Если на вас лежит ответственность за успешное начало работы новых сотрудников, очень важно и очень непросто поддерживать все документы и процессы в порядке. Сотрудники рассчитывают, что вы введете их в курс дела.
«Люди не смогут работать наилучшим образом и вывести нас на новый уровень, если будут переживать из-за того, как им добраться до переговорной комнаты, зарегистрироваться для получения льгот или когда им впервые выплатят зарплату», — говорит Джо Топасна, аналитик по кадровым операциям в Dropbox.
Многие специалисты по кадрам находят новые способы сократить количество повторяющихся задач и сосредоточиться на том, чтобы сориентировать свою работу на личное взаимодействие с людьми. Отдел кадров компании Dropbox использует Dropbox Paper для того, чтобы упростить адаптацию новых сотрудников в коллективе. Paper — это общее рабочее пространство, которое может сделать практически каждый этап адаптации более эффективным. Чтобы показать вам, как это сделать, мы поговорили с некоторыми представителями Dropbox, которые помогают нашим новым сотрудникам стать настоящими звездами.
1. Используйте шаблоны
Налоговые документы. Договор о трудоустройстве. Медицинская книжка. Не самый вдохновляющий способ сказать: «Добро пожаловать на новое место», правда? К счастью, есть способ (хотя бы частично) избавиться от бумаги и бумажной волокиты.
Как известно каждому специалисту по персоналу, процесс адаптации постоянно меняется. То, что работало несколько лет назад, может не работать сегодня. Например, информация о льготах меняется каждый месяц. Поддерживать все необходимые документы в актуальном состоянии очень непросто.
Поэтому кадровый отдел Dropbox использует решение Paper — чтобы обеспечить новым сотрудникам доступ к новейшей информации, достаточно добавить несколько строчек или ссылки в соответствующий документ.
«Мы можем внести изменения в документ, и сотрудники тут же увидят их, поэтому нам не нужно рассылать всем новые редакции», — говорит Дорена Санчес, аналитик отдела по предоставлению льгот сотрудникам Dropbox. — «Мы также можем добавлять комментарии, чтобы сотрудники проверили данные прямо в документе. Это очень упрощает работу нашего отдела. Внести изменения в инструкцию можно в любой момент. Новым сотрудникам даже не нужно нажимать кнопку "Обновить", чтобы увидеть правки».
Они также экономят время, используя шаблоны, что позволяет им избежать хлопот, связанных с созданием целого пакета документов для каждого нового класса. Если коллеги Дорены регулярно работают с одними и теми же документами, они используют функцию Paper для преобразования в шаблон.
Функция «шаблонизации» в Dropbox Paper
Создавать собственные шаблоны на основе документов Paper совсем легко. Вы также можете использовать наши готовые шаблоны, чтобы помочь вашей команде запускать проекты на основе заметок к совещаниям, планов проектов, творческих заданий и т. п.
На этой неделе мы представили новый шаблон адаптации персонала (показан ниже), который можно использовать в отделе кадров любой компании. Он призван упростить выполнение повседневных задач для вашей команды. Шаблоны доступны только на английском языке и скоро появятся на мобильных устройствах.
2. Подготовьте простые списки дел
Когда в первый день происходит так много всего, легко потерять контроль над тем, что и когда нужно сделать. Вот почему наш кадровый отдел активно использует контрольные списки. С помощью Paper вы можете быстро составлять списки дел и назначать людей для каждой задачи с помощью @упоминания, которое позволяет отправить им уведомление по электронной почте с указанием даты выполнения задачи.
«Мы внедрили этот контрольный список льгот только в конце прошлого года», — говорит Дорена. «Раньше мы показывали сотрудникам презентацию из 60 слайдов и просто ожидали, что они запомнят каждую деталь». По словам Дорены, она быстро поняла, что для новых сотрудников это нелегко, особенно когда другие команды требуют от них внимания при заполнении форм. Вдобавок ко всей бумажной работе, вам предстоит освоить новую работу.
Как выяснили Дорина и ее команда, размещение документа со списком дел в Paper не только упростило процесс, но и помогло новым сотрудникам сосредоточиться на самом важном. «Теперь в начале презентации мы говорим: "Не пытайтесь запомнить все. Просто сверьтесь со списком". Новички смеются, но им и правда нужно запомнить только то, где находится контрольный список».
