Om du ansvarar för att ge nyanställda möjlighet att lyckas redan dag ett finns ett stort behov av att bibehålla organisationen. Medarbetarna räknar med att du ska hjälpa dem få en flygande start.
”Folk kan inte göra sitt bästa jobb och ta oss till nästa nivå om de är stressade över hur de ska ta sig till ett mötesrum, registrera sig för förmåner eller när de först ska få betalt”, säger Joe Topasna, HR-analytiker på Dropbox.
Vissa HR-experter hittar nya sätt att minska repetitiva uppgifter och fokusera på att göra upplevelsen mer personlig. På Dropbox använder vårt personalteam Dropbox Paper för att göra onboarding enklare. Papper är en samarbetsyta som kan effektivisera nästan alla delar av onboarding-processen. För att visa dig hur har vi pratat med några personer på Dropbox som ansvarar för att förvandla våra nyanställda till duktiga medarbetare.
1. Skapa dokumentmallar
W-4. I-9. Landsspecifika efterlevnadsformulär. Inte det mest inspirerande sättet att säga ”Välkommen till ditt nya jobb”, eller hur? Lyckligtvis finns det sätt att eliminera en del av pappret (och arbetet) ur allt pappersarbete.
Alla HR-proffs vet är onboardingprocessen förändras. Det som fungerade för några år sedan kanske inte fungerar i dag. Till exempel kan förmånsinformation ändras från en månad till nästa. Så att hålla alla relaterade dokument uppdaterade kan vara en utmaning.
Men när Dropbox People-teamet delar ett Paper-dokument med en onboardinggrupp kan teamet se till att den nya personalen har tillgång till de senaste detaljerna genom att uppdatera text eller lägga till länkar till relaterade Paper-dokument.
”Med Paper kan vi göra en ändring i ett dokument och då ser mottagarna detta i realtid, så vi behöver inte skicka ut några revisioner”, säger Dorena Sanchez, Benefits Employee Experience Analyst på Dropbox. ”Vi kan också kommentera och få människor att granska olika saker direkt i dokumentet, vilket verkligen är till hjälp för vårt team. Vi kan när som helst uppdatera våra instruktioner. Nyanställda behöver inte ens klicka på uppdatera för att se ändringarna.”
De sparar också tid genom att använda mallar, vilket gör att de slipper besväret med att skapa en helt ny omgång dokument för varje inkommande kurs. När Dorenas team återanvänder dokument regelbundet använder de Papers funktion för att "skapa mallar".
Mallfunktionen i Dropbox Paper
Det är enkelt att skapa egna mallar från Paper-dokument. Du kan också använda våra färdiga mallar för att hjälpa teamet att starta projekt med mötesanteckningar, projektplaner, kreativa underlag och mycket annat.
I veckan lanserade vi en ny onboardingmall för nyanställning (visas nedan) som alla HR-team på företag kan använda. Den är speciellt utformad för att underlätta teamets arbete dag ett. Mallar finns endast tillgängliga på engelska och kommer snart att finnas tillgängliga på mobilen.
2. Skapa enkla checklistor
Massor av saker händer första dagen, och det är lätt att tappa koll på vad som behöver göras och när. Det är därför vårt personalteam använder checklistor flitigt. Med Paper kan du snabbt skapa att-göra-listor och tilldela personer till varje uppgift med ett @omnämnande som skickar ett e-postmeddelande som informerar dem om förfallodatumet för deras uppgift.
”Vi implementerade den här förmånschecklistan sent förra året”, säger Dorena. "Innan dess var det en presentation på 60 bilder som vi visade med de anställda och förväntade oss att de skulle komma ihåg varenda detalj." Dorena säger att hon snabbt insåg att detta inte är lätt för nyanställda – särskilt när andra team ber om deras uppmärksamhet för att fylla i formulär. Utöver allt pappersarbete finns det nya jobbet att lära sig.
Efter att ha implementerat Paper-checklistan har Dorena och hennes team upptäckt att detta inte bara effektiviserar processen, det hjälper också den nya personalen att fokusera sin uppmärksamhet på det som är viktigast. ”Nu kan vi bara säga i början av presentationen: 'Försök inte komma ihåg allt detta. Kolla bara i checklistan.’ Folk skrattar, men vi menar ju allvar – de behöver bara komma ihåg checklistan.”
