Важность процесса планирования проекта
Любому проекту предшествует фаза планирования — процесс определения задач, графика работы, ресурсов и всего остального, что вам нужно знать, чтобы проект был успешным. Конечно, есть задачи, которые можно выполнить быстро, но специалисты по управлению большими, долгосрочными проектами знают, насколько важен процесс планирования. Ввиду столь высокой важности планирование — часто сфера ответственности руководителей проектов и лиц, принимающих решения в организации, но такой подход к реализации проекта может стать ущербным.
Когда отдельные менеджеры выносят решения по всему проекту и навязывают их членам рабочей группы, это может создать разногласия в понимании командой целей проекта. Даже если вы работаете в тесном контакте с вашей командой изо дня в день, не всегда возможно обеспечить согласованность с разными членами команды в нескольких проектах, когда работа набирает обороты. Или, что еще хуже, вы вообще не ведете постоянного планирования и лишь проверяете поручения, поступающие сверху, в то время как рабочие группы следуют отдельным инструкциям, четко не зная, где находится их часть работы и как она вписывается в график проекта.
Чтобы сформировать единое понимание целей проекта и способов их достижения, нужно с самого начала привлечь рабочую группу к процессу планирования.
Зачем привлекать рабочую группу к процессу планирования
Начав стратегическое планирование вместе с рабочей группой, вы получите ряд преимуществ не только в период работы над проектом, но и при дальнейшем взаимодействии с командой.
Мотивация и ответственность
Когда участники рабочей группы получают простые, индивидуальные сводки и задания, им может быть трудно понять общие цели проекта. Как следствие, они могут плохо представлять, как их работа повлияет на работу других в рабочей группе проекта и каковы могут быть конечные результаты проекта или продукта, который они производят. Для понимания общей цели проекта согласуйте работу своей команды с помощью устава рабочей группы. Предоставление вашей команде пространства для сотрудничества и определение роли ее участников в процессе планирования проекта поможет им увидеть более масштабную картину. Это не только поможет им понять цель и, следовательно, необходимость качества в своей работе, но и поможет им включиться в проект в целом, став полноправными заинтересованными сторонами проекта. Побуждая их взять на себя чувство ответственности за успех проекта, вы обнаружите, что управляете гораздо более целеустремленной и мотивированной командой.
Повышение квалификации участников рабочей группы
Ваша рабочая группа всегда находит новые способы повысить качество и эффективность выполнения своих ежедневных задач. В то время как одни участники команды активно ищут новые возможности для взаимодействия, других необходимо поощрять расширять свой кругозор на рабочем месте. Привлечение вашей рабочей группы к процессу планирования проекта может помочь обеспечить ей новые возможности для экспериментирования и приобретения новых навыков. Таким образом, вы можете выполнять важные задачи по планированию, повышая профессиональный уровень своей рабочей группы и помогая сотрудникам стать ценными членами команды. Приобретя новые навыки, они не только станут важными участниками процесса планирования проекта, но и смогут вести и направлять других членов команды в планировании работы. И, конечно же, создание среды для обмена опытом и взаимной ответственности полезно для любой организационной культуры.
Эффективность посредством делегирования
После запуска проекта работа распределяется между участниками рабочей группы в зависимости от их навыков — так почему бы не делегировать задачи на этапе планирования? Как только ваша рабочая группа поймет, из каких стратегических этапов состоит проект, вы сможете разделить работу по планированию между ее участниками. Это не только освободит ваше время от выполнения сложных задач по планированию проекта, но и может существенно повысить эффективность процесса, когда работа начнет поступать быстрее. Если участники рабочей группы будут столь же искусны в процессах планирования проектов, как и в своих повседневных ролях, совместная разработка и определение объемов проектов станет намного быстрее. Просто убедитесь, что это не приведет к разобщенности в вашей рабочей группе, поскольку каждый ее участник просто выполняет свои индивидуальные задачи по планированию — это все равно должен быть совместный процесс.
Как построить процесс планирования проекта в команде
Конечно, формирование совместного подхода к планированию проекта с вашей командой требует правильных методов и стратегий. Вот некоторые важные идеи, которые понадобятся вашей команде, чтобы лучше планировать успешные проекты вместе:
Проводите мозговые штурмы в команде
Чаще всего первым шагом в стратегическом планировании является этап мозгового штурма и генерирования идей. Если вы менеджер проекта, вам нужно не только держать двери открытыми для участников вашей рабочей группы, но и приглашать их к этому процессу. После того как вы проинформировали их о предстоящем проекте, запланируйте встречу, чтобы обсудить с вашей командой первоначальные планы. Проведите анализ premortem, чтобы участники рабочей группы смогли визуализировать проект и ожидаемые результаты. Убедитесь, что вы отправили повестку дня, и заранее определите цель встречи, чтобы она была эффективной. Если такого рода встреча происходит впервые для вашей рабочей группы, попробуйте использовать протокол встречи или шаблон мозгового штурма: структурированный подход поможет добиться результативности.
