Table of contents
- Что замедляет поиск творческих ресурсов?
- 1. Обеспечьте творческим активам предсказуемое место хранения, имя и статус
- 2. Прикрепляйте отзывы, версии и утверждения непосредственно к активу
- 3. Поиск не только по названиям файлов, но и по их содержимому
- 4. Группировка связанных творческих ресурсов по проектам
- 5. Protect доступ, не усложняя поиск активов
- Какие инструменты помогают рабочим группам выполнять поиск по документам компании?
- Как Dropbox и Dash помогают рабочим группам быстрее находить творческие ресурсы
- Находите творческие ресурсы быстрее с Dropbox и Dash
Извлечение творческих ресурсов звучит технически. В реальной жизни это означает поиск нужного файла с дизайном, брифа, презентации, видео или утвержденного ресурса без открытия нескольких приложений и угадывания, какая версия является актуальной.
Когда это занимает слишком много времени, проблема обычно в том, что файл, отзывы и контекст находятся в разных местах. Dropbox Dash создан именно для такой работы: универсальный Поиск по подключенным приложениям, а также инструменты, которые помогают систематизировать найденное и поделиться им.
Хотите быстрее выполнять поиск в подключенных приложениях? Обратитесь в отдел продаж и попробуйте Dash уже сегодня.
Что замедляет поиск творческих ресурсов?
Большинство творческих команд теряют время из-за того, что ресурсы разбросаны по облачным хранилищам, чатам, электронной почте, брифам, ссылкам на проверку и доступным в автономном режиме папкам. Из-за этого простые вопросы становятся сложнее, чем следовало бы. Например:
- Какой файл утвержден?
- Куда попал последний отзыв?
- Совпадает ли версия в презентации с той, которую утвердил клиент Dropbox?
С Dash творческие рабочие процессы сосредоточены именно на этой проблеме, помогая находить утвержденные ресурсы и связанный контекст в Dropbox и подключенных приложениях.
Еще одна распространенная проблема заключается в том, что люди редко ищут так, как названы файлы. Вы можете знать кампанию, аудиторию, визуальный элемент или строку из брифа. Однако вы, вероятно, не помните точное имя файла.
Именно поэтому эффективный поиск творческих активов начинается с более удобной организации и поиска, который работает на основе описаний, содержимого и контекста. Вот 5 способов упростить эту задачу для рабочих групп.
1. Обеспечьте творческим активам предсказуемое место хранения, имя и статус
Если каждая кампания использует свою структуру папок, поиск замедляется еще до его начала.
Чтобы решить эту задачу, начните с простой схемы, которую сможет повторять ваша рабочая группа. Вы можете организовать файлы по кампаниям, клиентам Dropbox или брендам, а затем поддерживать единообразную структуру папок для брифов, рабочих файлов, ресурсов для проверки и утвержденных материалов. Dropbox обеспечивает простую организацию файлов, поэтому их легко найти, когда они вам нужны.
Именование не менее важно. Выберите один формат и используйте его везде. Укажите сведения, которые люди действительно ищут, например:
- Название проекта
- Тип актива
- Канал
- Аудитория
- Дата
- Статус
«Утверждено» гораздо полезнее, чем «final_final1» и другие неудобные способы именования. Если ваша рабочая группа с первого взгляда видит, находится ли файл в работе, на проверке или утвержден, вы потратите меньше времени на открытие не тех материалов.
Это не должно превратиться в жесткий проект по классификации. Цель — упростить другому человеку (или вам в будущем) понимание того, где хранится ресурс и безопасно ли его использовать.
2. Прикрепляйте отзывы, версии и утверждения непосредственно к активу
Поиск креативных материалов усложняется, когда файл находится в одном инструменте, а отзывы — в другом. Дизайнер просматривает комментарии в электронной почте, маркетолог проверяет одобрение в Slack, а фрилансер открывает доступный в автономном режиме черновик, который уже устарел. Даже если файл легко найти, решение по нему принять непросто.
В Dropbox предварительный просмотр позволяет просмотреть файл, поделиться им, а также оставить комментарий, не скачивая при этом сам файл. Примечания позволяют оставлять комментарии прямо в режиме предварительного просмотра файлов, включая изображения и документы. Это помогает сосредоточить отзывы именно на той части актива, которая обсуждается.
Журнал версий в Dropbox также помогает просматривать и восстанавливать предыдущие версии, когда правки зашли слишком далеко или кому-то нужно проверить, какой черновик был создан первым.
Если ваш рабочий процесс включает рич-медиа, Dropbox Replay добавляет еще один уровень ясности. Он предоставляет единое место для сбора и завершения отзывов о видео, изображениях, аудио и PDF-файлах с покадровыми комментариями и управлением версиями для циклов проверки.
Нужно единое место для комментариев, предварительного просмотра и циклов проверки? Ознакомьтесь с функциями совместной работы над содержимым в Dropbox.
3. Поиск не только по названиям файлов, но и по их содержимому
Традиционный поиск хорошо работает, когда вы точно знаете, что ищете. В творческой работе так бывает редко. Возможно, вы помните фразу из брифа, стиль изображения, конкретную сцену в видео или «файл с утвержденным визуалом главной страницы из весеннего запуска».
