Что такое гибридное совещание и как сделать его более эффективным?

Нельзя отрицать: недавние события в мире навсегда изменили подход к работе и сотрудничеству. И особенно это касается традиционно офисных должностей.

Мы заменили кулеры с водой на веб-камеры, перешли на новые удаленные рабочие процессы и продолжали выполнять свои обязанности и общаться друг с другом, даже когда не могли делать это лично.

По мере отмены ограничений некоторые из нас продолжали работать удаленно, другие предпочли вернуться в офис на полный рабочий день, а многие решили, что им лучше всего подходит сочетание этих двух вариантов. Сегодня сотрудники могут присутствовать на совещаниях как лично, так и в удаленном режиме.

Проблема, как убедились многие, заключается в том, чтобы сделать эти так называемые «гибридные совещания» доступными и продуктивными для всех участников. Например, в кабинетах для очных совещаний необходимо установить аудио- и видеооборудование, чтобы фиксировать мнение всех присутствующих. Также нужно установить регламент, чтобы в обсуждении могли принимать участие сотрудники, подключившиеся по удаленной связи.

В этом исчерпывающем руководстве мы расскажем обо всех инструментах, технологиях и навыках, которые понадобятся вам для проведения эффективных гибридных совещаний и получения высоких результатов.

Звучит здорово? Отлично, давайте начнем с основ.

Что такое гибридное совещание?

Гибридная встреча представляет собой сочетание традиционной личной встречи и удаленной встречи, проводимой с помощью платформы конференц-связи.

Обычно такой формат выбирается, когда одни участники могут присутствовать на встрече лично, а другие — нет.

Вот несколько распространенных сценариев, когда может возникнуть необходимость в проведении гибридных совещаний:

• компании с гибкой политикой удаленной работы, при которой присутствие в офисе не является обязательным;

• многонациональные компании, сотрудники которых находятся в разных регионах и часовых поясах;

• совещания с внешними партнерами или клиентами, когда рабочие группы проводят деловую встречу, находясь в своих офисах.

Гибридные решения проблем — что их отличает?

Не секрет, что без надлежащего планирования или модерации гибридные совещания могут быстро превратиться в хаос. Спросите любого сотрудника, которому приходится регулярно посещать такие мероприятия, и он расскажет о плохой настройке звука, исчезающем изображении с веб-камер и бесчисленных случаях, когда участники нечаянно перебивали друг друга.

Между гибридными и традиционными совещаниями существует большое различие, что часто приводит к проблемам, таким как потеря вовлеченности, отсутствие контакта и невозможность эффективного общения.

Чтобы проиллюстрировать эти сложности, давайте поместим их в контекст. Допустим, мы проводим ежемесячное собрание рабочей группы, часть сотрудников которой находится в зале, а часть подключена по удаленной связи из дома. Совещание еще не началось, а уже возникли проблемы: удаленные сотрудники ничего не слышат, потому что микрофон в кабинете для совещаний не включен. 

Кроме того, в кабинете нет камеры, поэтому участники, присутствующие лично, используют для связи ноутбук, который снимает только небольшую часть комнаты. Между тем, на удаленной веб-камере видно, как один из младших сотрудников лихорадочно работает над срочным документом и полностью игнорирует совещание.

Посмотрим правде в глаза: гибридное совещание, как правило, — крайне хаотичное мероприятие. Но всех этих проблем можно избежать.

Преимущества гибридных совещаний

При эффективной организации гибридные совещания имеют ряд преимуществ. Например:

• те, кто не присутствуют на совещании лично, экономят время и деньги на дорогу, а также способствуют снижению углеродного следа;

• сотрудники-интроверты чувствуют себя более уверенно в собственном пространстве и таким образом могут сосредоточиться на обсуждении поставленных вопросов, а не на том, какое впечатление производят;

• людям с ограниченными возможностями, которым может быть сложно ездить в офис, не приходится этого делать;

• участники, использующие в работе специализированное оборудование, могут выступать более эффективно, если подключатся удаленно, поскольку будут иметь доступ к нему во время совещания;

• вы можете создать благоприятную среду для эффективной совместной работы.

