Что такое совместная работа? Практическое руководство для рабочих групп

Совместная работа — это когда люди трудятся вместе ради общей цели, координируют свои усилия и разделяют ответственность за результат.

В современных рабочих условиях совместная работа часто нарушается по простой причине — рабочие материалы разрознены. Для большинства рабочих групп это означает, что черновики хранятся в разных местах, отзывы появляются в разных ветках, и никто до конца не уверен, какая версия является правильной.

В этом руководстве разбирается, что означает совместная работа, чем она отличается от предоставления доступа и что рабочие группы могут делать для более эффективного взаимодействия каждый день. Если вы готовы воплотить эти идеи на практике с Dropbox, вы можете выбрать тарифный план и уже сегодня изменить то, как ваша рабочая группа сотрудничает.

Что означает совместная работа в современной компании?

С точки зрения рабочей среды и организационного поведения совместная работа — это взаимозависимый способ работы, при котором люди: 

• Координирование заданий
• Обмен информацией
• Принимайте решения вместе 

Это необходимо, потому что качественную работу невозможно выполнить в изоляции. Проще говоря, совместная работа — это общая цель с совместным владением и скоординированной вспомогательной работой.

Это определение важно, потому что оно проводит границу между совместной работой и группой людей, которые просто работают рядом друг с другом. 

Если цель общая, но владение неясно, вы получите медленные решения, дублирование усилий или необходимость переделывать работу.

В чем разница между предоставлением доступа и совместной работой?

Предоставление доступа — это предоставление кому-либо доступа к файлу, папке или ссылке. Совместная работа — это процесс совместного создания чего-либо с общей ответственностью за результат. В чем разница:

Если вы отправляете файл, чтобы кто-то мог на него сослаться:

• В основном это — предоставление доступа
• Пример: «Вот последняя презентация».

Если вы собираете предложения, вносите изменения и согласовываете окончательную версию:

• Это в основном — совместная работа
• Например: «Давайте проверим комментарии и завершим презентацию к пятнице».

На практике совместная работа обычно включает:

• Управление доступом— кто может просматривать или редактировать
• Отзывы в контексте— комментарии, связанные с работой
• Управление версиями— чтобы все работали с нужным файлом
• Четкие дальнейшие шаги— кто, что и к какому сроку обновляет

Полезное правило: если успех зависит от отзывов, решений и доработки, вы сотрудничаете, а не просто делитесь.

Основанные на фактах рекомендации по улучшению совместной работы в рабочей группе

Чтобы улучшить совместную работу, не нужно полностью перестраивать процессы. 

Как правило, все сводится к тому, что руководители развивают несколько базовых навыков: общение, ясность, доверие и доведение дел до конца. Вот практики, которые чаще всего дают результат:

Создайте атмосферу психологической безопасности, чтобы люди могли высказываться

Психологическая безопасность — это ощущение, что можно задавать вопросы, высказывать опасения и делиться идеями, не опасаясь наказания или неловкости. Это ключ к созданию среды, в которой процветает совместная работа.

Исследование проекта «Аристотель» от Google подчеркивает психологическую безопасность как одну из важнейших составляющих рабочих групп. Работая в Гарвардской школе бизнеса, Эми Эдмондсон в своей работе также уделяет внимание тому, как лидеры создают место, чтобы люди могли высказываться и учились на ошибках.

Очевидно, что рабочие группы многое перенимают из того, как организована их рабочая группа. Вот несколько практических способов, которыми руководители могут развивать этот дух сотрудничества и помогать участникам рабочей группы чувствовать себя вовлеченными:

• Спросите мнение, прежде чем делиться своим ответом— вы можете обнаружить мысли или опасения, которых не предвидели
• Относитесь к неопределенности как к нормальному чувству на собраниях— так вы услышите более разумные вопросы раньше, вместо скрытых сомнений позже
• Когда что-то идет не так, сосредоточьтесь на том, что было усвоено и что нужно изменить— это необходимо, чтобы построить рабочую группу, которая совершенствуется, а не тихо ищет виноватых

Когда людям достаточно комфортно, чтобы сказать «Я не понимаю» или «Я ошибся», начинается настоящая командная работа, ведь через это проходил каждый.

Четко формулируйте ожидания

Лучшие музыканты не просто импровизируют — они согласовывают ключ, темп и того, кто исполняет соло. Хорошее взаимодействие предельно понятно и позволяет отвечать на вопросы вроде:

• Чего мы пытаемся достичь?
• Как выглядит «готово»?
• Кто принимает решение?
• Где хранится работа?
• Как будут предоставляться и обрабатываться отзывы?

Когда эти моменты неясны, вы каждый раз будете наблюдать одни и те же симптомы: длинные ветки обсуждений, медленные согласования и постоянные сообщения с проверкой статуса. Давайте разберемся, как реализовать это в рабочей группе.

Как организовать совместную работу между рабочими группами

Работа между отделами — это то, что по-настоящему проверяет на прочность привычки к совместной работе. Больше заинтересованных сторон означает больше мнений, больше передач задач и больше способов размыть зону ответственности. С учетом этого приведем два простых подхода, которые помогают рабочим группам сохранять темп:

1. Используйте матрицу RACI, чтобы четко распределить Роль — простым языком

Матрица RACI поясняет, кто:

• Ответственный— кто выполняет работу
• Ответственный— кто владеет результатом и утверждает его
• Консультирующий— кто дает рекомендации
• Информируемый— кого нужно держать в курсе

Матрица RACI часто используется для упрощения принятия решений и поддержания их движения. См. разбивку ниже для быстрого примера на основе результатов, необходимых для запуска целевой страницы кампании.

