A importância do processo de planejamento de projetos
Antes do início de qualquer projeto há a fase de planejamento: o processo de definir o escopo de tarefas, linhas do tempo, recursos e tudo o mais que você precisa saber para que o projeto seja um sucesso. Embora alguns projetos possam ser explosões curtas, os planejadores de grandes trabalhos de longo prazo sabem como é importante o processo de planejamento. Como tal, este processo frequentemente fica reservado para gerentes de projeto sênior e pessoas envolvidas na tomada de decisão de uma organização, mas essa abordagem pode se tornar insustentável.
Quando os gerentes sozinhos decidem todo o escopo do projeto e passam para os membros da equipe, pode haver desconexões na compreensão dos objetivos do projeto. Mesmo que você trabalhe em conjunto com sua equipe no dia a dia, nem sempre é possível permanecer alinhado em vários projetos com diferentes membros da equipe à medida que o trabalho aumenta. Ou pior, você simplesmente fica continuamente planejando e apenas checando por alto enquanto as equipes seguem resumos separados, sem saber para onde o trabalho está indo ou em que ponto eles estão na linha do tempo do projeto.
Se você quiser ficar alinhado com suas equipes sobre os objetivos de um projeto e a abordagem para alcançá-los, o melhor método é envolver sua equipe desde o início do processo de planejamento do projeto.
Por que envolver sua equipe no planejamento de projetos?
Incluir os membros da sua equipe como o primeiro passo no planejamento estratégico tem vários benefícios, não apenas durante o ciclo de vida do projeto, mas para você e sua equipe de projeto no futuro:
Motivação e responsabilidade
Quando os membros da equipe recebem instruções e tarefas simples e individuais, pode ser difícil para eles entenderem os objetivos gerais do projeto. Dessa forma, eles podem não levar em consideração como seu trabalho afetará o trabalho de outros na equipe do projeto e os eventuais produtos ou entregas do projeto que eles produzirem. Alinhe sua equipe usando um estatuto de equipe para estabelecer uma meta compartilhada. Dar à sua equipe espaço para colaborar e definir seu papel no processo de planejamento do projeto os ajudará a ter uma visão mais ampla. Isso não só os ajudará a entender o propósito e, portanto, a necessidade de qualidade em seu trabalho, como também os ajudará a se envolver no projeto como um todo, tornando-os partes interessadas no projeto por direito próprio. Ao incentivá-los a assumir esse senso de responsabilidade pelo sucesso do projeto, você se verá gerenciando uma equipe muito mais motivada e determinada.
Qualificando membros da equipe
A sua equipe está sempre encontrando novas formas de melhorar a qualidade e a eficiência das tarefas em que trabalham no dia a dia. Embora alguns membros da equipe procuram ativamente novas oportunidades para se envolver, outros precisam ser encorajados para que ampliem seus horizontes no local de trabalho. Colocar sua equipe no processo de planejamento do projeto pode ajudar a fornecer novos caminhos para que os membros experimentem e aprendam novas habilidades. Dessa forma, você pode executar simultaneamente tarefas importantes de planejamento, além de qualificar os membros da sua equipe e ajudá-los a crescer como tal. Eles não só se tornarão essenciais no processo de planejamento do projeto com suas novas habilidades, mas também acabarão por ser capazes de liderar e orientar outros membros da equipe no planejamento do trabalho. E, claro, promover um ambiente de experiência compartilhada e responsabilidade mútua é saudável para todas as culturas organizacionais.
Eficiência através da delegação
Quando um projeto começa, o trabalho é dividido entre os vários membros da equipe com base em suas habilidades, então por que não delegar as tarefas durante a fase de planejamento? Depois que sua equipe tiver um entendimento das etapas do planejamento estratégico de um projeto, você poderá começar a dividir o trabalho de planejamento entre os membros. Isso não só liberará seu tempo de tarefas pesadas de planejamento de projetos, como pode realmente impulsionar a eficiência do processo quando o trabalho começar a chegar mais rapidamente. Se os membros da equipe são tão qualificados em processos de planejamento de projetos quanto em suas funções diárias, a elaboração e o escopo de projetos juntos se tornarão muito mais rápidos. Apenas certifique-se de que isso não crie silos em sua equipe, já que cada membro simplesmente executa suas tarefas individuais de planejamento, pois o processo ainda deve ser colaborativo.