Итак, гибридные совещания могут быть продуктивными и даже расширять традиционный формат проведения встречи. Но как этого добиться?

Прежде всего, давайте разберемся с техникой.

Какое оборудование необходимо для проведения гибридных совещаний?

Технологии играют важную роль при проведении удаленного совещания, поскольку от них напрямую зависит его эффективность.

Когда речь идет о технологиях для подобных ситуаций, необходимо учитывать две стороны: оборудование в помещении и оборудование дома.

Оборудование переговорной комнаты

Для проведения гибридных совещаний оборудование в переговорной комнате должно принимать входные данные из всех зон помещения и выводить их во все точки комнаты.

Иными словами, всех присутствующих должно быть видно и слышно, и все должны видеть и слышать других участников.

Исходя из этого, можно составить список оборудования, которое должно быть в переговорной комнате для гибридных совещаний:

• ПК, ноутбук или соединительный кабель. Вам обязательно понадобится оборудование, чтобы запускать программное обеспечение для видеоконференций, либо отдельное устройство, либо соединительный кабель, например HDMI, с помощью которого пользователи могут подключить собственное устройство;

• Камера. Угол обзора должен быть достаточно широким, чтобы в кадр попадали все присутствующие; желательно наличие функции приближения;

• Микрофон. обязательно приобретите микрофон с всенаправленной полярностью, если планируете поставить его в середине помещения, и достаточным диапазоном, чтобы уловить голоса всех присутствующих;

• Экран. Если вы хотите выводить изображения с камер удаленных участников, вам нужен достаточно большой экран, чтобы его было видно из задней части комнаты;

• Динамики. Могут быть встроены в экран или представлять собой отдельную акустическую систему; должны иметь достаточный диапазон, чтобы можно было услышать голос каждого участника;

• Альтернативное решение: комбинированная система для видеоконференций. Также можно приобрести систему, в которой камера, микрофон и динамики объединены в единое устройство для подключения к телевизору.

Оборудование для участников, подключающихся удаленно

В то время как для переговорной комнаты, в которой проводится гибридное совещание, требуется специальное оборудование для охвата всего пространства, дистанционным участникам достаточно, чтобы их оборудование фиксировало и передавало звук и изображение в обоих направлениях.

Вот краткий список оборудования, которое должны иметь сотрудники, работающие из дома:

• ПК или ноутбук, чтобы запускать программное обеспечение для видеоконференции и участвовать в совещаниях;

• камера: встроенная веб-камера на устройстве или веб-камера, подключенная к USB-разъему;

• микрофон: встроенный или отдельный, с подключением через USB-разъем.

Какое программное обеспечение необходимо для гибридных совещаний?

Итак, с оборудованием мы разобрались. Теперь давайте выясним, для чего его использовать. Прежде всего познакомимся с программным обеспечением для видеоконференций.

Программное обеспечение для видеоконференций

Программное обеспечение для видеоконференций — это платформа, которая обеспечивает проведение совещаний. Она позволяет принимать аудио- и видеосигнал от каждого участника и отправлять его остальным в режиме реального времени.

Это может быть онлайн-решение или настольное приложение. Большинство поставщиков предлагают как веб-версии, так и программы для ПК.

Попросите любого человека назвать приложение для видеозвонков или видеоконференций, и вам сразу ответят: Zoom. Для многих это слово стало синонимом видеосовещаний независимо от платформы.

Преимущества Zoom хорошо известны практически все: это лидер в области видеоконференций. Но знаете ли вы, что Zoom является стратегическим партнером Dropbox и поддерживает расширенные возможности интеграции со всей экосистемой Dropbox?

