วิธีล้างบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

ทุกวันนี้ การเก็บทุกอย่างไว้ในคลาวด์นั้นเป็นเรื่องง่าย ด้วยการอัปโหลดและการซิงค์ไฟล์โดยอัตโนมัติ ทำให้เข้าใจได้ไม่ยากว่าทำไมผู้คนจึงต้องการที่จะบันทึกทุกๆ อย่าง

ท้ายที่สุดแล้ว เมื่อใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลดิจิทัล ก็คงจะไม่มีปัญหาอะไรเกิดขึ้นใช่ไหม แต่หากปล่อยปละละเลย พื้นที่ดังกล่าวอาจเต็มอย่างรวดเร็ว

ประเด็นก็คือ แม้ว่าบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์จะให้ความสะดวกสบายได้อย่างน่าอัศจรรย์ แต่บางครั้งพื้นที่ดังกล่าวก็อาจกลายเป็นความยุ่งเหยิงอันไร้ระเบียบได้ นอกจากนี้ยังเป็นไปได้ที่ในที่สุดแล้วคุณจะใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลของคุณจนเต็มและไม่สามารถบันทึกไฟล์ใหม่ๆ ได้

ตามแบบฉบับของ Kondo อย่างแท้จริง หากไฟล์หรือโฟลเดอร์ “จุดประกายความสุข” ให้กับคุณ เราจะไม่ส่งเสริมให้คุณลบไฟล์หรือโฟลเดอร์นั้น แทนที่จะทำแบบนั้น เราจะมอบวิธีง่ายๆ อันชาญฉลาดในการล้างและจัดระเบียบบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณใหม่

ก่อนอื่น เหตุใดบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของฉันจึงเต็ม

หากบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณเต็ม มีความเป็นไปได้ที่สาเหตุจะเกิดจากสถานการณ์ต่อไปนี้

• การซิงค์ไฟล์ที่ไม่จำเป็น แอปบนอุปกรณ์ของคุณอาจจะกำลังอัปโหลดไฟล์ที่ไม่จำเป็นไปยังบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ เช่น โฟลเดอร์ “ดาวน์โหลด” หรือ “รูปภาพ WhatsApp” บนโทรศัพท์ของคุณ
• ไฟล์ที่แบ่งปัน ในบางกรณี ไฟล์ขนาดใหญ่หรือโฟลเดอร์ขนาดใหญ่ที่มีการแบ่งปันกับคุณอาจนับรวมกับการใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ทั้งหมดของคุณ
• สำเนาของไฟล์เดียวกันหลายฉบับ ด้วยประวัติไฟล์ในแอปอย่างเช่น Dropbox Paper โดยทั่วไปจะไม่จำเป็นต้องจัดเก็บไฟล์หลายเวอร์ชัน เนื่องจากคุณสามารถย้อนกลับไปยังสำเนาก่อนหน้าได้เสมอ
• ไฟล์ที่ถูกลบ หากคุณเพิ่งลบไฟล์และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของคุณยังเต็มอยู่ อาจเป็นไปได้ว่าบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณยังคงอัปเดตอยู่และจำเป็นต้องซิงค์การเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะมีการอัปเดตการใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูล

ทำไมฉันจึงต้องล้างบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์

แนวทางของ Marie Kondo ที่มีชื่อเสียงระดับโลกในการขจัดความยุ่งเหยิงนั้นมุ่งเน้นไปที่การเก็บรักษาสิ่งที่ “จุดประกายความสุข” รอบตัวคุณ และทิ้งสิ่งอื่นๆ ไป สำหรับข้อมูลดิจิทัล วิธีนี้ไม่เพียงแต่ป้องกันไม่ให้คุณใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลเกินโควต้า แต่ยังสร้างประสบการณ์ที่น่าพึงพอใจยิ่งขึ้นในการใช้ไฟล์ของคุณอีกด้วย

หากคุณไม่สามารถจัดการกับบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณได้ คุณอาจพบว่าตัวเองไม่สามารถอัปโหลด แก้ไข หรือซิงค์ไฟล์เวอร์ชันใหม่ได้ ซึ่งผู้ให้บริการอาจถึงขั้นลบไฟล์ของคุณด้วยเช่นกันหากคุณไม่ทำการล้างพื้นที่ โดยจะขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการ

ฉันจะเพิ่มพื้นที่บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ได้อย่างไร

ไม่จำเป็นต้องตื่นตระหนกไป ต่อไปนี้เป็นหลักการง่ายๆ บางส่วนที่จะแนะนำคุณ ให้คิดว่าสิ่งเหล่านี้เป็นหลักสูตรการจัดระเบียบแบบดิจิทัลสำหรับบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ หรือแม้แต่ฮาร์ดไดรฟ์ในเครื่องของคุณ เพื่อช่วยประหยัดพื้นที่

 

1. ลบไฟล์ที่คุณไม่ต้องการ

บางครั้ง วิธีที่ง่ายที่สุดคือวิธีที่ดีที่สุด หากคุณต้องการเพิ่มพื้นที่บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้ก็คือการลบไฟล์ที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป

แน่นอน การที่ต้องเผชิญกับข้อมูลขนาดหลายกิกะไบต์ที่ต้องพิจารณาและเลือกลบด้วยตนเองอาจรู้สึกเหมือนเป็นงานที่น่าวิตกกังวล แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น ลองใช้เคล็ดลับที่ผ่านการทดลองใช้และการทดสอบแล้วเหล่านี้เพื่อดำเนินการดูสิ

• กรองตามขนาด เริ่มด้วยการจัดเรียงไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณจากขนาดใหญ่สุดไปหาขนาดเล็กที่สุด คอยสังเกตหาสิ่งที่คุณรู้ว่าคุณไม่ต้องการใช้อีกต่อไปซึ่งอยู่ด้านบนสุดของกอง
• กรองตามวันที่ คุณต้องการใช้รายงานเวอร์ชันที่กำลังดำเนินการจากเมื่อ 5 ปีที่แล้วจริงๆ หรือไม่ การจัดเรียงไฟล์ของคุณจากเก่าสุดไปหาใหม่สุดอาจช่วยเผยให้เห็นสิ่งที่ไม่จำเป็นและถูกลืมไปนานแล้ว
• ค้นหาโฟลเดอร์ข้อมูลแอป โฟลเดอร์ใดก็ตามที่มีชื่อตรงกับแอปอาจจะจัดเก็บการส่งออกและข้อมูลอื่นๆ โดยอัตโนมัติ ให้ตรวจสอบข้อมูลด้านในและลบข้อมูลเหล่านั้นหากไม่จำเป็น
• ลบไฟล์ชั่วคราว ไฟล์ที่ดาวน์โหลด มีม และรูปภาพที่ได้รับจากการแชทเป็นกลุ่มสามารถทำให้ไม่นานบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณก็จะเต็มไปด้วยความยุ่งเหยิง ซึ่งส่วนใหญ่สามารถลบได้

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลบไฟล์ในบัญชี Dropbox ของคุณได้ที่ศูนย์ความช่วยเหลือ Dropbox นอกจากนี้คุณยังสามารถลองใช้ Dropbox Backup ได้หากคุณกังวลว่าจะสูญเสียไฟล์

2. ออกจากไฟล์ที่แบ่งปันหากคุณไม่ต้องการเข้าถึงอีกต่อไป

เมื่อมีคนแชร์โฟลเดอร์กับคุณ โฟลเดอร์นั้นอาจยังคงอยู่ในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลออนไลน์ของคุณ ซึ่งจะกินพื้นที่มาก ให้ลองจัดระเบียบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของคุณโดยออกจากโฟลเดอร์ที่คุณดูเสร็จแล้ว โดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้

ออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์บน iCloud

1. ลงชื่อเข้าใช้และเลือกโฟลเดอร์หรือไฟล์
2. คลิกไอคอนเพิ่มบัญชี ซึ่งดูเหมือนบุคคลที่มีเครื่องหมาย “+” อยู่ด้านบน
3. คลิก “ตัวเลือกการแชร์” และลบบัญชีของคุณหรือของคนอื่นตามความจำเป็น

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่บทความของฝ่ายสนับสนุนของ Apple

ออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์บน OneDrive

1. ลงชื่อเข้าใช้ OneDrive
2. คลิกมุมมองไฟล์ แล้วเลือกโฟลเดอร์หรือไฟล์ที่คุณต้องการให้ไม่แชร์
3. เลือก ลบทางลัดออกจากไฟล์ของฉัน

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่บทความของฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft

ออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์บน Dropbox

1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Dropbox ของคุณ
2. เลือกโฟลเดอร์ที่แชร์ที่คุณต้องการลบแล้วคลิกไอคอนแชร์
3. คลิก [x] คนที่มีสิทธิ์เข้าถึง แล้วเลือกชื่อของคุณจากเมนูดรอปดาวน์
4. คลิก ลบการเข้าถึงของฉัน เพื่อยืนยัน

ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่หน้าการสนับสนุนของ Dropbox

3. จัดระเบียบข้อมูลสำรองของคุณ

การเก็บรักษาไฟล์ให้ปลอดภัยนั้นง่ายมากๆ แม้ว่าคุณจะไม่ได้ใช้งานไฟล์เหล่านั้นก็ตาม ถึงอย่างนั้น คุณอาจพบข้อมูลจำนวนมากที่คุณไม่ต้องการในข้อมูลสำรองเหล่านี้ โดยจะคล้ายคลึงเป็นอย่างมากกับตอนที่คุณเก็บของ “เผื่อไว้” ในห้องใต้หลังคา

ในการบริการต่างๆ เช่น iCloud คุณสามารถลบการสำรองข้อมูลบางส่วนออกได้อย่างง่ายดายเพื่อประหยัดพื้นที่

1. ไปที่ การตั้งค่า > Apple ID > iCloud > จัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบัญชี > การสำรองข้อมูล
2. แยกข้อมูลสำคัญและลบข้อมูลสำรองที่ไม่ต้องการจากโทรศัพท์หรือ iPad เครื่องเก่า
3. ลบข้อมูลแอปใดๆ ที่คุณอาจไม่ต้องการจาก “จัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบัญชี” เช่น รูปภาพต่างๆ

หากบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณกำลังจะเต็ม ให้สำรองข้อมูลไปยังคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows หรือ Mac ซึ่งเป็นวิธีอันชาญฉลาดในการเก็บรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยนอกระบบคลาวด์ โดยคุณสามารถซิงค์ข้อมูลได้อีกครั้งเมื่อมีที่ว่าง

เมื่อคุณไม่ได้เข้าถึงข้อมูลเป็นประจำ ให้พิจารณาใช้การเก็บบันทึกถาวรเพื่อประหยัดพื้นที่ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์และสำรองข้อมูลเพื่อเก็บรักษาไว้นานๆ

การสำรองข้อมูลในฮาร์ดไดรฟ์นั้นเหมาะสำหรับโฟลเดอร์หรือไฟล์เก็บถาวร Dropbox ช่วยให้สำรองข้อมูล Mac หรือสำรองข้อมูลพีซีที่ใช้ Windows ไปยังระบบคลาวด์ได้อย่างง่ายดาย

 

4. อัปเกรดแผนบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ

บางครั้งการจัดระเบียบใหม่ การลบไฟล์ หรือการปรับแต่งการตั้งค่าก็ไม่สามารถล้างบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณได้เพียงพอ สิ่งที่ทำได้ง่ายๆ ณ จุดนี้คือการอัปเกรดเป็นแผนบริการใหม่

แม้ว่าการอัปเกรดแผนบริการอาจมีค่าใช้จ่าย แต่หากปัจจุบันคุณใช้ OneDrive หรือ iCloud คุณก็สามารถเปิดบัญชี Dropbox Basic ฟรีและย้ายไฟล์บางส่วนไปไว้ที่นั่นได้เสมอ

หากคุณมีบัญชี Dropbox อยู่แล้ว คุณสามารถอัปเกรดแผนบริการของคุณได้ คุณสามารถเข้าถึงโบนัสจากการแนะนำด้วยบัญชี Dropbox ได้เช่นกัน

 

5. จัดเก็บไฟล์ของคุณให้เป็นระเบียบ

การใช้ไฟล์ของคุณโดยเน้นไปที่การจัดระเบียบและการประหยัดพื้นที่นั้นสามารถช่วยได้มาก คุณเพียงแค่ต้องทำให้เป็นนิสัยและปรับเปลี่ยนทัศนคติเล็กน้อยเพื่อไม่ให้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เต็มไปด้วยความยุ่งเหยิง

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับระดับมืออาชีพสำหรับผู้ที่ใช้ข้อมูลจำนวนมากทุกวัน

• ใช้โครงสร้างโฟลเดอร์ที่ชัดเจน ซึ่งจะทำให้มองเห็นไฟล์ต่างๆ และป้องกันไม่ให้ข้อมูลสูญหายในลำดับชั้นที่ซับซ้อนโดยไม่จำเป็น
• ล้างถังรีไซเคิลของคุณเป็นประจำ ซึ่งจะช่วยลบข้อมูล ป้องกันความยุ่งเหยิง และส่งเสริมการประเมินแบบ Marie Kondo มากขึ้นว่าคุณต้องการใช้ไฟล์นั้นหรือไม่
• เลือกสไตล์การตั้งชื่อไฟล์และใช้สไตล์นั้นไปตลอด การทำเช่นนี้จะช่วยลดความยุ่งเหยิงและความไม่เป็นระเบียบในขณะที่ทำให้ค้นหาทุกอย่างได้ง่ายขึ้น
• ลบรายการข้อมูลที่ซ้ำกัน ข้อมูลเวอร์ชันเก่า และข้อมูลอื่นๆ ในอดีตหากทำได้เพื่อประหยัดพื้นที่
• ใช้แอปจดบันทึก เช่น Dropbox Paper ซึ่งมีประโยชน์ในสถานการณ์อื่นๆ หลายสถานการณ์เมื่อต้องเขียนหรือแก้ไขเอกสาร เพื่อหยุดไฟล์ขนาดเล็กไม่ให้ใช้พื้นที่ของบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของคุณ

กำลังประสบปัญหาในการจัดระเบียบโปรเจ็กต์หรือคอลเลกชันรูปภาพใช่ไหม เรียนรู้วิธีอัปโหลดและจัดระเบียบรูปภาพอย่างมืออาชีพโดยใช้ Dropbox

จัดเก็บไฟล์ของคุณให้เป็นระเบียบด้วย Dropbox

Dropbox สามารถเปลี่ยนมุมมองของคุณเกี่ยวกับบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ได้ โดยจะทำให้การจัดการไฟล์เป็นเรื่องง่าย คุณสามารถสร้างพื้นที่และจัดการโปรเจ็กต์ได้จากตำแหน่งส่วนกลาง ดังนั้นเมื่อคุณจัดระเบียบโฟลเดอร์ของคุณ โฟลเดอร์เหล่านั้นจะอัปเดตอยู่ในพื้นหลัง ลองใช้ดูสิ แถมคุณสามารถอัปเกรดแผนบริการของคุณหากพื้นที่เต็มได้อีกด้วย!