Quando você é responsável por preparar novos contratados para estarem totalmente preparadas no primeiro dia, há muita pressão para se manter organizado. Os funcionários contam com você para ajudá-los a entrar em ação.
“As pessoas não vão conseguir fazer o melhor trabalho possível e nos levar a um novo patamar se estiverem estressadas sobre como vão chegar a uma sala de reuniões, inscrever-se em benefícios ou quando serão pagas pela primeira vez”, diz Joe Topasna, analista de operações de RH do Dropbox.
Alguns profissionais de RH estão encontrando novas maneiras de reduzir tarefas repetitivas e se concentrar em tornar a experiência mais pessoal. No Dropbox, nossa equipe de Pessoas usa o Dropbox Paper para facilitar a integração. O Paper é um espaço de trabalho colaborativo que pode tornar praticamente todas as etapas da integração mais eficientes. Para mostrar como, conversamos com algumas pessoas do Dropbox que são responsáveis por transformar nossos novos recrutas em funcionários de primeira linha.
1. Transforme documentos em modelo
W-4s. I-9s. Documentos de conformidade do país. Não é a maneira mais inspiradora de dizer “Bem-vindo ao seu novo emprego”, certo? Felizmente, existem maneiras de eliminar alguns papéis (e algum trabalho) de toda a papelada.
Como todo profissional de RH sabe, o processo de integração é iterativo. O que funcionou há alguns anos pode não funcionar hoje. Por exemplo, as informações sobre benefícios mudam de um mês para o outro. Portanto, manter todos os documentos relacionados atualizados pode ser um desafio.
Mas sempre que a equipe de recursos humanos do Dropbox compartilha um documento do Paper com uma turma de integração, a equipe pode garantir que os novos contratados tenham acesso aos detalhes mais recentes atualizando o texto ou adicionando links para documentos relacionados do Paper.
“Com o Paper, podemos fazer uma alteração em um documento e as pessoas podem vê-la ao vivo, então não precisamos enviar revisões”, diz Dorena Sanchez, analista dos benefícios da experiência do funcionário do Dropbox. “Também podemos comentar e fazer com que as pessoas revisem coisas diferentes diretamente no documento, o que é realmente útil para nossa equipe. Podemos repetir nossas instruções a qualquer momento. Os novos contratados nem precisam clicar em atualizar para ver as alterações.”
Eles também economizam tempo usando modelos, o que lhes permite evitar o incômodo de criar um novo lote de documentos para cada aula recebida. Quando a equipe de Dorena reutiliza documentos de forma recorrente, eles usam o recurso “transformar em modelo” do Paper.
Recurso “transformar em modelo” do Dropbox Paper
Criar seus próprios modelos a partir de documentos do Paper é fácil. Você também pode usar nossos modelos prontos para ajudar sua equipe a iniciar projetos com notas de reuniões, planos de projeto, briefings criativos e muito mais.
Nesta semana, apresentamos um novo modelo de integração de contratação (mostrado abaixo) que a equipe de RH de qualquer empresa pode usar. Ele foi projetado especificamente para facilitar as tarefas do primeiro dia da sua equipe. Os modelos estão disponíveis apenas em inglês e em breve estarão disponíveis no celular.
2. Forneça listas de verificação fáceis
Com tanta coisa acontecendo no primeiro dia, é fácil perder a noção do que precisa ser feito e quando. É por isso que nossa equipe de Pessoas faz uso intensivo de listas de verificação. Com o Paper, você pode criar listas de tarefas rapidamente e atribuir pessoas a cada tarefa com uma @menção que envia a elas uma notificação por e-mail para informá-las da data de vencimento da tarefa.
“Implementamos essa lista de verificação de benefícios no final do ano passado”, conta Dorena. “Antes disso, havia uma apresentação de 60 slides que compartilhávamos com os funcionários e esperávamos que se lembrassem de cada detalhe”. Dorena conta que rapidamente percebeu que aquilo não era fácil para novos contratados, especialmente quando outras equipes pediam a atenção para que preenchessem formulários. Além de toda a papelada, há o novo trabalho a ser aprendido.
Depois de implementar a lista de verificação de documentos do Paper, Dorena e sua equipe descobriram que a lista não apenas agilizava o processo, mas também ajudava os novos contratados a se concentrarem no que mais importa. “Agora podemos dizer no início da apresentação: "Não precisa se lembrar disso. Basta consultar a lista de verificação." As pessoas riem, mas de fato, só precisam se lembrar da lista de verificação.”
3. Adicione visibilidade e transparência
Com o recurso de informações do visualizador no Paper (mostrado abaixo), a equipe de RH pode enviar um documento para novas contratações e, em seguida, verificar novamente para ver quem o abriu (e quem não abriu). Dessa forma, Dorena diz que pode garantir que todos que precisam recebam as devidas informações. “Por vezes, recebemos perguntas como: "Onde encontro essas informações? " Respondemos: "Parece que você ainda não abriu este documento. Este documento vai ser seu melhor amigo. Siga o passo a passo e você não perderá nada."
