วิธีการทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างมีประสิทธิภาพ

กำลังดิ้นรนที่จะมีส่วนร่วมกับผู้ถือผลประโยชน์ภายในหรือภายนอกของคุณอยู่หรือไม่? เรียนรู้วิธีปฏิบัติเพื่อปรับปรุงความร่วมมือของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและบรรลุผลลัพธ์ของโครงการที่ดีขึ้นในคู่มือที่ครอบคลุมนี้

ในโลกธุรกิจที่เชื่อมโยงกันในปัจจุบัน การทำงานร่วมกันกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องถือเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จ ไม่ว่าจะทำงานร่วมกับทีมภายใน พันธมิตรภายนอก หรือผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง การทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิผลจะนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น และผลผลิตงานที่สูงขึ้น

ในคู่มือนี้ เราจะสำรวจวิธีปฏิบัติจริง 10 ประการเพื่อปรับปรุงความร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้น เราจะแสดงให้คุณเห็นว่า Dropbox สามารถปรับกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้การทำงานร่วมกับผู้ถือผลประโยชน์มีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีประเภทใดบ้าง?

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถนิยามได้อย่างกว้างๆ ว่าเป็นใครก็ตามที่มีผลประโยชน์หรือได้รับผลกระทบจากโครงการหรืองานของคุณ มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสองกลุ่มหลัก:

• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน— พนักงาน ผู้บริหาร สมาชิกทีมโครงการ และบุคคลอื่นภายในองค์กรของคุณที่มีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการ
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก— ลูกค้า ซัพพลายเออร์ นักลงทุน หน่วยงานกำกับดูแลและบุคคลหรือองค์กรอื่น ๆ นอกองค์กรของคุณที่ได้รับผลกระทบหรือมีความสนใจในโครงการ

ไม่ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะเป็นประเภทใด ความร่วมมือที่มีประสิทธิผลถือเป็นกุญแจสำคัญในการบรรลุเป้าหมายร่วมกันและผลลัพธ์ของโครงการ 

เครื่องมือการทำงานร่วมกันของ Dropbox เช่น Paper, Replay และ Sign ช่วยให้คุณแบ่งปันข้อมูลกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องฝ่ายต่างๆ ได้ง่ายขึ้น และส่งเสริมความร่วมมือที่สำคัญเหล่านี้

10 วิธีเพื่อความร่วมมือของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างมีประสิทธิผล
 

กำหนดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของผู้ที่จะเป็นผู้นำการโต้ตอบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างชัดเจน เสนอชื่อบุคคลหรือทีมเพื่อทำหน้าที่เป็นจุดติดต่อหลักสำหรับผู้ถือผลประโยชน์ เพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและคล่องตัว พิจารณา:

• บทบาท— อาจรวมถึงผู้จัดการโครงการ ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสาร หรือหัวหน้าทีม
• ความรับผิดชอบเช่น การเตรียมและส่งมอบการนำเสนอต่อผู้ถือผลประโยชน์ การรวบรวมข้อเสนอแนะ และการอัปเดตกำหนดเวลาหรือแผนงานของโครงการ
• เกณฑ์การคัดเลือก— ปัจจัยต่างๆ เช่น ประสบการณ์ ทักษะการสื่อสาร และความคุ้นเคยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง อาจกำหนดได้ว่าบุคคลหรือทีมงานเหมาะสมกับโครงการนี้หรือไม่

เรียนรู้ว่าใครคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก

ระบุผู้มีอำนาจตัดสินใจหลักที่มีผลกระทบสำคัญต่อโครงการและจัดลำดับความสำคัญของการมีส่วนร่วมของพวกเขาตามนั้น บุคคลเหล่านี้สามารถมีบทบาทสำคัญในการกำหนดเป้าหมายของโครงการ การจัดหาทรัพยากรที่จำเป็น และอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายจะมีแรงจูงใจของตนเองที่สามารถส่งผลต่อการมีส่วนร่วมกับโครงการ เช่น เป้าหมายของแผนกหรือวัตถุประสงค์ขององค์กร พิจารณาบทบาท ความสนใจ และระดับอิทธิพลของพวกเขาเมื่อกำหนดว่าใครควรจะรวมอยู่ในกระบวนการทำงานร่วมกัน ตัวอย่างเช่น ผู้ให้การสนับสนุนโครงการหรือพันธมิตรอาจสามารถจัดสรรงบประมาณได้ ในขณะที่หัวหน้าฝ่ายเทคนิคสามารถให้การสนับสนุนด้านความเป็นไปได้และการนำไปปฏิบัติได้

