Como fazer do trabalho flexível um sucesso

Se você é um gerente com uma equipe para cuidar, acompanhar as mudanças no local de trabalho nunca é fácil. 

Com o trabalho remoto e híbrido se tornando a norma, as margens de erro para líderes empresariais diminuíram. Especialmente quando se trata de criar as configurações de trabalho certas para seus funcionários.

Trabalho flexível: a arma secreta das pequenas empresas?

Como as pequenas empresas usam o trabalho remoto como uma vantagem competitiva que as ajudará a prosperar no futuro? O Dropbox se propôs a responder a essa pergunta em nosso relatório Choice Economy, uma pesquisa com mais de 2.000 líderes e funcionários de pequenas empresas em oito países. 

Queríamos ver como os acordos de trabalho flexíveis mudaram as atitudes dos funcionários em relação a como, onde e quando trabalham. A pandemia viu que quase dois terços das empresas fizeram melhorias notáveis ou significativas em sua estrutura, ferramentas e práticas de negócios para permitir a colaboração. Era essencial, afinal, com todos trancados em casa durante aqueles anos. Mas isso foi apenas o começo.

Foi provado que novas tecnologias podem ajudar equipes a fazer o trabalho remotamente. Mas como mantemos o mesmo nível de flexibilidade quando alguns dos membros da nossa equipe estão no escritório e outros estão em casa?

Afinal, construir equipes de alto desempenho, onde quer que estejam no mundo, é a prioridade número um para qualquer empresa que queira sobreviver nos próximos anos. Então, apoiados por nossa pesquisa, obtivemos insights de figuras importantes na área de trabalho remoto para descobrir como implementar acordos de trabalho flexíveis.

O que significa “trabalho flexível”?

O trabalho flexível é uma alternativa ao tradicional regime de trabalho das 9h às 17h no escritório. Ela dá aos funcionários maior controle sobre quando, onde e como trabalham. Isso pode ser meio período, remoto ou híbrido, horas de trabalho comprimidas, compartilhamento de tarefas ou algo totalmente diferente.

Por exemplo, um horário flexível pode permitir que um dos seus funcionários trabalhe em horários de início e término flexíveis para se adequar às suas necessidades de cuidados com os filhos.

Basicamente, o trabalho flexível consiste em dar aos funcionários a opção de adaptar seu horário de trabalho e ambiente de acordo com suas necessidades. E pode ter benefícios significativos para empregadores e funcionários, incluindo satisfação no trabalho, engajamento, motivação e equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Como fazer o trabalho flexível funcionar para sua equipe
 

1. Pergunte aos funcionários o que eles querem

Se você deseja oferecer flexibilidade a longo prazo, antes de mais nada, precisa entender o que suas equipes realmente querem. Para isso você precisa dar a elas escolha, em vez de soluções gerais ou formas de trabalhar.

Os funcionários são realmente muito bons em decidir qual ambiente é melhor dado o momento. 

"Talvez prefiram trabalhar em casa para ter foco ou no escritório para sessões de brainstorming e colaboração, mas podem tomar essa decisão de forma independente. E, se você permitir que assim façam, o resultado será uma produtividade melhorada", afirma Kate Lister, presidente da Global Workplace Analytics. 

Portanto, a resposta é não tomar decisões precipitadas em nome dos funcionários, mas simplesmente perguntar a eles e fazer o que os funcionários realmente querem, mesmo que isso surpreenda você.

2. Continue construindo cultura: mesmo quando separados

Após a pandemia, há novas oportunidades de trazer de volta todos os elementos da cultura de trabalho que muitos funcionários apreciavam. No entanto, com muitos de nós trabalhando regularmente em casa, precisamos garantir que essa cultura não seja totalmente baseada no escritório. Não há muito mistério, apenas requer um pouco mais de planejamento. Refletindo bem, café e bebidas informais depois do trabalho nunca foram atividades particularmente fáceis, flexíveis ou inclusivas para contar com a participação de muitos funcionários.  

Qual é a alternativa?

