Сегодня любое содержимое можно легко разместить в облачном хранилище. А наличие функций автоматической загрузки и синхронизации файлов приводит к тому, что многие пользователи пытаются скопировать туда буквально все!
Но даже в виртуальном пространстве место может быстро закончится, если все пустить на самотек.
Да, облако — это очень удобно, но оно может с легкостью превратиться в свалку. Также со временем в нем может закончиться место, и вы лишитесь возможности сохранять новые файлы.
Следуя принципам Мари Кондо, мы не станем призывать вас удалять документы или папки, если они ценны для вас. Вместо этого мы расскажем о простых и эффективных способах, с помощью которых вы сможете навести порядок в облачном хранилище.
Почему мое облачное хранилище переполнено?
Если ваше облачное хранилище переполнено, скорее всего, причиной этого является один из следующих сценариев:
- Синхронизация ненужных файлов. Приложение может загружать в облачное хранилище ненужные файлы, например, из папки «Загрузки» или «Изображения WhatsApp» на телефоне.
- Общие файлы. В некоторых случаях большие файлы или папки, находящиеся в общем доступе, учитываются при расчете использованного места.
- Несколько копий одного и того же файла. Благодаря функции «Журнал изменений» в таких приложениях, как Dropbox Paper, больше не нужно хранить несколько версий файлов, ведь вы всегда можете вернуться к предыдущей копии.
- Удаленные файлы. Если вы недавно удалили файлы, а хранилище по-прежнему переполнено, возможно, нужно синхронизировать изменения, чтобы обновить сведения об использовании места.
Зачем очищать облачное хранилище?
Автор всемирно известных книг о наведении порядка Мари Кондо советует сохранять вещи, которые вас радуют, и выбрасывать все остальное. Применительно к цифровым данным этот метод не только позволяет оставаться в рамках квот хранения, но и пользоваться файлами с большим удовольствием.
Если вы не научитесь управлять облачным хранилищем, то в один прекрасный день не сможете загружать, редактировать и синхронизировать файлы. В зависимости от того, услугами какого поставщика вы пользуетесь, вы даже можете лишиться своих файлов, если не освободите место.
Как освободить место в облачном хранилище?
Но не волнуйтесь! Мы расскажем вам, как с легкостью поддерживать порядок и экономить место в облачном хранилище или даже на локальном жестком диске.
1. Удалите ненужные файлы
Иногда самое простое решение — самое лучшее. Самый простой способ освободить место в облачном хранилище — удалить файлы, которые больше не нужны.
Конечно, вручную перебирать гигабайты данных — дело нелегкое. Чтобы упростить задачу, воспользуйтесь этими проверенными способами.
- Сортировка по размеру. Отсортируйте файлы и папки от самых больших к самым маленьким и начните поиск ненужных файлов с верхней части списка.
- Сортировка по дате. Вам правда нужен черновик отчета пятилетней давности? Сортировка файлов от самых старых к самым новым позволяет обнаружить ненужные и давно забытые древности.
- Проверка папок с данными приложений. В папках с названиями приложений могут храниться экспортированные файлы и другие данные, поэтому туда обязательно стоит заглянуть.
- Удаление временных файлов. Скачанные файлы, мемы, изображения из групповых чатов — подобная ерунда быстро заполняет память устройства, и ее можно смело удалить.
Более подробную информацию об удалении файлов из аккаунта Dropbox см. в Справочном центре Dropbox. А если вы боитесь потерять свои файлы, рекомендуем попробовать Dropbox Backup.
2. Удалите общие файлы, к которым больше не нужен доступ
Общие папки могут сохраняться в вашем онлайн-хранилище, даже когда вы закончили с ними работать. Попробуйте освободить место в хранилище с помощью одного из описанных ниже способов.
Покинуть общую папку в iCloud
- Войдите в приложение и выберите папку или файл.
- Нажмите значок добавления аккаунта, который выглядит как человечек со знаком «+» сверху.
- Нажмите Настройки общего доступа. Удалите свою учетную запись и при необходимости учетные записи других пользователей.
Дополнительные сведения см. в статье службы поддержки Apple.
Покинуть общую папку в OneDrive
- Войдите в приложение.
