Estratégias para uma comunicação eficaz no local de trabalho
A comunicação eficaz no local de trabalho não é apenas uma questão de ser aberto e honesto com seus funcionários e colegas, embora isso não traga mal nenhum. O cerne da comunicação profissional impacta diretamente seus processos internos e a cultura da empresa do seu negócio, ditando como você trabalha e a maneira como você conduz as relações interpessoais. Descubra a importância da comunicação no local de trabalho, bem como algumas das melhores estratégias de comunicação no trabalho.
Por que a comunicação eficaz no local de trabalho é importante?
Uma comunicação inteligente no local de trabalho é uma das chaves para o sucesso a longo prazo do seu negócio, ajudando a melhorar a produtividade e a manter relacionamentos de trabalho fortes em toda a sua organização. Pense nos sintomas de uma comunicação ruim no trabalho: metas da empresa não compreendidas, modelos de feedback limitados ou inexistentes,gestão de conflitos deficiente e instruções pouco claras dos gerentes. Tudo isso se resume a uma coisa: desperdício. Tempo desperdiçado, esforço desperdiçado e capital desperdiçado. Em outras palavras, os padrões de comunicação profissional da sua empresa têm um impacto direto nos resultados financeiros do seu negócio. Um estudo indica que empresas que se comunicam de forma eficaz oferecem um retorno 47% maior aos acionistas (ao longo de um período de cinco anos) do que aquelas que não o fazem.
5 estratégias de comunicação profissional
Garantir uma comunicação eficaz no local de trabalho deve ser prioridade para a equipe de liderança da sua empresa. Apresentamos abaixo algumas das melhores maneiras de melhorar a comunicação no trabalho:
1. Invista em um espaço de trabalho inteligente
Mais importante ainda, é vital centralizar suas ferramentas de comunicação profissional. Cerca de 50% dos funcionários usam aplicativos ou softwares não autorizados, o que, além de ser um risco à segurança, pode fazer com que equipes e projetos fiquem dessincronizados. Canais de comunicação descentralizados e fragmentados causam problemas de acesso a documentos ou arquivos, além de situações em que alguns colegas de trabalho podem não ter todas as informações necessárias para prosseguir, resultando em atrasos e desperdício de receita.
A solução? Um espaço de trabalho inteligente, como o Dropbox, que consolida todas as plataformas, aplicativos e tipos de conteúdo da sua empresa em um só lugar. Dessa forma, não há necessidade de os membros da equipe alternarem entre ferramentas quando estiverem trabalhando em tarefas diferentes ao longo do dia. Por exemplo, o recurso de gerenciamento de tarefas do Dropbox Paper pode ajudar a garantir que todos estejam no caminho certo e entendam o que se espera deles, ajudando a melhorar a responsabilização e a garantir linhas de comunicação claras.
O planejamento do projeto também é uma área que exige uma excelente comunicação no local de trabalho. O modelo de planejamento de projetos do Dropbox Paper pode oferecer as ferramentas necessárias para manter toda a equipe sincronizada. Delegue tarefas e reúna todos os seus comentários em um só lugar, para que não haja confusão em trocas infinitas de e-mails. Quando se trata de gerenciar feedback em tempo real, as anotações no Dropbox podem ser muito mais eficazes do que trocas de e-mails longas e confusas, com várias pessoas em cópia.
2. Fale cara a cara, sempre que possível
No local de trabalho moderno, as reuniões presenciais podem às vezes cair em desuso, pois ferramentas de comunicação no local de trabalho, como Slack e e-mail, se tornaram o padrão. No entanto, você não deve deixar que a comunicação presencial saia completamente de moda. Se você precisa repassar informações confidenciais, reuniões presenciais são essenciais, enquanto encontrar sua equipe pessoalmente (ou pelo menos por meio de uma chamada do Zoom) permite que você veja a linguagem corporal e as expressões faciais, para que possa entender completamente o quão bem está comunicando certas informações. Pense nos seus canais de comunicação como uma hierarquia: chamadas de vídeo são mais pessoais do que chamadas telefônicas (o contato visual é essencial) e chamadas telefônicas são mais pessoais do que e-mails ou mensagens instantâneas.
3. Concentre-se na clareza das suas mensagens
Quando se trata de comunicação eficaz no local de trabalho, você precisa trazer clareza e concisão para suas mensagens. A comunicação pouco clara dos líderes no escritório pode atrasar ou até minar um projeto antes que ele comece (ou seja, duplicação de trabalho, prazos confusos, entregas incorretas, etc.), e é por isso que é importante acertar a mensagem de primeira. Inclua instruções detalhadas para qualquer tarefa e certifique-se de estar respondendo às principais perguntas da sua equipe: o quê, como e por quê. Se não fizer isso, você só vai confundir e tirar colegas de trabalho da tarefa em questão. É claro que a má comunicação profissional também pode atingir fornecedores e clientes, fazendo com que se desliguem de seus negócios e mudem para outro lugar. Evite isso mantendo uma comunicação rápida e clara desde o início.
4. Pratique a “franqueza radical”
A franqueza radical é uma estrutura para comunicação profissional que exige que você se importe com seus colegas e, ao mesmo tempo, os desafie diretamente sobre seu comportamento, proporcionando o equilíbrio certo entre agressividade e empatia em um ambiente de trabalho. Para muitos líderes, boas habilidades de comunicação não surgem naturalmente. De fato, uma pesquisa realizada pela Interact descobriu que 69% dos gerentes se sentem desconfortáveis em se comunicar diretamente com os funcionários, enquanto 37% declararam que se sentem desconfortáveis em dar feedback direto se acreditam que o funcionário pode responder negativamente. Se isso se parece com você, a franqueza radical pode ser a estratégia de comunicação no escritório que você está procurando, ajudando a construir uma equipe coesa e a alcançar melhores resultados.
5. Mantenha uma estrutura de comunicação horizontal
Abrir o fluxo de comunicação no escritório é uma ótima maneira de dar voz aos seus funcionários. No estudo The State of Business Communication in 2024, realizado pela Harris Poll em nome da Grammarly, 55% dos entrevistados afirmaram que a comunicação eficaz aumentou sua confiança no trabalho.
Está bem claro, então, que uma comunicação assertiva é fator essencial para o engajamento dos funcionários. De fato, 58% dos trabalhadores do mesmo estudo também notaram que a comunicação eficaz aumentou sua satisfação no trabalho.
Para impulsionar a conectividade dentro do local de trabalho, você precisa garantir uma estrutura de comunicação horizontal em que membros da diretoria e da gerência sênior se comuniquem diretamente com os demais funcionários, abrindo espaço para um feedback direto.
Em outras palavras, os funcionários juniores devem sentir autonomia para falar com funcionários superiores, ou seja, não deve haver qualquer sensação de que as linhas de comunicação com os líderes da sua organização estejam bloqueadas ou que esse contato seja mal-visto. Isso pode exigir mudanças em nível institucional, mas há outras estratégias de comunicação no local de trabalho que você pode conseguir implementar para sanar a lacuna entre liderança e funcionários, como conselhos virtuais com sessões de perguntas e respostas.
Conclusão
A comunicação profissional pode desempenhar um papel importante em praticamente todos os aspectos do seu negócio. Dominar a comunicação eficaz no local de trabalho pode ajudar a aumentar a eficiência, a produtividade e a inovação, mantendo os funcionários envolvidos e deixando sua empresa preparada para o sucesso.
