Strategie skutecznej komunikacji w miejscu pracy
Skuteczna komunikacja w pracy to nie tylko otwartość i szczerość wobec współpracowników – chociaż na pewno się one przydadzą. Istota profesjonalnej komunikacji tkwi w samym sercu wewnętrznych procesów Twojej firmy i kultury korporacyjnej i podpowiada, jak pracować i jak orientować się w relacjach międzyludzkich. Poznaj znaczenie komunikacji w miejscu pracy oraz kilka najlepszych strategii jej rozwijania.
Dlaczego skuteczna komunikacja w pracy jest ważna?
Inteligentna komunikacja w pracy jest jednym z kluczowych elementów długofalowego sukcesu firmy, ponieważ pomaga zwiększyć produktywność i utrzymać dobre relacje pracownicze w całej organizacji. Pomyśl o oznakach słabej komunikacji w miejscu pracy: niezrozumiałych celach firmy, ograniczonych lub nieistniejących modelach przekazywania opinii, złym zarządzaniu konfliktami lub niejasnych poleceniach menedżerów. Wszystko to sprowadza się do jednego: marnotrawstwa. Zmarnowany czas, wysiłek i kapitał. Innymi słowy, standardy profesjonalnej komunikacji w Twojej firmie mają bezpośredni wpływ na jej wyniki finansowe. Jedno z badań wykazało, że firmy, w których komunikacja jest skuteczna, odnotowują o 47% wyższy zwrot dla akcjonariuszy (w ciągu pięciu lat) niż te, w których pracownicy nie komunikują się ze sobą w efektywny sposób.
5 profesjonalnych strategii komunikacyjnych
Zapewnienie skutecznej komunikacji w miejscu pracy powinno być priorytetem dla kadry kierowniczej Twojej firmy. Poniżej przedstawiliśmy kilka najlepszych sposobów na poprawę komunikacji w pracy:
1. Zainwestuj w inteligentny obszar roboczy
Najważniejsze jest to, by scentralizować swoje narzędzia do profesjonalnej komunikacji. Około 50% pracowników korzysta z niezatwierdzonych aplikacji lub programów, które – poza stwarzaniem zagrożenia dla bezpieczeństwa – mogą doprowadzić do chaotycznej pracy zespołów i realizacji projektów. Zdecentralizowane i rozproszone kanały komunikacji powodują problemy z dostępem do dokumentów lub plików oraz prowadzą do sytuacji, w których współpracownicy nie mają wszystkich potrzebnych informacji, co z kolei skutkuje opóźnieniami i marnowaniem zasobów finansowych.
Rozwiązanie? Rozwiązaniem jest inteligentny obszar roboczy, taki jak Dropbox, który w jednym miejscu łączy wszystkie firmowe platformy, aplikacje i treści. Dzięki niemu członkowie zespołu nie muszą przełączać się między narzędziami, gdy realizują różne zadania w ciągu dnia. Na przykład dzięki funkcji zarządzania zadaniami Dropbox Paper można upewnić się, że wszyscy na bieżąco wywiązują się ze swoich obowiązków i rozumieją je, co z kolei zwiększa poczucie odpowiedzialności i poprawia jakość komunikacji.
Planowanie projektów to kolejny obszar, który wymaga doskonałej komunikacji w pracy. Szablon planowania projektów Dropbox Paper zapewnia narzędzia potrzebne do synchronizowania pracy całego zespołu. Deleguj zadania i zbieraj wszystkie opinie w jednym miejscu, by uniknąć nieporozumień w dziesiątkach wiadomości e-mail. Jeśli chodzi o zarządzanie opiniami w czasie rzeczywistym, adnotacje w Dropbox mogą okazać się znacznie skuteczniejsze niż długie i chaotyczne wątki w skrzynce e-mail ze zbyt długą listą odbiorców w polu DW.