Além disso, o Paper permite que qualquer pessoa que tenha sido convidada para o documento veja o processo de edição à medida que ele acontece. Os membros da equipe que receberam acesso de edição podem fazer alterações, e duas ou mais pessoas podem fazer revisões ao mesmo tempo. Aqueles que só receberam acesso de visualização podem adicionar comentários para perguntar sobre o conteúdo ou fazer sugestões de alterações. Conversas que muitas vezes se perdem em trocas de e-mail podem ser vistas no contexto do lado do conteúdo nos comentários e respostas.
No Dropbox, acreditamos muito em permitir que os funcionários aprendam uns com os outros enquanto trabalhamos juntos e aprendemos com nosso passado por meio de retrospectivas. O Paper ajuda os novos contratados a se prepararem rapidamente, já que uma única pesquisa no Paper gera documentos de projetos de toda a organização.
“Somos muito transparentes como empresa sobre onde poderíamos ter feito melhor em termos de produtos”, afirma Joe. “Qualquer pessoa pode buscar uma retrospectiva. Isso não é algo restrito. No nível da empresa, esse é o padrão. As pessoas ficam fascinadas com isso. Novos contratados me procuram e comentam "Eu estava na empresa de tecnologia XYZ e esse tipo de informação era segredo." Isso é algo novo para as pessoas.
Claro, nem toda empresa tem a mesma cultura de transparência. Para empresas que desejam apenas tornar público determinado conteúdo, o Paper foi projetado para permitir que os administradores de TI ajustem quem pode visualizar o quê por meio de configurações personalizadas em cada documento do Paper.
“Trabalhei em outras empresas não tecnológicas e vi o processo delas sendo uma nova contratada”, conta Dorena. “Trata-se de papel físico e instruções monótonas. Percebi que a diferença entre a integração aqui e nessas outras empresas é a automação e a visibilidade das instruções. Em outras empresas, eles diriam: "Veja aqui como se inscrever nos benefícios. Boa sorte." Aqui, dizemos: "Veja aqui como pode se inscrever nos benefícios. Aqui você pode ver como encontrar um médico. E aqui você pode marcar uma consulta."
4. Simplifique as respostas às perguntas de novos contratados
Em qualquer dia, uma das tarefas mais comuns com a qual as equipes de RH têm que lidar são as perguntas de funcionários. “Provavelmente recebo de 30 a 40 consultas por dia”, diz Dorena. “Mas muitas delas são relacionadas à saúde, então não tem uma resposta rápida e fácil. Provavelmente, são de 40 a 50 perguntas padrão em uma semana, repetidas em um ciclo: "Como faço para me inscrever nisso?" então, uma semana depois: "Quando recebo minhas identificações médicas?""
“O Paper tornou tudo tão simples que uso apenas 15 minutos do meu dia, em vez de 3 horas espalhadas ao longo do tempo”, conta ela. “Como desenvolvemos tanto nosso conteúdo, não precisamos digitar as mesmas informações repetidamente ou tentar personalizá-las para cada funcionário. Posso apenas responder e compartilhar um documento do Paper para dizer "É aqui que essas informações residem.""
5. Gamificar o trabalho árduo
Para tornar a busca de documentos ainda menos demorada e manter os novos contratados engajados, a equipe de recursos humanos do Dropbox decidiu gamificar o processo. Eles criaram uma caça ao tesouro que orienta os novos contratados durante a inscrição e os apresenta a uma das principais ferramentas que a empresa usa para coordenar projetos e se comunicar com os funcionários: o Dropbox Paper.
“Eu uso a caça ao tesouro, que serve como um tour de nossas páginas de benefícios, como uma introdução ao Paper”, conta Dorena. “Usamos informações de benefícios nos documentos do Paper para mostrar a eles as informações iniciais de inscrição. Em seguida, enviamos a eles uma lista discriminada de coisas que precisam fazer em determinadas datas. Acho que isso demonstra o quanto a colaboração é útil. Com o recurso de informações do visualizador, você pode ver os rostos e os nomes dos outros novos contratados olhando para o documento.”
“Recentemente, entrei para a equipe e gostei muito da caça ao tesouro”, conta Tony Hue, gerente de marketing de ciclo de vida do Dropbox. “Embora eu ainda esteja chateado que nossa equipe não tenha vencido a caça ao tesouro, provavelmente foi a melhor maneira de aprender o básico do Paper e conhecer a vida no Dropbox.”
Para saber como o Dropbox Paper pode facilitar a integração e outras tarefas para sua equipe, confira dropbox.com/paper.
