I takt med att fler yrkesverksamma övergår till distribuerat arbete, distansarbete eller hybridarbete, börjar ett ökande antal arbetsgivare anamma dessa flexibla arrangemang.
För att attrahera och behålla både talanger på plats och utanför arbetsplatsen måste företag främja en känsla av inkludering, sammanhang och tillhörighet bland sina distansanställda. Detta bör börja i rekryteringsfasen och förstärkas under introduktionsfasen av medarbetare.
Digital onboarding är numera helt avgörande för att välkomna nyanställda till distansbaserade team. Den kommer att spela en viktig roll för att dina senaste teammedlemmar ska hamna på rätt spår med snabb och smidig tillgång till resurserna de behöver, för en flygande start redan första dagen.
I den här vägledningen kommer vi att förklara varför digital onboarding är ett måste för företag i dag, och lyfta fram några viktiga lösningar du bör ha i din ”verktygssats” för digital onboarding.
Vad är digital onboarding?
Digital onboarding innebär att du använder onlineverktyg och programvara för att introducera nya medarbetare eller kunder till ett företags databas eller CRM-system. I den här artikeln kommer vi enbart att fokusera på onboarding av medarbetare.
Digital onboarding replikerar den traditionella, manuella onboardingprocessen för anställda på många sätt – under förboardingfasen måste nyanställda fortfarande fylla i formulär, skriva under kontrakt och lämna viss grundläggande personlig information. Den största skillnaden är att den digitala onboarding-upplevelsen använder onlinekanaler och automatiseringsverktyg för att effektivisera processen.
Genom att digitalisera processen kan dina nya anställda dra nytta av flexibiliteten med distansintroduktion – de kan lära känna ditt företag var som helst (och i sin egen takt) istället för att vara på plats på kontoret.
Den digitala onboardingprocessen
In- och utformningen av den digitala onboardingprocessen för anställda kommer att variera från företag till företag.
Det börjar dock vanligtvis med någon form av identitetsverifiering, validering eller autentisering så att den nyanställda kan bevisa att de är de de utger sig för att vara. Detta kan vara den anställdes födelsedatum, e-postadress eller personnummer (eller liknande beroende på plats, till exempel ett pass i Storbritannien).
Det kommer också att finnas flera dokument att utbyta och fylla i, såsom ett erbjudandebrev och ett anställningsavtal som kräver underskrifter. Jämfört med fysiska formulär sparar digitaliseringen av dessa dokument och elektroniska signaturer mycket tid och energi.
När dessa förberedande uppgifter har avmarkerats kan ni hålla virtuella möten och videohandledningar (antingen i realtid om flera nya medarbetare börjar samtidigt, eller asynkront för en ny teammedlem) för att göra processen mer personlig, interaktiv och engagerande.
Vilka är fördelarna med digital onboarding?
Inte nog med att digitala introduktionsverktyg effektiviserar arbetsflöden – de gör det även möjligt för företag att utöka sin pool av potentiella medarbetare och attrahera talanger bortom geografiska gränser.
Ett traditionellt onboardingprogram skulle kräva att nyanställda kommer in på kontoret den första dagen för att gå igenom adminuppgifter som att konfigurera jobbmejlen. Med digitala onboardinglösningar slipper ni detta – nyanställda kommer att vara redo att köra igång och ha viss kännedom om er företagskultur.
Digitala verktyg kan ha positiv inverkan på era medarbetares onboardingprocess på olika sätt, till exempel:
Ett mer flexibelt och tillmötesgående arrangemang för hybridarbaserad eller helt distansbaserad personal
Bättre organisering och hantering av material och resurser
Bättre efterlevnad datasäkerhets- och identitetshanteringsregler
Mallar och automatisering minskar tiden, energin och kostnaderna för manuell onboarding, vilket gör processen mer hanterbar för HR-avdelningar.
Asynkrona introduktioner och handledningar som kan nås och användas när och var som helst skapar en mer enhetlig upplevelse för nya medarbetare
Lättare att ta emot feedback från nyanställda för att ständigt kunna förbättra processen
Men inget av detta skulle vara möjligt utan rätt verktyg och programvara. Så låt oss därför ta en titt på några viktiga lösningar du bör inkludera i din verktygssats digital onboarding.
Bygg den ultimata verktygssatsen för digital onboarding
En verktygssats med resurser och material är viktigt för en enhetlig och effektiv onboardingupplevelse. Med rätt verktyg behöver du bara skapa utbildningsmaterial och mallar en gång – och sedan kan vem som helst komma åt dem vid behov.
Före onboardingen
Skicka relevanta offertbrev, blanketter och kontrakt med hjälp av DocSend och Dropbox Sign för att begära e-signaturer.
Har du bara papperskopior av ditt introduktionsmaterial? Använd Dropbox för att förvandla din mobila enhet till en dokumentskanner. På några ögonblick kan du omvandla fysiska dokument till högkvalitativa PDF-filer och lagra dem säkert i Dropbox.
Välkomna nyanställda
Organisera virtuella välkomstmöten och dela ett introduktionsdokument för nyanställda för att hjälpa dem att snabbt komma igång. Inkludera länkar till viktiga resurser, vanliga frågor och svar och en checklista med att-göra-uppgifter under deras första dagar på företaget. Fråga dig själv: Vad önskar du att du hade haft på din första dag?
Inledande utbildning
Se till att nyanställda har tillgång till de relevanta verktyg, plattformar och utbildningsmaterial de behöver för sin roll – det kan vara tillgång till ett Dropbox-teamkonto, samarbetsverktyg som Dropbox Paper eller appintegrationer för att förbättra sitt arbetsflöde.
Är utbildningsmaterialet för stort för att skickas via e-post? Dela stora filer med nyanställda med Dropbox Transfer, även om de inte använder Dropbox för närvarande. Med avancerade filinsikter kan du se om de har granskat nödvändigt material, eller om de fortfarande har saker att slutföra.
Övergång
Håll kontakten med din nya teammedlem via Slack, regelbundna möten eller månatliga möten, och skapa agendor i Dropbox Paper för att hålla koll på hur de anpassar sig till sin nya roll.
Få nyanställda på rätt spår snabbare
Introduktionen av bara en enda ny person i ditt distansteam kan störa allas scheman. Med asynkrona möten, videohandledningar, vanliga frågor och material lättillgängligt i molnlagring kan du säkerställa att dina nya personal har resurserna de behöver, medan dina befintliga teammedlemmar kan fokusera på att välkomna de nya kollegorna på andra sätt.
På Dropbox har vi gått över till en helt onlinebaserad arbetsplats. Längs vägen har vi utvecklat några insikter för digital introduktion och distansrekrytering. Utforska vår verktygslåda Virtual First för att hitta råd om effektivitet, teamwork, kommunikation och välbefinnande vid distansarbete.
