Conforme mais profissionais aderem ao trabalho distribuído, remoto ou híbrido, um número cada vez maior de empregadores começa a adotar esses contratos flexíveis.
Para atrair e reter talentos internos e externos, as empresas precisam promover um senso de inclusão, conexão e pertencimento entre os funcionários remotos. É importante se empenhar nesse processo já na fase de recrutamento e reforçá-lo durante a fase de integração do funcionário.
A integração digital é fundamental para dar as boas-vindas para as pessoas recém-contratadas em equipes primordialmente virtuais. A integração tem um papel de destaque na condução dos membros mais recentes da equipe pelo caminho certo, garantindo a eles acesso rápido e fácil aos recursos necessários para que deslanchem em suas funções já no primeiro dia de trabalho.
Neste guia, explicamos por que a integração digital é imprescindível para as empresas de hoje e destacamos algumas soluções importantes para incluir em seu “kit de ferramentas” de integração digital.
O que é a integração digital?
A integração digital envolve o uso de ferramentas e software on-line para adicionar novos funcionários ou clientes ao banco de dados ou sistema de CRM de uma empresa. Neste artigo, vamos nos concentrar apenas na integração de funcionários.
A integração digital replica o processo tradicional e manual de integração de funcionários de muitas maneiras: durante a fase de pré-integração, os novos contratados ainda precisarão preencher formulários, assinar contratos e fornecer algumas informações pessoais básicas. A principal diferença é que a experiência de integração digital usa canais online e ferramentas de automação para agilizar o processo.
Ao digitalizar o processo, seus novos funcionários podem se beneficiar da flexibilidade da integração remota: eles podem conhecer sua empresa de qualquer lugar (e em seu próprio ritmo), em vez de pessoalmente em seu escritório.
O processo de integração digital
Os detalhes do processo de integração digital de funcionários diferem de empresa para empresa.
No entanto, normalmente começam com alguma forma de verificação, validação ou autenticação de identidade para que o novo funcionário prove que é quem diz ser. Pode ser a data de nascimento, endereço de e-mail ou número do seguro social do funcionário (ou similar, dependendo da localização, como um passaporte no Reino Unido).
Também haverá vários documentos para trocar e preencher, como uma carta de oferta e um contrato de trabalho que exigem assinaturas. Em comparação com formulários físicos, digitalizar esses documentos e enviá-los para assinatura eletrônica economiza muito tempo e esforço.
Depois que essas tarefas de pré-integração forem concluídas, você pode hospedar reuniões virtuais e tutoriais em vídeo (em tempo real, se vários novos membros estiverem começando ao mesmo tempo, ou de maneira assíncrona para um novo membro da equipe) para tornar o processo mais personalizado, interativo e envolvente.
Quais são as vantagens da transformação digital?
Ferramentas de integração digital não apenas simplificam os fluxos de trabalho, como também permitem que as empresas expandam seu grupo de potenciais contratações e atraiam talentos além das fronteiras geográficas.
Os programas de integração tradicionais exigem que novos funcionários estejam presencialmente no escritório já no primeiro dia de trabalho para realizar tarefas administrativas, como configurar o e-mail de trabalho. Já as soluções de integração digital dispensam esse deslocamento, preparando os novatos para começar e se familiarizar com a cultura da empresa.
As ferramentas digitais podem afetar de forma positiva o processo de integração de funcionários, por exemplo:
Parâmetros mais flexíveis e acolhedores para trabalhadores híbridos ou totalmente remotos
Melhor organização e gestão de materiais e recursos
Melhor conformidade com os regulamentos de segurança de dados e gestão de identidade
Modelos e automação reduzem o tempo, a energia e os custos envolvidos na integração manual, tornando o processo mais gerenciável para os departamentos de RH
Podendo acessar e revisar treinamentos introdutórios e tutoriais assíncronos a qualquer momento, os funcionários novos ganham uma experiência mais consistente
Maior facilidade para receber feedback das pessoas recém-contratadas, garantindo uma melhora contínua do processo
Mas nada disso é possível sem as ferramentas e os softwares certos. Vamos dar uma olhada em algumas importantes soluções a incluir em seu kit de ferramentas de integração digital.
Crie o kit de ferramentas de integração digital definitivo
Um kit de ferramentas de recursos e materiais é importante para uma experiência de integração consistente e eficaz. Com as ferramentas certas, basta criar os materiais e os modelos de treinamento uma única vez para qualquer pessoa acessá-los sob demanda.
Pré-integração
Envio de cartas de oferta, formulários e contratos relevantes usando DocSend e Dropbox Sign para solicitar assinaturas eletrônicas.
Você só tem cópias em papel dos materiais de integração? Use o Dropbox para transformar seu dispositivo móvel em um scanner de documentos. Em instantes, você pode transformar documentos físicos em PDFs de alta qualidade e armazená-los com segurança no Dropbox.
Dê as boas-vindas às pessoas recém-contratadas
Organize reuniões virtuais de boas-vindas e compartilhe um documento de integração de novos funcionários para ajudá-los a se atualizarem rapidamente. Inclua links para recursos importantes, perguntas frequentes e uma lista de tarefas para os primeiros dias na empresa. Pergunte a si mesmo: O que você gostaria de ter tido no seu primeiro dia?
Treinamento inicial
Garanta que os novos contratados tenham acesso às ferramentas, plataformas e materiais de treinamento relevantes de que precisam para sua função — isso pode ser acesso a uma conta do Dropbox da equipe, ferramentas colaborativas como o Dropbox Paper ou integrações de aplicativos para turbinar seu fluxo de trabalho.
Os materiais de treinamento são muito grandes para enviar por e-mail? Compartilhe arquivos grandes com novos contratados com o Dropbox Transfer, mesmo que eles não usem o Dropbox no momento. Com insights avançados de arquivos, você poderá ver se eles revisaram os materiais necessários ou se ainda têm itens para concluir.
Transição
Conecte-se com seu novo membro da equipe pelo Slack, em sessões de atualização regulares ou reuniões mensais e crie agendas no Dropbox Paper para acompanhar como eles estão se adaptando à nova função.
Prepare os recém-contratados rapidamente
Integrar apenas uma pessoa à sua equipe distribuída pode interromper a agenda de todos. Reuniões assíncronas, tutoriais em vídeo, perguntas frequentes e materiais de fácil acesso armazenados na nuvem garantem que seus novos contratados tenham os recursos necessários, enquanto os membros atuais da sua equipe podem se concentrar em fazer com que se sintam bem-vindos de outras maneiras.
No Dropbox, mudamos para um primeiro local de trabalho totalmente virtual. Ao longo do caminho, desenvolvemos alguns insights para integração digital e contratação remota. Explore nosso kit de ferramentas Virtual First para encontrar conselhos sobre eficácia, trabalho em equipe, comunicação e bem-estar no trabalho remoto.
