Table of contents
Våra liv är väl dokumenterade. Vi tar emot utdrag ur register och arkiverar viktiga personliga dokument. Dessutom finns det alla fantastiska foton och videor vi tar, delar och sparar. Alla skapar sin egen eklektiska samling av innehåll. Och det är ett stort ansvar att hålla det organiserat och säkert.
När vi var små samlade våra föräldrar in den informationen åt oss. De gjorde familjefotoalbum, filmade hemma och sparade våra dokument i arkivmappar. Så småningom övergår dock uppgiften från föräldrarna till deras barn. Vi alla tar tag i vårt innehåll någon gång. Och många av oss hjälper även åldrande föräldrar att hålla sig organiserade.
Som tur är det enkelt att katalogisera personlig information med digitala filer och molnlagring . Du kan signera dokument online, dela foton direkt och organisera hälso- och sjukvårdsfiler på din telefon. Tyvärr vet inte alla föräldrar hur man använder dessa nya verktyg effektivt. Men det gör du – och lite arbete i förväg kan göra livet enklare för alla längre fram.
Fem bra anledningar att få dina föräldrar att använda Dropbox
1. Att dela foton och videoklipp är snabbt
Ingen tycker lika mycket om att titta på bilder som mamma och pappa. De älskar att se vart du åkte på semester och alla äventyr deras barnbarn har. Så att skicka foton eller videor är ett bra sätt att hålla kontakten, oavsett om det är på andra sidan staden eller på andra sidan landet.
Vilket är det bästa sättet att dela sina bilder med nära och kära? Du kan använda sms eller e-post. Men det är jobbigt att skicka samma bild flera gånger för att dina föräldrar "inte kan hitta den". Med Dropbox Family laddar du upp bilder direkt till en delad mapp. Sedan får dina föräldrar en avisering om att det finns ett nytt foto att visa. Dessutom vet de exakt var de hittar allt du redan har skickat. Det är enkelt att konsolidera dina konton eller komma igång som användare med din Dropbox Family-plan.
Kolla in den här videon för information om hur det fungerar:
Digital fotografering förändrade hur vi delar och lagrar familjefoton. De flesta av oss har inte längre lådor fyllda med gamla utskrifter. I stället hamnar många bilder på en anonym, omärkt hårddisk. Det är skönt att veta att våra minnen är säkra – om vi bortser från att externa hårddiskar inte varar för evigt och kan gå förlorade eller skadas. Sanningen är att om något är värt att spara ska du lagra det i molnet. Du kan enkelt och automatiskt säkerhetskopiera viktiga filer som lagras på externa enheter med säkerhetskopiering av externa enheter så att ditt material är skyddat i molnet. Med automatiska kamerauppladdningar kan du säkerhetskopiera alla dina foton och videor automatiskt – du aktiverar bara kamerauppladdningar när du har laddat ner Dropbox-mobilappen för att komma igång.
2. Alla filer, formulär eller dokument du behöver finns till hands
Samtyckesblanketter, försäkringskort och juridiska dokument blir allt viktigare i takt med att människor åldras. AARP har släppt en juridisk checklista för familjevårdgivare. Det första steget de rekommenderar är att samla in rätt dokument, det tredje är att organisera viktiga papper. Just det – två av deras sex tips betonar vikten av dina föräldrars pappersarbete.
Det är förstås svårt att veta när man behöver en specifik vara. Men varför vänta tills en nödsituation uppstår för att inse att något saknas? Din förälders nya läkare kräver vanligtvis ett försäkringskort och en fullständig sjukdomshistoria. Dessutom måste du dela medicinska och ekonomiska utgifter för att vara berättigad till vissa förmåner.
I sitt inlägg Över 30 viktiga dokument att ha i ordning för åldrande föräldrar citerar A Place for Moms Merritt Whitley chefen för kundutveckling på äldreboendets hänvisningstjänster, Tiffany Wise: "Om en familjemedlem inte kan hitta viktiga dokument som skattedeklarationer eller bankkontouppgifter, kan det fördröja eller till och med orsaka att en äldre nekas förmåner som Medicaid eller veteranförmåner."