3. Обеспечьте наглядность и прозрачность
С помощью функции Paper «Данные о просматривавших» (см. ниже) кадровые специалисты могут отправить документ новым сотрудникам, а затем проверить, кто из адресатов открыл его, а кто нет. Это гарантирует, что все получили необходимую информацию. «К нам периодически обращаются с вопросами, например: "Где мне найти такие-то сведения?" Мы отвечаем: "Похоже, вы еще не открывали этот документ". Этот документ — ваш лучший друг. Выполняйте действия в указанном порядке, и вы ничего не пропустите».
Кроме того, все приглашенные пользователи видят, как происходит редактирование документа в Paper. Изменения могут вносить все участники рабочей группы, которым предоставлен доступ для редактирования, причем одновременно. Пользователи, которым был предоставлен доступ только для просмотра, могут добавлять комментарии, чтобы задавать вопросы о содержании или предлагать изменения. Беседы, которые часто теряются в цепочках электронных сообщений, можно просматривать в окне рядом с основным содержимым документа вместе с комментариями и ответами.
Мы в Dropbox твердо верим, что сотрудники должны постоянно учиться, помогая друг другу и извлекая уроки из ошибок прошлого. Paper помогает новым сотрудникам быстро освоиться, ведь с помощью всего одного запроса они могут получить документы по проектам различных отделов организации.
«В нашей компании не принято скрывать недочеты, если они есть», — говорит Джо. — «Любой сотрудник может ознакомиться с анализом прошлых проектов. Мы не ограничиваем доступ к подобным материалам. Это политика компании по умолчанию. Новичков такой подход очень удивляет. Они приходят ко мне и говорят: "Я работал в такой-то компании, там подобная информация была строго засекречена". Они никогда раньше с таким не сталкивались».
Конечно, не во всех компаниях одинаковая культура прозрачности. Для компаний, которые хотят сделать общедоступным только определенный контент, Paper позволяет ИТ-администраторам настраивать, кто и какой контент может просматривать, с помощью индивидуальных настроек для каждого документа Paper.
«Я работала в других нетехнологических компаниях, поэтому хорошо знакома с процессами адаптации новых сотрудников», — говорит Дорина. — «Обычно это сухие инструкции в бумажном виде. Мы используем средства автоматизации и наглядные инструкции — что называется, почувствуйте разницу. В других компаниях говорят: "Чтобы получить льготы, сделайте так. Удачи". Здесь мы говорим: "Чтобы получить льготы, сделайте это. Чтобы записаться на прием к врачу, сделайте то. А вот так можно назначить встречу"».
4. Оптимизируйте ответы на запросы новых сотрудников
Одна из самых трудоемких повседневных обязанностей кадровиков — предоставление информации по запросам сотрудников. «В день я получаю, наверное, 30–40 запросов», — говорит Дорина. — «Многие из них связаны с медициной, поэтому сразу ответить на них непросто. За неделю, наверное, набегает 40–50 повторяющихся стандартных вопросов: "Как мне поучаствовать в программе?", "Когда я получу страховой полис" и т. д.»
«Внедрение Paper настолько упростило этот процесс, что теперь на него уходит 15 минут в день, а не 3 часа в неделю», — говорит Дорина. — «Мы так хорошо подготовились, что теперь нам не нужно копировать одну и ту же информацию снова и снова или подгонять ее под запрос каждого сотрудника. Я могу просто дать ссылку на документ Paper и написать: "Вот здесь приводится вся нужная информация"».
5. Превратите тяжелую работу в игру
Чтобы сделать работу с документами еще менее утомительной и сохранить вовлеченность новых сотрудников, команда по работе с персоналом в Dropbox решила геймифицировать этот процесс. Они создали обучающую программу, которая помогает новым сотрудникам пройти процедуру регистрации и знакомит их с одним из ключевых инструментов, который компания использует для координации проектов и общения с сотрудниками, — Dropbox Paper.
«Знакомство с Paper и общая информация о льготах компании представлены в виде игры с поиском предметов», — говорит Дорина. — «Мы размещаем базовую информацию о льготах в документах Paper, чтобы сотрудники могли с ней ознакомиться. Затем мы отправляем им подробный список того, что они должны сделать к определенным датам. Я думаю, это наглядно демонстрирует преимущества совместной работы, потому что благодаря функции «Данные о просматривавших» сотрудник видит лица и имена других участников, просматривавших документ».
«Я недавно присоединился к команде, и мне очень понравилась игра», — говорит Тони Хью, менеджер по маркетингу жизненного цикла в Dropbox. — «Жаль, конечно, что наша команда не выиграла, но все равно это отличный способ быстро изучить основы Paper и познакомиться с подходом к делу в Dropbox».
Чтобы узнать, как Dropbox Paper может упростить адаптацию новых сотрудников и решение ряда других задач, посетите страницу dropbox.com/paper.