Вот некоторые встроенные функции, которыми вы сможете воспользоваться, подключив Zoom к своей учетной записи Dropbox:

• совместная работа в режиме реального времени: вы можете с легкостью создать или добавить конференцию Zoom прямо из файлов Dropbox или присоединиться к существующей;

• Оставайтесьв курсе событий — записи и стенограммы конференций Zoom автоматически копируются в ваше файловое хранилище Dropbox

• контроль файлов, переданных во время совещаний: вы можете посмотреть, какие файлы Dropbox были переданы в Zoom и какие действия с ними совершались, чтобы быть в курсе всего происходящего во время совместной работы;

• обмен рабочими материалами: загружайте документы, слайды и изображения из Dropbox в конференции Zoom, чтобы сотрудничать максимально эффективно.

Инструменты для совместной работы

Платформы для видеоконференций обеспечивают возможность для проведения гибридного совещания, а инструменты для совместной работы позволяют сделать это эффективно.

С помощью облачных инструментов для совместной работы, встроенных в Dropbox, из простого обсуждения совещание можно превратить в продуктивную встречу, даже если вы не находитесь в одном помещении.

Совместная работа с документами в режиме реального времени через облачное хранилище, использование Dropbox Paper для заметок, привязка календарной встречи к файлу Paper — возможности безграничны.

Этикет гибридных совещаний

Итак, вы приобрели всю необходимое оборудование, установили программное обеспечение и наладили совместную работу — уверены, что все готово?

Даже если у вас есть все необходимое с технической точки зрения, успех совещания все равно зависит от участников. Любой из них несет ответственность за создание благоприятной среды и каждый из них должен внести свой вклад в достижение целей.

С учетом этого можно составить общие правила этикета, с которыми следует ознакомить сотрудников до начала совещания, чтобы определить общие требования:

• включите камеру;
• выключайте микрофон, когда молчите;
• используйте функцию «поднятой руки» в программе для видеоконференций;
• старайтесь не перекрикивать и не перебивать других участников;
• обеспечьте надлежащее освещение;
• выберите подходящий фон;
• поддерживайте зрительный контакт;
• одевайтесь соответствующим образом;
• не опаздывайте и готовьтесь к совещанию заранее;
• заблаговременно проверяйте оборудование.

Многие из этих правил кажутся простыми, но благодаря им все участники будут четко понимать, что от них требуется.

Разумеется, дело не только в этикете. Чтобы вы могли полностью реализовать потенциал гибридных совещаний, мы подготовили для вас ряд рекомендаций, упражнений и процессов.

Лучшие практики проведения эффективных гибридных совещаний

Итак, вы подготовили оборудование и ознакомили участников с правилами поведения. Теперь нужно провести встречу с максимальной пользой.

Чтобы помочь вам в этом, предлагаем вам шесть революционных рекомендаций по проведению гибридных совещаний, которые вы можете включить в свою следующую сессию календаря.

1. Планируйте все заранее (и составляйте расписание с учетом местонахождения удаленных сотрудников)

Учтите все потребности: чего вы пытаетесь достичь, кто должен присутствовать и как сделать гибридное совещание эффективным?

Подумайте о участниках: в каких странах и часовых поясах они находятся? Стоит ли проводить гибридное совещание в 9 утра в нью-йоркском офисе, если один из ваших коллег находится в Калифорнии, где на 3 часа меньше?

2. Установите повестку дня, которая способствует сотрудничеству

Запланируйте время для общения со всеми сторонами, предложите удаленным сотрудникам возможность высказаться, а в идеале подготовьте их к выступлению или презентации во время встречи, если это принесет пользу.

Еще одна область, которую следует рассмотреть, — это то, могут ли инструменты совместной работы учитываться в повестке дня. Могут ли участники работать над общим документом во время совещания и будет ли это полезно для достижения цели совещания?

3. Убедитесь, что у всех участников есть необходимое оборудование и они его используют

Разумеется, перед совещанием вы должны убедиться, что у ваших коллег есть все необходимое. Обычно это одноразовая проверка, которую требуется повторить, только если у сотрудника возникли проблемы с настройкой.