Det bästa sättet att förbereda sig är att ha allt med dig. Du kan spara en förälders medicinska blanketter, hållbar fullmakt och aktuella livsönskemål i en enda mapp i Dropbox. Och alla dessa viktiga filer är direkt tillgängliga från din smartphone eller dator. På så sätt behöver du inte söka högt och lågt efter ett formulär – allt är precis där du förväntar dig att det ska vara.
3. Det är mycket lättare att dela viktig information med hela din familj
Har din åldrande förälder någon allergi? Vilka ordinationer har de? Vem är deras primärvårdsläkare? Det är svårt att komma ihåg varje detalj i en förälders vårdplan, men det är viktig information. Whitley säger: "Att ha snabb tillgång till en äldres sjukdomshistoria kan rädda liv i en medicinsk nödsituation. Till exempel kan en enda medicinsk informationsdetalj om till exempel en viss medicinering påverka behandlingen dramatiskt."
Det finns ett enkelt knep för att memorera detta berg av information: Skapa en fusklapp. Skriv ut dina föräldrars mediciner, läkarnamn och hälsotillstånd. Lagra sedan dokumentet i Dropbox och dela det med vårdgivare och familjemedlemmar. All den senaste informationen finns på ett enda ställe, så du behöver inte dela samma saker om och om igen. Och det är enkelt att göra uppdateringar – du kan redigera Google Docs- och Microsoft Office-filer direkt från Dropbox.
4. eSignaturer sparar tid och mycket krångel
Åldrande föräldrar blir ombedda att underteckna en mängd olika dokument. Traditionellt är det en långsam, arbetskrävande process. Du väntar dagar eller veckor på att formuläret kommer med posten. Sedan, när det är signerat, behöver du fortfarande göra en kopia för ditt arkiv, stämpla det och skicka tillbaka det. Varje steg tar tid, och det finns alltid en risk att dokumentet kommer bort någonstans på vägen.
Så här effektiviserar du saker: Välj att e-signera när det är möjligt. Med en e-signatur kan du slutföra hela processen på några sekunder, inte dagar. Digitala dokument och formulär levereras direkt. Dina föräldrar kan signera dem med bara några klick. Dropbox för team ansluter till ledande verktyg för e-signatur för att lagra signerade filer automatiskt.
E-signaturer är juridiskt bindande, men vissa handlingar som testamenten eller POA kräver en fysisk signatur. Du kan dock fortfarande lagra en signerad kopia i molnet. Dropbox gör det enkelt att skanna fysiska dokument. På så vis finns allt dina föräldrars pappersarbete på en enda säker plats. Och det är mycket enklare att dela ett alltid uppdaterat digitalt dokument istället för en fotokopia.
5. Dropbox fungerar med de enheter som dina föräldrar redan använder
Att hjälpa åldrande föräldrar med en ny smartphone eller dator är inte alltid lätt. Och när de väl har koll på saker och ting är det bäst att lämna status quo utan avbrott. Detsamma gäller för nya appar och tjänster. I en artikel för Forbes varnar författaren Robin Seaton Jefferson för att "... forskare fann att 'frustration' över ny teknik många gånger gjorde äldre vuxna osäkra på sin förmåga att använda den, vilket gjorde att de var omotiverade att ens försöka." Det betyder inte att du inte kan uppdatera dina föräldrars teknik. Nyckeln är att noggrant överväga deras behov – sedan tålmodigt lära dem att använda nya verktyg.
Dropbox fungerar på samma sätt över olika plattformar. Dina föräldrar kan visa delade filer på sin PC, även om du arbetar på en Mac. Och allt lagras tillsammans oavsett om du använder iOS eller Android. Alla delar samma upplevelse, även om ni inte delar samma teknik. Det gör det mycket lättare att hjälpa dina föräldrar med nya processer.
Vi samlar alla ett överflöd av register, foton och dokument under hela livet. Så det är lätt att fastna i pappersarbete, särskilt när man hanterar information om andra familjemedlemmar. Lyckligtvis har molnlagring omformat rollen som arkivör. Tänk på dig själv som familjens tekniska chef istället. Nu är det ditt ansvar att välja rätt teknik för jobbet. Och Dropbox är ett enkelt sätt att dela och komma åt viktiga filer.
