PDF เป็นรูปแบบไฟล์อเนกประสงค์ที่ได้รับความนิยมมาอย่างยาวนาน เนื่องจากมีความสามารถในการล็อกทั้งเนื้อหาและการจัดรูปแบบของเอกสาร พูดง่ายๆ ก็คือ ความสามารถนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ที่ดูไฟล์ทำการแก้ไขเพิ่มเติมได้
PDF ไม่เพียงแต่เป็นรูปแบบที่เหมาะจัดทำเอกสาร โบรชัวร์ และรายงานฉบับสมบูรณ์เท่านั้น แต่ยังเป็นรูปแบบทั่วไปสำหรับการแบ่งปันแบบฟอร์มอีกด้วย
ในอดีตหากคุณต้องการกรอกแบบฟอร์ม PDF ออนไลน์ คุณมักจะต้องพิมพ์เอกสารนั้นออกมา กรอกด้วยมือ สแกนเอกสารที่กรอกเสร็จแล้ว จากนั้นก็ทำการส่งต่อไปตามจำเป็น แต่ด้วยความก้าวหน้าของแอปพลิเคชันการแก้ไข PDF ในปัจจุบัน คุณสามารถเพิ่มฟิลด์แบบฟอร์มที่กรอกได้ลงในเอกสาร PDF ที่มีอยู่ จากนั้นจะสามารถนำไปกรอกและส่งคืนได้โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ออกมาเลย
ดังนั้น หากคุณมี PDF ที่มีช่องกรอกข้อมูลแบบธรรมดาและไม่สามารถแก้ไขได้ล่ะ คุณจะแปลง PDF นั้นให้เป็นแบบฟอร์มออนไลน์ที่กรอกข้อมูลได้ได้อย่างไร ในคู่มือนี้ เราจะแนะนำขั้นตอนต่างๆ ให้กับคุณ และแสดงให้เห็นวิธีที่ Dropbox สามารถทำให้การส่งและรับเอกสาร PDF ที่แก้ไขได้นั้นง่ายดายกว่าที่เคย คุณไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลด้วยซ้ำ PDF (Portable Document Format) สร้างขึ้นโดย John Warnock และ Charles Geschke ผู้ร่วมก่อตั้ง Adobe รูปแบบไฟล์นี้ได้รับการออกแบบมาให้เป็นสากล ดังนั้นผู้ใช้ Mac จึงสามารถแชร์เอกสารกับผู้ใช้ PC ที่เป็นระบบ Windows (หรือกลับกัน) ได้ โดยที่ไฟล์จะมีลักษณะเหมือนกันบนทั้งสองอุปกรณ์
เมื่อเวลาผ่านไป ก็ได้มีการเพิ่มคุณลักษณะต่างๆ เข้าไปในรูปแบบไฟล์นี้ ทั้งการป้องกันด้วยรหัสผ่าน, eSignature, การฝังสื่อ, ช่องกรอกข้อมูลแบบฟอร์มเชิงโต้ตอบ และอื่นๆ ได้ทำให้ PDF กลายเป็นรากฐานที่สำคัญของขั้นตอนการทำงาน โครงการ และธุรกิจจำนวนมาก
ปัจจุบัน มีการใช้ PDF กันอย่างแพร่หลายมากมายจนเนื้อหาเกือบทั้งหมดบนเว็บที่ไม่ใช่ข้อความ, HTML หรือวิดีโอนั้นจะล็อกเอาไว้ภายใน PDF อย่างปลอดภัย PDF เป็นรูปแบบไฟล์อเนกประสงค์ที่สามารถใช้ได้สำหรับทุกสิ่ง ตั้งแต่เอกสารสมัครงานและประวัติย่อ ไปจนถึงเอกสารรายงานข้อมูลและหนังสืออิเล็กทรอนิกส์
แก้ไข PDF ได้โดยตรงจากภายใน Dropbox
ด้วย Dropbox PDF Editor คุณจะสามารถลากและวางฟิลด์แบบฟอร์มลงใน PDF ที่จัดเก็บไว้ในบัญชี Dropbox ของคุณได้ คุณสามารถเพิ่มฟิลด์สำหรับลายเซ็น ข้อความ วันที่ และอื่นๆ และมอบหมายให้ผู้อื่นกรอกได้
สิ่งที่ต้องทำมีดังนี้:
1. เปิด PDF ที่คุณต้องการแก้ไขบน dropbox.com
2. คลิกแก้ไข PDF
3. คลิก "ลงนาม" จากนั้น "ขอลายเซ็น"
4. เพิ่มชื่อและที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ต้องกรอกแบบฟอร์ม
5. ลากแล้ววางฟิลด์แบบฟอร์มที่จะกรอก
- ลายเซ็นและชื่อย่อ
- วันที่ลงนาม
- ชื่อเต็ม
