อะไรเป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีม?
แรงจูงใจและขวัญกำลังใจของทีมอาจขึ้นๆ ลงๆ เพราะเราต่างก็เป็นเพียงมนุษย์คนหนึ่ง น่าเสียดายที่กระบวนการทางธุรกิจของคุณไม่สามารถดำเนินการในลักษณะเช่นนี้ได้ การรักษาระดับประสิทธิภาพการทำงานไว้เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง Dropbox ช่วยให้ทีมมีแรงบันดาลใจและมีประสิทธิผลในขณะที่ทีมก้าวไปข้างหน้าโดยมีวิสัยทัศน์ร่วมกัน
ประสิทธิภาพการทำงานของทีมอาจทำให้คุณประหลาดใจ บางทีคุณอาจคิดว่าทีมของคุณมีขวัญกำลังใจเต็มเปี่ยมเพราะเห็นทุกคนนั่งพิมพ์งานที่โต๊ะทำงานทุกวัน แต่นั่นอาจไม่จริงเสมอไป ตัวอย่างเช่น พบว่ากลุ่มพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านมีประสิทธิภาพการทำงานสูงกว่า แต่สาเหตุเกิดจากอะไร
1. การอยู่ที่โต๊ะทำงานไม่ได้หมายความว่าคุณกำลังทำงาน
เพียงเพราะแล็ปท็อปของคุณเปิดอยู่ไม่ได้หมายความว่าคุณกำลังยุ่งอยู่กับงานอยู่ ข้อดีอย่างหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของสถานที่ทำงาน และเหตุการณ์พลิกผันในปี 2020 ก็คือ ตอนนี้เราทราบแล้วว่าสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ การปลดปล่อยทีมของคุณจากข้อจำกัดทางกายภาพเป็นเพียงหนึ่งในสิ่งที่ Dropbox ทำได้ดีที่สุด และยังเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิผลมากที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีกด้วย การละทิ้งวิธีคิดแบบล้าสมัยนี้ไม่เพียงแต่จำเป็นต่อประสิทธิภาพของทีมเท่านั้น หากคุณยินดีต้อนรับลูกค้าให้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ของคุณ เช่นเดียวกับลูกค้าที่พึงพอใจของเราที่ Castor และ Pollux การทำให้ทุกอย่างเปิดกว้าง ทำงานร่วมกันได้ และไม่ถูกจำกัดไว้กับเซิร์ฟเวอร์ออฟฟิศนั้นถือเป็นสิ่งสำคัญ
2. การไม่รู้ว่าอะไรคือสิ่งสำคัญ
สมาชิกในทีมทุกคนมีบทบาทสำคัญ แต่เป็นเรื่องง่ายที่ผู้คนจะเริ่มรู้สึกเหมือนเป็นเพียงฟันเฟืองในเครื่องจักร กลุ่มต่างๆ อาจเลิกให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกันในด้านเนื้อหาซึ่งเป็นสิ่งที่ส่งเสริมความเป็นทีม และมองว่างานนั้นเป็นภารกิจที่ไม่มีวันสิ้นสุด แทนที่จะมองว่าเป็นขั้นตอนไปสู่เป้าหมายร่วมกัน ซึ่งเป็นปัญหาที่ Dropbox Paper เข้ามาช่วยได้ในการทำให้สมาชิกในทีมได้รับข้อมูลอัปเดตจากทุกคน การผสานรวมกับ Trello และ Monday.com เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมสำหรับการตรวจสอบความคืบหน้าเป็นระยะ ทุกคนจะได้ทราบว่ากำลังทำงานได้ตามกำหนดหรือไม่ และเข้าใจว่าตัวเองไม่ใช่แค่ฟันเฟือง แต่เป็นสมาชิกที่สำคัญมากของทีม
3.ไม่มีความรับผิดชอบ
ทีมทำงานได้ดีขึ้นโดยการมีโครงสร้างและความคาดหวังเล็กน้อย เช่น การจัดการเวลาและวันครบกำหนดเวลา ถ้าไม่มีการมอบหมายความรับผิดชอบให้คุณในระหว่างโครงการ อาจทำให้เกิดความท้อแท้ขึ้น ที่ทำงานสมัยใหม่มีลำดับขั้นการทำงานแบบราบ ซึ่งทำให้ทุกคนมีคุณค่าโดยมีหน้าที่หลักที่ต้องทำ การเน้นย้ำในเรื่องนี้จะช่วยให้ทุกคนทำงานของตนได้ดีที่สุด
วิธีเพิ่มประสิทธิภาพของทีม
ตอนนี้คุณคงทราบแล้วว่าอะไรบ้างที่อาจขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณ แล้วคุณสามารถช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพได้อย่างไร
การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ
