Om du någonsin har försökt skicka en stor fil via e-post via Outlook och kört fast, är du inte ensam. De flesta Outlook-versioner begränsar bilagor till bara 20 MB – och även om du använder Microsoft 365 är du fortfarande begränsad till cirka 150 MB. Det är inte mycket om du arbetar med bilder, designfiler, video eller andra överdimensionerade resurser som du kan hantera dagligen.
Det finns några tråkiga, irriterande lösningar – som att dela filer eller komprimera dem. Men du kan fortfarande få en pinsam studs när din fil helt enkelt är för stor för att skicka. Dropbox ger dig ytterligare två professionella alternativ:
- Dela en livefil eller mapp direkt från din molnlagring– perfekt för samarbete med kunder eller teammedlemmar
- Använd Dropbox Transfer för att skicka en icke-redigerbar kopia av din fil, upp till 100 GB
Med dessa metoder kan du undvika komprimering och eventuella störningar i ditt arbetsflöde när du använder Outlook. Om du använder Microsoft 365 kan du också prova Dropbox-integrationen för att göra det ännu enklare att hålla filerna i rörelse.
Varför bifogas inte min fil i Outlook?
Du har den perfekta filen redo att skickas – och Outlook fungerar helt enkelt inte. Det är sent och du vill få det här skickat, varför laddas det inte upp? Tja, det finns några vanliga bovar bakom de där frustrerande små felmeddelandena:
- Den är för stor: En vanlig orsak är att de flesta Outlook-konton begränsar bilagor till 20 MB. Även med Microsoft 365 har du fortfarande en filstorleksgräns på 150 MB. Det är knappt en handfull stora bilder eller ett ganska kort videoklipp.
- Du använder en föråldrad version av Outlook: Ibland kanske äldre versioner inte stöder moderna filhanteringsfunktioner – eller stora bilagor alls. Detta är ofta ett problem när man använder Outlooks gamla mobilappar.
- Din internetanslutning är skakig: En dålig anslutning kan avbryta uppladdningar mitt i processen – särskilt om du försöker skicka större filer som tar ett tag att ladda upp. Det här är en stor frustration, särskilt när man har fullt upp.
- Filtypen är begränsad: Vissa filtyper (som .exe och vissa databasfiler) är blockerade av säkerhetsskäl. Detta beror på att många virus och skadlig kod utnyttjar den här typen av filer – och förstör det för alla.
- Din postlåda är full: Slutligen, om du är nära din lagringsgräns, kommer Outlook inte att låta dig skicka något nytt. Detta är ofta ett problem för personer som använder gratisversioner av Outlook och OneDrive.
Inget av dessa problem påverkar Dropbox Transfer. Den är byggd för att skicka stora filer av alla storlekar och format – bara ladda upp, generera en säker länk och skicka den från Outlook. Ingen stress, filkomprimering eller e-postreturer, bara professionell leverans.
3 sätt att skicka stora filer via Outlook
Om du någonsin har klickat på skicka i Outlook och fått ett felmeddelande, eller en återkoppling timmar senare, vet du hur irriterande det är att skicka stora filer. Men frukta inte, det finns flera enkla lösningar att prova – låt oss börja med det enklaste alternativet:
1. Använd Dropbox för att skapa en säker länk till filen och dela den
Den enklaste metoden för att dela en stor fil i Outlook – förutsatt att du inte har något emot att mottagaren har tillgång till din egen kopia av filen – är att generera en säker länk och skicka den i ett e-postmeddelande. Så här gör du det direkt från din molnlagring med några få klick:
- Ladda upp en fil till ditt Dropbox-konto, högerklickasedan och välj "Kopiera länk".
- Klistra in länken i ditt Outlook-meddelande – du behöver inte komprimera, zippa eller dela – och skicka den, oavsett om mottagaren har ett Dropbox-konto eller inte.
Detta är en utmärkt metod eftersom du inte behöver oroa dig för begränsningar för bilagor eller om din mottagare använder samma verktyg. Du delar liveversionen av filen, så om ni samarbetar är det ett stort plus.
Om du behöver begränsa vad någon kan göra med en fil kan du i Dropbox lägga till lösenordsskydd, utgångsdatum eller skrivskyddsbehörighet till länkar. Oavsett filtyp kan du hålla den skarp, säker och under din kontroll.
Som en extra bonus fungerarlänkdelning överallt – andra e-postklienter som Gmail, Slack, Teams, webbläsare – så det är så mångsidigt som du eller ditt team behöver.
2. Använd Transfer för leveranser av stora filer
Dropbox Transfer är din plattform för slutgiltiga filöverlämningar – som finslipade videor, designresultat eller andra filer i storformat. Det är otroligt enkelt men erbjuder också snabba uppladdningar och nedladdningar med högsta säkerhetsnivå.