- Откройте представление Файлы и выберите папку или файл, для которых нужно отменить общий доступ.
- Выберите Удалить ярлык.
Дополнительные сведения см. в статье службы поддержки Microsoft.
Покиньте общую папку в Dropbox
- Войдите в свой аккаунт Dropbox.
- Выберите общую папку, которую следует удалить, и нажмите значок Поделиться.
- Нажмите Доступ есть у [x] пользователей и выберите свое имя в выпадающем списке.
- Нажмите Отменить мой доступ для подтверждения.
Дополнительные сведения см. в статье службы поддержкиDropbox.
3. Приведите в порядок резервные копии
Обеспечить сохранность файлов очень легко, даже если вы ими не пользуетесь. Тем не менее в резервных копиях часто можно найти кучу всего ненужного, что хранится по принципу «на всякий случай» — совсем как дома на антресолях.
Такие сервисы, как iCloud, позволяют с легкостью удалять файлы из резервных копий для экономии места.
- Для этого откройте меню Настройки > Apple ID > iCloud > Управление хранилищем аккаунта > Резервные копии.
- Извлеките важные данные и удалите ненужные резервные копии, сделанные со старых устройств.
- В разделе «Управление хранилищем аккаунта» удалите все ненужные данные приложений, например, фотографии.
Если ваше облачное хранилище вот-вот переполнится, сделайте резервную копию на компьютере Windows или Mac, чтобы обеспечить безопасность данных вне облака. Данные всегда можно синхронизировать снова, когда в хранилище освободится место.
Если вы нечасто обращаетесь к тем или иным данным, рекомендуем создать архив, чтобы сэкономить на облачном хранилище, для резервного копирования данных на долгие годы.
Резервное копирование на жесткий диск отлично подходит для архивации папок или файлов. С помощью Dropbox можно с легкостью создать резервную копию данных Mac или ПК с Windows в облаке.
4. Перейдите на платный аккаунт
Иногда никаких мер по реорганизации, удалению файлов и настройке параметров недостаточно, чтобы освободить место в облачном хранилище. В этом случае проще всего перейти на новый тарифный план.
Такой вариант решения проблемы, как правило, связан с дополнительными расходами, но если вы уже пользуетесь OneDrive или iCloud, то всегда можете создать бесплатный аккаунт Dropbox Basic и перенести туда часть своих файлов.
А если у вас уже есть аккаунт Dropbox, можно повысить уровень тарифного плана. И не забывайте про бонусы за приглашение друзей.
5. Поддерживайте порядок в файлах
Упорядоченное хранение файлов и экономия места неизменно окупаются. Вам просто нужно выработать правильные привычки и немного скорректировать свое отношение, чтобы перестать захламлять облачное хранилище.
Вот несколько профессиональных советов для тех, кто ежедневно работает с большими объемами данных.
- Используйте простую, четкую структуру папок, чтобы обеспечить видимость файлов и предотвратить их потерю.
- Регулярно очищайте корзину, чтобы удалить ненужные данные: это помогает предотвратить беспорядок и оценить, нужен ли вам тот или иной файл, по методу Мари Кондо.
- Выберите способ именования файлов и придерживайтесь его, чтобы уменьшить ощущение беспорядка и неорганизованности и упростить поиск.
- Удаляйте дубликаты и старые версии файлов, а также другие данные за прошлые периоды, чтобы сэкономить место.
- Используйте приложения для ведения заметок, например Dropbox Paper, чтобы маленькие текстовые файлы не занимали место в облачном хранилище.
Нужно создать фотопроект или коллекцию, но у вас возникли сложности с организацией файлов? Узнайте, как профессионально загрузить и систематизировать фотографии в облаке с помощью Dropbox.
Упорядоченное хранение файлов с помощью Dropbox
Dropbox меняет представление об облачном хранилище благодаря простому управлению файлами. Здесь можно создавать рабочие области и централизованно управлять проектами, поэтому при наведении порядка в папках они будут обновляться в фоновом режиме. Попробуйте Dropbox уже сегодня. А если у вас закончится место в хранилище, вы всегда можете перейти на тарифный план более высокого уровня!
