วิธีสร้างไฟล์หรือโฟลเดอร์ ZIP บน Mac หรือพีซีที่ใช้ Windows ของคุณ

ไขข้อข้องใจเกี่ยวกับรูปแบบไฟล์ ZIP

ไฟล์ ZIP เป็นวิธียอดนิยมที่สุดวิธีหนึ่งในการประหยัดพื้นที่ดิสก์ ตลอดจนส่งไฟล์และโฟลเดอร์ขนาดใหญ่ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น กระบวนการสร้างไฟล์หรือโฟลเดอร์ ZIP จะแตกต่างกันไปโดยขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ที่คุณใช้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับวิธีซิปไฟล์สำหรับผู้ใช้ Mac และ Windows รวมทั้งแนะนำวิธีต่างๆ สำหรับการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ที่มีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้มากขึ้น

ไฟล์ ZIP คือการบีบอัดไฟล์อย่างน้อยหนึ่งไฟล์ไว้ด้วยกันในที่เดียว เมื่อซิปไฟล์หรือโฟลเดอร์ เนื้อหาที่ประกอบอยู่จะถูกบีบอัด การลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อนออกไปจึงส่งผลให้ไฟล์ประเภทนี้ต้องใช้ข้อมูลน้อยลงมากในการจัดเก็บและแชร์ กระบวนการนี้เรียกว่า "การบีบอัดข้อมูลแบบไม่สูญเสียข้อมูล" หรือ Lossless Data Compression โดย Lossless หมายความว่าแม้ขนาดของไฟล์จะลดลง แต่ตัวไฟล์เองไม่ได้รับผลกระทบ ไฟล์ ZIP เป็นการเก็บบันทึกไฟล์ประเภทหนึ่ง ซึ่งประกอบไปด้วยรูปแบบต่างๆ เช่น RAR และ 7-ZIP แต่ ZIP มีการใช้งานอย่างแพร่หลายมากที่สุด

เพราะเหตุใดฉันจึงควรซิปไฟล์

ไฟล์ ZIP จะมีประโยชน์หากคุณมีไฟล์เป็นจำนวนมากหรือแม้แต่เพียงไฟล์ขนาดใหญ่แค่ไฟล์เดียวที่คุณต้องการแชร์ ไคลเอนท์อีเมลหลายรายจะไม่อนุญาตให้คุณส่งไฟล์ขนาดใหญ่ ดังนั้นการบีบอัดไฟล์จึงถือเป็นวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งสำหรับการส่งข้อมูลขนาดใหญ่ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ไฟล์ ZIP เพื่อเข้ารหัสข้อมูลส่วนตัวก่อนส่งข้อมูลทางออนไลน์ได้ด้วยเช่นกัน

วิธีเพิ่มไฟล์ลงในโฟลเดอร์ ZIP ที่มีอยู่แล้ว

คุณอาจมีโฟลเดอร์ที่ซิปไฟล์ไว้แล้วโดยต้องการเพิ่มไฟล์เข้าไปอีก ขั้นตอนการทำเช่นนี้บน Windows ไม่ซับซ้อนนัก โดยทำได้ดังนี้

• ลากไฟล์หรือโฟลเดอร์ใหม่ไปยังไฟล์ ZIP เหมือนกับเวลาที่คุณเพิ่มไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ปกติ
  • เท่านี้ไฟล์ก็เพิ่มลงในไฟล์ ZIP ของคุณแล้ว

แต่คุณจะทำเช่นนี้ไม่ได้บน Mac หากไม่ใช้บริการของบุคคลที่สาม 

การใช้บริการของบุคคลที่สามมาพร้อมกับความเสี่ยงด้านการรักษาความปลอดภัยเสมอ ซึ่งมีผู้ให้บริการเก็บบันทึกไฟล์ที่เป็นบุคคลที่สามบางราย เช่น WinZip ที่ได้รับความไว้วางใจพอสมควร แต่ก็ใช่ว่าจะปราศจากความเสี่ยงเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณแตกไฟล์ที่เป็นข้อมูลส่วนตัว

เมื่อคำนึงถึงประเด็นนี้ วิธีที่รวดเร็วที่สุดในการเพิ่มไฟล์ใหม่ๆ ไปยังโฟลเดอร์ซิปบน Mac คือการสร้างไฟล์ซิปใหม่ตั้งแต่ต้น