ความรับผิดชอบและการสื่อสารเป็นเรื่องควบคู่กัน ไม่ว่าทีมของคุณจะทำงานจากที่ใด ไม่ว่าจะทำงานอะไร ทุกคนควรติดต่อสื่อสารกัน ใช้ประโยชน์จากการผสานรวมกับ Dropbox ที่มาพร้อมกับประโยชน์ของการสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน (กล่าวคือ จะไม่มีใครหายใจรดต้นคอคุณเพื่อรอให้คุณตอบกลับแบบเรียลไทม์ในทันที) การสื่อสารกันอยู่เสมอจะช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมกันอยู่ตลอด และยังเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างทีมเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่นอกเหนือไปจากแผนกของคุณ
หากมีข้อจำกัดในช่องทางการสื่อสารแบบเปิด คุณก็ควรขจัดออกไป เช่นเดียวกับที่คุณจะขจัดข้อจำกัดในสถานที่ทำงานจริงหรือลำดับขั้นที่ล้าสมัย การสื่อสารแบบไม่เป็นธรรมชาติจะนำไปสู่การทำงานแบบไซโลในองค์กร ซึ่งการสื่อสารจะเปลี่ยนเป็นการควบคุมข้อมูล และผลิตภาพจะเปลี่ยนเป็นการเป็นเจ้าของ
สะพานเชื่อมช่องว่าง
แม้ว่า Dropbox จะไม่สามารถให้คำมั่นสัญญาว่าคุณจะได้โปรเจ็กต์ที่สมบูรณ์แบบ แต่เราก็สามารถทำให้การจัดการงานเป็นไปอย่างราบรื่นขึ้นได้ คุณอาจไม่รู้ตัวว่าคุณเสียเวลาอย่างมากไปกับการคลิกเข้าและออกจากแอปพลิเคชันนับสิบ ดาวน์โหลด แก้ไข และส่งอีเมลซ้ำ และอื่นๆ อีกมากมาย การอยู่ในพื้นที่งานดิจิทัลแบบรวมศูนย์จะช่วยลดเวลา "การข้ามไปมา" ระหว่างแอปต่างๆ รวมถึงสิ่งรบกวน อย่างเช่น โซเชียลมีเดีย ซึ่งทำให้คุณสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นและสร้างสรรค์ผลงานที่ดีที่สุดได้
พาทีมไปที่ Patreon แพลตฟอร์มของพวกเขาช่วยสร้างแนวทางให้ผู้สร้างสรรค์สามารถบรรลุวิสัยทัศน์ของตนเองและเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้ โดยพื้นฐานแล้ว ยิ่ง Patreon มีประสิทธิผลมากเท่าใด ลูกค้าที่สร้างสรรค์ของพวกเขาก็จะมีประสิทธิผลมากขึ้นเท่านั้น ตามที่ผู้จัดการฝ่ายการตลาดสร้างสรรค์ของเราได้อธิบายไว้ว่า “เราดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อให้ผู้สร้างสรรค์มาเป็นอันดับแรก... เราต้องทำงานร่วมกันและสื่อสารกันอย่างรวดเร็วในฐานะทีม”
ค้นหาสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตที่สมบูรณ์แบบ
แบรนด์ที่ทรงพลังที่สุดในโลกบางแบรนด์มีลักษณะการทำงานที่นักอนุรักษ์นิยมอาจเห็นว่าขาดประสิทธิผล ตั้งแต่แคปซูลสำหรับงีบ ไปจนถึงชั่วโมงทำงานที่ยืดหยุ่น วันหยุดพักผ่อนไม่จำกัด การทำงานระยะไกล ถ้าคุณต้องการได้รับสิ่งที่ดีที่สุดจากทีมของคุณ ให้คิดถึงการพัฒนาทีมแบบบุคคลและสิ่งที่ทุกคนต้องการเพื่อเป็นตัวของตัวเองได้ดีที่สุด เผชิญหน้ากับความจริง ไม่มีใครชอบการเดินทาง และไม่มีใครอยากใช้เวลา 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ติดอยู่กับโต๊ะทำงาน แล้วการขจัดการเดินทางโดยสิ้นเชิงและปล่อยให้ทีมของคุณได้มีเวลาส่วนตัวเกือบ 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ล่ะ การทำเช่นนี้จะเปลี่ยนวิธีคิดและทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมกับงาน ซึ่งจะส่งผลเชิงบวกต่อประสิทธิผลและผลิตภาพของทีม
Dropbox พร้อมใช้งานทุกเมื่อที่คุณต้องการ ไม่ว่าคุณจะอยู่บนรถไฟ ที่บ้าน ที่ทำงาน หรือเกิดปัญหาขาดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เมื่อคุณพร้อมที่จะทำงาน คุณก็ทำได้ และเมื่อถึงเวลาหยุดทำงาน คุณสามารถตัดการเชื่อมต่อได้โดยรู้ว่าทุกอย่างได้รับการจัดเก็บและบันทึกไว้อย่างปลอดภัย