กำหนดวิธีการสื่อสาร

การบริหารจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องมีช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิผลจึงจะทำงานได้ดี โดยเฉพาะในโครงการใหม่ การสื่อสารถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพราะช่วยให้คุณจัดการความคาดหวัง ทำงานไปสู่เป้าหมายร่วมกัน และพัฒนาความคุ้นเคยกับความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ใช้คุณสมบัติการสื่อสารที่คล่องตัวต่างๆ ใน Dropbox เช่น โฟลเดอร์ที่แบ่งปันและการทำงานร่วมกันบนเอกสารแบบเรียลไทม์ เพื่อรองรับการปฏิสัมพันธ์ที่ราบรื่น ควรพิจารณาการให้ข้อมูลอัปเดตโดยละเอียดและสม่ำเสมอ หรือส่งข้อความส่วนบุคคลเพื่อให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้รับข้อมูลและมีส่วนร่วม

กำหนดความคาดหวังและเป้าหมาย

กำหนดเป้าหมายโครงการ กำหนดเวลา และผลงานส่งมอบที่ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น สิ่งนี้ช่วยจัดแนวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นสมาชิกในทีม ลูกค้า และฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์และวัตถุประสงค์ร่วมกัน

เริ่มต้นด้วยการกำหนดทิศทางที่ชัดเจนโดยใช้แนวทางเช่นเป้าหมาย SMART เพื่อระบุว่าโปรเจ็กต์มุ่งหวังที่จะบรรลุเป้าหมายใด ตัวอย่างเช่น แทนที่จะมีเป้าหมายที่คลุมเครืออย่าง "เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า" ให้ตั้งเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงและวัดผลได้มากขึ้นเช่น "เพิ่มคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า 20% ในหกเดือน"

แจ้งให้ทุกคนทราบว่าใครรับผิดชอบสิ่งใดและคาดหวังอะไรจากพวกเขาตลอดทั้งโครงการ ซึ่งรวมถึงผลงานที่คาดหวังในแต่ละขั้นตอนของโครงการและแผนว่าจะแบ่งปันข้อมูลอัปเดตกับผู้ถือผลประโยชน์อย่างไร

เร่งอนุมัติโครงการและรวบรวมข้อเสนอแนะ

การอนุมัติที่ล่าช้าอาจขัดขวางการทำงานร่วมกันและความก้าวหน้า เมื่อกระบวนการอนุมัติล่าช้า อาจทำให้เกิดปัญหาคอขวดที่ทำให้ระยะเวลาของโครงการล่าช้า สมาชิกในทีมรู้สึกหงุดหงิด และท้ายที่สุดก็ส่งผลกระทบต่อคุณภาพของผลลัพธ์ขั้นสุดท้าย

เครื่องมือดิจิทัลที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการจัดการเอกสารและการอนุมัติถือเป็นโซลูชันที่มีประสิทธิภาพสำหรับเรื่องนี้ ตัวอย่างเช่น Dropbox Sign เป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถส่งเอกสารเพื่อขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย สำหรับ Sign ทำให้ทีมงานลดความจำเป็นในการใช้เอกสารแบบแผ่น ลดเวลาที่ใช้ในการ‌ติดตามลายเซ็น และมั่นใจได้ว่าได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้องอย่างทันท่วงที