2. Jeśli to możliwe, rozmawiaj twarzą w twarz
W nowoczesnym środowisku pracy spotkania twarzą w twarz niekiedy schodzą na dalszy plan, gdyż standardem stały się narzędzia komunikacji firmowej, takie jak Slack czy poczta e-mail. Nie należy jednak pozwolić, aby komunikacja twarzą w twarz całkowicie wyszła z mody. Jeśli musisz przekazać poufne informacje, spotkania twarzą w twarz są koniecznością. Natomiast spotkanie się z zespołem osobiście (lub przynajmniej rozmowa na Zoomie) pozwala na obserwację mowy ciała i mimiki twarzy, dzięki czemu możesz w pełni zrozumieć, jak dobrze przekazujesz określone informacje. Wyobraź sobie swoje kanały komunikacji jako hierarchię: rozmowy wideo są bardziej osobiste niż rozmowy telefoniczne (kontakt wzrokowy jest koniecznością), a rozmowy telefoniczne są bardziej osobiste niż e-maile czy wiadomości błyskawiczne.
3. Skoncentruj się na jasności przekazu
Aby komunikacja w miejscu pracy była skuteczna, należy zadbać o jasność i zwięzłość przekazu. Niejasna komunikacja biurowa ze strony liderów może opóźnić lub nawet storpedować projekt jeszcze przed jego rozpoczęciem (np. duplikacja pracy, mylące ramy czasowe, nieprawidłowe produkty dostarczane itp.), dlatego ważne jest, aby przekazać właściwy komunikat od razu. Dodaj szczegółowe instrukcje dotyczące każdego zadania i upewnij się, że odpowiadasz na najważniejsze pytania swojego zespołu — co, jak i dlaczego. Jeśli tego nie zrobisz, tylko zdezorientujesz współpracowników i zniechęcisz ich do wykonywania powierzonego im zadania. Oczywiście słaba komunikacja zawodowa może również negatywnie wpłynąć na dostawców i klientów, powodując, że zrezygnują oni z Twojej działalności i przeniosą się gdzie indziej. Można tego uniknąć, utrzymując szybką i jasną komunikację od samego początku.
4. Praktykuj „radykalną szczerość”
Radykalna szczerość jest podstawą profesjonalnej komunikacji, która wymaga od Ciebie troski o współpracowników przy jednoczesnym bezpośrednim kwestionowaniu ich zachowań. W ten sposób zachowujesz równowagę między bezkompromisowością a empatią w środowisku pracy. Wielu liderom dobre umiejętności komunikacyjne nie przychodzą naturalnie. Badanie przeprowadzone przez Interact wykazało, że 69% menedżerów czuje się niekomfortowo podczas bezpośredniej interakcji z pracownikami, a 37% z nich stwierdziło, że nie lubi bezpośrednio przekazywać opinii, jeśli uważa, że pracownik może negatywnie na nie zareagować. Jeśli podzielasz to zdanie, radykalna szczerość może być właśnie tą strategią komunikacji w biurze, której szukasz i która pomoże Ci stworzyć zgrany zespół i osiągać lepsze wyniki.
5. Utrzymuj komunikację poziomą
Otwarcie przepływu komunikacji biurowej to świetny sposób na danie pracownikom głosu. W badaniu „Stan komunikacji biznesowej w 2024r.” przeprowadzonym przez Harris Poll na zlecenie Grammarly 55% ankietowanych stwierdziło, że skuteczna komunikacja zwiększyła ich pewność siebie w pracy.
Jest zatem oczywiste, że jasna komunikacja jest kluczowym czynnikiem zaangażowania pracowników. Co więcej, 58% pracowników biorących udział w tym samym badaniu stwierdziło, że skuteczna komunikacja zwiększa ich satysfakcję z pracy.
Aby poprawić przekaz informacji, musisz zapewnić komunikację poziomą, w której pracownicy wyższego szczebla i kierownictwo bezpośrednio komunikują się z pozostałymi pracownikami, zachęcając ich do przekazywania szczerych opinii.
Innymi słowy, pracownicy niższego szczebla powinni mieć poczucie, że zawsze mogą porozmawiać z przełożonymi oraz że rozmowy z nimi nie są źle widziane. Może to wymagać zmian na poziomie instytucjonalnym, ale istnieją inne strategie komunikacji w pracy, które możesz wdrożyć, by zbliżyć do siebie kierownictwo i pracowników. Mogą to być na przykład otwarte spotkania online z sesjami pytań i odpowiedzi.
Podsumowanie
Profesjonalna komunikacja może odgrywać istotną rolę w praktycznie każdym obszarze Twojej firmy. Opanowanie skutecznej komunikacji w miejscu pracy może pomóc poprawić wydajność i kreatywność dzięki zaangażowaniu pracowników. To prosta droga do sukcesu firmy.
