Могли бы вы работать эффективнее, сохраняя баланс?

Что мы имеем в виду, когда говорим об умной работе?

Умная работа связана с технологиями, которые помогают командам изменить подход к работе. Это могут быть комплексные изменения, такие как трансформация вашего офиса в единое рабочее онлайн-пространство. Изменения могут быть и более опосредованными, например через освоение командами нового подхода — гибкой методологии работы, благодаря полученным с помощью технологий навыкам.

Умная работа направлена на устранение всех негативных факторов, которые были бичом офисной работы: негибкости, разобщенности в коллективе и шаблонного мышления. Вместо этого ценными становятся факторы, которые действительно важны для любой компании: люди и их идеи. Компании, которые не стремятся работать эффективнее, рискуют потерять конкурентоспособность, особенно в условиях, когда поиск новых способов работы стал необходимостью. Сейчас многие работодатели и их сотрудники пытаются определить новые пути развития своих организаций: например, в Dropbox уже принято решение о переходе на режим работы Virtual First.

В этой среде многие аспекты разумной работы считаются настолько важными, что работодатели и сотрудники могут воспринимать их как должное. Это значит, что если вы до сих пор не предлагаете современные инициативы, такие как удаленная работа или гибкий график работы, вам может быть сложнее привлекать лучших специалистов.

Как умная работа повышает эффективность рабочего места?

Нужно лишь взглянуть на свой смартфон, чтобы увидеть, как технологии могут повысить эффективность работы в разы. Задачи, выполнение которых несколько десятилетий назад могло потребовать полдюжины устройств, теперь решаемы с помощью одного телефона. Точно так же для рабочих процессов, которые еще десять лет назад требовали многочисленных дорогих компьютерных программ, теперь достаточно одного онлайн-решения. Ниже приведены примеры того, как технологии могут влиять на работу ваших команд. Ознакомившись с ними, вы увидите, какие перспективы несут технологии для вашего бизнеса в целом.

Свобода от офиса

Умное рабочее пространство не ограничивается четырьмя стенами или одним почтовым индексом — оно может существовать везде, где есть подключение к Интернету (и даже при его отсутствии). Умная работа означает, что ее можно выполнять откуда угодно. Это делает неактуальными давно привычные проблемы, понижающие мотивацию и моральный дух, например: «Я оставил “x”» в офисе», «Я забыл “x” дома» или «Я не могу получить доступ к “x” из дома — придется зайти на выходных». Кроме прочего, такой подход к работе дает возможность привлекать талантливых специалистов со всего мира, а не только тех, кто находится поблизости. Сеть удаленных сотрудников — это целая команда, которая может выполнять задачи, не ограничиваясь стандартным рабочим графиком или даже часовым поясом.

Сотрудничество и командная работа

Думаю, всем нам знакома ситуация, когда над одним документом, кроме вас, работает еще пять других сотрудников. Вам нужно скачать вложение, отредактировать и переименовать его, затем загрузить вложение и отправить его, а после повторить все действия снова. Будет обидно, если в итоге вы отправите неправильную версию файла. Умная работа устраняет необходимость использования исключительно настольных компьютеров для выполнения поставленных задач. Совместная работа в режиме онлайн позволяет сразу нескольким пользователям работать над одним документом, который затем обновляется в реальном времени. Таким образом, вы можете достичь новых уровней продуктивности, поскольку все излишние действия после внесения каждой правки становятся больше не нужны.

Отлаженные рабочие процессы

Документ с описанием проекта находится в отделе продаж, объем работ — в финансовом отделе, а первоначальное задание — где-то на столе у команды дизайнеров. Время для встреч, идущих одна за другой, в ходе которых каждый пытается согласовать свои знания, чтобы найти контекст. Умное рабочее место позволяет хранить все необходимое в одном месте, а не разбрасывать по всему офису. Теперь вы не только можете использовать таланты своей собственной команды, но и можете воспользоваться поддержкой машинного интеллекта. Dropbox использует OCR, чтобы вывести нужные вам файлы на передний план. Он даже может распознавать изображения, поэтому вам не нужно помнить имя файла или папку, в которой вы его оставили. Вы можете просто искать то, что запечатлено на изображении, от макета вашего последнего продукта до того, что вы заказали на последнем командном обеде.

Полное погружение в работу

Необходимость переключаться между несколькими программами или раз за разом подходить к рабочему столу коллеги способствует прокрастинации. Вы можете поддаться соблазну зайти в социальную сеть, запустить постороннее приложение либо просто поболтать с любым человеком, с которым пересекаетесь при перемещении по офису. Эффективная работа предполагает такие каналы связи, которые не позволяют полностью отвлекаться от рабочего процесса. Вам нужно поговорить с участником рабочей группы, который находится в 10 минутах от вас на другом этаже? Оставьте сообщение, чтобы не поддаться прокрастинации из-за нежелания идти через весь офис, и продолжите заниматься более важными делами. Благодаря умной работе выполнять несколько задач одновременно становится проще, чем когда бы то ни было.

Благополучие

Представьте, что начальник просит вас и вашу команду срочно выполнить работу, но необходимые вам файлы находятся в почтовом ящике отдела продаж. А отдел продаж расположен за пределами вашего предприятия. Приготовьтесь ко дню, который будет наполнен паническими телефонными звонками и пройдет в напряжении, что почти наверняка отразится на командном духе и психическом состоянии участников процесса. Общие папки мгновенно решают эту проблему, гарантируя участникам команды душевное спокойствие и предоставляя им все необходимые инструменты. В долгосрочной перспективе это может означать меньше потраченного впустую времени или утомительной сверхурочной работы по ночам. Лучший баланс между работой и личной жизнью позволит вашей команде получать больше удовольствия от работы и высыпаться.

Выбор в пользу эффективной, а не изнурительной работы

Технологии могут улучшить ваше рабочее пространство самыми различными способами. Dropbox повысит эффективность вашей команды во всех аспектах, от коммуникации до управления временем, поэтому ваш упорный труд всегда будет на самом высоком уровне.