- Gå bara till dropbox.com/transfer
- Ladda upp din fil och skicka den till mottagaren
Du kan skicka filer upp till 100 GB (eller 250 GB med Dropbox Replay-tillägget), spåra nedladdningar, bekräfta leverans och märka överföringen med din logotyp för en elegant och professionell touch. Ingen anledning att oroa dig – bara skicka och gå vidare.
3. Använd Outlook och OneDrive – så långt det fungerar
Outlook och OneDrive kan samarbeta för att skicka större filer – men bara upp till en viss punkt. Du kommer sannolikt att stöta på begränsningar om dina filer är extra stora, formaten inte stöds eller mottagarens behörigheter inte är korrekt inställda.
Vissa yrkesverksamma rapporterar även formateringsändringar eller filkomprimering. Om du behöver garantera pixelperfekt leverans kanske du vill leta någon annanstans. Med Dropbox är det du skickar alltid exakt vad din klient ser.
Tips för att lyckas med att skicka filer via Outlook
Trots begränsningarna, om du skickar stora filer via Outlook, handlar det inte bara om att få e-postmeddelandet att gå igenom – det handlar om att få det att se snyggt ut och lättnavigerat för personen i andra änden.
Här är några snabba tips för att få din stora filleverans att se lika professionell ut som det arbete du delar:
- Lägg till kontexti ditt e-postmeddelande – istället för att klistra in en delad Dropbox-länk, inkludera en kort förklaring av filen och länka sedan till en tydlig, beskrivande text.
- Märkallt tydligt – använd filnamn och versionsnummer som är logiska eftersom namngivningsstrukturen är avgörande när en klient jonglerar flera leveranser.
- Skicka en mapplänk när det är möjligt– om du delar en grupp filer, dela en mapp istället för enskilda länkar, vilket håller ihop allt och gör det enklare för mottagaren att hålla sig organiserad.
Outlook kan fortfarande vara ditt förstahandsval för delning av stora filer – så länge du använder Dropbox och några genomtänkta detaljer för att leverera dina filer framgångsrikt och med en känsla av professionalism.
Vanliga frågor
Du kan också välja att lägga filer i ett ZIP-arkiv eller använda onlineverktyg för att göra dem mindre. Dessa verktyg kan dock försämra filkvaliteten – något som i många fall inte är acceptabelt. Om du vill behålla kvaliteten är det bättre att använda din Dropbox-molnlagring för att dela en länk till filen utan att behöva komprimera den.
Det bästa sättet att komma förbi gränsen för bilagor i Outlook är att använda en molnlagringstjänst som Dropbox. På så sätt kan du dela en länk till filen istället för att bifoga den. Detta är enklare än att försöka få plats med en stor fil inom 20 MB-gränsen som de flesta Outlook-versioner har. Med Dropbox kan du ladda upp stora filer och skapa en säker länk som du sedan kan dela – kopiera bara länken, klistra in den i ditt Outlook-meddelande och skicka.
Du kan inte göra detta direkt i Outlook. Med Dropbox Transfer kan du dock spåra när folk laddar ner dina filer – för att säkerställa att de tas emot. Du kan också spåra vem som ser dina filer eller lägga till ett lösenord. Detta ger dig mer kontroll, särskilt för arbete du skickar till klienter eller filer som bara är användbara under en kort tid.
Du kan inte skicka en stor fil enbart via Outlook. Du kan dock använda Transfer eller skicka en delbar länk från ditt Dropbox-konto. Du behöver inte komprimera eller dela dina filer, bara ladda upp dem, skapa en länk och lägg till dem i ditt Outlook-e-postmeddelande – mottagaren behöver inte ens ett Dropbox-konto för att hämta filen. Detta bevarar filerna i sin ursprungliga kvalitet och gör det enklare för din klient. Dessutom fyller det inte upp någons inkorg.
Skicka filer via Outlook med trygghet med Dropbox
Outlook är inte byggt för att skicka rejäla videor, massiva bilder, stora databasfiler eller andra otympliga digitala tillgångar. Med Dropbox i ditt hörn behöver du inte stressa över filstorleksbegränsningar.
Med Dropbox undviker du oavsiktlig filkomprimering, frustrerande studsade e-postmeddelanden och störningar i arbetsflödet i Outlook. Du skapar bara en säker länk, bifogar den i ditt meddelande och trycker på skicka – eller använder Dropbox Transfer.
Vill du göra det enklaste att skicka stora filer? Skaffa ett gratis Dropbox-konto och prova vår Outlook-integration idag – snabbare, säkrare och byggt för kreativa team som behöver få sitt arbete levererat exakt som det är avsett.