Внешних участников следует заранее предупредить, что им потребуется веб-камера и микрофон. Обычно это подразумевается само собой, но в некоторых случаях (например, на собеседовании) лучше упомянуть об этом заранее.

4. Подготовьте помещение и настройте видеотехнику таким образом, чтобы создать ощущение присутствия.

Подумайте о том, как оборудована комната для совещаний: где будут располагаться камера и экран, где будут сидеть участники? Хорошо продуманная планировка может создать идеальные условия для участников, даже если некоторые из них не присутствуют лично.

Представьте, что на каждом предназначенном для него месте сидит участник и задайте себе следующие вопросы.

• Настроен ли микрофон так, чтобы участника было хорошо слышно?
• Настроена ли камера так, чтобы участника было хорошо видно?
• Сможет ли участник видеть коллег, подключенных по видеосвязи?
• Смогут ли все присутствующие взаимодействовать, не поворачиваясь постоянно друг к другу всем телом?

Если вы ответили «да» на все вышеперечисленные вопросы для каждого посадочного места, ваша комната для гибридных совещаний готова.

5. Назначьте модератора, чтобы обе стороны были одинаково вовлечены в процесс.

Модератор, то есть человек, руководящий обсуждением, — это ваше секретное оружие для успешного проведения гибридных совещаний.

Подобно дирижеру филармонического оркестра, хороший модератор управляет ходом процесса, обеспечивая максимальную отдачу от всех участников. Обычно в этой роли выступает организатор встречи, но это может быть и другой человек.

Модератор должен анализировать уровень активности и привлекать удаленных участников к обсуждению, когда он понимает, что присутствующие очно начинают доминировать. Он также должен помогать группе сохранять фокус внимания на желаемом результате и повестке совещания.

Вклад умелого, хорошо информированного модератора в общий успех совещания неоценим.

6. Спросите себя: нужно ли это совещание?

Давайте скажем честно: все мы принимали участие в совещаниях, которые были пустой тратой времени.

Базовым принципом данного руководства является тщательное планирование.

Всестороння подготовка — дело нелегкое, поэтому прежде всего необходимо убедиться, что совещание действительно следует проводить.

В некоторых случаях может оказаться более продуктивным использовать системы обратной связи, чата и комментирования в документах, позволяя людям обсуждать вопросы в удобном для них темпе.

Это освобождает время каждого,позволяя сосредоточиться на продуктивной работе, и помогает вам максимально эффективно использовать время, проведенное вместе.

Контрольный список для гибридных совещаний

В этом руководстве мы рассказали о многих важных аспектах гибридных совещаний. Чтобы вы не забыли ни об одном из них, ниже приведен список основных вопросов, которые необходимо задать себе перед проведением такого совещания.

• Есть ли у совещания четкая цель с измеримым и однозначным результатом?
• Обязательно ли проводить это совещание? Возможно, достаточно отправить сообщение по электронной почте/в чате или добавить комментарий/ примечание к документу?
• Назначено ли совещание на время, удобное для всех участников?
• Подходит ли повестка для гибридного совещания, включая использование систем или средств совместной работы?
• Имеются ли у всех участников необходимое оборудование и программное обеспечение?
• Оборудована ли ваша комната для совещаний таким образом, чтобы сделать удобным удаленное и очное участие?
• Есть ли у вас модератор, сможет ли он эффективно провести совещание и привлечь к обсуждению всех участников?

Если вы ответили «да» на все вышеперечисленные вопросы, вы готовы к проведению совещания. Теперь эти приемы должны стать вашей второй натурой при планировании любых гибридных, удаленных или личных совещаний.

Проводите гибридные совещания правильно с помощью Dropbox

Вы посетили достаточно неэффективных совещаний, чтобы понять, что вы и ваша команда достойны лучшего.

Пришло время для гибридных офисов, совещаний и коллабораций.

Вы хотите запускать конференции прямо из файлов, с легкостью получать доступ к записям и стенограммам в облачном хранилище или вести совместную работу над документами в режиме реального времени? Благодаря Dropbox и Zoom вы сможете делать все это.