Så gör du flexibelt arbete till en framgång

Om du är en chef med ett team att ta hand om är det aldrig lätt att hänga med i förändringar på arbetsplatsen. 

När fjärr- och hybridarbete blivit normen har felmarginalerna för företagsledare minskat. Speciellt när det gäller att skapa rätt arbetsupplägg för sina anställda.

Flexibelt arbete: Det hemliga vapnet för småföretag?

Hur använder småföretag distansarbete som en konkurrensfördel som hjälper dem att blomstra i framtiden? Dropbox ville svara på det i vår Choice Economy-rapport, en undersökning av över 2 000 småföretagsledare och anställda i åtta länder. 

Vi ville se hur flexibla arbetsarrangemang har förändrat medarbetarnas attityder till hur, var och när de arbetar. Pandemin såg att nästan två tredjedelar av företagen gjorde anmärkningsvärda eller betydande förbättringar av sin affärsstruktur, verktyg och metoder för att möjliggöra samarbete. Det var trots allt väsentligt att alla var låsta inomhus under dessa år. Men det var bara början.

Det har visat sig att ny teknik kan hjälpa team att få arbetet gjort på distans. Men hur bibehåller vi samma flexibilitet när några av våra teammedlemmar är på kontoret och andra är hemma?

Trots allt är det av högsta prioritet att forma högpresterande team, oavsett var de finns i världen, för alla företag som vill överleva de kommande åren. Så, med stöd av vår forskning, har vi fått insikter från ledande personer inom området distansarbete för att ta reda på hur man implementerar flexibla arbetsarrangemang.

Vad betyder "flexibelt arbete"?

Flexibelt arbete är ett alternativ till det traditionella 9-5, kontorsbaserat arbetsarrangemang. Det ger medarbetarna större kontroll över när, var och hur de arbetar. Det kan vara deltid, distans eller hybrid, komprimerade arbetstimmar, jobbdelning eller något helt annat.

Till exempel kan ett flexibelt schema göra det möjligt för en av dina anställda att arbeta flexibla start- och sluttider för att passa deras barnomsorgsbehov.

I grund och botten handlar flexibelt arbete om att ge anställda möjlighet att skräddarsy sitt arbetsschema och sin miljö för att passa dem. Och det kan ha betydande fördelar för arbetsgivare och anställda – inklusive arbetstillfredsställelse, engagemang, motivation och balans mellan arbete och privatliv.

Hur du får flexibelt arbete att fungera för ditt team
 

1. Fråga medarbetarna vad de vill ha

Om du vill erbjuda flexibilitet på lång sikt behöver du först och främst förstå vad dina team verkligen vill. Och det betyder att du måste ge dem ett val istället för att erbjuda dem heltäckande lösningar eller arbetssätt.

Medarbetare är faktiskt ganska bra på att fastställa vilken miljö som fungerar bäst för dem i olika situationer. 

”De kanske föredrar att arbeta hemifrån vid fokusarbete eller på kontoret under brainstorming och samarbetet, men de kan välja själva. Och tillåter du dem att göra detta kommer du att få se bättre produktivitet”, säger Kate Lister, President på Global Workplace Analytics. 

Så svaret är att inte ta några förhastade beslut åt dina medarbetare, utan helt enkelt fråga dem och köra på det de vill, även om det förvånar dig.

2. Fortsätt bygga upp kulturen – även på distans

Efter pandemin finns det nya möjligheter att ta tillbaka alla drag av arbetskultur som många anställda njöt av. Men eftersom många av oss arbetar hemifrån regelbundet måste vi se till att denna kultur inte är helt kontorsbaserad. Det behöver inte vara svårt – det kräver bara lite mer planering. Tänk efter, de spontana fikasessionerna eller drinkarna efter jobbet var trots allt inte alltid så enkla, flexibla och inklusiva för många av medarbetarna i alla fall.  

Så vad är alternativet? 

