วิธีการพิจารณาครอบคลุมถึงทีมในระหว่างกระบวนการวางแผนโครงการ

เหตุใดการวางแผนโครงการร่วมกับทีมของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ

การนำสมาชิกในทีมของคุณเข้ามามีส่วนร่วมในขั้นตอนแรกของการวางแผนเชิงกลยุทธ์นั้นมีประโยชน์มากมาย โดยไม่เพียงแต่จะมีประโยชน์ในช่วงวงจรของโครงการเท่านั้น แต่ยังมีประโยชน์สำหรับคุณและทีมโครงการของคุณในอนาคตด้วยดังนี้

แรงจูงใจและความรับผิดชอบ

แม้ว่าสมาชิกในทีมจะได้รับข้อมูลสรุปและงานของแต่ละคนที่เข้าใจง่าย แต่ก็อาจเป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจวัตถุประสงค์โดยรวมของโปรเจ็กต์ สมาชิกในทีมจึงอาจไม่ได้คำนึงว่างานของตนนั้นจะส่งผลกระทบต่องานของคนอื่นๆ ในทีมโปรเจ็กต์ ตลอดจนการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือโปรเจ็กต์ที่ทำ วางเป้าหมายร่วมกันเพื่อให้งานของทุกคนเป็นไปในทิศทางเดียวกันด้วย Team Charter การให้ทีมมีพื้นที่ในการทำงานร่วมกันและกำหนดบทบาทของตนในกระบวนการวางแผนโปรเจ็กต์จะช่วยให้พวกเขาเห็นภาพรวมที่ชัดเจนขึ้น ซึ่งไม่เพียงแต่จะช่วยให้ทีมเข้าใจวัตถุประสงค์ของงานและความจำเป็นในด้านคุณภาพของงานเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ทีมทุ่มเทให้กับทั้งโปรเจ็กต์ ทำให้ทีมเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโปรเจ็กต์ การสนับสนุนให้ทีมมีความรับผิดชอบต่อความสำเร็จของโปรเจ็กต์ จะทำให้ทีมที่คุณบริหารจัดการมีแรงผลักดันและมีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น

การเพิ่มพูนทักษะให้กับสมาชิกในทีม

ทีมของคุณจะค้นหาวิธีการใหม่ๆ เพื่อปรับปรุงคุณภาพและประสิทธิภาพของงานที่ทำในแต่ละวันอยู่เสมอ แม้ว่าสมาชิกในทีมบางคนจะมองหาโอกาสใหม่ๆ ในการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน แต่บางคนอาจต้องได้รับการส่งเสริมเพื่อขยายขีดจำกัดความสามารถของตนเองในที่ทำงาน การนำทีมของคุณเข้าสู่กระบวนการวางแผนโครงการจะช่วยกำหนดลู่ทางใหม่ๆ ให้กับทีมของคุณในการทดลองและเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ ได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถบริหารงานวางแผนที่สำคัญไปพร้อมๆ กับเพิ่มพูนทักษะให้กับทีมของคุณและช่วยให้ทีมเติบโตในฐานะสมาชิกในทีมได้ ไม่เพียงแต่สมาชิกในทีมของคุณจะมีความสำคัญในกระบวนการวางแผนโครงการด้วยทักษะใหม่ๆ ของพวกเขาเท่านั้น แต่ในท้ายที่สุด สมาชิกในทีมก็จะสามารถเป็นผู้นำและชี้แนะสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ในการวางแผนงานต่อไปได้อีกด้วย และแน่นอนว่าการส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่มีการแบ่งปันประสบการณ์และความรับผิดชอบร่วมกันนั้นมีประโยชน์ต่อทุกๆ วัฒนธรรมองค์กร

ประสิทธิภาพผ่านการมอบหมายงาน

เมื่อโปรเจ็กต์เริ่มต้นขึ้น จะมีการแบ่งงานระหว่างสมาชิกในทีมตามทักษะของแต่ละคน⁠ ดังนั้นแล้ว ทำไมไม่มอบหมายงานในช่วงระยะการวางแผนไปเลย เมื่อทีมของคุณเข้าใจขั้นตอนการวางแผนเชิงกลยุทธ์สำหรับโปรเจ็กต์แล้ว คุณก็จะสามารถเริ่มแบ่งงานการวางแผนกันในทีมได้ วิธีนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยแบ่งเบาภาระของคุณจากการวางแผนโปรเจ็กต์หนักๆ เท่านั้น แต่ยังจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กระบวนการเมื่องานเริ่มเพิ่มพูนเข้ามาอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้นอีกด้วย หากสมาชิกในทีมมีทักษะในการวางแผนโปรเจ็กต์พอๆ กับบทบาทหน้าที่ในแต่ละวัน การร่างและกำหนดขอบเขตโครงการร่วมกันก็จะรวดเร็วขึ้นมาก เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าการทำงานแบบไซโลจะไม่เกิดขึ้นในทีมของคุณ ถึงแม้สมาชิกแต่ละคนจะดำเนินงานวางแผนของตนเอง แต่ทุกคนก็ควรทำงานร่วมกันในกระบวนการนี้