3. Lägg till översikt och transparens
Med läsarinfofunktionen i Paper (visas nedan) kan HR-teamet skicka dokument till nyanställda och sedan återvända för att se vem som har (och inte har) öppnat det. På så vis kan de enligt Dorena se till att alla som behöver uppdateras får tillgång till informationen. ”Ibland får vi frågor som: 'Var hittar jag denna information?' Vi svarar: 'Det verkar som om du inte har öppnat det här dokumentet än. Det här dokumentet är din bästa vän. Följ det steg för steg så missar du inte något.'”
Dessutom låter Paper alla som har blivit inbjudna till dokumentet se redigeringsprocessen i realtid. Teammedlemmar som har fått redigeringsåtkomst kan göra ändringar, och två eller flera personer kan göra ändringar samtidigt. De som bara har visningsåtkomst kan lägga till kommentarer för att fråga om innehåll eller göra förslag på ändringar. Konversationer som ofta försvinner i e-posttrådar kan ses i rätt sammanhang bredvid innehållet i kommentarerna och svaren.
På Dropbox tror vi starkt på att låta anställda lära av varandra när vi arbetar tillsammans och lära oss av vårt förflutna genom titta bakåt. Paper hjälper nyanställda att snabbt komma igång, eftersom en enda sökning i Paper ger dokument från projekt i hela organisationen.
”Vi är mycket transparenta som företag kring vad vi kunde ha gjort bättre produktmässigt”, säger Joe. ”Vem som helst kan söka bakåt. Det är inget vi begränsar. På företagsnivå är det standard. Folk fascineras av detta. Nyanställda kommer till mig och säger ”Jag jobbade på teknikföretaget XYZ och där var sådant hemligt.” Detta är något nytt för människor.”
Naturligtvis har inte alla företag samma kultur av transparens. För företag som bara vill offentliggöra visst innehåll är Paper utformat för att låta IT-administratörer justera vem som kan se vad genom anpassade inställningar i varje Paper-dokument.
”Jag har arbetat på andra företag som inte sysslar med teknik, och jag har sett deras processer som nyanställd”, säger Dorena. ”Det är fysiska papper och monotona instruktioner. Jag känner att skillnaden mellan onboardingen här och på de andra företagen är automatisering och översikten i instruktionerna. På andra företag säger de 'Så här registrerar du dig för förmåner. Lycka till.' Här säger vi, 'Så här registrerar du dig för förmåner. Och så här hittar du en läkare. Och så här bokar du en tid.'”
4. Effektivisera svaren på förfrågningar från nyanställda
Varje dag är en av de vanligaste uppgifterna som HR-team måste hantera frågor från personalen. ”Jag får förmodligen 30–40 frågor om dagen”, säger Dorena. ”Men många av dem är medicinskt relaterade, så det finns inte ett snabbt, enkelt svar. Det finns förmodligen 40–50 standardfrågor under en vecka som upprepas i en cykel: 'Hur registrerar jag mig för det här?' och sedan en vecka senare: 'När får jag mina medicinska ID?'"
”Paper har gjort det så smidigt att det tar 15 minuter av min dag snarare än tre timmar utspridda över hela dagen”, säger hon. ”Eftersom vi har utvecklat vårt innehåll så mycket behöver vi inte skriva samma information om och om igen eller försöka anpassa den efter varje anställd. Jag kan bara svara och dela ett Paper-dokument och säga 'Här finns all denna information.'”
5. Gör slitgörat till ett spel
För att göra det ännu mindre mödosamt att släpa sig igenom dokument och hålla nyanställda engagerade bestämde sig People-teamet på Dropbox för att spela processen. De skapade en skattjakt som vägleder nyanställda genom registreringen och introducerar dem till ett av de viktigaste verktygen som företaget använder för att koordinera projekt och kommunicera med anställda – Dropbox Paper.
”Jag använder skattjakten, och den fungerar som en rundtur på våra förmånssidor, som en introduktion till Paper”, säger Dorena. ”Vi använder förmånsinformation i Paper-dokument för att visa nyanställda deras första registreringsinformation. Sedan skickar vi dem en detaljerad lista över saker de måste göra vid vissa datum. Jag tycket att detta visar hur praktiskt samarbetet är. För med läsarinfofunktionen kan du se ansikten och namn på andra nyanställda som tittar på dokumentet.”
”Jag blev nyligen en del av teamet och gillade verkligen skattjakten”, säger Tony Hue, Lifecycle Marketing Manager på Dropbox. ”Jag är fortfarande lite bitter över att vårt lag inte vann, men detta var förmodligen det bästa sättet att lära sig grunderna i Paper och få en smak av livet på Dropbox.”
Mer information om hur Dropbox Paper kan förenkla introduktion och andra uppgifter för ditt team, hittar du på dropbox.com/paper.
