Hur du återanvänder tillgångar från marknadsföringskampanjer utan att börja om från början

Varje kampanj lämnar något användbart efter sig – en brief, en presentation, en uppsättning visuella element, en videoklippning, en landningssida, en e-postsekvens, en prestandarapport eller till och med bara en smart idé som aldrig kom med i den slutliga lanseringen.

Utmaningen är att hitta – eller återanvända – materialet och dra full nytta av ditt hårda arbete.

Marknadsföringsteam arbetar med många filer i flera olika kampanjer, vilket innebär att material lätt börjar spridas över delade mappar, byrålänkar, chattrådar, kreativa verktyg, inkorgar och gamla projektutrymmen. När nästa lansering väl drar igång kan det kännas snabbare att skapa nytt material än att leta upp det som redan finns.

Genom att återanvända dina resurser förenklar du för dig själv och ditt team och undviker kaoset med att duplicera det som redan finns. När du kan hitta rätt filer, förstå deras sammanhang, anpassa dem säkert och dela slutversionen med rätt personer blir varje kampanj ett försprång inför nästa. Letar du efter ett bättre sätt att lagra och organisera? Välj en plan för att börja organisera dina kampanjresurser med Dropbox.

Vad är resurser för marknadsföringskampanjer?

Tillgångar för marknadsföringskampanjer är de filer, det material och de stödmaterial du använder för att planera, skapa, lansera, marknadsföra eller mäta en kampanj. De kan omfatta följande:

• Kreativa presentationer och kampanjplaner
• Meddelandedokument och textmanus
• Grafik och video för sociala medier
• Variationer av betald media
• E-posttext och mallar
• Copytext för landningssida
• Produktbilder och demoklipp
• Varumärkesriktlinjer och designfiler
• Presentationer för säljaktivering
• Rapporter, resultat och lärdomar efter kampanjen

En färdig annons eller video är bara en liten del av resursbiblioteket. Sammanhanget kring arbetet är också viktigt. Briefer, feedback, godkännanden och prestandaanteckningar kan alla hjälpa dig att avgöra vad som ska återanvändas, vad som ska uppdateras och vad som ska lämnas därhän.

Varför återanvändning av tillgångar sparar tid och resurser

Att återanvända kampanjmaterial hjälper dig att arbeta snabbare, men hastigheten är bara en del av fördelen. Det större värdet kommer från att bygga vidare på arbete som redan har granskats, testats och godkänts.

När du återanvänder rätt material kan du:

• Håll kampanjbudskapet mer konsekvent
• Minska dubbelarbete med kreativt material
• Få budgeten att räcka till fler kanaler
• Omvandla lärdomar från tidigare kampanjer till bättre beslut
• Ge nya annan användare en tydligare utgångspunkt
• Lägg mer tid på att förbättra idéer i stället för att leta efter filer

Att återanvända material innebär inte att upprepa samma kampanj. Det innebär helt enkelt att utgå från användbart arbete från tidigare och anpassa det för en ny målgrupp, kanal, marknad eller ett nytt tillfälle.

Varför det är svårt att återanvända tillgångar från marknadsföringskampanjer

Att återanvända material låter enkelt tills du försöker göra det under en hektisk lansering. Ditt team kanske vet att en användbar presentation, grafik eller kampanjrapport finns någonstans, men ”någonstans” kan betyda många ställen. 

Filer kan lagras i olika verktyg. Feedback kan finnas i kommentarer, e-postmeddelanden, möten eller chatt. Godkännanden kan vara svåra att spåra. Slutligen kan dåligt namngivna filer och otydliga mappar göra utmärkt arbete nästan osynligt.

Även när du hittar en lovande tillgång behöver du besvara några frågor innan du använder den:

• Är detta den senaste godkända versionen?
• Kan den här bilden eller videon fortfarande användas?
• Stämmer påståendet, statistiken eller produktinformationen fortfarande?
• Vem godkände den?
• Vad har ändrats sedan den senaste granskningen?
• Var ska den uppdaterade versionen finnas?

Ett återanvändningsflöde hjälper dig att besvara dessa frågor innan gammalt arbete skapar ny förvirring. Så hur skapar man ett bra flöde?

Hur du återanvänder marknadsföringskampanjens tillgångar i 7 steg

Det bästa sättet att återanvända material från marknadsföringskampanjer är att följa en enkel process: definiera det nya målet, hitta relaterat material, kontrollera användningsrättigheter och godkännanden, bekräfta den senaste versionen, anpassa arbetet, granska det i sitt sammanhang och slutligen paketera och arkivera den färdiga materialuppsättningen.

Så här gör du steg för steg:

1. Börja med målet för den nya kampanjen

Innan du söker igenom gamla resurser bör du definiera vad du behöver nu. Fråga dig vad som har ändrats sedan den ursprungliga kampanjen, till exempel:

• Publik
• Kanal
• Marknad
• Erbjudande
• Produktinformation
• Varumärkesriktning
• Tidslinje
• Godkännandeprocess

Detta hindrar dig från att återanvända en tillgång bara för att den finns. En social grafik från förra kvartalet kan vara en bra utgångspunkt, men bara om budskapet, formatet och rättigheterna fortfarande passar den nya kampanjen.

