Hoppa till huvudinnehåll

Så blir onboardingen enklare med Dropbox Paper

7 min. läsning

5 februari 2025

1. Skapa dokumentmallar

W-4. I-9. Landsspecifika efterlevnadsformulär. Inte det mest inspirerande sättet att säga ”Välkommen till ditt nya jobb”, eller hur? Lyckligtvis finns det sätt att eliminera en del av pappret (och arbetet) ur allt pappersarbete.

Alla HR-proffs vet är onboardingprocessen förändras. Det som fungerade för några år sedan kanske inte fungerar i dag. Till exempel kan förmånsinformation ändras från en månad till nästa. Så att hålla alla relaterade dokument uppdaterade kan vara en utmaning. 

Men när Dropbox People-teamet delar ett Paper-dokument med en onboardinggrupp kan teamet se till att den nya personalen har tillgång till de senaste detaljerna genom att uppdatera text eller lägga till länkar till relaterade Paper-dokument.

”Med Paper kan vi göra en ändring i ett dokument och då ser mottagarna detta i realtid, så vi behöver inte skicka ut några revisioner”, säger Dorena Sanchez, Benefits Employee Experience Analyst på Dropbox. ”Vi kan också kommentera och få människor att granska olika saker direkt i dokumentet, vilket verkligen är till hjälp för vårt team. Vi kan när som helst uppdatera våra instruktioner. Nyanställda behöver inte ens klicka på uppdatera för att se ändringarna.”

De sparar också tid genom att använda mallar, vilket gör att de slipper besväret med att skapa en helt ny omgång dokument för varje inkommande kurs. När Dorenas team återanvänder dokument regelbundet använder de Papers funktion för att "skapa mallar". 

Mallfunktionen i Dropbox Paper

Använda Templatize-funktionen i Dropbox Paper.
Den nya onboardingmallen för nyanställda i Dropbox Paper

2. Skapa enkla checklistor

Massor av saker händer första dagen, och det är lätt att tappa koll på vad som behöver göras och när. Det är därför vårt personalteam använder checklistor flitigt. Med Paper kan du snabbt skapa att-göra-listor och tilldela personer till varje uppgift med ett @omnämnande som skickar ett e-postmeddelande som informerar dem om förfallodatumet för deras uppgift.

Checklistor i Dropbox Paper.
Skärmbild som visar en förmånschecklista i Dropbox Paper
Tilldela uppgifter och ange förfallodatum i Dropbox Paper

3. Lägg till översikt och transparens

Med läsarinfofunktionen i Paper (visas nedan) kan HR-teamet skicka dokument till nyanställda och sedan återvända för att se vem som har (och inte har) öppnat det. På så vis kan de enligt Dorena se till att alla som behöver uppdateras får tillgång till informationen. ”Ibland får vi frågor som: 'Var hittar jag denna information?' Vi svarar: 'Det verkar som om du inte har öppnat det här dokumentet än. Det här dokumentet är din bästa vän. Följ det steg för steg så missar du inte något.'”

Spåra framsteg med läsarinfofunktionen i Dropbox Paper
Lägga till kommentarer i Dropbox Paper

4. Effektivisera svaren på förfrågningar från nyanställda

Varje dag är en av de vanligaste uppgifterna som HR-team måste hantera frågor från personalen. ”Jag får förmodligen 30–40 frågor om dagen”, säger Dorena. ”Men många av dem är medicinskt relaterade, så det finns inte ett snabbt, enkelt svar. Det finns förmodligen 40–50 standardfrågor under en vecka som upprepas i en cykel: 'Hur registrerar jag mig för det här?' och sedan en vecka senare: 'När får jag mina medicinska ID?'"

”Paper har gjort det så smidigt att det tar 15 minuter av min dag snarare än tre timmar utspridda över hela dagen”, säger hon. ”Eftersom vi har utvecklat vårt innehåll så mycket behöver vi inte skriva samma information om och om igen eller försöka anpassa den efter varje anställd. Jag kan bara svara och dela ett Paper-dokument och säga 'Här finns all denna information.'”

Bjuda in kolleger till ett delat Paper-dokument

5. Gör slitgörat till ett spel

För att göra det ännu mindre mödosamt att släpa sig igenom dokument och hålla nyanställda engagerade bestämde sig People-teamet på Dropbox för att spela processen. De skapade en skattjakt som vägleder nyanställda genom registreringen och introducerar dem till ett av de viktigaste verktygen som företaget använder för att koordinera projekt och kommunicera med anställda – Dropbox Paper.

”Jag använder skattjakten, och den fungerar som en rundtur på våra förmånssidor, som en introduktion till Paper”, säger Dorena. ”Vi använder förmånsinformation i Paper-dokument för att visa nyanställda deras första registreringsinformation. Sedan skickar vi dem en detaljerad lista över saker de måste göra vid vissa datum. Jag tycket att detta visar hur praktiskt samarbetet är. För med läsarinfofunktionen kan du se ansikten och namn på andra nyanställda som tittar på dokumentet.”

Skattjakten för nyanställda i Paper doc

Utforska relaterade resurser

​​En yrkesperson sitter på golvet hemma medan han arbetar på en bärbar dator.

Är asynkrona möten framtidens arbete?

Videomöten är numera viktiga för många företag – men de har sina nackdelar. Läs mer om hur asynkrona möten kan hjälpa virtuella team med samarbetet och produktiviteten.

En person jobbar hemifrån vid köksbordet.

5 tips för att arbeta hemifrån effektivt

Det kräver en hel del förberedelser att arbeta hemifrån på ett effektivt sätt. Kolla in vår guide för att få mer tips om hur du lyckas med ditt distansarbete.

En distansarbetare tittar över axeln med en öppen bärbar dator där fem teammedlemmar i ett videosamtal diskuterar ett projekt.

Så gör du flexibelt arbete till en framgång

Undrar du hur du kan implementera flexibla arbetsarrangemang för ditt team? Upptäck expertstödda strategier för framgångsrikt flexibelt arbete.