Hoje em dia é fácil manter tudo na nuvem. Com o envio automático e a sincronização de arquivos, é fácil entender por que as pessoas querem salvar tudo.
Mas, afinal, qual o problema disso no armazenamento digital? Sem monitoramento, todo espaço pode ser rapidamente preenchido.
O problema é que, embora o armazenamento em nuvem seja absolutamente conveniente, pode se tornar uma verdadeira bagunça desorganizada. Também é possível ficar sem espaço de armazenamento e não conseguir salvar novos arquivos.
No verdadeiro estilo Marie Kondo, se um arquivo ou pasta lhe “traz alegria”, nunca diremos para você excluí-lo. Em vez disso, proporcionaremos maneiras simples e inteligentes de limpar e reorganizar seu armazenamento em nuvem.
Para começar, por que meu armazenamento em nuvem está cheio?
Se o seu armazenamento em nuvem está cheio, há uma boa chance de ser devido a um destes cenários:
- Sincronização de arquivos desnecessários — talvez um aplicativo no dispositivo esteja enviando arquivos desnecessários para o armazenamento em nuvem, como as pastas "Downloads" ou "WhatsApp Images" do celular
- Arquivos compartilhados — em alguns casos, arquivos grandes ou pastas compartilhados com você podem ser levados em conta no total de uso do armazenamento em nuvem
- Várias cópias do mesmo arquivo — graças ao histórico de arquivos em aplicativos como o Dropbox Paper, geralmente não é necessário armazenar várias versões de arquivos, pois sempre é possível reverter para uma versão anterior
- Arquivos excluídos — se você excluiu arquivos recentemente e o armazenamento continua cheio, talvez o armazenamento em nuvem ainda esteja sendo atualizado e precise sincronizar as alterações antes que o uso do armazenamento seja atualizado
Por que preciso limpar o armazenamento em nuvem?
A abordagem mundialmente conhecida da Marie Kondo para colocar as coisas em ordem se baseia em manter com você o que lhe "traz alegria" e descartar o restante. Aplicado aos dados digitais, o método impede que você exceda sua cota de armazenamento além de criar uma experiência mais agradável ao lidar com os arquivos.
Se você não controla o armazenamento em nuvem, talvez não consiga enviar, editar nem sincronizar novas versões de arquivos. Dependendo do provedor, é possível que acabem excluindo seus arquivos caso você não libere espaço.
Como liberar espaço de armazenamento na nuvem?
Não precisa se desesperar. Aqui estão alguns princípios muito simples a serem seguidos. Considere isso um curso de organização digital para armazenamento em nuvem, ou mesmo disco rígido local, que ajuda a economizar espaço.
1. Exclua os arquivos desnecessários
Às vezes, a solução mais simples é a melhor. Se você precisa liberar espaço de armazenamento em nuvem, a maneira mais fácil é excluir arquivos que não são mais necessários.
Naturalmente, encarar gigabytes de dados percorrendo tudo manualmente e excluindo cada item parece uma tarefa super trabalhosa. Mas não precisa ser assim. Experimente estes truques comprovados para fazer as coisas fluírem imediatamente:
- Filtrar por tamanho - comece classificando seu arquivo e pastas do maior para o menor. Fique de olho nos itens que já sabe que não precisa mais e que estão no topo da pilha.
- Filtre por data - você precisa mesmo daquela versão parcial de um relatório de 5 anos atrás? Classificar os arquivos do mais antigo para o mais recente pode ajudar a encontrar relíquias desnecessárias e há muito esquecidas.
- Procure pastas de dados de aplicativos - qualquer pasta com nome equivalente ao de um aplicativo pode estar armazenando automaticamente arquivos executáveis e outros dados. Confira os dados do arquivo e exclua, se forem desnecessários.
- Remova arquivos temporários - downloads, memes e imagens recebidos em chats podem encher rapidamente seu armazenamento em nuvem. A maior parte deles pode ser excluída.
Consulte mais informações sobre como excluir arquivos da sua conta do Dropbox na Central de ajuda do Dropbox. Você também pode experimentar o Dropbox Backup para evitar tensões com a perda de arquivos.
2. Saia dos arquivos compartilhados se você não precisar mais acessá-los
Quando alguém compartilha com você uma pasta, ela pode permanecer no seu armazenamento on-line, consumindo espaço. Tente atualizar seu armazenamento abandonando pastas que você já viu, com um dos métodos a seguir:
Sair de uma pasta compartilhada no iCloud
- Acesse a conta e selecione a pasta ou o arquivo.