2. Sök efter sammanhang, inte bara efter filnamn

Om du bara söker efter exakta filnamn kan du missa de bästa tillgångarna. Sök efter kampanjnamn, målgruppssegment, produktlinjer, teman, kanaler, datum och filtyper som:

• Vårlansering
• Kundlojalitet
• Uppföljning av webbinarium
• Betald social marknadsföring
• Produktdemo
• Säljpresentation
• Prestandarapport
• Kundcitat
• Varumärkeskampanj

Team kan minska tiden som läggs på att söka efter filer genom att samla kampanjmaterial i sin molnlagring, använda tydlig namngivning och taggning, spara sammanhang tillsammans med färdiga filer och använda verktyg som söker över anslutna appar.

3. Kontrollera ägarskap, godkännanden och användningsrättigheter

Innan du anpassar en tillgång bör du kontrollera om den är godkänd för återanvändning. 

Detta är särskilt viktigt för kundcitat, omdömen, licensierade bilder, influencermaterial, musik, videoklipp, produktpåståenden och marknadsspecifik text. 

En stark resurs kan bli en risk om användningsrättigheterna löper ut eller om informationen är föråldrad. Håll utkik efter sådant som:

• Tillgångsägare
• Godkännandestatus
• Användningsrättigheter
• Utgångsdatum
• Regionala gränser
• Obligatoriska ansvarsfriskrivningar
• Produkt- eller prisnoggrannhet
• Historik för varumärkesgranskning

Om du inte kan bekräfta sammanhanget bör du behandla tillgången som ett utkast tills någon har granskat den. På så sätt undviker du oavsiktlig återanvändning och slipper att teamen behöver återställa saker.

4. Bekräfta den senaste versionen

Versionsförvirring bromsar återanvändningen. Det kan också leda till inaktuella meddelanden, visuellt material som inte följer varumärket eller filer som delas innan de är färdiga.

Innan du anpassar en tillgång bör du kontrollera att du utgår från den senaste godkända versionen. Med Dropbox kan du hålla kampanjfiler organiserade på ett ställe, använda versionshistorik för att återställa tidigare arbete och hjälpa annan användare att hålla sig samordnade kring aktuella filer.

Detta är särskilt användbart när du arbetar med byråer, frilansare, regionala team eller partner som kanske bara behöver åtkomst till specifika resurser.

5. Anpassa tillgången för den nya kanalen eller målgruppen

När du har rätt tillgång anpassar du den med ett tydligt syfte. Här är några exempel på hur du kan göra det:

• En kampanjrapport kan bli en säljfrämjande presentationsbild
• Ett webbinarieklipp kan bli en kort video för sociala medier.
• Ett e-postmeddelande om en produktlansering kan bli en vårdande sekvens
• Ett betalt mediekoncept kan bli en hero-sektion på en landningssida

Bra anpassning innebär oftast att man ändrar mer än bara formatet. Se åtminstone över budskapet, uppmaningen till handling, den visuella hierarkin och målgruppens behov. Behåll det som fungerade och uppdatera sedan sådant som inte längre passar.

Använd din intuition och prioritera alternativ tillsammans som ett team. Att lära sig återanvända effektivt är en färdighet – så det är något du blir bättre på med tiden.

6. Samla feedback i sitt sammanhang

Återanvända tillgångar behöver fortfarande granskas. Skillnaden är att feedback ska förbli kopplad till rätt fil eller version.

Dropbox Replay hjälper dig att markera, kommentera och slutföra video-, bild- och ljudtillgångar på ett och samma ställe. Det gör granskningen enklare när du anpassar kampanjvideor, klipp för sociala medier, produktdemonstrationer eller ljudtillgångar med inspel från flera intressenter.

För andra filtyper hjälper kommentarer eller anteckningar, delade mappar och organiserade granskningsutrymmen till att hålla feedback nära arbetet i stället för att den sprids över separata trådar.

7. Paketera, dela och arkivera den slutliga uppsättningen

När de uppdaterade tillgångarna har godkänts skapar du ett rent kampanjpaket.

Inkludera de slutgiltiga filerna, användningsanteckningar, kanalvägledning, målgruppsanteckningar och eventuella viktiga godkännanden eller prestandakontext. Dela sedan paketet i Dropbox med lämpliga åtkomstinställningar.

Dropbox Transfer kan hjälpa dig att skicka stora kampanjfiler, videor och projektmappar utan att komprimera tillgångar eller dela upp dem i flera e-postmeddelanden. Beroende på din plan kan du skicka upp till 100 GB, med uppgraderingar tillgängliga upp till 250 GB.

Efter lanseringen arkiverar du det färdiga paketet där ditt team kan hitta det senare. Lägg till tillräckligt med sammanhang för nästa person som behöver återanvända det.

