Projektplaneringsprocessens betydelsen
Tiden innan ett projekt påbörjas är planeringsfasen – processen då du avgränsar, upprättar tidslinjer, planerar resurser och allt annat du behöver göra för att projektet ska bli framgångsrikt. Vissa projekt kan förvisso vara snabba och effektiva, men den som planerat ett långsiktigt och stort arbete vet hur viktig planeringsprocessen är. Därför är detta ofta ett arbete som är förbehållet mer seniora projektledare och beslutsfattare i en organisation, men detta tillvägagångssätt kan snabbt bli ohållbart.
När en chef själv bestämmer hela projektets omfattning och vidarebefordrar detta till sina teammedlemmar kan det skapa problem i deras förståelse av projektmålen. Även om man arbetar nära teamet varje dag är det inte alltid möjligt att hålla kontrollen över flera projekt med olika teammedlemmar när arbetet väl tar fart. Ännu värre är om du är begränsad till kontinuerlig planering och kontroller ovanifrån medan teamet följer separata underlag utan förmåga att se vart arbetet är på väg eller var de befinner sig i projektets tidslinje.
Om du vill att teamen ska förstå målen i ett projekt och hur de kan uppnås är den bästa metoden att involvera teamet redan i början av projektplaneringsprocessen.
Varför involvera teamet i projektplaneringen?
Att släppa in teammedlemmarna i rummet som ett första steg i den strategiska planeringen har en mängd fördelar, inte bara under projektets livscykel utan också för dig och ditt projektteam in i framtiden:
Motivation och ansvar
Om teammedlemmar får enkla, individuella underlag och uppgifter kan det vara svårt för dem att förstå de övergripande projektmålen. Det kan göra att de saknar förståelse för hur deras arbete påverkar andras arbete i projektgruppen och eventuella produkter eller projektleveranser som de producerar. Se till att teamet drar åt samma håll med ett styrdokument som fastställer ett gemensamt mål. Genom att ge teamet utrymme att samarbeta och definiera sina egna roller redan i projektplaneringsprocessen kan du hjälpa dem att se helheten. Detta kommer inte bara att hjälpa dem förstå syftet och därmed kvalitetsbehoven i arbetet, utan hjälper dem också att engagera sig i projektet som helhet, vilket gör dem till verkliga intressenter i projektet. Genom att uppmuntra dem att känna ansvar inför projektets framgång, kommer du att leda ett mycket mer drivet och motiverat team.
Förbättra teammedlemmarnas kompetens
Ditt team hittar alltid nya sätt att förbättra kvaliteten och effektiviteten i de dagliga arbetsuppgifterna. Vissa teammedlemmar kanske aktivt söker nya möjligheter att engagera sig, medan andra måste uppmuntras för att bredda sina horisonter i yrkeslivet. Att involvera teamet i projektplaneringsprocessen kan ge medlemmarna nya möjligheter att experimentera och lära sig nya färdigheter. På så vis kan du utföra viktiga planeringsuppgifter samtidigt som du stärker teamet och hjälper medarbetarna att växa som människor. Med sina nya färdigheter blir de inte bara viktiga i projektplaneringsprocessen – de kommer så småningom också kunna leda och vägleda andra teammedlemmar i planeringsarbetet. Och naturligtvis är det hälsosamt för kulturen i alla slags organisationer att skapa en miljö som bygger på gemensamma erfarenheter och ömsesidigt ansvar.
Effektivitet genom delegering
När ett projekt väl startar delas arbetet upp mellan de olika medlemmarna i teamet baserat på deras kompetenser– så varför inte delegera uppgifter under planeringsfasen? När ditt team förstår arbetsstegen i en strategisk projektplanering kan du börja delegera ut planeringsarbetet mellan dem. Detta frigör inte bara tid från tunga projektplaneringsuppgifter, utan kan även öka processens effektivitet när arbeten börjar komma in snabbare. Om teammedlemmarna är lika skickliga i projektplaneringsprocesser som de är i sina dagliga roller, kommer det att gå mycket snabbare att utarbeta och avgränsa projekt tillsammans. Se bara till att detta inte skapar silos i ditt team, eftersom varje medlem helt enkelt utför sina individuella planeringsuppgifter – det bör fortfarande vara en samarbetsprocess.