Det behöver inte kosta pengar eller kräva tjusiga verktyg att få till arbetskulturen. Vi är alla bekanta med videosamtal, och det är viktigt att komma ihåg att vi kan använda dem på olika sätt och till andra saker än jobbet. Hybridmöten tillåter kontorsbaserade och distansmedarbetare att samarbeta under konferenssamtal. Företag kan hålla kaffepausen vid liv genom att uppmuntra distansarbetare att boka samtal med kollegor och vänner på jobbet under kontorstid bara för att hinna med.

Men arbetskulturen består av mycket mer än bara öl och kaffe. Vi måste matcha det roliga och spelet med några av de mer personliga delarna av kulturen. Och detta börjar ovanifrån, säger Andreatta: ”Cheferna skapar arbetsplatskulturen för 90 % av medarbetarna. Och ändå brukar väldigt få företag investera i ledarutbildningar.”

Ledarutbildningen är viktig, för i slutändan består en stor del av arbetskulturen av att få till de grundläggande sakerna: hur enkelt är det att be om hjälp, att få ledigt, att diskutera eventuella problem, och så vidare. Företag som vill ha framgångar i en flexibel arbetsvärld måste få rätt på båda sidorna.  

3. Dela rätt samarbetsverktyg

Kommunikation och samarbeten är viktiga grundstenar i alla projekt, arbetsflöden och verksamheter. Försöker du ha den ena utan den andra faller allt samman. 

Detta bekräftas av vår forskning:

• Över en tredjedel av företagen (36 %) såg bristen på rätt samarbetsverktyg som ett betydande hinder för att arbeta på distans. 
• 48 % sa att ett misslyckande att samarbeta hade en negativ inverkan på de anställdas produktivitet. 
• 87 % av företagen höll med om att bättre teamsamarbeten skulle bli avgörande för deras företags framtid.

För företag är det ett tydligt krav att hitta en plattform som förenar team helt enkelt, låter dem integrera de verktyg de redan använder på andra ställen och gör projekthanteringen enkel. 

Det betyder inte bara att meka lite på en ytlig nivå. Företagen behöver använda sig av tekniken för att göra stora, långvariga ändringar i sina arbetsplatsprocesser för att verkligen kunna få bästa möjliga resultat.

Dropbox är ett exempel. Vi erbjuder en komplett uppsättning verktyg som möjliggör sömlöst samarbete, enkel uppgiftshantering, barriärfri  delning och synkronisering av information och mycket mer.

4. Innovera, innovera, innovera 

Slutligen så är det viktigt att inte se innovation som en engångsprocess. Vad du än gör för att skapa en flexibel arbetsmiljö måste du fortsätta att ständigt förbättra den. 

Vad det betyder är enkelt. Utöver att säkra regelbunden feedback, granska dina affärsprocesser ofta och, om du är osäker, anlita en extern expert för att göra det. Investerar du i ny teknik ska du arbeta med den valda leverantören för att maximera avkastningen på investeringen du gjort och inrätta ett team med personer från flera avdelningar för att övervaka implementeringen och den bredare användningen i företaget.

Och slutligen, se till att alla intressenter är med på varje steg av resan. Den högre ledningen har en viktig roll i att genomföra ändringar i företaget men ändringarna måste samtidigt antas av medarbetarna i företaget. Kan du inte få medarbetarna att se värdet i verktygen och processerna du vill införa, eller om du inte rådfrågat dem om hur eller ens om de tänker använda dem, kommer de troligen stanna kvar på hyllan – och då kommer din flexible arbetsstrategi inte att lyckas.

Arbeta med flexibilitet med Dropbox

Oavsett om du arbetar deltid eller heltid, är kontorsbaserad eller på distans, har Dropbox verktygen som hjälper dig att hantera ditt flexibla schema.

Från molnsynkroniseringsteknik som låter dig arbeta var som helst till fildelningsfunktioner som gör det enklare att samarbeta med kollegor– du kan ställa in dig själv och ditt team för framgång med Dropbox.