- ที่อยู่อีเมล
- ตำแหน่ง
- บริษัท
- กล่องข้อความมาตรฐาน
- กล่องทำเครื่องหมาย
6. บันทึก PDF ของคุณโดยคลิก "บันทึก" จากนั้นเลือก "บันทึกสำเนา" หรือ "แทนที่ต้นฉบับ"
7. คลิก "ส่ง"… เพื่อส่งอีเมลแบบฟอร์ม PDF ของคุณไปยังบุคคลที่ต้องการกรอก
การกรอกแบบฟอร์มนั้นจะง่ายดายยิ่งกว่าที่เคยโดยไม่ต้องเขียนอีเมลเลย เมื่อรวมเข้ากับบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์และความสามารถในการแชร์ไฟล์ของ Dropbox ใครก็ตามที่คุณแชร์ด้วยจะสามารถโต้ตอบและกรอกข้อมูลในฟิลด์แบบฟอร์มที่แก้ไขได้โดยตรงภายใน Dropbox แม้ว่าบุคคลเหล่านั้นจะไม่มีบัญชี Dropbox ก็ตาม
ด้วยเหตุนี้ ลูกค้า เพื่อนร่วมงาน หรือใครก็ตามที่คุณต้องการให้กรอกแบบฟอร์ม PDF ก็จะสามารถกรอกข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย โดยไม่ต้องคอยดาวน์โหลดไฟล์เลย!
คุณสามารถทำอะไรกับโปรแกรมแก้ไข PDF ที่มีมาให้ในตัวของ Dropbox ได้อีกบ้าง
เพียงเปิดไฟล์ PDF จากภายในบัญชี Dropbox ของคุณ คุณก็สามารถแก้ไข PDF ได้โดยทำดังนี้
- เพิ่ม แก้ไข ลบ หรือเน้นข้อความ
- เพิ่มรูปวาดและหมายเหตุประกอบ
- แทรกหน้าใหม่
- หมุนหน้า
- จัดเรียงลำดับหน้าใหม่
- ลบหน้า
- รวมเข้ากับ PDF อื่น
- กรอกแบบฟอร์มเชิงโต้ตอบ แบบเดียวกับแบบฟอร์มที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น!

วิธีใช้เครื่องมือแก้ไข PDF ของ Dropbox
บางครั้ง คุณเพียงแค่ต้องการปรับเปลี่ยน PDF อย่างรวดเร็วเพียงไม่กี่หน้า เช่น ลบหน้าเดียวหรือจัดลำดับเอกสารใหม่
โชคดีที่ไม่จำเป็นต้องเปิดแอปเสมอไป ตอนนี้คุณสามารถแก้ไข PDF แบบง่ายๆ ได้โดยตรงจากบัญชี Dropbox ของคุณ
หากต้องการเริ่มทำการแก้ไข PDF ในบัญชี Dropbox ของคุณ เพียงทำสิ่งต่อไปนี้
- เปิดบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของ Dropbox แล้วไปที่โฟลเดอร์ที่ต้องการ
- คลิกที่ชื่อของไฟล์ที่ต้องการแก้ไข
- คลิก "แก้ไข" ที่ด้านบนตัวอย่างไฟล์ ซึ่งจะเปิดโปรแกรมแก้ไข PDF ที่มีมาให้ในตัว
- ทำการแก้ไข ไม่ว่าจะเป็นการลบหน้า การหมุนหน้า หรือการกรอกแบบฟอร์ม
- คลิก "เสร็จสิ้น" เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

แปลง PDF เป็นแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลได้ด้วยการผสานการทำงานร่วมกันของ Adobe Acrobat และ Dropbox
อีกวิธีหนึ่งในการแปลง PDF ให้เป็นแบบฟอร์มที่มีฟิลด์ข้อความที่แก้ไขได้คือการใช้การผสานรวม Adobe และ Dropbox
เมื่อมี Adobe Acrobat ที่เชื่อมต่อกับบัญชี Dropbox ของตนเอง คุณจะทำสิ่งต่อไปนี้ได้อย่างง่ายดาย:
- ทำงานได้ทุกที่ โดยเข้าถึงและแก้ไข PDF ของคุณได้ทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการ
- ใช้งานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณยังสามารถเข้าถึง PDF ได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านแอป Dropbox สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่