Acertar na cultura não significa gastar muito dinheiro em ferramentas sofisticadas. Todos nós conhecemos as videochamadas, e é importante lembrar que podemos usá-las de diferentes maneiras e para outras coisas além do trabalho. Reuniões híbridas permitem que funcionários remotos e do escritório colaborem por meio de teleconferências. As empresas podem manter o coffee break vivo incentivando os trabalhadores remotos a agendar chamadas com colegas e amigos no trabalho durante o horário comercial apenas para se atualizarem.

Dito isto, a cultura vai além de café e cerveja. Precisamos combinar a diversão e os jogos com alguns dos elementos mais pessoais da cultura. Essa direção começa de cima, afirma Britt: "Os gerentes fazem a experiência da cultura do local de trabalho para 90% dos trabalhadores. E, no entanto, grande parte das empresas nunca investiu realmente no treinamento de gerentes."

O treinamento da gerência é muito importante porque, no final das contas, muito da cultura é apenas o acerto do básico: é fácil pedir ajuda? Conseguir uma folga? Discutir problemas correntes? E assim por diante. As empresas que almejam sucesso no mundo do trabalho flexível precisam acertar os dois lados da moeda.  

3. Compartilhe as ferramentas de colaboração certas

Dois aspectos fundamentais para qualquer projeto, fluxo de trabalho ou negócio: comunicação e colaboração. Tentar ter um sem o outro é a receita certa para que tudo desmorone. 

Isto é confirmado pela nossa pesquisa:

• Mais de um terço das empresas (36%) considerou a falta de ferramentas de colaboração adequadas como uma barreira significativa para trabalhar remotamente. 
• 48% disseram que a falta de colaboração teve um impacto negativo na produtividade dos funcionários. 
• 87% das empresas também concordaram que melhorar a colaboração da equipe é fundamental para o futuro da organização.

Para as empresas, é fundamental encontrar uma plataforma que reúna as equipes de forma simples, permita que elas integrem as ferramentas que já usam em outros lugares e simplifique o gerenciamento de projetos. 

Não se trata de simplesmente fazer um arranjo superficial. As empresas precisam usar a tecnologia para fazer mudanças significativas e duradouras nos processos do local de trabalho para realmente conseguir aproveitar ao máximo.

O Dropbox é um exemplo. Oferecemos um conjunto completo de ferramentas que permitem colaboração perfeita, gerenciamento fácil de tarefas, compartilhamento e sincronização de informações sem barreiras e muito mais.

4. Inovar, inovar, inovar

Finalmente, é importante não ver a inovação como um processo separado. Seja lá o que você fizer para criar um ambiente de trabalho flexível, jamais deixe de melhorá-lo. 

O que isso significa é simples. Além de garantir feedback regular, audite seus processos de negócios com frequência e, em caso de dúvida, contrate um profissional externo para fazer isso. Se você investir em novas tecnologias, trabalhe com os fornecedores escolhidos para maximizar o investimento feito e configure uma equipe multifuncional para supervisionar a implementação e o uso mais amplo em toda a empresa.

Por fim, garanta que todas as partes interessadas estejam incluídas em todas as etapas da jornada. A liderança sênior desempenha um papel fundamental na condução da mudança nos negócios, mas a adoção entre todos os funcionários da empresa também é essencial. Se você não consegue fazer com que os trabalhadores valorizem as ferramentas e os processos que está dando a eles, ou caso não os tenha consultado sobre como e se usariam essas ferramentas, provavelmente elas serão deixadas na prateleira, e é muito improvável que uma estratégia de trabalho flexível tenha sucesso.

Trabalhe com flexibilidade com o Dropbox

Não importa se você trabalha meio período ou período integral, trabalha no escritório ou remotamente, o Dropbox tem as ferramentas para ajudar você a gerenciar sua agenda flexível.

Da tecnologia de sincronização em nuvem que permite que você trabalhe de qualquer lugar aos recursos de compartilhamento de arquivos que facilitam a colaboração com colegas,você e sua equipe podem se preparar para o sucesso com o Dropbox.