นอกเหนือจากการอนุมัติเอกสารแล้ว โปรเจ็กต์สร้างสรรค์มักต้องใช้แนวทางที่เป็นแบบไดนามิกมากขึ้นในการให้ข้อคิดเห็นและการแก้ไข สำหรับสถานการณ์เหล่านี้ Dropbox Replay อาจพลิกเกมได้ เครื่องมือนี้ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับวิดีโอและเนื้อหาสร้างสรรค์ ช่วยให้ทีมสามารถแบ่งปันผลงานและรวบรวมหรือให้ข้อคิดเห็นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วย Replay ผู้ทำงานร่วมกันสามารถแสดงความคิดเห็นพร้อมประทับเวลาได้โดยตรงบนวิดีโอ ทำให้ระบุช่วงเวลาที่ต้องการความสนใจหรือการแก้ไขได้ง่ายขึ้น วิธีนี้ไม่เพียงแต่ช่วยเร่งกระบวนการตรวจสอบเท่านั้น แต่ยังช่วยให้แน่ใจว่าข้อเสนอแนะมีความชัดเจนและสามารถดำเนินการได้จริง ลดโอกาสที่อาจเกิดการสื่อสารผิดพลาดและความจำเป็นในการแก้ไขหลายรอบ

พัฒนาการสื่อสารเชิงบวกและรักษาความโปร่งใส

เน้นการสื่อสารแบบเปิด การฟังอย่างตั้งใจ และความเคารพซึ่งกันและกันเมื่อโต้ตอบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หลักการเหล่านี้มีความจำเป็นสำหรับการสร้างความสัมพันธ์และส่งเสริมความร่วมมือในระยะยาว

สร้างความไว้วางใจและส่งเสริมการสื่อสารที่โปร่งใสโดยสนับสนุนการสนทนาแบบเปิดและการวิจารณ์ที่สร้างสรรค์ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการให้ข้อเสนอแนะที่ไม่เพียงแต่จริงใจแต่ยังมุ่งเป้าไปที่การช่วยเหลือบุคคลและโครงการต่างๆ ให้ดีขึ้นด้วย การส่งเสริมให้สมาชิกในทีมให้และรับคำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์สามารถส่งเสริมการเติบโตส่วนบุคคลและในอาชีพได้ เนื่องจากช่วยให้แต่ละคนได้เรียนรู้จากความผิดพลาดและพัฒนาจุดแข็งของตนเอง

การแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการก็ถือเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน การอัปเดตเป็นประจำเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญ ความสำเร็จ และความท้าทายต่างๆ ของโครงการ ช่วยให้มั่นใจได้ถึงความโปร่งใสและความรับผิดชอบ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรได้รับการแจ้งให้ทราบถึงความเสี่ยงใดๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ ตลอดจนกลยุทธ์ที่ใช้ในการบรรเทาความเสี่ยงเหล่านั้น

นอกจากนี้ กระบวนการตัดสินใจควรได้รับการสื่อสารอย่างชัดเจนต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เมื่อมีการตัดสินใจ สิ่งสำคัญคือต้องอธิบายเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจ รวมถึงข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกที่แจ้งการตัดสินใจเหล่านั้น ความโปร่งใสนี้ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้าใจบริบทและเหตุผล ซึ่งสามารถนำไปสู่การมีส่วนร่วมและการสนับสนุนโครงการที่มากขึ้น

รับข้อมูลเชิงลึกจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญที่มีอยู่ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณโดยสนับสนุนให้พวกเขาแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกและประสบการณ์ของพวกเขา สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การแก้ไขปัญหาที่ดีขึ้นและการตัดสินใจที่ได้รับข้อมูลมากขึ้น

ผู้ถือผลประโยชน์ของคุณมีองค์ความรู้อันล้ำค่ามากมายที่สามารถช่วยคุณรับมือกับความท้าทายและระบุโอกาสได้ ภูมิหลังและมุมมองของผู้ถือผลประโยชน์ที่หลากหลายสามารถปลดล็อกข้อมูลเชิงลึกใหม่ๆ ที่คุณหรือสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมอาจไม่สามารถมองเห็นได้ทันที