Черновик текста:

• Ответственный— руководитель по содержимому
• Ответственный— руководитель отдела маркетинга
• Консультирование— юридический отдел
• Информируется— отдел продаж

Макеты дизайна:

• Ответственный— дизайнер
• Ответственный— креативный директор
• Консультирующий— бренд
• Информирование— маркетинговые операции

Окончательная публикация:

• Исполнитель— веб-продюсер
• Ответственный— руководитель отдела маркетинга
• Консультирование— аналитика
• Информируемые— заинтересованные стороны

По возможности назначайте «Ответственного» на каждый результат только одного человека — это предотвращает согласование по принципу комитета. Вы можете создать собственный шаблон матрицы RACI в Dropbox Paper, чтобы сделать этот процесс повторяемым.

2. Составьте простое рабочее соглашение

Рабочее соглашение — это короткий общий набор правил, определяющих, как сотрудничает рабочая группа. Лучшие из них умещаются на одной странице. Рассмотрите возможность включения таких пунктов, как:

• Каналы— что размещается в чате, электронной почте или документах, а что в другом месте?
• Время ответа— что считается срочным, а что имеет обычный приоритет?
• Отзывы— как мы их оставляем (например, с помощью примечаний) и как их обрабатываем?
• Решения— где записываются решения, чтобы их можно было найти позже?
• Файлы— какие используются правила именования и где хранятся финальные версии?

Ничто не останавливает динамику быстрее, чем когда все усердно работают, но по-разному. Несколько базовых правил помогают сохранять простой, что особенно важно при совместной работе разных рабочая группа.

Как организовать совместную работу в удаленных и гибридных рабочих группах

Удаленная и гибридная совместная работа часто дает сбой в двух местах — в согласованности по времени (люди не находятся онлайн одновременно) и в контексте (информация разрознена). Вот несколько рекомендаций, которые помогут сделать асинхронную работу более гладкой:

• По умолчанию используйте письменные обновления статуса: если встреча нужна только для того, чтобы поделиться последней информацией, оформите ее как письменное обновление. Прерывать работу рабочей группы ради быстрого обновления статуса зачастую нет необходимости.
• Формулируйте запросы конкретно: вместо «Какие мысли?» попробуйте «Пожалуйста, проверьте слайды 4–6 и оставьте комментарии до четверга, 14:00». Более конкретные запросы приводят к более конкретным результатам.
• Отделяйте мозговой штурм от решений: мозговой штурм может быть хаотичным. Решения следует фиксировать аккуратно и в одном месте.
• Держите отзывы привязанными к работе. Если комментарии находятся в ветке, которую потом никто не может найти, вы будете повторять одни и те же споры на следующей неделе.

Такая эффективность накапливается. Запишите их в краткое соглашение и выберите одно место для хранения информации и решений. Когда все знают, где искать нужное, удаленная работа проходит без сбоев.

Использование облачного хранилища для совместной работы в рабочей группе

Облачное хранилище может поддерживать совместную работу в рабочей группе, когда оно становится местом, где живет работа, а не местом, куда файлы исчезают. При правильной настройке все работают с одной и той же версией, отзывы остаются прикрепленными к файлу, а коллеги могут продолжать работать, даже когда их графики не совпадают.

Выбирая платформу для совместной работы с файлами, обратите внимание на следующее:

• Общие пространства рабочих групп или папки, которые легко найти
• Комментарии, предпросмотры и журнал версий, чтобы изменения не терялись
• Сторонний доступ и управление для клиентов Dropbox и партнеров
• Средства управления и видимость событий, масштабируемые вместе с вашей рабочей группой

Функции совместной работы безопасны при использовании Dropbox, но будьте осторожны с мерами защиты других поставщиков и используемыми вами настройками. Отдавайте приоритет таким вещам, как многофакторная аутентификация, доступ с минимальными привилегиями и регулярный пересмотр разрешений — особенно при привлечении подрядчиков.

Вот краткий список дел, чтобы сразу начать сотрудничество:

• Создайте одну общую папку для каждого проекта и переместите туда последние файлы
• Согласуйте простое правило именования и место записи решений
• Настройте параметры доступа по умолчанию для внутренних и сторонних участников
• Включите многофакторную аутентификацию для всех
• Проведите очистку разрешений, которую можно повторять через регулярные промежутки времени

Такие инструменты, как Dropbox, объединяют объем места и совместную работу с файлами с помощью общих папок, управления ссылками, комментариев и журнала версий — чтобы рабочие группы могли сотрудничать, не теряя контекста.

Объедините рабочие группы с помощью Dropbox

Сотрудничество становится проще, когда люди знают три вещи: что мы создаем, кто за что отвечает и где хранится работа. 

Затем подходящие инструменты помогут вам упорядочить отзывы, файлы и разрешения, чтобы работа продвигалась без постоянной необходимости наводить порядок. Выберите тарифный план и начните совместную работу в Dropbox уже сегодня.