Создайте общий документ плана проекта
После того как вы и ваша рабочая группа присоединитесь к процессу планирования проекта, создайте общий и централизованный план управления проектом и документ по планированию проекта. Это должно стать своего рода контрольным камнем для каждого участника вашей рабочей группы, позволяющим понять, на каком этапе процесса вы находитесь и какие решения были приняты. Это можно сделать на доске, но программное обеспечение для управления проектами и программы для совместной работы в команде, такие как Dropbox Paper, могут автоматизировать и упростить этот процесс. Вся ваша рабочая группа может совместно работать над одним и тем же документом Paper, используя встроенные функции восстановления файлов, истории версий и управления записями всех изменений. Отсюда вы можете при необходимости ссылаться на другие документы по планированию Paper или делиться ими с другими рабочими группами в вашей организации, которым нужна информация о вашем планировании.
Используйте специальный подход к планированию и управлению проектом
Если вы изо всех сил пытаетесь определить подход, который будет наиболее эффективен для вашей команды при планировании проекта, то существует множество специальных подходов к планированию и управлению проектами, которые вы можете попробовать. Так, при подходе под названием «гибкое планирование» создается расписание спринтов для вашей команды — планов в виде серии коротких рабочих циклов. Также подход предлагает возможности для обратной связи и повторения циклов. Для сравнения: PERT, или метод оценки и анализа программ, предлагает сложную систему определения требований проекта, этапы внутри проекта и принципы управления рисками. Кроме того, инструменты планирования проекта, такие как диаграммы Ганта или матрица Эйзенхауэра, могут помочь вам организовать задачи и процессы с помощью проверенных на практике методов.
Каждый подход имеет свои преимущества и уровень сложности. Хотя ваша рабочая группа может в конечном итоге изменить или перерасти эти подходы, использование определенной методологии может вовлечь всех в процесс планирования проекта.
Обеспечьте связь в любое время
Тесная коммуникация имеет первостепенное значение, когда рабочая группа плотно работает над проектом. Хотя обмен документами помогает быть на связи, вы также должны убедиться, что у вас есть подходящие каналы для общения со всей рабочей группой. Инструменты для коммуникации, такие как Slack, позволяют вам создавать выделенные серверы для вас и вашей команды, а в сочетании с Dropbox вы даже можете начать обсуждение непосредственно из документов Paper или других файлов. Конечно, вам также нужен способ проведения командных встреч. Использование Dropbox совместно с видеоконференцсвязью через Zoom может помочь вам и вашей рабочей группе сотрудничать и одновременно просматривать планы.
Планируйте всей командой
Планирование проекта не обязательно должно быть трудным первоначальным шагом, который руководители проектов выполняют в одиночку. Проводите ретроспективный анализ проекта вместе с рабочей группой и используйте обратную связь при совместном планировании. При поддержке всей команды в процессе и последующем проекте вы можете не только сделать процесс более эффективным, но и более полезным для вас и вашей команды. Распределяя ответственность и стимулируя инвестиции среди коллег в достижение целей проекта, вы можете улучшить работу своей команды и ее в целом. Какой бы метод вы и ваша команда ни выбрали для планирования проектов, совместная работа в этом процессе приведет к лучшим результатам как по отдельным проектам, так и для вашей команды, вашей организации и вас самих в долгосрочной перспективе.
В организации встречи могут принимать участие все
Существует устаревшее мнение, что планировать встречи могут только руководители, которые имеют полномочия вызывать сотрудников на эти встречи. Но коммуникация должна быть двусторонней. Если вы считаете, что встреча нужна, организуйте ее. Просто помните, что это должна быть эффективная встреча, а не пустая трата времени.
Встречи предназначены для того, чтобы все могли как обмениваться идеями, так и поднимать вопросы и добиваться их решения. Допустим, возникла проблема, с которой не может справиться даже самый лучший инструмент управления задачами. Это прекрасный момент, чтобы лично сообщить об этой проблеме своей команде. Цель собраний — дать возможность высказаться каждому, независимо от его роли или местонахождения. А благодаря эффективным цифровым инструментам каждая встреча может пройти более гладко.
Статьи на похожие темы
6 лучших приложений для повышения производительности и улучшения управления задачами и временем
Медленные рабочие дни начинают становиться вашей повседневной жизнью? Ознакомьтесь с нашим специально подобранным списком проверенных мобильных и настольных приложений для повышения эффективности и производительности.
