Betydelsen av samarbetsprogramvara
Flytande och fokuserat samarbete är viktigt på alla arbetsplatser, och distansarbete bör inte ses som ett hinder för framgångsrikt samarbete. Att ha rätt verktyg till hands för att underlätta och uppmuntra värdefullt samarbete är lika viktigt som att ha starka kommunikationsförmågor.
Dropbox erbjuder ett antal innovativa och intuitiva funktioner som sätter samarbetet i framkant för framgångsrikt arbete. Teamsamarbetsverktygen som beskrivs nedan är utformade för att göra det lättare för team att arbeta tillsammans på distans, och är lika användbara för team som delar ett fysiskt utrymme.
Med alla filer, data och verktyg du behöver på ett och samma ställe blir det enklare att hålla teammedlemmar och intressenter på banan.
Dropbox: Din ultimata samarbetsplattform
Dropbox kan omvandla mappar till mångsidiga, samarbetsanpassade arbetsytor där du kan lägga till beskrivningar, kommentarer, att-göra-listor och mycket annat, direkt till en Dropbox-mapp och filerna som finns i den.
Dropbox har byggts med maskinintelligens och är utformat för att hjälpa team att maximera samarbetspotentialen genom att erbjuda allt du behöver för att arbeta effektivt från ett centralt utrymme.
Funktioner som bildsökning, förhandsgranskning av filer, Dropbox Paper-integreringar och teamhöjdpunkter gör det lättare än någonsin för team att hålla sig organiserade och fokuserade på de aktuella uppgifterna. Med en användarvänlig kalenderintegrering kan du länka innehåll från Dropbox direkt till evenemang och möten, vilket gör mötena mer produktiva än någonsin förr.
Med Dropbox kan du se till att medlemmarna i ditt team enkelt kan se relevanta filer, mål, datum och milstolpar, allt på ett och samma ställe.
Dropbox Paper: Online-samarbetsverktyg från början till slut
Dropbox Paper flexibilitet kan vägleda ditt team genom varje steg i samarbetsprocessen och erbjuder mallar och verktyg som hanterar de många utmaningarna med onlinesamarbete. Låt oss gå igenom varje steg i processen och se hur Dropbox Paper kan användas för att stärka lagarbetet:
Planering
I ett projekts planeringsstadier vill du vara säker på att alla är på banan och att alla har tillgång till all nödvändig information.
Ansvarstagande och kommunikation är viktiga komponenter i samarbete, och när du börjar strategiskt utforma din process bör du dra nytta av verktyg som hjälper dig att strukturera dina idéer på ett organiserat och lättsmält sätt.
Delade kalendrar, att-göra-listor, interaktiva sammanfattningar och dagordningar är alla verktyg som säkerställer att ditt team håller koll på sina mål och förväntningar, och Dropbox Paper erbjuder mångsidiga mallar för vart och ett av dessa verktyg för uppgiftshantering.
När du använder de samarbetsverktyg som Dropbox Paper erbjuder säkerställer du att varje medlem i teamet är tydlig med både teamets mål och sina individuella ansvarsområden, och vet exakt vart de ska vända sig om problem eller förvirring uppstår.
Produktion
Om du har flera teammedlemmar som arbetar i samma projekt vill du vara säker på att de kan arbeta smidigt i samma fil samtidigt. Detta innebär att de ska slippa skicka dokument mellan varandra eller behöva vänta på att en teammedlem ska vara klar innan nästa kan börja.
Med Dropbox Paper kan ditt team arbeta tillsammans i realtid. Hela teamet kan arbeta i samma dokument var som helst i världen, utan förseningar.
Istället för att fylla dina mappar med oändliga filversioner kan du spåra filhistoriken för ett enda dokument. Det finns ingen anledning att spara och dela nya kopior om och om igen allt eftersom varje teammedlem bidrar med sina input. Detta möjliggör en mindre rörig arbetsyta som främjar ett mer organiserat och effektivt samarbete.
Feedback
Feedback är ett oerhört viktigt steg i samarbetsprocessen, men feedbacken kan vara svår att ta till sig om den inte görs på rätt sätt. När det gäller ett projekts eller ett arbetes granskningsstadier är det viktigt att kommunicera tydligt och direkt, och realtidsfunktionerna för feedback i Dropbox Paper gör detta enkelt.
Du borde inte behöva tråla igenom röriga e-postkedjor för att följa framstegen. Med anteckningar i Dropbox kan du visa feedback bredvid det arbete det är relevant för, och tagga teammedlemmar direkt så att ingenting någonsin missas eller blir rörigt.
Om du till exempel ger feedback på en specifik mening i ett dokument kan du kommentera den meningen direkt, så att dina anteckningar enkelt kan länkas till de specifika områdena du markerar.
Feedback måste inte vara negativ och svårsmält – den kan lika gärna vara produktiv, konstruktiv och lyfta teamets styrkor, inte sänka dem. Ett bra feedbacksystem hjälper teamsamarbetet eftersom det skapar en mer öppen, ärlig och produktiv miljö för teamet.
Om du vill lägga till lite lekfull energi i processen kan du prova att använda emojis på Dropbox Paper för att visuellt kommunicera feedback på ett koncist och informellt sätt.
Leverans
Ni behöver en dokumenthanteringsplattform som skyddar ert arbete, gör det enklare för ert team att hålla fokus och produktivt, och som även låter er dela ert arbete på ett säkert sätt när det är dags att leverera. Att använda molnlagring innebär att ditt team, dina kunder och klienter får tillgång till arbetsfiler var som helst, vilket skapar en mer flexibel arbetsflödeshantering.
Ju snyggare din arbetsplats är, virtuell eller inte, desto bättre kan ditt team samarbeta. Du behöver inte slösa tid på att leta igenom allas mappar i jakt på rätt fil, och du behöver inte förlita dig på att någon enskild person tillhandahåller viktig information. På Dropbox kan du dela filer med ett enda klick och ange dina egna behörigheter för att definiera vem som kan göra vad med ett dokument du delar.
Detta innebär att Dropbox Paper inte bara är en utmärkt lösning för samarbetsproduktion, utan den kan också följa med i varje steg i processen, från strategi till leverans och allt däremellan.
Ett utrymme med alla verktyg du behöver
När det gäller effektivt teamsamarbete ska du skapa ett enhetligt utrymme varifrån varje teammedlem både kan arbeta och kommunicera, och som dessutom erbjuder verktyg som hanterar distansarbetets begränsningar.
Samarbetsprogram och verktyg som vi har beskrivit ovan hjälper ditt team att maximera sin potential och erbjuder allt ni behöver för effektivt samarbete, oavsett hur virtuell arbetsytan än må vara.
Du behöver inte slösa tid på att hoppa fram och tillbaka mellan olika verktyg – med Dropbox-integreringar kan ditt team få ut maximalt av de allra bästa samarbetsapparna och verktygen från ett enda utrymme, på vilken enhet som helst.