Универсальный поиск в Dash создан именно для такого поиска информации. Dash выполняет поиск по подключённым приложениям и типам файлов, включая текст, изображения, видео, аудио и не только. Также можно получать результаты на основе того, что вы помните, — это удобно, когда вместо имён файлов вы помните визуальные или контекстные сведения.
Этот сдвиг важен, потому что поиск творческих активов заключается в нахождении самого актива и контекста вокруг него. Когда вы ищете файл, связанный бриф и связанная работа из других приложений появляются автоматически, поэтому вы тратите меньше времени на то, чтобы вспомнить проект.
5. Protect доступ, не усложняя поиск активов
Поиск творческих материалов усложняется еще больше, когда правила доступа несогласованны. Кто-то из вашей рабочей группы видит черновик, но не утвержденную версию. Партнер имеет доступ к одной папке, но не к сопутствующим файлам. Старая ссылка все еще в обращении, хотя актуальный материал находится в другом месте.
Решение — более четкий контроль. Dropbox предоставляет разрешения для файлы и Управление доступом, так что вы можете определять, кто может просматривать, редактировать или поделиться содержимое. Dash добавляет еще один уровень, синхронизируя результаты поиска с существующими разрешениями приложений, так что люди видят только то, к чему у них есть доступ.
Этот баланс важен, поскольку вам нужен быстрый доступ к файлам, но при этом важно Protect незавершенную работу, материалы клиентов Dropbox и утвержденные ресурсы бренда. Оптимальная настройка позволяет быстро находить нужный файл и не открывать доступ к ненужному.
Какие инструменты помогают рабочим группам выполнять поиск по документам компании?
Для творческих рабочих групп правильный ответ зависит от того, где на самом деле находятся ваши материалы.
Если большая часть вашего контента уже находится на одной платформе хранения, встроенного поиска в этом инструменте может быть достаточно для повседневного поиска. Если вы управляете большой библиотекой утвержденных ресурсов, система управления цифровыми ресурсами может помочь с объемом места, метаданными и управлением. Но если Ваши материалы распределены по хранилищу, чату, электронной почте, ссылкам и материалам проекта, обычно требуется что-то более широкое.
Именно здесь на сцену выходит Dash. Dash предназначен для поиска по подключенным приложениям из одного места. Он имеет универсальный поиск по файлам, ссылкам, электронным письмам и сообщениям. В нем также есть стеки для группировки связанного содержимого и элементы управления доступом к содержимому, которые учитывают существующие разрешения.
Как Dropbox и Dash помогают рабочим группам быстрее находить творческие ресурсы
Dropbox и Dash работают в связке, поэтому вы тратите меньше времени на поиски, меньше сомневаетесь и больше двигаете работу вперед. С Dropbox вы можете:
- Храните творческие проекты упорядоченно в одном защищённом месте
- Просмотр файлов в режиме предпросмотра без их скачивания
- Комментируйте прямо в поддерживаемых предпросмотрах файлов
- Использовать журнал версий, когда нужно вернуться к предыдущей версии или проверить более раннюю
Это основы, которые упрощают поиск. Dash добавить поверх уровень Поиск:
- Универсальный поиск помогает находить файлы и связанные материалы во всех подключенных приложениях.
- Стеки помогают группировать материалы проекта, чтобы файл и его контекст оставались вместе.
- Результаты поиска учитывают права доступа, благодаря чему содержимое виден только нужным людям.
Если ваш текущий процесс по-прежнему зависит от памяти, случайного выбора имен файлов и множества открытых вкладок, такое сочетание может иметь большое значение.
Находите творческие ресурсы быстрее с Dropbox и Dash
Извлекать творческие ресурсы проще, если перестать рассматривать поиск как отдельное задание. В этом помогают удачные имена и понятные метки статуса. Но еще больше помогает, когда отзывы, управление версиями и контекст Проекта находятся рядом с ресурсом.
Когда ваш рабочий процесс обретет более прочную основу, Dash поможет выполнять поиск в подключенных приложениях из одного места. Если вы хотите тратить меньше времени на поиск и больше — на творчество, познакомьтесь с Dropbox Dash, чтобы держать творческие ресурсы и контекст проекта вместе.
Часто задаваемые вопросы
Используйте инструмент, поддерживающий поиск по подключенным приложениям, вместо того чтобы ограничивать поиск одной системой хранения. Универсальный поиск Dash создан для поиска по подключенным приложениям и типам файлов из одного места.
Поиск творческих ресурсов — это процесс нахождения нужного файла дизайна, изображения, видео, брифа или утвержденного результата работы, когда он вам нужен. Хороший поиск зависит от четкой организации, удобных названий, приложенного контекста и поиска, который работает во всех инструментах, где ведется творческая работа.
Храните комментарии, согласования и журнал версий, прикрепленные к файлу. Журнал версий Dropbox помогает просматривать и восстанавливать предыдущие версии, а предпросмотр файлов, комментарии и примечания позволяют командам обсуждать текущий ресурс в контексте.
Обычно рабочие группы выбирают между встроенным поиском в хранилище, системой управления цифровыми активами или универсальным поисковым продуктом, работающим сразу в нескольких подключенных приложениях. Функции Dash созданы для третьего случая, когда содержимое распределено по нескольким инструментам и людям нужно одно место для его поиска.
