วิธีทำให้งานที่ยืดหยุ่นประสบความสำเร็จ

หากคุณเป็นผู้จัดการที่มีทีมที่ต้องดูแล การติดตามการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงานก็ไม่ใช่เรื่องง่ายเลย 

การทำงานทางไกลและแบบไฮบริดกลายเป็นเรื่องปกติ ทำให้ขอบเขตข้อผิดพลาดของผู้นำทางธุรกิจแคบลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องกำหนดรูปแบบการทำงานที่เหมาะสมสำหรับพนักงานของตน

การทำงานที่ยืดหยุ่น: อาวุธลับสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก?

ธุรกิจขนาดเล็กใช้การทำงานทางไกลเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขันที่จะช่วยให้พวกเขาเติบโตในอนาคตได้อย่างไร Dropbox ตั้งเป้าที่จะตอบคำถามดังกล่าวในรายงาน Choice Economy ของเรา ซึ่งเป็นการสำรวจผู้นำธุรกิจขนาดเล็กและพนักงานมากกว่า 2,000 รายจาก 8 ประเทศ 

เราต้องการดูว่ารูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นได้เปลี่ยนทัศนคติของพนักงานเกี่ยวกับการทำงานอย่างไร ที่ไหน และเวลาใดอย่างไร ในช่วงการระบาดใหญ่ ธุรกิจเกือบสองในสามแห่งได้ปรับปรุงโครงสร้างธุรกิจ เครื่องมือ และแนวทางปฏิบัติของตนให้ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัดหรือสำคัญ เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันได้ ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพราะทุกคนต้องกักตัวอยู่แต่ในบ้านตลอดช่วงหลายปีที่ผ่านมา แต่นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น

ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเทคโนโลยีใหม่สามารถช่วยให้ทีมงานทำงานจากระยะไกลได้ แต่เราจะรักษาความยืดหยุ่นในระดับเดียวกันได้อย่างไร เมื่อสมาชิกในทีมบางคนอยู่ที่สำนักงานและบางคนอยู่ที่บ้าน

ท้ายที่สุดแล้ว การสร้างทีมประสิทธิภาพสูงไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดในโลกก็ถือเป็นสิ่งสำคัญอันดับหนึ่งสำหรับธุรกิจที่ต้องการอยู่รอดต่อไปในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า ดังนั้น ด้วยการสนับสนุนจากการวิจัยของเรา เราจึงได้รับข้อมูลเชิงลึกจากบุคคลชั้นนำในสาขาการทำงานทางไกล เพื่อค้นหาวิธีนำรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นมาใช้

“การทำงานที่ยืดหยุ่น” หมายถึงอะไร?

การทำงานแบบยืดหยุ่นเป็นทางเลือกหนึ่งแทนการทำงานแบบ 9.00-17.00 น. ในออฟฟิศแบบดั้งเดิม ทำให้พนักงานสามารถควบคุมได้มากขึ้นว่าตนเองจะทำงานเมื่อใด ที่ไหน อย่างไร และเมื่อใด อาจเป็นการทำงานแบบพาร์ทไทม์ ทำงานทางไกล หรือแบบผสมผสาน ชั่วโมงการทำงานที่สั้น การแบ่งปันงาน หรืออย่างอื่นก็ได้

ตัวอย่างเช่น ตารางเวลาที่ยืดหยุ่นอาจทำให้พนักงานของคุณคนหนึ่งสามารถทำงานได้ตามเวลาเริ่มงานและเลิกงานแบบยืดหยุ่นเพื่อให้เหมาะกับความต้องการในการดูแลเด็กของตน

โดยพื้นฐานแล้วการทำงานที่ยืดหยุ่นคือการให้พนักงานมีทางเลือกในการปรับตารางการทำงานและสภาพแวดล้อมให้เหมาะกับตนเอง และสามารถให้ผลประโยชน์อย่างมากมายแก่ผู้ว่าจ้างและลูกจ้าง รวมถึงความพึงพอใจในงาน การมีส่วนร่วม แรงจูงใจ และความสมดุลระหว่างชีวิตกับการทำงาน

วิธีทำให้การทำงานที่ยืดหยุ่นเป็นประโยชน์ต่อทีมของคุณ
 

1. ถามความต้องการของพนักงาน

หากคุณต้องการความยืดหยุ่นในระยะยาว สิ่งสำคัญอันดับแรกคือคุณต้องเข้าใจก่อนว่าทีมของคุณต้องการอะไรจริงๆและนั่นหมายถึงการให้ทางเลือกแก่พวกเขา แทนที่จะเป็นโซลูชันหรือวิธีการทำงานแบบเหมารวม

