Если вы когда-либо пытались отправить большой файл по электронной почте через Outlook и столкнулись с проблемой, вы не одиноки. В большинстве версий Outlook размер вложений ограничен всего 20 МБ, и даже если вы используете Microsoft 365, вы все равно ограничены примерно 150 МБ. Это не так уж много, если вы работаете с визуальными материалами, файлами дизайна, видео или другими объемными материалами, с которыми вам приходится сталкиваться ежедневно.
Существуют некоторые скучные и раздражающие обходные пути — например, разделение файлов или их сжатие. Но вы все равно можете получить неловкий возврат, если ваш файл слишком велик для отправки. Dropbox предлагает вам еще две профессиональные опции:
- Предоставляйте общий доступ к файлам или папкам прямо из облачного хранилища — идеально для совместной работы с клиентами или коллегами.
- Используйте Dropbox Transfer для отправки нередактируемой копии вашего файла размером до 100 ГБ.
Так вы сможете обойтись без сжатия файлов и работать без сбоев с Outlook. Если вы используете Microsoft 365, вы также можете попробовать интеграцию с Dropbox, чтобы еще больше упростить движение файлов.
Почему мой файл не прикрепляется в Outlook?
У вас есть идеальный файл, готовый к отправке, но Outlook просто не работает. Уже поздно, а вы хотите, чтобы это было отправлено, почему оно не загружается? Что ж, есть несколько распространенных причин появления этих раздражающих сообщений об ошибках:
- Слишком большой размер: Распространенная причина — большинство учетных записей Outlook ограничивают размер вложений 20 МБ. Даже при использовании Microsoft 365 размер файла по-прежнему ограничен 150 МБ. Это всего лишь горстка больших изображений или довольно короткий видеоклип.
- Вы используете устаревшую версию Outlook. Иногда старые версии могут не поддерживать современные функции обработки файлов или вообще большие вложения. Это часто является проблемой при использовании старых мобильных приложений Outlook.
- Ваше интернет-соединение нестабильно: нестабильное соединение может прервать загрузку в процессе, особенно если вы пытаетесь отправить большие файлы, загрузка которых занимает много времени. Это большое разочарование, особенно когда ты занят.
- Тип файла ограничен: Некоторые типы файлов (например, .exe и некоторые файлы баз данных) заблокированы по соображениям безопасности. Это связано с тем, что множество вирусов и вредоносных программ используют такие файлы, нанося вред всем.
- Ваш почтовый ящик переполнен: Наконец, если вы близки к исчерпанию лимита хранилища, Outlook не позволит вам отправлять новые сообщения. Это часто является проблемой для людей, использующих бесплатные версии Outlook и OneDrive.
Ни одна из этих проблем не влияет на Dropbox Transfer. Он создан для отправки больших файлов любого размера и формата — просто загрузите, создайте защищенную ссылку и отправьте ее из Outlook. Никакого стресса, сжатия файлов или возврата писем — только профессиональная доставка.
3 способа отправки больших файлов через Outlook
Если вы когда-либо нажимали кнопку «Отправить» в Outlook и получали сообщение об ошибке или ответ возвращался спустя несколько часов, вы знаете, как раздражает отправка больших файлов. Но не бойтесь, есть несколько простых обходных путей, которые можно попробовать. Давайте начнем с самого простого варианта:
1. Используйте Dropbox, чтобы создать безопасную ссылку на файл и поделиться ею.
Самый простой способ поделиться большим файлом в Outlook (при условии, что вы не против предоставить получателю доступ к вашей копии файла) — это создать защищенную ссылку и отправить ее по электронной почте. Вот как это сделать прямо из вашего облачного хранилища за пару щелчков мышью:
- Загрузите файл в свою учетную запись Dropbox, затем щелкните правойкнопкой мыши и выберите «Копировать ссылку».
- Вставьте эту ссылку в сообщение Outlook (не нужно сжимать, архивировать или разделять) и отправьте ее независимо от того, есть ли у получателя учетная запись Dropbox или нет.
Это отличный метод, поскольку вам не придется беспокоиться об ограничениях на количество вложений или о том, использует ли получатель тот же инструмент. Вы делитесь живой версией файла, поэтому, если вы работаете вместе, это огромный плюс.
Если вам нужно ограничить действия, которые кто-либо может выполнять с файлом, добавьте защиту паролем, установите срок действия ссылки или разрешите только просмотр. Какого бы типа ни был файл, вы можете хранить его в целости, безопасности и под своим контролем.
Дополнительным бонусом является то, чтофункция обмена ссылками работает везде — в других почтовых клиентах, таких как Gmail, Slack, Teams, а также в веб-браузерах, — поэтому она настолько универсальна, насколько это необходимо вам или вашей команде.
2. Используйте Transfer для доставки больших файлов.
Dropbox Transfer — ваш надежный помощник для передачи готовых файлов, например отшлифованных видеороликов, проектных документов или любых других файлов большого формата. Он невероятно прост, но при этом обеспечивает быструю загрузку и скачивание с высочайшим уровнем безопасности.