Como criar um processo de planejamento de projeto de equipe
Naturalmente, criar uma abordagem colaborativa para o planejamento de projetos com sua equipe requer os métodos e as estratégias certos. Estes são alguns dos itens essenciais que você precisará para que sua equipe planeje melhor projetos bem-sucedidos juntos:
Brainstorm como uma equipe
O primeiro passo mais comum no planejamento estratégico é a fase de brainstorming e ideação. Se você é um gerente de projeto, precisa não apenas manter a porta aberta para os membros da sua equipe, mas também convidá-los para esse processo. Depois de informá-los sobre o próximo projeto, agende uma reunião para fazer um brainstorming com sua equipe sobre os planos iniciais. Considere incluir uma análise pré-morte na reunião, para que os membros da equipe possam visualizar o projeto e os resultados esperados. Não deixe de enviar uma pauta e decidir o propósito da reunião com antecedência para garantir que seja uma reunião eficaz. Se esse tipo de reunião for a primeira vez para sua equipe, experimente uma ata de reunião ou ummodelo de brainstorming — uma abordagem estruturada pode ajudar a dar o pontapé inicial.
Crie um documento de plano de projeto compartilhado
Depois que você e sua equipe estiverem envolvidos no processo de planejamento do projeto, crie um plano de gerenciamento de projeto e um documento de planejamento de projeto compartilhados e centralizados. Isso deve funcionar como um parâmetro para que cada membro da sua equipe entenda onde você está no processo e o que foi decidido. Isso pode ser feito em um quadro branco, mas softwares de gerenciamento de projetos e programas de colaboração em equipe, como o Dropbox Paper, podem automatizar e simplificar esse processo. Toda a sua equipe pode colaborar no mesmo documento do Paper, com recuperação de arquivos integrada, histórico de versões e gerenciamento de registros de todas as alterações. A partir daí, você pode criar links para outros documentos de planejamento do Paper quando necessário ou compartilhá-los com outras equipes na sua organização que precisam de insights sobre seu planejamento.
Use uma abordagem de planejamento ou gerenciamento de projeto
Se você está tentando definir um método de abordagem que funcione para sua equipe no planejamento de projetos, há muitas abordagens de planejamento e gerenciamento de projetos especificamente desenvolvidas que você pode testar. A abordagem de planejamento ágil cria um cronograma de projetos de sprints para que sua equipe elabore planos em breves períodos, além de oferecer oportunidades de feedback e iteração. Em comparação, a PERT, técnica de avaliação e revisão de programa, oferece um método abrangente para definir os requisitos de um projeto, com marcos importantes integrados e considerações de gerenciamento de risco. Como alternativa, ferramentas de planejamento de projetos, como diagramas de Gantt ou a matriz de Eisenhower podem ajudá-lo a organizar tarefas e processos com métodos experimentados e testados.
Cada abordagem tem seus pontos fortes e diferentes níveis de complexidades. Embora sua equipe possa acabar modificando ou superando as dificuldades, o uso de uma metodologia pode envolver todos no planejamento do projeto como um processo.
Garanta a comunicação em todos os momentos
Uma comunicação forte é de extrema importância quando uma equipe trabalha em conjunto em um projeto. Embora compartilhar documentos ajude, você também deve garantir que tem os canais certos para se comunicar com toda a sua equipe. Ferramentas de comunicação como o Slack permitem que você crie servidores dedicados para você e sua equipe e, quando combinadas com o Dropbox, você pode até iniciar conversas diretamente de seus documentos do Paper ou outros arquivos. Claro, você também precisa de um método para realizar reuniões de equipe. Usar o Dropbox em conjunto com videoconferência via Zoom pode ajudar você e sua equipe a colaborar e revisar seus planos simultaneamente.
Planejando juntos como uma equipe
O planejamento do projeto não precisa ser a árdua etapa inicial que os gerentes de projeto enfrentam sozinhos. Trabalhe em conjunto executando uma retrospectiva do projeto com a equipe e aplique o feedback deles ao novo plano do projeto. Com uma equipe inteira apoiando o processo e o projeto resultante, você pode não apenas tornar o processo mais eficiente, mas também mais recompensador para você e sua equipe. Ao nivelar a responsabilidade e impulsionar o investimento entre seus colegas nas metas do projeto, você pode avançar sua equipe e o trabalho dela como um todo. Seja qual for o método que você e sua equipe decidirem planejar projetos, colaborar nesse processo levará a melhores resultados em projetos individuais, bem como para sua equipe, sua organização e você mesmo a longo prazo.
Todos podem planejar uma reunião
Há uma ideia ultrapassada de que a organização de reuniões só pode ser feita por chefes que têm o poder de convocar a equipe. Mas a comunicação é uma via de mão dupla. Se você acha que uma reunião é necessária, convoque-a. Apenas saiba que cabe a você garantir que a reunião seja produtiva, e não uma perda de tempo.
As reuniões são para todos compartilharem ideias, bem como expor preocupações e encontrar soluções. Digamos que há um problema que nem mesmo a melhor ferramenta de gerenciamento consegue resolver. Aí está uma ótima oportunidade para abordar o problema diretamente com sua equipe. As reuniões devem dar voz a todos, não importando sua função ou localização. E, com ferramentas digitais eficazes à sua disposição, todas as reuniões podem correr de maneira tranquila.