ตัวอย่างเช่น พนักงานที่ต้องติดต่อกับลูกค้าสามารถเสนอข้อมูลโดยตรงเกี่ยวกับความต้องการและความชอบของลูกค้า ในขณะที่พันธมิตรอาจนำเสนอแนวโน้มของอุตสาหกรรมและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สามารถแจ้งการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้

คอยสังเกตปัญหาและนำเสนอแนวทางแก้ไข

ระบุปัญหาหรือข้อโต้แย้งที่อาจเกิดขึ้นในกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างจริงจังและแก้ไขอย่างทันท่วงที คาดการณ์ความต้องการของพวกเขาและลดความเสี่ยงเพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น

มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันกับผู้ถือผลประโยชน์ของคุณเพื่อทำความเข้าใจมุมมอง ความกังวล และความคาดหวังของพวกเขา ดำเนินการเช็คอินแบบสำรวจหรือเซสชันการให้ข้อเสนอแนะเป็นประจำเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความคิดและความรู้สึกของผู้ถือผลประโยชน์เกี่ยวกับโครงการหรือแผนริเริ่มที่กำลังดำเนินการอยู่

ร่วมเฉลิมฉลองชัยชนะแห่งความร่วมมือ

รับรู้และเฉลิมฉลองความสำเร็จร่วมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องของคุณเพื่อเพิ่มขวัญกำลังใจและส่งเสริมความรู้สึกของการทำงานเป็นทีม การยอมรับนี้สามารถทำได้หลายรูปแบบ ตั้งแต่การกล่าวขอบคุณง่ายๆ ด้วยวาจาในระหว่างการประชุม ไปจนถึงการเฉลิมฉลองที่เป็นทางการมากขึ้น เช่น พิธีมอบรางวัลหรือทำกิจกรรมนอกสถานที่เป็นทีม

เริ่มต้นด้วยการระบุส่วนสนับสนุนที่เฉพาะเจาะจงที่บุคคลและทีมงานต่างๆ ได้ทำตลอดทั้งโครงการ ซึ่งอาจรวมถึงการให้การยอมรับสมาชิกในทีมที่ทุ่มเทอย่างเต็มที่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนด หรือกลุ่มที่ร่วมมือกันอย่างมีประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อน นี่เป็นการสร้างตัวอย่างเชิงบวกให้กับผู้อื่น ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความเป็นเลิศและการทำงานร่วมกัน

การเฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญที่เกิดขึ้นระหว่างโครงการก็มีความสำคัญเท่าเทียมกัน เหตุการณ์สำคัญถือเป็นเครื่องหมายสำคัญของความก้าวหน้าและความสำเร็จ และการยอมรับเหตุการณ์สำคัญเหล่านี้สามารถเสริมสร้างความพยายามร่วมกันของทีมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องได้

ตัวอย่างเช่น หากโครงการของคุณเข้าสู่ช่วงสำคัญ เช่น การเสร็จสิ้นงานส่งมอบที่สำคัญหรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จ ควรใช้โอกาสนี้เฉลิมฉลองความสำเร็จนี้ อาจรวมถึงการเป็นเจ้าภาพจัดงานเลี้ยงอาหารกลางวันของทีม การส่งอีเมลแสดงความยินดี หรือแม้แต่การจัดการรวมตัวเล็กๆ เพื่อสะท้อนถึงการเดินทางและแบ่งปันเรื่องราวของความท้าทายที่ต้องเอาชนะ

ใช้ Dropbox เพื่อร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อผลลัพธ์ที่ดีกว่า

การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จของโปรเจ็กต์ และ Dropbox เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการอำนวยความสะดวกให้การทำงานเป็นทีมนั้นราบรื่นระหว่างผู้มีส่วนเกี่ยวข้องหลายฝ่าย ด้วยการแบ่งปันที่ปลอดภัย คุณสมบัติการทำงานร่วมกัน และเครื่องมือตรวจสอบโปรเจ็กต์สร้างสรรค์ Dropbox จึงช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสอดประสานและบรรลุผลลัพธ์ที่ดีกว่าเดิม