Как успешно организовать работу в гибком режиме

Если вы менеджер и вам нужно заботиться о своей команде, вам всегда будет сложно успевать за изменениями на рабочем месте. 

Поскольку удаленная и гибридная работа становятся нормой, пределы погрешности для руководителей предприятий сузились. Особенно когда речь идет о создании правильных условий труда для своих сотрудников.

Гибкий график работы: секретное оружие малого бизнеса?

Как малый бизнес использует удаленную работу в качестве конкурентного преимущества, которое поможет ему процветать в будущем? Компания Dropbox решила ответить на этот вопрос в своем отчете «Экономика выбора», который представляет собой опрос более 2000 руководителей и сотрудников малого бизнеса в восьми странах. 

Мы хотели посмотреть, как гибкие условия труда изменили отношение сотрудников к тому, как, где и когда они работают. Пандемия показала, что почти две трети предприятий внесли заметные или существенные улучшения в свою бизнес-структуру, инструменты и практики, чтобы обеспечить сотрудничество. В конце концов, это было необходимо, когда все были заперты в помещениях в те годы. Но это было только начало.

Доказано, что новые технологии могут помочь командам выполнять работу удаленно. Но как нам сохранить тот же уровень гибкости, когда некоторые члены нашей команды находятся в офисе, а другие — дома?

Создание команд, эффективность которых не зависит от местонахождения участников, является приоритетом для любой компании, стремящейся выжить в ближайшие несколько лет. Поэтому, опираясь на наши исследования, мы получили информацию от ведущих специалистов в области удаленной работы, чтобы выяснить, как внедрить гибкий график работы.

Что означает «гибкий график работы»?

Гибкий график работы — это альтернатива традиционному графику работы в офисе с 9 до 5. Это дает сотрудникам больший контроль над тем, когда, где и как они работают. Это может быть неполный рабочий день, удаленная или гибридная работа, сжатые рабочие часы, разделение работы или что-то совершенно иное.

Например, гибкий график может позволить одному из ваших сотрудников работать по гибкому графику начала и окончания рабочего дня в соответствии с потребностями по уходу за детьми.

По сути, гибкий график работы заключается в предоставлении сотрудникам возможности подстраивать свой рабочий график и рабочую среду под себя. И это может иметь значительные преимущества для работодателей и сотрудников, включая удовлетворенность работой, вовлеченность, мотивацию и баланс между работой и личной жизнью.

Как сделать гибкий график работы выгодным для вашей команды
 

1. Спросите сотрудников, чего они хотят

Если вы хотите обеспечить гибкость в долгосрочной перспективе, вам в первую очередь необходимо понять, чего на самом деле хотят ваши команды. предоставить им возможность выбирать, а не предлагать единые решения для всех.

Сотрудники на самом деле неплохо понимают, какие условия для них подходят лучше всего в данный момент. 

«Как правило, они предпочитают работать дома, когда нужно сосредоточиться на выполнении задач, и в офисе, когда нужно проводить мозговые штурмы и взаимодействовать с коллегами, и подобные решения они вполне могут принимать самостоятельно. Если вы разрешите своим сотрудникам трудиться в таком режиме, их продуктивность только улучшится», — говорит Кейт Листер, президент компании Global Workplace Analytics. 

Другими словами, не надо принимать поспешные решения за свой персонал: просто спросите, чего хотят люди, и примите их пожелания к сведению, даже если они вас удивят.

2. Развивайте рабочую культуру даже на расстоянии

После пандемии появились новые возможности вернуть все атрибуты рабочей культуры, которые нравились многим сотрудникам. Однако, поскольку многие из нас регулярно работают из дома, нам необходимо убедиться, что эта культура не основана исключительно на работе в офисе. Это несложно, но требует немного более тщательного планирования. В конце концов и в прошлом по разным причинам многие сотрудники не участвовали в импровизированных мероприятиях после окончания рабочего дня или они были для них в тягость.
 

