Стратегии эффективной коммуникации на рабочем месте
Эффективная коммуникация на рабочем месте — это не просто искренность и честность со своими сотрудниками и коллегами, хотя это тоже не будет лишним. Суть профессиональной коммуникации кроется в основе внутренних бизнес-процессов и корпоративной культуры, а также определяет то, как вы работаете и ориентируетесь в межличностных отношениях. Узнайте о важности коммуникации на рабочем месте и ознакомьтесь с лучшими стратегиями коммуникации на работе.
В чем важность эффективной коммуникации на рабочем месте?
Продуманная и гибкая система коммуникации на рабочем месте — одна из ключевых составляющих долгосрочного успеха вашего бизнеса, которая способствует повышению производительности и поддержанию прочных рабочих отношений во всей организации. Просто задумайтесь о признаках плохой коммуникации на работе: неопределенные цели компании, ограниченные модели оценки или их отсутствие, слабое управление конфликтами, непонятные инструкции руководителей. Все это сводится к одному — пустым тратам. Тратам времени, усилий и средств. Другими словами, стандарты профессиональной коммуникации вашей компании непосредственно влияют на результаты вашей коммерческой деятельности. Исследование показало, что компании с эффективной коммуникацией за пятилетний период приносят акционерам на 47 % больше прибыли, чем те, которые не практикуют такую коммуникацию.
5 стратегий профессиональной коммуникации
Обеспечение эффективной коммуникации на рабочем месте должно быть приоритетом для руководства вашей компании. Ниже мы перечислили некоторые из лучших способов улучшения коммуникации на работе:
1. Инвестируйте в умное рабочее пространство
Жизненно важно обеспечить централизованное использование применяемых в компании профессиональных средств коммуникации. Примерно 50 % сотрудников используют несанкционированные приложения и программное обеспечение, которые не только представляют угрозу безопасности, но и могут нарушать синхронизацию рабочих групп и проектов. Децентрализованные, разрозненные каналы коммуникации вызывают проблемы с доступом к документам или файлам и способствуют возникновению ситуаций, когда у сотрудников отсутствует полная информация, необходимая для работы, что приводит к задержкам и потере доходов.
Каково же решение? Умное рабочее пространство, такое как Dropbox, где объединяются все платформы, приложения и типы содержимого вашего бизнеса. А значит, участникам рабочей группы не нужно переключаться между инструментами, когда они работают над разными заданиями. Например, функция управления заданиями Dropbox Paper помогает всем двигаться в правильном направлении и знать, чего от них ждут, что в свою очередь улучшает подотчетность и обеспечивает четкость коммуникации.
Планирование проектов также требует отличной коммуникации на рабочем месте. Шаблон Dropbox Paper для планирования проектов дает вам инструменты, необходимые для совместной работы команды на одной странице. Ставьте задачи и получайте все отзывы в одном интерфейсе, чтобы не возникало путаницы при пересылке по электронной почте. Что касается управления отзывами в реальном времени, то примечания в Dropbox намного эффективнее длинной, беспорядочной переписки по электронной почте с огромным списком адресатов.
2. По возможности общайтесь лицом к лицу.
В современном рабочем пространстве личные встречи иногда могут отойти на второй план, поскольку такие инструменты общения на рабочем месте, как Slack и электронная почта, стали общепринятым стандартом. Однако не стоит допускать, чтобы личное общение полностью вышло из моды. Если вам необходимо передать конфиденциальную информацию, личные встречи просто необходимы, а личная встреча с вашей командой (или хотя бы через Zoom) позволяет вам увидеть язык тела и выражение лица, что позволяет вам в полной мере понять, насколько хорошо вы передаете определенную информацию. Представьте себе каналы связи в виде иерархии: видеозвонки более личные, чем телефонные звонки (зрительный контакт обязателен), а телефонные звонки более личные, чем электронные письма или мгновенные сообщения.
3. Сосредоточьтесь на ясности своих сообщений
Когда речь идет об эффективной коммуникации на рабочем месте, вам необходимо привнести ясность и краткость в свои сообщения. Нечеткая коммуникация между руководителями может задержать или даже сорвать проект еще до его начала (например, дублирование работы, запутанные временные рамки, неправильные результаты и т. д.), поэтому важно правильно донести сообщение с первого раза. Включите подробные инструкции для каждой задачи и убедитесь, что вы отвечаете на основные вопросы вашей команды — что, как и почему. Если вы этого не сделаете, вы только запутаете коллег и отвлечете их от выполнения поставленной задачи. Конечно, плохая профессиональная коммуникация может также нанести удар по поставщикам и клиентам, из-за чего они потеряют интерес к вашему бизнесу и уйдут в другое место. Избегайте этого, поддерживая быструю и четкую коммуникацию с самого начала.
4. Практикуйте «радикальную откровенность»
Радикальная откровенность — это основа профессиональной коммуникации, которая требует, чтобы вы заботились о своих коллегах, а также прямо указывали на недостатки в их поведении, обеспечивая правильный баланс агрессии и сопереживания в рабочем пространстве. Многим руководителям хорошие коммуникативные навыки даются непросто. Действительно, проведенный компанией Interact опрос показал, что 69 % руководителей неловко себя чувствуют при непосредственном общении с сотрудниками, а 37 % заявили, что им неудобно прямо делать замечание сотруднику, зная, что тот может отреагировать негативно. Если вы считаете так же, то радикальная откровенность может оказаться той стратегией офисной коммуникации, которую вы ищете и которая поможет вам создать сплоченную команду и добиться лучших результатов.
5. Поддерживайте горизонтальную структуру коммуникации
Открытие потока офисной коммуникации — отличный способ дать вашим сотрудникам возможность высказаться. В исследовании «Состояние деловой коммуникации в 2024 году»,проведенном Harris Poll по заказу Grammarly, 55% опрошенных заявили, что эффективная коммуникация повысила их уверенность на работе.
Тогда становится совершенно ясно, что четкая коммуникация является неотъемлемым фактором вовлеченности сотрудников. Фактически, 58% работников, участвовавших в том же исследовании, также отметили, что эффективная коммуникация повысила их удовлетворенность работой.
Чтобы улучшить коммуникабельность на рабочем месте, необходимо создать горизонтальную структуру коммуникации, в которой высшее руководство и руководители разных уровней могут напрямую общаться с сотрудниками, поощряя открытую критику с их стороны.
Другими словами, персонал низшего звена должен иметь возможность общаться с сотрудниками высшего звена — не должно возникать ощущения, что коммуникация с руководством организации блокируется или не одобряется. Для этого могут потребоваться изменения на уровне организации, но есть и другие стратегии коммуникации на рабочем месте, которые вы можете реализовать, чтобы преодолеть разрыв между руководством и сотрудниками, например виртуальные общие собрания с вопросами и ответами.
Заключительные соображения
Профессиональная коммуникация может играть важную роль фактически в каждом аспекте вашего бизнеса. Действенная коммуникация на рабочем месте может способствовать повышению эффективности, производительности труда и инновационности, поддерживая мотивацию сотрудников и создавая условия для успеха вашего бизнеса.