วิธีสร้างซิปไฟล์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน

 

บนอุปกรณ์ Windows

คุณสามารถปกป้องไฟล์ Zip ด้วยรหัสผ่านได้ในระดับหนึ่งเมื่อใช้ Windows 10 สิ่งที่ต้องทำมีดังนี้:

• คลิกขวาที่ไฟล์ ZIP แล้วเลือก “คุณสมบัติ”
• จากแท็บ “ทั่วไป” คลิก “ขั้นสูง”
• เลือก “เข้ารหัสลับเนื้อหาเพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูล”
• คลิก “ตกลง” ในหน้าต่าง “ขั้นสูง” จากนั้นคลิก “ตกลง” ในหน้าต่าง “คุณสมบัติ” เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

คุณจะสังเกตเห็นว่าไอคอนของไฟล์ปรากฏพร้อมกับรูปแม่กุญแจ คุณจะยังสามารถเปิดไฟล์หากคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณไว้ แต่บัญชีอื่นจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ดังกล่าวได้

 

บนคอมพิวเตอร์ Mac

สำหรับผู้ใช้ Mac ตัวเลือกของคุณจะมีจำกัดมากกว่า เพราะไม่มีวิธีในการปกป้องไฟล์ Zip ด้วยรหัสผ่านได้โดยตรงบน Mac คุณจะต้องใช้ขั้นตอนที่ยุ่งยากเล็กน้อยโดยใช้ Terminal ซึ่งเป็นวิธีที่ค่อนข้างซับซ้อนเมื่อเทียบกับตัวเลือกอื่นๆ ที่มีอยู่ รวมทั้งเป็นกระบวนการที่ไม่มีความจำเป็น

ทั้งนี้อย่าลืมว่ามีแอปของบุคคลที่สามมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อปกป้องไฟล์ Zip ให้ปลอดภัยได้ทั้งบน Windows และ Mac แต่การให้สิทธิ์แก่ซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามในการเข้าถึงไฟล์ที่ไร้การป้องกันของคุณอาจนำไปสู่ปัญหาด้านการรักษาความปลอดภัยได้

ข้อเสียของซิปไฟล์

โดยส่วนใหญ่แล้ว ไฟล์ ZIP เป็นวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพสำหรับการลดขนาดไฟล์ แต่ไม่ได้เหมาะกับไฟล์ทุกประเภท ยกตัวอย่างเช่น ไฟล์ MP4 และ JPEG ผ่านการบีบอัดมาแล้วอย่างมากและการซิปไฟล์เหล่านี้อีกก็จะไม่ช่วยบีบอัดไฟล์เพิ่มได้มากเท่าไร ดังนั้นแม้ว่าไฟล์ ZIP จะช่วยลดขนาดไฟล์ได้ แต่สำหรับไฟล์บางประเภท ขนาดอาจไม่ลดลงมากนัก การบีบอัดไฟล์โดยไม่ทำลายไฟล์ย่อมมีขีดจำกัด

อีกทั้งยังมีความเสี่ยงที่กระบวนการบีบอัดอาจทำลายหรือสร้างความเสียหายต่อไฟล์ของคุณ นอกจากนี้ การบีบอัดไฟล์หรือการส่งไฟล์ที่บีบอัดยังมาพร้อมกับขั้นตอนที่ต้องทำเพิ่มอีกจำนวนหนึ่ง โดยมีทางเลือกอื่นแทนไฟล์ ZIP ที่สามารถช่วยให้ทำงานเสร็จสิ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพกว่าเดิมมาก

นอกจากซิปไฟล์แล้ว มีอะไรอีกบ้าง

เมื่อพิจารณาจากข้อจำกัดข้างต้น คุณอาจพบว่าการบีบอัดไฟล์นั้นไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาที่เหมาะที่สุดสำหรับคุณ ไฟล์ ZIP อาจเป็นวิธีที่ดีในการประหยัดพื้นที่บนอุปกรณ์ แต่ทำให้การเข้าถึงไฟล์ยากลำบาก