- Clique no ícone de adicionar conta, que parece uma pessoa com o sinal "+" na parte superior.
- Clique em Opções de compartilhamento e remova sua conta ou outras, se necessário.
Consulte o artigo do Suporte da Apple para mais informações.
Sair de uma pasta compartilhada no OneDrive
- Acesse a conta do OneDrive.
- Clique na exibição Arquivos e selecione a pasta ou arquivo que não quer mais compartilhar.
- Selecione Remover atalho dos Meus arquivos.
Consulte o artigo do Suporte da Microsoft para mais informações.
Sair de uma pasta compartilhada no Dropbox
- Faça login na sua conta do Dropbox.
- Selecione a pasta compartilhada que deseja remover e clique no ícone Compartilhar.
- Clique em [x] pessoas têm acesso e selecione seu nome no menu suspenso.
- Clique em Remover meu acesso para confirmar.
Consulte a página Atendimento do Dropbox para mais informações.
3. Organize seus backups
É superfácil manter os arquivos seguros, mesmo quando não estão sendo usados. Ainda assim, é possível encontrar muitos itens que você não quer mais nesses backups, do mesmo jeito quando você guarda coisas no sótão, afinal, "vai que" um dia você precise delas.
Em serviços como o iCloud, é fácil remover partes do backup para economizar espaço.
- Vá para Configurações > ID Apple > iCloud > Gerenciar armazenamento da conta > Backup.
- Extraia os dados importantes e exclua backups indesejados de celulares ou iPads antigos.
- Exclua todos os dados do aplicativo que você não quer em "Gerenciar armazenamento da conta", como fotos.
Se o armazenamento em nuvem estiver prestes a lotar, faça backup em um computador com Windows ou Mac como uma maneira inteligente de manter seus dados protegidos fora da nuvem. Você pode sincronizar os dados novamente quando voltar a ter espaço.
Se você não acessa os dados com regularidade, considere arquivá-los na nuvem ou guardá-los em backups para os anos seguintes.
Os backups em disco rígido são ótimos para arquivar pastas e arquivos. Com o Dropbox, é fácil fazer backup na nuvem do seu Mac ou do seu PC Windows.
4. Faça upgrade do seu plano de armazenamento em nuvem
Às vezes, não há reorganização, exclusão de arquivos nem ajustes de configurações que consigam limpar suficientemente seu armazenamento em nuvem. O mais fácil, nesse caso, é fazer upgrade para um novo plano.
Embora fazer upgrade de planos possa custar dinheiro, se você usa o OneDrive ou o iCloud, pode abrir uma conta gratuita do Dropbox Basic e transferir alguns de seus arquivos para lá.
Se já tem uma conta do Dropbox, você pode fazer upgrade do seu plano. Com sua conta do Dropbox, você também tem acesso a bônus por indicação.
5. Mantenha os arquivos organizados
Usar os arquivos com foco na organização e na economia de espaço pode ajudar muito. Você só precisa de hábitos certos e pequenos ajustes de atitude para acabar com a desordem do armazenamento em nuvem.
Confira estas dicas profissionais para pessoas que usam muitos dados todos os dias:
- Use uma estrutura de pastas clara, que mantenha os arquivos visíveis e evite que os dados se percam em hierarquias desnecessariamente complexas
- Esvazie a lixeira regularmente, o que ajuda a remover dados, evite a confusão e incentive uma avaliação mais ao estilo Marie Kondo para saber se precisa ou não de um arquivo
- Escolha um estilo de nomenclatura de arquivos e atenha-se a ele, o que reduz a sensação de confusão e desorganização, deixando tudo muito mais fácil de encontrar
- Remova duplicatas, versões antigas e outros dados históricos sempre que possível para economizar espaço
- Use aplicativos de anotações como o Dropbox Paper, que podem ser úteis em muitas outras situações quando você escreve ou edita documentos, para impedir que pequenos arquivos usem seu armazenamento em nuvem
Com dificuldades para organizar um projeto ou uma coleção de fotos? Aprenda a enviar e organizar fotos como um profissional usando o Dropbox.
Mantenha os arquivos organizados com o Dropbox
O Dropbox pode mudar sua perspectiva sobre o armazenamento em nuvem, simplificando o gerenciamento de arquivos. Você pode criar espaço e gerenciar projetos em um só lugar, para que quando organize as pastas, elas sejam atualizadas em segundo plano. Experimente e faça um upgrade do seu plano caso fique sem espaço.
