Поскольку все больше специалистов переходят на распределенную, удаленную или гибридную работу, все больше работодателей начинают использовать эти гибкие схемы.
Чтобы привлекать и удерживать талантливых сотрудников как на территории компании, так и за ее пределами, компаниям необходимо развивать у своих удаленных сотрудников чувство вовлеченности, связи и принадлежности. Это следует начинать на этапе подбора персонала и закреплять в ходе адаптации новых сотрудников.
Цифровой процесс ввода в должность теперь необходим для приема только что принятых людей в виртуальные рабочие группы. Он сыграет важную роль в их корректной адаптации, обеспечивая в первый же день быстрый и легкий доступ к ресурсам, необходимым для начала работы.
В этом руководстве мы объясним, почему процесс ввода в должность является обязательным условием для бизнеса сегодня, и выделим некоторые ключевые решения, которые должны быть в вашем наборе инструментов, предназначенном для этой цели.
Что такое цифровое введение в должность?
Цифровое введение в должность подразумевает использование онлайн-инструментов и программного обеспечения для добавления новых сотрудников или клиентов в базу данных или CRM-систему компании. В этой статье мы сфокусируемся только на введении сотрудников в должность.
Цифровая адаптация во многом повторяет традиционный процесс адаптации сотрудников вручную: на этапе предварительной адаптации новым сотрудникам по-прежнему необходимо заполнять формы, подписывать контракты и предоставлять некоторую базовую личную информацию. Главное отличие заключается в том, что при цифровой адаптации используются онлайн-каналы и инструменты автоматизации для оптимизации процесса.
Благодаря цифровизации процесса ваши новые сотрудники смогут воспользоваться преимуществами гибкости удаленной адаптации — они смогут познакомиться с вашим бизнесом из любой точки мира (и в удобном для них темпе), а не только лично в вашем офисе.
Цифровой процесс ввода в должность
Тонкости процесса адаптации цифровых сотрудников будут отличаться от компании к компании.
Однако обычно все начинается с какой-либо формы проверки личности, подтверждения или аутентификации, чтобы новый сотрудник мог доказать, что он тот, за кого себя выдает. Это может быть дата рождения сотрудника, адрес электронной почты или номер социального страхования (или аналогичный документ в зависимости от местоположения, например, паспорт в Великобритании).
Кроме того, необходимо будет переслать и заполнить несколько документов, например письмо с предложением и трудовой договор, который требуется подписать. Цифровые формы документов (в отличие от физических) и электронные подписи экономят много времени и сил.
После выполнения этих подготовительных задач вы можете проводить виртуальные совещания и видеоуроки (в режиме реального времени, если несколько новых сотрудников приступают к работе одновременно, или асинхронно для одного нового члена команды), чтобы сделать процесс более персонализированным, интерактивным и увлекательным.
Какие преимущества дает цифровой процесс ввода в должность?
Цифровые инструменты адаптации новых сотрудников не просто оптимизируют рабочие процессы, они позволяют расширить круг кандидатов на вакантные места и привлекать таланты, выходя за географические границы.
Традиционная программа по адаптации новых сотрудников требует, чтобы они приходили в офис в первый день работы для выполнения административных задач, таких как настройка рабочей электронной почты. Решения по цифровому процессу ввода в должность позволяют избежать этого, а новые сотрудники будут готовы к работе и успеют познакомиться с культурой вашей компании.
Цифровые инструменты могут оказать положительное влияние на процесс адаптации новых сотрудников несколькими способами, включая:
более гибкую и удобную схему для гибридной или полностью удаленной работы;
лучшую организацию и управление материалами и ресурсами;
большее соответствие нормам безопасности данных и управления идентификационными данными;
Шаблоны и автоматизация сокращают время, усилия и расходы, связанные с адаптацией новых сотрудников, помогая отделу кадров управлять процессом.
асинхронное введение в должность и учебные пособия, к которым можно получить доступ и просмотреть в любое время, и которые способствуют приобретению соответствующего опыта работы с новыми сотрудниками;
упрощенное получение обратной связи от новых сотрудников с целью постоянного совершенствования процесса.
Но все это было бы невозможно без корректных инструментов и программного обеспечения. Итак, давайте рассмотрим некоторые ключевые решения, которые вы должны включить в свой набор инструментов для цифрового введения в должность.
Создание универсального набора инструментов для цифрового введения в должность
Набор ресурсов и материалов важен для последовательного и эффективного введения в должность. С помощью соответствующих инструментов вам нужно создать учебные материалы и шаблоны только один раз, после чего каждый сможет получить к ним доступ по требованию.
Мероприятия, предшествующие адаптации новых сотрудников
Отправка соответствующих писем с предложениями, форм и контрактов с использованием DocSend и Dropbox Sign для запроса электронных подписей.
У вас есть только бумажные копии материалов для адаптации новых сотрудников? Используйте Dropbox, чтобы превратить свое мобильное устройство в сканер документов. За считанные секунды вы можете преобразовать физические документы в высококачественные PDF-файлы, а затем безопасно хранить их в Dropbox.
Радушный прием новых сотрудников
Организуйте виртуальные приветственные встречи и делитесь стартовыми документами с новыми сотрудниками, чтобы помочь им быстрее влиться в работу. Добавляйте ссылки на ключевые ресурсы, «Часто задаваемые вопросы» и список дел на первый день работы в компании. Просто спросите себя, чего вам не хватало в ваш первый рабочий день.
Начальная подготовка
Обеспечьте новым сотрудникам доступ к инструментам, платформам и учебным материалам, например к аккаунту рабочей группы Dropbox, инструментам совместной работы, таким как Dropbox Paper, или интегрированным приложениям. Так у них будет все нужное для эффективной работы.
Учебные материалы слишком большие для отправки по электронной почте? Делитесь большими файлами с новыми сотрудниками с помощью Dropbox Transfer, даже если они пока не пользуются Dropbox. Благодаря расширенным сведениям о файлах вы сможете узнать, просмотрели ли они эти материалы или им еще предстоит это сделать.
Переход
Общайтесь с новым членом команды через Slack, на регулярных сессиях или ежемесячных собраниях, а также создавайте повестки дня в Dropbox Paper, чтобы отслеживать, как они осваиваются в новой роли.
Быстро вводите новых сотрудников в курс дела
Всего один новый человек в вашей распределенной команде может нарушить расписание всех остальных. Асинхронные встречи, видеоуроки, ответы на популярные вопросы и легкодоступные материалы в облачном хранилище — вот то, что нужно вашим новым сотрудникам, а остальные члены команды смогут сосредоточиться на других аспектах их адаптации.
В Dropbox мы полностью перешли на режим работы Virtual First. Попутно мы разработали методы цифровой адаптации новых сотрудников и удаленного найма. Изучите наш набор инструментов Virtual First и узнайте, как добиться эффективности, работать в команде, общаться и хорошо себя чувствовать во время удаленной работы.
