie tam, gdzie masz dostęp do Internetu (i możesz nadal z niego korzystać, nawet jeśli nie masz połączenia z Internetem). Mądra praca oznacza, że możesz pracować z dowolnego miejsca. To sprawia, że nie ma już problemów takich jak „Zostawiłem(-łam) coś w biurze”, „Zapomniałem(-łam) czegoś z domu”, „Nie mam do tego dostępu w domu, muszę przyjść w weekend” – wszystkie te zmartwienia demotywują i osłabiają morale. Poza tym takie podejście ułatwia przyciągnięcie talentów z całego świata, nie tylko tych, które są najbliżej. Dysponując siecią zdalnych pracowników masz zespół, który może pracować w różnych strefach czasowych i bez ograniczeń godzinowych związanych z pracą biura.

Współpraca i praca zespołowa

Nad jednym dokumentem pracuje pięć osób? Wszyscy przez to przeszliśmy. Pobierz załącznik, edytuj, zmień nazwę, dodaj załącznik, wyślij, powtórz. A wszystko po to, by i tak wysłać niewłaściwą wersję pliku. Mądra praca to koniec ograniczeń związanych z pracą wyłącznie na komputerze stacjonarnym. Współpraca online umożliwia wielu osobom pracę nad jednym dokumentem, który jest aktualizowany w czasie rzeczywistym. Możesz więc wejść na nowy poziom produktywności, ponieważ wszystkie te niepotrzebne kroki odchodzą w niepamięć.

Usprawniona praca

Dokumentacja dotycząca projektu jest w dziale sprzedaży, zakres prac w dziale finansowym, a początkowy opis znajduje się gdzieś na biurku zespołu projektowego. Czas na kolejne spotkania, podczas których każdy stara się uporządkować swoją wiedzę, aby znaleźć odpowiedni kontekst. Inteligentne miejsce pracy to miejsce, w którym wszystko, czego potrzebujesz, znajduje się w jednym miejscu, a nie w różnych miejscach biura. Możesz nie tylko korzystać z talentów swojego zespołu, ale także korzystać ze wsparcia sztucznej inteligencji. Dropbox korzysta z funkcji OCR, aby wyświetlać potrzebne Ci pliki na pierwszym planie. Potrafi nawet rozpoznawać obrazy, więc nie musisz pamiętać nazwy pliku ani folderu, w którym go zostawiłeś. Możesz po prostu wyszukać to, co jest uchwycone na zdjęciu, od makiety najnowszego produktu po to, co zamówiłeś na ostatnim lunchu zespołowym.

Strefa pracy

Przeskakiwanie między programami i chodzenie tam i z powrotem między biurkami współpracowników może skutkować prokrastynacją. Możesz dać się wciągnąć mediom społecznościowym i niepotrzebnym aplikacjom lub zaangażować się w rozmowę z każdym, kogo spotkasz, przemierzając biuro. Mądra praca wykorzystuje kanały komunikacji, które nie muszą odrywać Cię od pracy. Chcesz porozmawiać z członkiem zespołu, który znajduje się na wyższym piętrze, 10 minut spacerem? Dodaj adnotację, uniknij prokrastynacji spowodowanej spacerem po biurze i zajmij się ważniejszymi zadaniami. Mądra praca sprawia, że wielozadaniowość jest łatwiejsza niż kiedykolwiek.

Dobre samopoczucie

Wyobraź sobie, że szef prosi Ciebie i Twój zespół o wykonanie jakiegoś pilnego zadania, ale pliki, których potrzebujesz, znajdują się w skrzynce odbiorczej działu sprzedaży. A dział sprzedaży znajduje się poza siedzibą firmy. Zaczyna się dzień pełny stresujących rozmów telefonicznych, napięcia, niszczenia ducha zespołu i poważnych obciążeń dla zdrowia psychicznego. Foldery udostępnione natychmiast rozwiązują ten problem, dzięki czemu każdy może spać spokojnie, a zespół jest wyposażony w potrzebne narzędzia. W szerszej perspektywie może to oznaczać mniej straconych godzin i mniej nielubianej pracy w nocy. To z kolei skutkuje zachowaniem większej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym , która daje poczucie satysfakcji z wykonywanej pracy oraz wystarczającą ilość snu.

Zacznij pracować mądrzej, a nie ciężej

Technologia może zmienić Twoje miejsce pracy na nieskończenie wiele sposobów. Dropbox pomoże Ci we wszystkim: od komunikatywności zespołu po zarządzanie czasem. Dzięki temu zawsze będziesz wykonywać swoją ciężką pracę jak najlepiej.