- ปลอดภัยอยู่เสมอ โดยการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ที่เหมาะสมเท่านั้นที่จะเข้าถึง PDF ของคุณได้ด้วยการป้องกันด้วยรหัสผ่านของ Dropbox ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ว่าใครสามารถคัดลอก แก้ไข หรือพิมพ์เอกสารของคุณได้

วิธีแปลง PDF เป็นแบบฟอร์มที่แก้ไขได้ด้วย Adobe Acrobat
หากต้องการสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้โดยการแปลง PDF ที่มีอยู่ใน Adobe Acrobat
1. เปิดแอป Adobe Acrobat บนเดสก์ท็อปของคุณ
2. คลิกที่แถบเครื่องมือ จากนั้นคลิก "เตรียมแบบฟอร์ม"
3. เลือก PDF ที่ต้องการแปลงให้เป็นแบบฟอร์มที่แก้ไขได้ หากคุณจัดเก็บ PDF ไว้ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของ Dropbox ก็จะสามารถเข้าถึงได้จากในเครื่องนั้นผ่านการซิงค์ไฟล์ของ Dropbox
- จากนั้น Adobe Acrobat จะสแกนเอกสารและแปลงกล่องข้อความให้เป็นฟิลด์กรอกข้อมูลแบบฟอร์มโดยอัตโนมัติ
- หากคุณต้องการเพิ่มองค์ประกอบเชิงโต้ตอบเพิ่มเติม ให้ใช้แถบเครื่องมือที่ด้านบนเพื่อปรับแต่งหรือเพิ่มรายการใหม่
4. เมื่อเสร็จแล้ว ให้บันทึก PDF
เมื่อแปลงไฟล์แล้ว คุณสามารถแชร์แบบฟอร์ม PDF ที่กรอกเสร็จแล้วจากบัญชี Dropbox ของคุณได้โดยตรงอย่างรวดเร็วและง่ายดาย หากคุณต้องการส่งสำเนาแทนต้นฉบับ Dropbox Transfer ก็มีโซลูชันที่ง่ายดายให้กับคุณ
แต่ละวิธีเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ว่าใครบ้างที่จะสามารถดูไฟล์ได้ และดูได้นานเท่าใด ซึ่งก็จะช่วยให้คุณรักษาเอกสารสำคัญให้ปลอดภัยได้
Dropbox ทำให้การแก้ไข PDF ง่ายขึ้น
Dropbox มอบโซลูชันที่ง่ายที่สุดสำหรับการแปลง PDF เป็นรูปแบบที่แก้ไขได้
การแบ่งปันแบบฟอร์มเหล่านั้นด้วยพื้นที่จัดเก็บไฟล์ของ Dropbox และให้ผู้รับได้กรอกข้อมูลจะง่ายดายมากกว่าที่เคย โดยไม่ต้องดาวน์โหลดอะไรเลย
หากคุณยังคงประสบปัญหาในการแก้ไข PDF คุณสามารถติดต่อสมาชิกของชุมชน Dropbox ได้ คุณอาจพบผู้ใช้รายอื่นที่เคยประสบปัญหาเดียวกันกับคุณ แต่พบวิธีแก้ไขที่ได้ผลแล้ว
สแกนเอกสารเป็น PDF และแก้ไขเอกสารเหล่านั้นได้อย่างราบรื่นด้วย Dropbox
Dropbox เป็นพื้นที่สำหรับทุกเนื้อหาของคุณ ตั้งแต่เอกสารที่ต้องลงนามไปจนถึงโครงการวิดีโอที่ทำงานร่วมกัน
บัญชี Dropbox ของคุณไม่ได้เป็นเพียงบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์สำหรับไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นพื้นที่เฉพาะสำหรับการจัดระเบียบ แก้ไข แชร์ และทำงานร่วมกันจากทุกที่ทุกเวลาที่คุณต้องการ
สแกนเอกสารโดยใช้แอป Dropbox สำหรับ iOS และ Android แล้วบันทึกเอกสารเหล่านั้นเป็น PDF ไปยังบัญชี Dropbox ของคุณ เข้าถึงไฟล์ PDF จากเดสก์ท็อปของคุณ และเริ่มแก้ไขได้ทันทีใน dropbox.com ได้เวลาปลดล็อกประสิทธิภาพการทำงานของตนเองในอีกระดับแล้ว