- Просто зайдите на dropbox.com/transfer
- Загрузите файл и отправьте его получателю
Вы можете отправлять файлы размером до 100 ГБ (или 250 ГБ с помощью Dropbox Replay Add-On), отслеживать загрузки, подтверждать доставку и снабжать передачу своим логотипом для придания ей изысканного и профессионального вида. Не нужно беспокоиться — просто отправьте и уходите.
3. Используйте Outlook и OneDrive — насколько это возможно
Outlook и OneDrive могут работать вместе для отправки больших файлов, но только до определенного предела. Скорее всего, вы столкнетесь с ограничениями, если ваши файлы очень большие, форматы не поддерживаются или разрешения получателя установлены неправильно.
Некоторые специалисты также сообщают об изменении форматирования или сжатии файлов. Если вам нужна гарантия точной доставки, возможно, вам стоит поискать что-то другое. С Dropbox то, что вы отправляете, всегда соответствует тому, что видит ваш клиент.
Советы по успешной отправке файлов через Outlook
Несмотря на ограничения, если вы отправляете большие файлы через Outlook, важно не только обеспечить доставку письма, но и сделать его более аккуратным и простым для пользователя на другом конце.
Вот несколько простых советов, которые помогут сделать так, чтобы отправка большого файла выглядела так же профессионально, как и сама работа, которой вы делитесь:
- Добавьте контекст в свое электронное письмо —вместо того, чтобы вставлять ссылку на общий ресурс Dropbox, включите краткое описание файла, а затем добавьте гиперссылку на понятный, описательный текст.
- Четко маркируйте все —используйте понятные имена файлов и номера версий, поскольку структура именования имеет большое значение, когда клиенту приходится работать с несколькими продуктами.
- По возможности отправляйте ссылку напапку. Если вы делитесь пакетом файлов, отправьте папку, а не отдельные ссылки. Это позволит сохранить все файлы вместе и упростит организацию для получателя.
Outlook по-прежнему может стать вашим незаменимым помощником для обмена большими файлами — при условии, что вы используете Dropbox и несколько продуманных действий, которые помогут вам успешно и профессионально доставлять файлы.
Часто задаваемые вопросы
Вы можете упаковать файлы в ZIP-архив или использовать онлайн-инструменты для уменьшения их размера. Однако эти инструменты могут снизить качество файлов, что во многих случаях неприемлемо. Если вы хотите сохранить качество, лучшим выбором будет облачное хранилище Dropbox со ссылкой на файл без сжатия.
Лучший способ обойти ограничение на количество вложений в Outlook — использовать облачное хранилище, например Dropbox. Таким образом, вы можете поделиться ссылкой на файл вместо того, чтобы прикреплять его. Это проще, чем пытаться втиснуть большой файл в ограничение в 20 МБ, установленное в большинстве версий Outlook. Dropbox позволяет загружать большие файлы и генерировать защищенную ссылку, которой затем можно поделиться — просто скопируйте ссылку, вставьте ее в сообщение Outlook и отправьте.
Сделать это непосредственно в Outlook невозможно. Однако с помощью Dropbox Transfer вы можете отслеживать, когда люди скачивают ваши файлы, чтобы убедиться, что они доставлены. Вы также можете отслеживать, кто просматривает ваши файлы, или добавить пароль. Это дает вам больше контроля, особенно в отношении работ, которые вы отправляете клиентам, или файлов, которые будут полезны только в течение короткого времени.
Отправить большой файл через Outlook невозможно. Однако вы можете воспользоваться функцией пересылки или отправить ссылку на файл из своего аккаунта Dropbox. Вам не нужно сжимать файл или разделять его на части. Просто загрузите его, создайте ссылку и добавьте ее в письмо в Outlook — получателю даже не понадобится аккаунт Dropbox. Это позволяет сохранить файлы в их первоначальном качестве, и клиентам будет проще их получить. Кроме того, почтовые ящики не будут переполнены.
Отправляйте файлы через Outlook с уверенностью, используя Dropbox
Outlook не был создан для отправки объемных видеороликов, изображений большого размера, больших файлов баз данных или других громоздких цифровых ресурсов. Благодаря Dropbox вам не придется беспокоиться об ограничениях на размер файлов.
Используя Dropbox, вы избежите случайного сжатия файлов, раздражающих возвратов писем и сбоев рабочего процесса в Outlook. Просто создайте безопасную ссылку, вставьте ее в сообщение и нажмите «Отправить» или воспользуйтесь Dropbox Transfer.
Хотите, чтобы отправка больших файлов стала самой простой частью вашего дня? Получите бесплатную учетную запись Dropbox и попробуйте нашу интеграцию с Outlook уже сегодня — она быстрее, безопаснее и создана для творческих команд, которым нужно, чтобы их работа была выполнена именно так, как задумано.