Så skapar du en projektplaneringsprocess för teamet
Naturligtvis krävs det rätt metoder och strategier för att bygga en samarbetsinriktad projektplaneringsprocess för teamet. Här följer några av de saker som är viktiga för att teamet ska kunna planera framgångsrika projekt tillsammans:
Brainstorma som ett team
Det vanligaste första steget i strategisk planering är brainstorming- och idégenereringsfasen. Om du är projektledare behöver du inte bara hålla dörren öppen för dina teammedlemmar, utan också bjuda in dem i den här processen. När du har informerat dem om det kommande projektet, kan du schemalägga ett möte för att brainstorma med ditt team om de inledande planerna. Fundera på att genomföra en så kallad premortemanalys under mötet så att gruppmedlemmarna kan visualisera projektet och förväntade resultat. Se till att skicka ut en dagordning och bestäm syftet med mötet i förväg för att säkerställa att det blir ett effektivt möte. Om det är första gången teamet genomför den här typen av möte, kan du prova ett mötesprotokoll eller en mall för brainstorming – en strukturerad metod kan hjälpa till att få igång det hela.
Skapa ett delat projektplansdokument
När du och ditt team är involverade i projektplaneringsprocessen, bör ni skapa en gemensam och centraliserad projektledningsplan och ett projektplaneringsdokument. Detta bör fungera som en grundsten för varje medlem i ditt team i syfte att förstå var ni befinner er i processen och vad som har beslutats. Detta skulle kunna göras på en whiteboard, men projektledningsprogram och program för teamsamarbete som Dropbox Paper kan automatisera och förenkla processen. Hela ert team kan samarbeta kring samma Paper-dokument, med inbyggd filåterställning, versionshistorik och registerhantering av alla ändringar. Därifrån kan vid behov du länka till andra Paper-planeringsdokument eller dela dem med andra team i din organisation som behöver insikt i din planering.
Använd en planerings- eller projektledningsstrategi
Om du har svårt att definiera en strategimetod som fungerar i ditt teams i projektplaneringsarbete finns det gott om specialbyggda projektplanerings- och ledningsmetoder som du kan prova. Den agila planeringsmetoden bygger på ett projektschema med korta sprintar under vilka ditt team arbetar med avgränsade kraftsamlingar, och strategin ger också möjligheter till feedback och versionsarbete. Som jämförelse erbjuder PERT, eller Program Evaluation and Review Technique, en omfattande metod för att avgränsa kraven i ett projekt med inbyggda milstolpar och riskhanteringsöverväganden. Alternativt kan projektplaneringsverktyg som Gantt-diagrammet eller Eisenhower-matrisen hjälpa er att organisera uppgifter och processer med beprövade metoder.
Varje strategi har sina egna styrkor och komplexitetsnivåer. På sikt kanske teamet modifierar eller växer ur strategin, men en bra metod kan i inledningsskedet få alla engagerade i projektplaneringen som en process.
Säkerställ ständig kommunikation
Stark kommunikation är av yttersta vikt när teamet samarbetar tätt i ett projekt. Det är bra att ha delade dokument, men du bör också se till att du har rätt kanaler för att kommunicera med hela teamet. Med kommunikationsverktyg som Slack kan du skapa dedikerade servrar för dig och ditt team – och i kombination med Dropbox kan du till och med starta konversationer direkt från dina Paper-dokument eller andra filer. Självklart behöver du också en metod för att ha teammöten. Genom att använda Dropbox tillsammans med videokonferenser via Zoom hjälper det dig och ditt team att samarbeta och granska era planer samtidigt.
Planera tillsammans som ett team
Projektplaneringen måste inte vara ett inledande slitgöra som projektledare tacklar ensamma. Arbeta tillsammans genom att genomföra ett projektretrospektiv med teamet och tillämpa deras feedback på den nya projektplanen. Med ett helt team i ryggen under processen och det efterföljande projektet kan du inte bara göra processen mer effektiv utan också mer givande för dig och teamet. Genom att sprida ut ansvar och skapa engagemang bland kollegorna för projektets mål kan du främja teamet och deras arbete på ett övergripande plan. Vilken metod du och ditt team än bestämmer er för i projektplaneringen, kommer samarbetet i denna process att leda till bättre resultat i enskilda projekt och bättre resultat för teamet, organisationen och dig själv på längre sikt.
Alla kan vara mötesarrangörer
Det finns en föråldrad idé om att mötesarrangemang bara kan göras av ”höjdare” med rätt att kalla teamet till ett möte. Men kommunikationen går åt båda håll. Om du tycker att ett möte är motiverat är det bara att arrangera det. Tänk bara på att det är du som ansvarar för att det blir ett effektivt möte och inte slöseri med allas tid.
Möten är till för att alla ska kunna både dela idéer och ta upp problem och få dem åtgärdade. Låt oss säga att det finns ett problem som inte ens det bästa verktyget för uppgiftshantering riktigt kan förmedla. Det är ett utmärkt tillfälle för dig att rapportera problemet personligen till ditt team. Möten handlar om att ge alla en röst, oavsett roll eller plats. Och med effektiva digitala verktyg till ditt förfogande kan varje möte flyta smidigare.