หากต้องการใช้ไฟล์ที่เก็บบันทึกอยู่ในไฟล์ ZIP คุณจะต้องค้นหาว่าไฟล์จัดเก็บอยู่ในไฟล์ ZIP ใด และต้องแตกซิปก่อนจึงจะสามารถเปิดไฟล์ได้ ซึ่งอาจกลายเป็นกระบวนการที่กินเวลาและวุ่นวายได้ง่ายๆ การมองหาตัวเลือกที่ช่วยให้คุณจัดเก็บไฟล์ได้ในขนาดเดิมโดยไม่กินพื้นที่บนคอมพิวเตอร์จึงจะเป็นประโยชน์ต่อคุณมากกว่า

บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ช่วยได้ การใช้ Dropbox จะช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ในรูปแบบเฉพาะออนไลน์ได้ โดยที่ไฟล์จะไม่กินพื้นที่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ และคุณสามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ผ่านอินเทอร์เน็ต

 

Dropbox สามารถช่วยคุณประหยัดพื้นที่ในขณะที่จัดเก็บไฟล์อย่างปลอดภัยได้อย่างไร

การใช้ Dropbox จะช่วยให้คุณสามารถอัพโหลดไฟล์ทุกรูปแบบได้ทุกขนาด รวมถึงแบ่งปันไฟล์ดังกล่าวได้ภายในไม่กี่คลิก คุณไม่ต้องเผชิญกับความเสี่ยงว่าไฟล์เสียหายระหว่างการบีบอัด

คุณสามารถดำเนินการอัปโหลดได้อย่างง่ายดายและส่งไฟล์ขนาดใหญ่ได้ในทันที ซึ่งช่วยให้คุณข้ามขั้นตอนในกระบวนการไปได้จำนวนหนึ่ง แม้ว่าคุณจะยังต้องใช้ไฟล์ ZIP คุณก็สามารถบันทึกและส่งไฟล์เหล่านั้นจาก Dropbox ได้ รวมทั้งสามารถดูตัวอย่างไฟล์ซิปผ่าน Dropbox ได้เลยด้วยซ้ำ

หากใช้แอปเดสก์ท็อปของ Dropbox คุณจะสามารถย้ายไฟล์ไปยัง Dropbox ได้ง่ายๆ โดยต้องทำแค่ลากไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ Dropbox ให้ลากแล้ววางไฟล์ไปยัง Google Chrome, Safari หรือเบราว์เซอร์ใดก็ตามที่คุณกำลังใช้เปิดแอปบนเว็บโดยตรง จากนั้น การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณจะเป็นเรื่องง่ายเพียงแค่คลิก “แชร์” แล้วเลือกผู้รับ ไฟล์และโฟลเดอร์ที่คุณแชร์มีความปลอดภัยเทียบเท่ากับไฟล์ ZIP และ Dropbox ยังมีบริการในอีกระดับด้วยการปกป้องด้วยรหัสผ่าน ทีนี้ก็มีแค่คนที่คุณให้สิทธิ์เข้าถึงและทราบรหัสผ่านเท่านั้นที่สามารถเปิดไฟล์ได้

 

จัดเก็บ รักษาความปลอดภัย และแชร์ไฟล์โดยไม่จำเป็นต้องใช้ไฟล์ ZIP

ที่สำคัญที่สุด คุณและทีมสามารถแชร์และแก้ไขไฟล์และโฟลเดอร์ผ่าน Dropbox ได้โดยตรง คุณจึงไม่จำเป็นต้องสร้างและส่งไฟล์ ZIP ใหม่ทุกครั้งที่มีการอัปเดตไฟล์อีกต่อไป เพราะทุกอย่างใน Dropbox จะอัปเดตเมื่อคุณและทีมของคุณแก้ไข ทำให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างมาก ซึ่งหมายความว่าไม่จำเป็นต้องมีหลายเวอร์ชันบนฮาร์ดไดรฟ์หลายอันอีกต่อไป

นอกจากนี้ ด้วยเครื่องมือที่ออกแบบมาโดยเฉพาะอย่างเช่น Dropbox Transfer คุณจะสามารถส่งไฟล์ได้ถึง 250 กิกะไบต์ให้กับใครก็ได้แม้ว่าพวกเขาจะไม่มีบัญชี Dropbox ก็ตาม ช่วยให้การบันทึก การจัดเก็บ การรักษาความปลอดภัย และการแชร์งานของคุณง่ายกว่าที่เคย