Strategier för effektiv arbetsplatskommunikation
Effektiv kommunikation på arbetsplatsen handlar inte bara om att vara öppen och ärlig mot personal och kolleger – även om detta självklart inte skadar. Kärnan i professionell kommunikation går direkt till centrum för ditt företags interna processer och företagskulturen som dikterar hur ni arbetar och navigerar i de mellanmänskliga relationerna. Utforska vikten av kommunikation på arbetsplatsen samt några av de bästa strategierna för kommunikation på jobbet.
Varför är effektiv kommunikation på arbetsplatsen viktig?
Smart kommunikation på arbetsplatsen är en av nycklarna till ditt företags långsiktiga framgång, vilket bidrar till att förbättra produktiviteten och upprätthålla starka arbetsrelationer i hela organisationen. Tänk bara på symptomen på dålig kommunikation på jobbet: obegripliga företagsmål, begränsade eller obefintliga feedbackmodeller, dålig konflikthantering eller otydliga instruktioner från chefer. Allt leder till en sak – avfall. Bortkastad tid, bortkastad ansträngning och bortkastat kapital. Med andra ord har ditt företags professionella kommunikationsstandarder en direkt inverkan på ditt företags resultat. En studie visar att företag som kommunicerar effektivt ger 47 % högre avkastning till aktieägarna (över en femårsperiod) än de som inte gör det.
5 strategier för professionell kommunikation
Att säkerställa effektiv kommunikation på arbetsplatsen bör vara högst upp på agendan för ditt företags ledningsgrupp. Vi har beskrivit några av de bästa sätten att förbättra kommunikationen på jobbet nedan:
1. Investera i en smart arbetsyta
Viktigast av allt är att centralisera dina professionella kommunikationsverktyg. Omkring 50 % av alla medarbetare använder icke-godkända appar eller programvara, vilket – förutom att vara en säkerhetsrisk – kan leda till att team och projekt inte synkroniseras. Decentraliserade, splittrade kommunikationskanaler orsakar problem med åtkomst till dokument eller filer, samt situationer där vissa medarbetare kanske inte har all information de behöver för att fortsätta, vilket resulterar i förseningar och slöseri med intäkter.
Lösningen? En smart arbetsyta, som Dropbox, som samlar alla ditt företags plattformar, appar och materialtyper på ett ställe. På så sätt slipper teammedlemmarna växla mellan verktyg när de arbetar med olika uppgifter under dagen. Till exempel kan Dropbox Papers funktion för uppgiftshantering bidra till att säkerställa att alla är på rätt spår och förstår vad som förväntas av dem, vilket bidrar till att förbättra ansvarsskyldigheten och säkerställa tydlig kommunikation.
Projektplanering är också ett område som kräver utmärkt kommunikation på arbetsplatsen. Dropbox Papers mall för projektplanering kan ge dig de verktyg du behöver för att hålla hela teamet uppdaterat. Delegera att-göra-listor och samla all feedback på ett och samma ställe, så att ni slipper förvirrande e-posttrådar. När det gäller att hantera feedback i realtid kankommentarer i Dropbox vara mycket mer effektiva än långa, röriga e-posttrådar med för många personer på cc.
2. Prata ansikte mot ansikte, när det är möjligt
På den moderna arbetsplatsen kan möten ansikte mot ansikte ibland bli oanvändbara eftersom kommunikationsverktyg som Slack och e-post har blivit standard. Du bör dock inte låta kommunikation ansikte mot ansikte gå ur modet helt. Om du behöver förmedla känslig information är möten ansikte mot ansikte ett måste, medan möten med ditt team personligen (eller åtminstone via ett Zoom-samtal) gör att du kan se kroppsspråk och ansiktsuttryck, så att du fullt ut kan förstå hur väl du kommunicerar viss information. Tänk på dina kommunikationskanaler som en hierarki: videosamtal är mer personliga än telefonsamtal (ögonkontakt är ett måste), och telefonsamtal är mer personliga än e-postmeddelanden eller snabbmeddelanden.
3. Fokusera på tydligheten i dina meddelanden
När det gäller effektiv kommunikation på arbetsplatsen måste du vara tydlig och koncis i dina budskap. Otydlig kommunikation på kontoret från ledare kan försena eller till och med torpedera ett projekt innan det kommer igång (t.ex. dubbelarbete, förvirrande tidsramar, felaktiga leveranser etc.), vilket är anledningen till att det är viktigt att få fram rätt budskap från början. Inkludera detaljerade instruktioner för varje uppgift och se till att du tar upp teamets kärnfrågor – vad, hur och varför. Om du inte gör det kommer du bara att förvirra och distrahera kollegor från uppgiften. Naturligtvis kan dålig professionell kommunikation också drabba leverantörer och kunder, vilket gör att de tappar intresset för ditt företag och söker sig någon annanstans. Undvik detta genom att upprätthålla snabb och tydlig kommunikation från början.
4. Utöva ”radikal uppriktighet”
Radikal uppriktighet är ett ramverk för professionell kommunikation som kräver att du bryr dig om dina kollegor samtidigt som du direkt utmanar deras beteende, vilket ger dig rätt balans mellan aggression och empati i en arbetsmiljö. För många ledare är god kommunikationsförmåga inte naturligt. Faktum är att en undersökning från Interact visade att 69 % av cheferna känner sig obekväma med att kommunicera direkt med medarbetare, medan 37 % uppgav att de känner sig obekväma med att ge direkt feedback om de tror att medarbetaren kan reagera negativt. Om detta låter som du, kan radikal uppriktighet vara den kommunikationsstrategi du bör använda på kontoret, som hjälper dig att bygga ett sammansvetsat team och uppnå bättre resultat.
5. Upprätthåll en horisontell kommunikationsstruktur
Att öppna upp kommunikationsflödet på kontoret är ett bra sätt att ge dina anställda en röst. I studien The State of Business Communication in 2024– en studie utförd av Harris Poll på uppdrag av Grammarly – uppgav 55 % av de tillfrågade att effektiv kommunikation ökade deras självförtroende på jobbet.
Det är alltså ganska tydligt att tydlig kommunikation är en viktig faktor för medarbetarengagemang. Faktum är att 58 % av arbetstagarna från samma studie också noterade att effektiv kommunikation ökade deras arbetstillfredsställelse.
För att öka samhörighetskänslan på din arbetsplats behöver du säkerställa en horisontell kommunikationsstruktur där medarbetare på C-nivå och högre ledning kommunicerar direkt med medarbetarna och inbjuder till direkt feedback.
Med andra ord bör nyanställd personal känna att det är naturligt att prata med kolleger högre upp i hierarkin – det ska inte finnas någon känsla av att kommunikationslinjer till företagets ledning blockeras eller förhindras. Detta kan kräva förändring på en grundläggande nivå, men det finns andra strategier för kommunikation på arbetsplatsen som du kan implementera för att överbrygga klyftan mellan ledning och medarbetare, till exempel virtuella stormöten med möjlighet att ställa frågor.
Avslutande ord
Professionell kommunikation kan spela en viktig roll i praktiskt taget alla aspekter av ditt företagande. Att bemästra effektiv kommunikation på arbetsplatsen kan bidra till att öka effektiviteten, produktiviteten och innovationen, hålla personalen engagerad så att ditt företag har alla möjligheter att nå framgång.