วิธีสร้างกระบวนการวางแผนโครงการของทีม

แน่นอนว่าการสร้างวิธีการทำงานร่วมกันเพื่อวางแผนโครงการในทีมนั้นต้องอาศัยวิธีการและกลยุทธ์ที่เหมาะสม สิ่งจำเป็นบางประการที่คุณต้องมีเพื่อให้ทีมของคุณวางแผนโครงการที่ประสบความสำเร็จร่วมกันได้ดียิ่งขึ้นมีดังนี้

การระดมสมองกันเป็นทีม

ขั้นตอนแรกที่พบบ่อยที่สุดในการวางแผนเชิงกลยุทธ์คือขั้นตอนการระดมความคิดและเสนอแนวคิด หากคุณเป็นผู้จัดการโปรเจ็กต์ ไม่เพียงแต่คุณจะต้องให้โอกาสกับสมาชิกในทีมของคุณเท่านั้น แต่คุณยังต้องเชิญชวนสมาชิกในทีมเข้าสู่กระบวนการนี้ด้วย เมื่อแจ้งข้อมูลสรุปเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ที่จะดำเนินการแก่สมาชิกในทีมแล้ว ให้กำหนดเวลาการประชุมเพื่อระดมความคิดกับทีมของคุณเกี่ยวกับแผนการเบื้องต้น ลองทำการวิเคราะห์แบบ Premortem ระหว่างการประชุมด้วย เพื่อให้สมาชิกในทีมมองเห็นภาพของโปรเจ็กต์และผลที่คาดว่าจะได้รับ คุณต้องแจ้งวาระการประชุมและตัดสินใจเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการประชุมล่วงหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพ หากทีมของคุณเพิ่งเคยเข้าประชุมในลักษณะนี้เป็นครั้งแรก ให้คุณลองทำบันทึกการประชุมหรือแม่แบบการระดมความคิด ซึ่งวิธีการที่เป็นระบบระเบียบจะช่วยให้เริ่มดำเนินการได้

สร้างเอกสารการวางแผนโครงการที่ใช้ร่วมกัน

เมื่อคุณและทีมของคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผนโปรเจ็กต์แล้ว ให้สร้างแผนการจัดการโปรเจ็กต์และเอกสารการวางแผนโปรเจ็กต์ที่ใช้ร่วมกันและเป็นส่วนกลางขึ้นมา โดยเอกสารนี้ควรเป็นมาตรฐานสำหรับสมาชิกทุกคนในทีมในการทำความเข้าใจว่าคุณอยู่ตรงจุดใดในกระบวนการ และสิ่งที่ตัดสินใจแล้วมีอะไรบ้าง ซึ่งคุณสามารถทำได้บนไวท์บอร์ด แต่ซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์และโปรแกรมการทำงานร่วมกันเป็นทีมอย่างเช่น Dropbox Paper ก็สามารถช่วยให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติและง่ายดายยิ่งขึ้น สมาชิกในทีมของคุณทุกคนสามารถทำงานร่วมกันในเอกสาร Paper ฉบับเดียวกันที่มีทั้งการกู้คืนไฟล์ในตัว ประวัติเวอร์ชัน และการจัดการบันทึกของการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด จากจุดนั้น คุณสามารถเชื่อมโยงไปยังเอกสารการวางแผนอื่นๆ ใน Paper ตามความจำเป็นหรือแชร์กับทีมอื่นๆ ในองค์กรที่ต้องการข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการวางแผนของคุณได้

ใช้วิธีการวางแผนหรือการจัดการโครงการ

หากคุณพบปัญหาในการหาวิธีการที่เหมาะกับทีมของคุณในการวางแผนโครงการ มีวิธีการวางแผนโครงการและวิธีการจัดการที่สร้างขึ้นโดยเฉพาะอยู่มากมายที่คุณสามารถนำไปลองใช้ได้ วิธีการวางแผนแบบอไจล์จะช่วยสร้างกำหนดการสปรินต์ของโครงการสำหรับทีมของคุณในการร่างแผนงานในช่วงเวลาสั้นๆ รวมถึงเป็นการเสนอโอกาสในการแสดงข้อคิดเห็นและทบทวนแผนการเหล่านั้นอีกด้วย เปรียบเทียบกับ PERT หรือ Program Evaluation and Review Technique (เทคนิคการประเมินผลและตรวจสอบโปรแกรม) จะเสนอวิธีการที่ครอบคลุมสำหรับการกำหนดขอบเขตความต้องการของโครงการที่ประกอบด้วยเหตุการณ์สำคัญต่างๆ ในโครงการและการพิจารณาการบริหารความเสี่ยงในตัว อีกทางเลือกหนึ่งคือ เครื่องมือการวางแผนโครงการต่างๆ อย่างเช่นแผนภูมิแกนต์หรือไอเซนฮาวร์เมทริกซ์ ซึ่งจะสามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบงานและกระบวนการต่างๆ ด้วยวิธีที่ผ่านการทดลองใช้และการทดสอบแล้ว