เหล่าพนักงานนั้นค่อนข้างตัดสินใจได้ดีว่าสภาพแวดล้อมใดเหมาะกับตนมากที่สุดในช่วงเวลาที่กำหนด 

“พวกเขาอาจต้องการทำงานจากที่บ้านเพื่อเพิ่มสมาธิในการทำงาน หรือทำงานในสำนักงานสำหรับเซสชันการระดมความคิดและการทำงานร่วมกัน แต่พวกเขาสามารถตัดสินใจเรื่องนี้ได้อย่างอิสระ และหากคุณอนุญาตให้พนักงานได้ตัดสินใจเอง คุณจะเห็นประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นตามมา” Kate Lister ประธานของ Global Workplace Analytics กล่าว 

ดังนั้น คำตอบจึงไม่ใช่การตัดสินใจแบบด่วนสรุปแทนพนักงานของคุณ แต่เป็นเพียงการถามและนำพาพนักงานไปสู่สิ่งที่พวกเขาต้องการจริงๆ แม้ว่าคุณอาจเกิดความประหลาดใจก็ตาม

2. สร้างวัฒนธรรมอย่างต่อเนื่อง แม้ในขณะที่อยู่ห่างกัน

หลังจากการระบาดใหญ่ มีโอกาสใหม่ๆ มากมายในการนำวัฒนธรรมการทำงานที่พนักงานหลายคนชื่นชอบกลับคืนมา อย่างไรก็ตาม เนื่องจากพวกเราหลายคนทำงานที่บ้านเป็นประจำ เราจึงต้องแน่ใจว่าวัฒนธรรมนี้จะไม่ได้เกิดขึ้นแค่ที่ออฟฟิศเท่านั้น ซึ่งไม่ใช่เรื่องยาก แค่ต้องมีการวางแผนเพิ่มขึ้นสักเล็กน้อย หากคุณลองพิจารณา การพักดื่มกาแฟและการดื่มหลังเลิกงานนั้นไม่เคยเป็นกิจกรรมที่ง่าย ยืดหยุ่น หรือครอบคลุมสำหรับพนักงานหลายคนที่จะมีส่วนร่วม
 

ถ้าอย่างนั้นแล้วทางเลือกคืออะไร 

การสร้างวัฒนธรรมที่เหมาะสมไม่ได้หมายถึงการใช้จ่ายเงินจำนวนมากกับเครื่องมือสุดล้ำใหม่ๆ เราทุกคนคุ้นเคยกับการโทรด้วยวิดีโอ และสิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเราสามารถใช้การโทรด้วยวิดีโอในรูปแบบต่างๆ และเพื่อจุดประสงค์อื่นๆ นอกเหนือจากการทำงานได้ การประชุมแบบไฮบริดช่วยให้พนักงานที่ทำงานในออฟฟิศและพนักงานทางไกลสามารถทำงานร่วมกันผ่านการประชุมทางโทรศัพท์ บริษัทต่างๆ สามารถรักษาช่วงพักดื่มกาแฟให้คงอยู่ได้โดยส่งเสริมให้พนักงานทางไกลกำหนดเวลาโทรคุยกับเพื่อนร่วมงานและเพื่อนที่ทำงานในช่วงเวลาทำการเพียงเพื่ออัปเดตข้อมูล

อย่างที่กล่าวไปแล้ว วัฒนธรรมเป็นมากกว่าแค่การดื่มเบียร์และกาแฟร่วมกัน เราจำเป็นต้องจับคู่ความสนุกสนานและเกมเข้ากับองค์ประกอบส่วนตัวของวัฒนธรรม ทิศทางดังกล่าวเริ่มต้นจากด้านบน ดังที่ Andreatta กล่าวว่า “ผู้จัดการมีส่วนในการสร้างประสบการณ์ด้านวัฒนธรรมการทำงานให้แก่พนักงานกว่า 90% แต่ก็ยังมีอีกหลายบริษัทที่ไม่เคยลงทุนในการฝึกอบรมผู้จัดการเลย”

การฝึกอบรมด้านการจัดการนั้นมีความสำคัญมาก เนื่องจากท้ายที่สุดแล้ว วัฒนธรรมจำนวนมากก็เป็นเพียงการทำความเข้าใจข้อมูลพื้นฐานให้ถูกต้องเท่านั้น เช่น ความสะดวกในการขอความช่วยเหลือ การหาเวลาว่าง และการหารือเกี่ยวกับปัญหาที่คุณอาจจะพบ และอื่นๆ บริษัทที่ต้องการประสบความสำเร็จในโลกแห่งการทำงานที่ยืดหยุ่นจะต้องเข้าใจว่าเหรียญมีสองด้านเสมอ  