Что же делать? 

Развивать культуру не значит тратить много денег на новые модные инструменты. Мы все знакомы с видеозвонками, и важно помнить, что мы можем использовать их по-разному и не только в рабочих целях. Гибридные встречи позволяют офисным и удаленным сотрудникам сотрудничать посредством конференц-звонков. Компании могут поддерживать перерыв на кофе, поощряя удаленных сотрудников планировать звонки коллегам и друзьям на работе в рабочее время, чтобы просто наверстать упущенное.

В конце концов культура — это не только совместное употребление различных напитков и развлечения. Нам необходимо сочетать развлечения и игры с более личными элементами культуры. Соответствующий посыл должен исходить с самого верха, считает Андреатта: «Трудовая культура на 90 % зависит от руководителя, но многие компании не заботятся о надлежащем обучении».

Обучение руководителей имеет большое значение, потому что в основе культуры лежат простые вещи: насколько легко попросить о помощи, получить отгул, обсудить возникшие проблемы и т. д. Компаниям, которые хотят добиться успеха, используя гибкий режим, необходимо правильно организовать оба аспекта взаимодействия в коллективе.  

3. Предоставьте инструменты для совместной работы

Взаимодействие и сотрудничество — основа любого проекта, рабочего процесса или предприятия. Без любого из этих элементов ничего не выйдет. 

Это подтверждается нашими исследованиями:

• Более трети предприятий (36%) считают отсутствие необходимых инструментов для совместной работы серьезным препятствием для удаленной работы. 
• 48% заявили, что отсутствие сотрудничества отрицательно сказывается на производительности труда сотрудников. 
• Кроме того, в 87 % компаний согласились с тем, что улучшение взаимодействия в командах имеет решающее значение для будущего их организации.

Для предприятий крайне важно найти платформу, которая легко объединяет команды, позволяет им интегрировать инструменты, которые они уже используют в других местах, и упрощает управление проектами. 

И речь идет не о поверхностных изменениях. Чтобы получить максимальную выгоду, компаниям нужны технологии для внесения существенного и долгосрочного преобразования рабочих процессов.

Одним из примеров является Dropbox. Мы предлагаем полный набор инструментов, которые обеспечивают бесперебойную совместную работу, простое управление задачами, беспрепятственный обмен файлами и синхронизацию информации, а также многое другое.

4. Постоянно внедряйте инновации

В заключение следует сказать, что инновации — это не разовое мероприятие, а процесс. Обеспечение гибких условий труда требует постоянных улучшений. 

Это означает просто. Помимо обеспечения регулярной обратной связи, регулярно проводите аудит своих бизнес-процессов и, если у вас есть сомнения, наймите для этого внешнего специалиста. Сотрудничайте с поставщиками новых технологий, чтобы обеспечить максимальную отдачу от инвестиций, и создайте межфункциональную группу, которая будет следить за внедрением инноваций и их применением во всех аспектах деятельности компании.

И, наконец, убедитесь, что все заинтересованные стороны включены в процесс улучшений на каждом его этапе. Высшее руководство играет важнейшую роль в стимулировании изменений в бизнесе, но не меньшую роль играет и принятие этих изменений всеми сотрудниками компании. Если вы не сможете убедить работников в ценности внедряемых инструментов и процессов или не проконсультируетесь с ними по поводу актуальности и способов использования, нововведения, скорее всего, будут проигнорированы и ваша стратегия гибкой организации труда не принесет успеха.

Гибкая работа с Dropbox

Независимо от того, работаете ли вы неполный или полный рабочий день, находитесь ли вы в офисе или удаленно, Dropbox предлагает инструменты, которые помогут вам управлять своим гибким графиком.

От технологии облачной синхронизации, которая позволяет работать из любой точки мира, до функций обмена файлами, которые упрощают совместную работу с коллегами— с Dropbox вы можете настроить себя и свою команду на успех.