แต่ละวิธีต่างก็มีจุดแข็งและระดับความซับซ้อนที่แตกต่างกันไป แม้ว่าทีมของคุณอาจลงเอยด้วยการปรับเปลี่ยนหรือพัฒนาวิธีการนั้นๆ แต่การมีหลักการดำเนินงานจะช่วยทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการวางแผนโครงการได้อย่างเป็นกระบวนการ

การสื่อสารกันอยู่เสมอเป็นสิ่งสำคัญ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อทีมทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดในโปรเจ็กต์ แม้ว่าการมีเอกสารที่ใช้ร่วมกันจะมีประโยชน์ แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องมีช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมกับทั้งทีมของคุณ เครื่องมือสื่อสารอย่างเช่น Slack จะช่วยให้คุณสร้างเซิร์ฟเวอร์เฉพาะสำหรับคุณและทีมของคุณได้ และเมื่อใช้งานร่วมกับ Dropbox ด้วยแล้ว จะทำให้คุณสามารถเริ่มการสนทนาได้โดยตรงจากเอกสารใน Paper หรือไฟล์อื่นๆ แน่นอนว่าการประชุมทีมก็ต้องมีวิธีการที่เหมาะสม การใช้ Dropbox ควบคู่กับการประชุมทางวิดีโอผ่าน Zoom จะช่วยให้คุณและทีมของคุณทำงานร่วมกันและตรวจสอบแผนของคุณไปพร้อมๆ กันได้

การวางแผนร่วมกันเป็นทีม

การวางแผนโปรเจ็กต์ไม่จำเป็นต้องเป็นหน้าที่อันยากลำบากที่ผู้จัดการโปรเจ็กต์ต้องทำแต่เพียงผู้เดียวเสมอไป ทุกคนร่วมมือกันได้โดยการทบทวนโปรเจ็กต์ที่ผ่านมาร่วมกันทั้งทีมและนำความคิดเห็นที่ได้กลับไปปรับใช้กับแผนทำโครงการ การมีทั้งทีมที่ช่วยสนับสนุนกระบวนการและโครงการที่ตามมา ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณสามารถสร้างกระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้กระบวนการมีความคุ้มค่าสำหรับคุณและทีมของคุณมากขึ้นอีกด้วย การแบ่งความรับผิดชอบและผลักดันให้เกิดการลงแรงกันระหว่างเพื่อนร่วมงานของคุณในการบรรลุเป้าหมายของโปรเจ็กต์จะช่วยให้คุณสามารถพัฒนาทีมและผลงานของทีมโดยรวมได้ ไม่ว่าวิธีใดก็ตามที่คุณและทีมของคุณตัดสินใจใช้ในการวางแผนโปรเจ็กต์ การทำงานร่วมกันในกระบวนการนั้นจะช่วยให้โปรเจ็กต์มีผลลัพธ์ที่ดีขึ้นเช่นเดียวกับทีมของคุณ องค์กรของคุณ และตัวคุณเองในระยะยาว

ทุกคนเป็นผู้วางแผนการประชุมได้

แนวคิดที่ว่า "ผู้บริหารระดับสูง" ที่มีอำนาจในการเรียกทีมเข้าประชุมเท่านั้นจึงจะสามารถจัดการประชุมได้นั้นเป็นแนวคิดที่ล้าสมัย ที่จริงแล้วการประชุมเป็นเรื่องของการสื่อสารสองทาง หากคุณคิดว่าจำเป็น ให้จัดการประชุมเลย เพียงแต่คุณต้องแน่ใจว่าจะเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพและไม่เป็นการเสียเวลาเปล่า

การประชุมจัดขึ้นเพื่อให้ทุกคนได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นและแสดงความกังวลและหารือกัน สมมติว่ามีปัญหาบางประการที่แม้แต่เครื่องมือการจัดการงานที่ดีที่สุดก็ไม่สามารถแก้ไขได้ นั่นถือเป็นเวลาที่ดีสำหรับคุณที่จะแจ้งปัญหาดังกล่าวกับทีมของคุณเป็นการส่วนตัว การประชุมคือการให้ทุกคนมีสิทธิมีเสียง ไม่ว่าพวกเขาจะมีบทบาทหรืออยู่ที่ใดก็ตาม และด้วยเครื่องมือดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพที่คุณสามารถใช้งานได้ การประชุมแต่ละครั้งจะดำเนินไปได้ราบรื่นยิ่งขึ้น