3. แบ่งปันเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เหมาะสม

การสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นพื้นฐานของทุกๆ โปรเจ็กต์ เวิร์กโฟลว์ หรือธุรกิจ หากคุณพยายามที่จะผลักดันสิ่งใดสิ่งหนึ่งโดยขาดอีกสิ่งหนึ่ง ทุกอย่างจะไม่ประสบความสำเร็จ 

สิ่งนี้ได้รับการยืนยันจากการวิจัยของเรา:

• ธุรกิจมากกว่าหนึ่งในสาม (36%) เห็นว่าการขาดเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมเป็นอุปสรรคสำคัญในการทำงานจากระยะไกล 
• 48% กล่าวว่าความล้มเหลวในการทำงานร่วมกันส่งผลกระทบเชิงลบต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน 
• นอกจากนี้ 87% ของธุรกิจยังเห็นพ้องกันว่าการปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมจะมีความสำคัญต่ออนาคตขององค์กร

สำหรับธุรกิจต่างๆ การค้นหาแพลตฟอร์มที่จะช่วยเชื่อมโยงทีมงานเข้าด้วยกันได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้สามารถบูรณาการเครื่องมือที่ใช้ในที่อื่นได้ และทำให้การจัดการโครงการเป็นเรื่องง่าย ถือเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง

ซึ่งไม่ได้หมายถึงการดำเนินการในระดับผิวเผินเท่านั้น ธุรกิจจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญและคงอยู่อย่างยาวนานให้กับกระบวนการในที่ทำงานเพื่อให้ได้มาซึ่งผลประโยชน์สูงสุดอย่างแท้จริง

Dropbox เป็นตัวอย่างหนึ่ง เรานำเสนอชุดเครื่องมือที่ครบครันเพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น จัดการงานได้ง่าย แชร์และซิงค์ข้อมูลได้อย่างไร้อุปสรรคและอื่นๆ อีกมากมาย

4. คิดค้น สร้างสรรค์ และสร้างนวัตกรรม 

ประการสุดท้าย สิ่งสำคัญคือต้องไม่มองว่านวัตกรรมเป็นกระบวนการที่ทำครั้งเดียวเสร็จ ไม่ว่าคุณจะทำสิ่งใดเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่น อย่าหยุดพัฒนาปรับปรุงอยู่เสมอ 

นั่นหมายถึงอะไรก็ง่ายๆ นอกเหนือจากการรับผลตอบรับเป็นประจำแล้ว ควรตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจของคุณบ่อยครั้ง และหากมีข้อสงสัย ควรจ้างผู้เชี่ยวชาญภายนอกให้ดำเนินการดังกล่าว หากคุณลงทุนในเทคโนโลยีใหม่ ให้ทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ที่คุณเลือกเพื่อให้การลงทุนของคุณเกิดประโยชน์สูงสุด ตลอดจนจัดตั้งทีมข้ามสายงานเพื่อดูแลการนำไปใช้และการใช้งานในวงกว้างทั่วทั้งธุรกิจ

สุดท้ายนี้ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีส่วนร่วมในทุกขั้นตอนของการเดินทาง ผู้นำระดับสูงมีบทบาทสำคัญในการผลักดันการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ แต่การรับเอาการเปลี่ยนแปลงนั้นมาใช้ในหมู่พนักงานทุกคนในธุรกิจของคุณก็มีบทบาทสำคัญเช่นกัน หากคุณไม่สามารถทำให้พนักงานเห็นคุณค่าในเครื่องมือและกระบวนการที่คุณมอบให้ หรือไม่ได้ปรึกษาพวกเขาว่าจะใช้งานเครื่องมือและกระบวนการเหล่านั้นอย่างไรหรือจะใช้หรือไม่ พวกเขาอาจไม่ได้ใช้สิ่งนั้นให้เกิดประโยชน์ และกลยุทธ์การทำงานที่ยืดหยุ่นของคุณก็ไม่น่าจะประสบความสำเร็จ

ทำงานอย่างยืดหยุ่นด้วย Dropbox

ไม่ว่าคุณจะทำงานพาร์ทไทม์หรือเต็มเวลา ทำงานที่ออฟฟิศหรือทำงานจากระยะไกล Dropbox ก็มีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณจัดการตารางเวลาที่ยืดหยุ่นได้

ตั้งแต่เทคโนโลยีการซิงค์บนคลาวด์ที่ช่วยให้คุณทำงานจากทุกที่ไปจนถึงคุณสมบัติการแชร์ไฟล์ที่ทำให้การทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานง่ายขึ้น คุณสามารถเตรียมความพร้อมให้ตนเองและทีมงานของคุณประสบความสำเร็จได้ด้วย Dropbox