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Como tornar a integração mais fácil com o Dropbox Paper

Leitura de 7 min.

5 de fevereiro de 2025

1. Transforme documentos em modelo

W-4s. I-9s. Documentos de conformidade do país. Não é a maneira mais inspiradora de dizer “Bem-vindo ao seu novo emprego”, certo? Felizmente, existem maneiras de eliminar alguns papéis (e algum trabalho) de toda a papelada.

Como todo profissional de RH sabe, o processo de integração é iterativo. O que funcionou há alguns anos pode não funcionar hoje. Por exemplo, as informações sobre benefícios mudam de um mês para o outro. Portanto, manter todos os documentos relacionados atualizados pode ser um desafio. 

Mas sempre que a equipe de recursos humanos do Dropbox compartilha um documento do Paper com uma turma de integração, a equipe pode garantir que os novos contratados tenham acesso aos detalhes mais recentes atualizando o texto ou adicionando links para documentos relacionados do Paper.

“Com o Paper, podemos fazer uma alteração em um documento e as pessoas podem vê-la ao vivo, então não precisamos enviar revisões”, diz Dorena Sanchez, analista dos benefícios da experiência do funcionário do Dropbox. “Também podemos comentar e fazer com que as pessoas revisem coisas diferentes diretamente no documento, o que é realmente útil para nossa equipe. Podemos repetir nossas instruções a qualquer momento. Os novos contratados nem precisam clicar em atualizar para ver as alterações.”

Eles também economizam tempo usando modelos, o que lhes permite evitar o incômodo de criar um novo lote de documentos para cada aula recebida. Quando a equipe de Dorena reutiliza documentos de forma recorrente, eles usam o recurso “transformar em modelo” do Paper. 

Recurso “transformar em modelo” do Dropbox Paper

Usando o recurso Transformar em modelo do Dropbox Paper.
Modelo de integração de novas contratações do Dropbox Paper

2. Forneça listas de verificação fáceis

Com tanta coisa acontecendo no primeiro dia, é fácil perder a noção do que precisa ser feito e quando. É por isso que nossa equipe de Pessoas faz uso intensivo de listas de verificação. Com o Paper, você pode criar listas de tarefas rapidamente e atribuir pessoas a cada tarefa com uma @menção que envia a elas uma notificação por e-mail para informá-las da data de vencimento da tarefa.

Listas de verificação do Dropbox Paper.
Captura de tela mostrando a lista de verificação dos benefícios no Dropbox Paper
Atribuir tarefas e definir prazos no Dropbox Paper

3. Adicione visibilidade e transparência

Com o recurso de informações do visualizador no Paper (mostrado abaixo), a equipe de RH pode enviar um documento para novas contratações e, em seguida, verificar novamente para ver quem o abriu (e quem não abriu). Dessa forma, Dorena diz que pode garantir que todos que precisam recebam as devidas informações. “Por vezes, recebemos perguntas como: "Onde encontro essas informações? " Respondemos: "Parece que você ainda não abriu este documento. Este documento vai ser seu melhor amigo. Siga o passo a passo e você não perderá nada."

Acompanhar o andamento com o recurso de informações do visualizador no Dropbox Paper
Adicionar comentários ao Dropbox Paper

4. Simplifique as respostas às perguntas de novos contratados

Em qualquer dia, uma das tarefas mais comuns com a qual as equipes de RH têm que lidar são as perguntas de funcionários. “Provavelmente recebo de 30 a 40 consultas por dia”, diz Dorena. “Mas muitas delas são relacionadas à saúde, então não tem uma resposta rápida e fácil. Provavelmente, são de 40 a 50 perguntas padrão em uma semana, repetidas em um ciclo: "Como faço para me inscrever nisso?" então, uma semana depois: "Quando recebo minhas identificações médicas?""

“O Paper tornou tudo tão simples que uso apenas 15 minutos do meu dia, em vez de 3 horas espalhadas ao longo do tempo”, conta ela. “Como desenvolvemos tanto nosso conteúdo, não precisamos digitar as mesmas informações repetidamente ou tentar personalizá-las para cada funcionário. Posso apenas responder e compartilhar um documento do Paper para dizer "É aqui que essas informações residem.""

Convidar colegas de equipe para um documento compartilhado do Paper

5. Gamificar o trabalho árduo

Para tornar a busca de documentos ainda menos demorada e manter os novos contratados engajados, a equipe de recursos humanos do Dropbox decidiu gamificar o processo. Eles criaram uma caça ao tesouro que orienta os novos contratados durante a inscrição e os apresenta a uma das principais ferramentas que a empresa usa para coordenar projetos e se comunicar com os funcionários: o Dropbox Paper.

“Eu uso a caça ao tesouro, que serve como um tour de nossas páginas de benefícios, como uma introdução ao Paper”, conta Dorena. “Usamos informações de benefícios nos documentos do Paper para mostrar a eles as informações iniciais de inscrição. Em seguida, enviamos a eles uma lista discriminada de coisas que precisam fazer em determinadas datas. Acho que isso demonstra o quanto a colaboração é útil. Com o recurso de informações do visualizador, você pode ver os rostos e os nomes dos outros novos contratados olhando para o documento.”

A caça o tesouro do documento do Paper do novo contratado

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