コラボレーション ソフトウェアの重要性
スムーズで集中できる共同作業はどのような職場にとっても欠かせない要素です。また、テレワークが効果的な共同作業の妨げになると考えるべきではありません。効果的な共同作業を円滑化し推進できる適切なツールを用意しておくことは、しっかりとしたコミュニケーション スキルを身に付けることと同じくらい重要です。
Dropbox が提供する革新的で直感的な機能の数々が、ビジネスを成功へと導く共同作業を実現します。ここで紹介するチーム向けのコラボレーション ツールは、遠く離れた場所にいるメンバーとの共同作業を円滑にするだけでなく、同じオフィスで働くチームも有効活用できるよう作られています。
必要なファイル、情報、ツールを統一できれば、チーム メンバーや関係者の全員が認識を合わせやすくなります。
Dropbox：究極のコラボレーション プラットフォーム
Dropbox を利用することで、従来のフォルダが汎用的で共同作業に適したワークスペースへと進化します。ワークスペースには説明や注釈を追加し、To-do リストなどを設定することもできます。こうした操作はすべて、Dropbox フォルダとその中の各ファイルに対して行うことができます。
機械学習を活用する Dropbox には、効果的な共同作業を行うために必要なすべてが揃っています。そのため、チームは共同作業の可能性を最大限に高めることができます。
画像検索、ファイル プレビュー、Dropbox Paper インテグレーションや、チームのハイライトといった数々の機能を活用すれば、チームは担当するタスクを整理し、集中して取り組むことがこれまで以上に簡単になります。使いやすいカレンダーとの連携で、Dropbox のコンテンツをイベントやミーティングに簡単にリンクできるようになるので、ミーティングの生産性も一段と高まります。
Dropbox を活用すれば、チーム メンバーは一元化されたスペースで自分に関連するファイルや目標、締め切り、マイルストーンを簡単に確認できるようになります。
Dropbox Paper：始まりから終わりまで、すべてが完結するオンライン コラボレーション ツール
柔軟性の高い Dropbox Paper にはオンライン コラボレーションが直面する多くの課題を解決できるテンプレートやツールが用意されているので、チームは共同作業プロセスの各ステップを段階的に進めていくことができます。それでは、実際にプロセスの各ステップを見ながら、チームワークを強化するための Dropbox Paper の活用法を見てみましょう。
プランニング
プロジェクトの計画段階では、全員の認識を合わせなくてはなりません。また、全員が必要な情報にもれなくアクセスできるようにする必要もあります。
役割分担とコミュニケーションは、共同作業において欠かせない要素です。プロセスの戦略を練る際には、アイデアを整理し、活用できる形でまとめておくのに役立つツールを使うのがよいでしょう。
共有カレンダー、To-do リスト、インタラクティブ性の高いブリーフィング、会議のアジェンダはどれも、チームが目標を達成し期待を上回るために活用できるツールです。Dropbox Paper には、共同作業を伴うこうしたタスク管理ツールのそれぞれに、使い勝手の良いテンプレートが用意されています。
Dropbox Paper が提供するコラボレーション ツールを使うことで、メンバーの一人ひとりがチームの目的と個人の役割の両方を明確に理解できるようになります。また、問題や誤解が起きたときに、どこをチェックすべきかが具体的にわかります。
制作
1 つのプロジェクトに複数のチーム メンバーが関与する場合は、同一ファイルに対してスムーズな作業が同時にできるとよいでしょう。つまり、メンバー間でドキュメントを何度も送り合い、他の人の作業が終わるまで待たなくても済むようにするということです。
Dropbox Paper を使用すれば、チームはリアルタイムで共同作業ができるようになります。チームの誰もが、世界のどこにいようとも、タイムラグなしで同じドキュメントで共同作業できるのです。
フォルダの中にバージョン番号を変えたファイルが延々と増えていくことはもうありません。1 つのドキュメントで、過去のファイル履歴を管理できるようになります。チーム メンバーがコメントを書き入れるたびに、新しいバージョンを保存して共有する必要はありません。作業スペースが整理されるため、体系的で効果的な共同作業につながります。
フィードバック
共同作業プロセスにおいて、フィードバックは非常に重要なステップです。しかし、適切な方法で行わないとプロセスをスムーズに進められないこともあります。プロジェクトや業務のレビュー段階では、わかりやすく直接的なフィードバックが重要になります。Dropbox Paper にはリアルタイムのフィードバック機能があるので、こうしたプロセスを簡単に実現できます。
最新状況を把握するために、延々と続くメールの山をかき分けていく必要はありません。Dropbox の注釈機能を使用すれば、フィードバックの内容とその対象を並べて確認できます。また、チーム メンバーを直接タグ付けすることで、曖昧な余地を残さず、見落としもなくすことができます。
たとえば、ドキュメント内の特定の文章にフィードバックしたい場合は、その文に対して直接注釈を付けられるので、伝えたい意見とその対象部分を簡単に結びつけることができます。
フィードバックとは、相手を批判することではありません。チームの足を引っ張るのではなく、生産的、建設的なやり方で、チームの力をさらに高めるものであるべきです。適切なフィードバック システムを利用することで、よりオープンで率直になれる、生産的な環境を整えることができ、チームの共同作業の質も向上します。
フィードバックのプロセスにちょっとした遊び心を加えたいなら、Dropbox Paper の絵文字をお試しください。見た目にも楽しいフィードバックを簡潔に伝えることができます。
納品
ファイルを安全に保護し、チームの集中力と生産性を高め、納品時にはファイルを安全に共有できる。職場にはこんなドキュメント管理プラットフォームが必要です。クラウド ストレージを活用すれば、チーム、クライアント、顧客の全員がどこからでも作業ファイルにアクセスできるようになり、より柔軟なワークフロー管理が可能になります。
バーチャルでもリアルでも、ワークスペースがすっきりとすればするほど、チームの共同作業の質は高まります。適切なファイルを探すために全員のフォルダを探し回って時間を無駄にすることも、重要なデータの提供を 1 人だけに頼ることもなくなります。Dropbox では、ワンクリックでファイルを共有できるだけでなく、共有するドキュメントに対して誰がどのような操作を行えるかを定義した独自の権限を設定することも可能です。
Dropbox Paper が得意とするのは共同作業によるコンテンツ制作だけではありません。計画立案から納品に至るまで、プロセスを構成するすべてのステップを効率よく進めることができます。
必要なツールを 1 か所に集約
効果的なチームワークを実現するには、チーム全員の共同作業とコミュニケーションを可能にする一元化されたワークスペースを構築する必要があります。こうしたワークスペースには、リモートでの共同作業に伴う各種の制限を解決できるツールが欠かせません。
ここで紹介した共同作業用のソフトウェアとツールは、ワークスペースがバーチャルかリアルかを問わず、効果的な共同作業に必要なすべてを備えているので、チームの力を最大限に引き出すことができます。
もうツールの切り替えに時間を取られることはありません。Dropbox のインテグレーションを利用すれば、あらゆるデバイスで、一元化されたスペースから優れたコラボレーション アプリとツールを組み合わせて使うことができます。