Så hjälper Dropbox dig att hantera tillgångar för marknadsföringskampanjer

Med Dropbox kan du lagra, organisera, granska och dela kampanjarbete från en och samma plats, så att tillgångarna är enklare att hitta och återanvända efter lanseringen. Med Dropbox kan du:

• Förvara kampanjtillgångar på en central plats: Håll samman briefer, kreativa filer, varumärkestillgångar, kampanjplaner, videor, rapporter och slutliga leveranser. En tydlig fil- och mappstruktur gör det enkelt för ditt team att hitta det de behöver utan att behöva fråga runt eller bygga om tillgångar.
• Arbeta med interna och externa annan användare: Kampanjer involverar ofta kreativa team, varumärke, försäljning, produktmarknadsföring, byråer, frilansare och chefer. Du kan dela filer och mappar med rätt personer, hantera åtkomst och hålla arbetet i rörelse mellan team och partner i Dropbox.
• Granska multimedia utan att tappa tråden: Feedback fungerar bäst när den är kopplad till innehållet. Dropbox Replay hjälper dig att granska video-, bild- och ljudfiler med kommentarer och märkning på ett och samma ställe – så att andra användare kan ge tydligare feedback och nå godkännande snabbare.
• Dela slutgiltiga kampanjfiler säkert: När det är dags att leverera de slutgiltiga tillgångarna hjälper Dropbox Transfer dig att skicka stora filer eller kompletta projektpaket med en genomarbetad upplevelse. Du kan dela kampanjmaterial med vem som helst – utan att förlita dig på skrymmande e-postbilagor.

Med Dropbox får du en uppsättning funktioner som gör det möjligt för marknadsföringsteam att underhålla sin data och återanvända den effektivt under alla faser av en kampanj.

Checklista för återanvändning av kampanjmaterial

Innan du återanvänder en kampanjtillgång går du igenom den här snabba checklistan:

1. Bekräfta materialets ägare.
2. Kontrollera om materialet har godkänts.
3. Se till att du har den senaste versionen.
4. Granska varumärkes- och budskapsprecision.
5. Kontrollera användningsrättigheter, licensiering och utgångsdatum.
6. Bekräfta att påståenden, statistik, produktinformation och priser fortfarande är aktuella.
7. Anpassa materialet för den nya målgruppen, marknaden eller kanalen.
8. Samla in feedback i sitt sammanhang.
9. Spara den uppdaterade versionen i rätt kampanjmapp.
10. Lägg till anteckningar så att tillgången blir enklare att återanvända nästa gång.
11. Dela den slutgiltiga uppsättningen med rätt behörigheter.
12. Arkivera resultat, lärdomar och slutgiltiga filer efter lanseringen.

Den här processen hjälper dig att förstå när du är redo att sätta befintliga tillgångar i arbete igen.

Vanliga misstag att undvika när du återanvänder tillgångar

Det är inte alltid enkelt att återanvända material – även om du vet exakt var det finns och vad du vill göra med det. Tänk på följande möjliga fallgropar för att säkerställa bästa möjliga resultat:

• Återanvända en resurs utan att kontrollera sammanhanget: En bild, rubrik eller presentation kan ha fungerat bra i en kampanj, men det betyder inte att den passar för nästa. Kontrollera målgrupp, erbjudande och tidpunkt innan du återanvänder den.
• Skicka fel version: Gamla utkast kan skapa granskningsomgångar som går att undvika. Bekräfta den senaste godkända filen innan du skickar något till intressenter, byråer eller partner. Detta gör att du inte slösar bort andras tid – något som återanvändning av material är tänkt att undvika.
• Att behandla det slutliga kreativa materialet som det enda återanvändbara arbetet: Briefer, rapporter, resultatanteckningar, godkännanden och feedback kan vara lika användbara som färdigt kreativt material. Spara tänkandet bakom kampanjen, inte bara resultatet.
• Kopiera det förflutna för nära: Återanvändning bör ge dig en starkare utgångspunkt. Det är ingen ursäkt för en förlegad upprepning. Anpassa tillgångar så att de passar det nya kampanjmålet, vilket stämmer bättre överens med idén om kreativ iteration och ständig förbättring.
• Att glömma att arkivera efter lansering: En kampanj är lättast att organisera medan den fortfarande är aktuell. Spara slutgiltiga tillgångar, resultat och lärdomar innan alla går vidare till nästa lansering. På så sätt är även din senaste tillgång redo att återanvändas.

Dina tidigare kampanjer är fulla av användbart arbete. Nyckeln är att göra det arbetet lätt att hitta, tryggt att anpassa och enkelt att dela.

Sätt kampanjmaterialet i arbete igen

Med Dropbox kan du hålla kampanjmaterialet organiserat i din molnlagring, samarbeta med rätt personer, granska kreativt material i sitt sammanhang och leverera stora slutfiler på ett säkert sätt. 

Återanvänd mer av det som redan fungerar och ge din nästa kampanj en tydligare utgångspunkt. Välj en plan för att börja organisera kampanjtillgångar med Dropbox.