การสื่อสารในสถานที่ทำงานอย่างมีประสิทธิผล

กลยุทธ์เพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในสถานที่ทำงาน

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานไม่ใช่แค่การเปิดเผยและจริงใจกับพนักงานและเพื่อนร่วมงานเท่านั้น แม้ว่าจะไม่ส่งผลเสียใดๆ ก็ตาม ประเด็นสำคัญของการสื่อสารอย่างมืออาชีพอยู่ที่หัวใจสำคัญของกระบวนการภายในธุรกิจและวัฒนธรรมของบริษัท โดยกำหนดวิธีการทำงานของคุณและลักษณะที่คุณใช้ในความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล สำรวจความสำคัญของการสื่อสารในที่ทำงานตลอดจนกลยุทธ์ที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารในที่ทำงาน

เพราะเหตุใดการสื่อสารที่ได้ประสิทธิผลในที่ทำงานจึงมีความสำคัญ

การสื่อสารในที่ทำงานอย่างชาญฉลาดเป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จในระยะยาวของธุรกิจซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิผลและรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานที่แข็งแกร่งทั่วทั้งองค์กรของคุณ ลองนึกถึงลักษณะของการสื่อสารที่ไม่ดีในที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเป้าหมายของบริษัทที่ไม่สามารถเข้าใจได้ รูปแบบของข้อคิดเห็นที่จำกัดหรือไม่มีอยู่จริง การจัดการความขัดแย้งที่ไม่ดี หรือคำแนะนำที่ไม่ชัดเจนจากผู้จัดการ ทั้งหมดนี้รวมกันทำให้เกิดเป็นความสิ้นเปลือง สิ้นเปลืองเวลา สิ้นเปลืองความพยายาม และสิ้นเปลืองต้นทุน กล่าวอีกนัยหนึ่ง มาตรฐานการสื่อสารระดับมืออาชีพของบริษัทของคุณมีผลกระทบโดยตรงต่อผลกำไรของธุรกิจ โดยผลการศึกษากรณีหนึ่งระบุว่า บริษัทที่สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิผลนั้นให้ผลตอบแทนแก่ผู้ถือหุ้นสูงกว่าร้อยละ 47 (ในช่วงเวลา 5 ปี) เมื่อเทียบกับบริษัทที่ไม่มีการสื่อสารดังกล่าว

5 กลยุทธ์การสื่อสารอย่างมืออาชีพ

การสร้างความมั่นใจว่าการสื่อสารมีประสิทธิผลในสถานที่ทำงานควรเป็นวาระสำคัญที่สุดของทีมผู้นำของบริษัทของคุณ เราได้สรุปวิธีที่ดีที่สุดบางส่วนในการปรับปรุงการสื่อสารในการทำงานไว้ด้านล่างนี้:

1. ลงทุนในพื้นที่งานที่ชาญฉลาด

สิ่งสำคัญที่สุดคือการรวมเครื่องมือสื่อสารระดับมืออาชีพไว้ที่ส่วนกลาง พนักงานประมาณ 50% ใช้แอปหรือซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งนอกจากจะเสี่ยงต่อการรักษาความปลอดภัยแล้ว ยังอาจทำให้ทีมและโปรเจ็กต์ไม่ซิงค์กัน ช่องทางการสื่อสารที่ไม่มีการรวมศูนย์และกระจัดกระจายทำให้เกิดปัญหาในการเข้าถึงเอกสารหรือไฟล์ ตลอดจนสถานการณ์ที่เพื่อนร่วมงานบางคนอาจไม่มีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินการส่งผลให้เกิดความล่าช้าและสูญเสียรายได้

วิธีแก้ปัญหาคืออะไร พื้นที่งานที่ชาญฉลาด เช่น Dropbox ที่รวมแพลตฟอร์ม แอป และประเภทเนื้อหาทั้งหมดของธุรกิจไว้ในที่เดียว วิธีนี้ทำให้สมาชิกในทีมไม่จำเป็นต้องสลับเครื่องมือไปมาเมื่อทำงานต่างๆ ตลอดทั้งวัน ตัวอย่างเช่น คุณสมบัติการจัดการงานของ Dropbox Paper ช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนจะสามารถติดตามและเข้าใจสิ่งที่คาดหวังจากตนเองได้ โดยช่วยปรับปรุงความรับผิดชอบและสร้างความมั่นใจในการสื่อสารที่ชัดเจน

นอกจากนี้ การวางแผนโปรเจ็กต์ก็เป็นส่วนที่จำเป็นต้องมีการสื่อสารที่ชัดเจนในที่ทำงาน แม่แบบการวางแผนโปรเจ็กต์ของ Dropbox Paper ให้เครื่องมือที่จำเป็นเพื่อให้ทั้งทีมเข้าใจตรงกัน มอบหมายสิ่งที่ต้องทำและรวบรวมข้อคิดเห็นทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวเพื่อไม่ให้เกิดความสับสนในการส่งอีเมลไปมา เมื่อพูดถึงการจัดการข้อคิดเห็นแบบเรียลไทม์ หมายเหตุประกอบ บน Dropbox อาจมีประสิทธิภาพมากกว่าเธรดอีเมลที่ยาวและยุ่งเหยิงที่มีผู้คนจำนวนมากในช่อง cc (สำเนา)

2. พูดคุยแบบเห็นหน้ากันเมื่อเป็นไปได้

ในสถานที่ทำงานยุคใหม่ การประชุมแบบพบหน้ากันบางครั้งอาจกลายเป็นเรื่องไม่สำคัญ เนื่องจากเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงาน เช่น Slack และอีเมล ได้กลายมาเป็นมาตรฐานไปแล้ว อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรปล่อยให้การสื่อสารแบบพบหน้ากันตกยุคไป หากคุณจำเป็นต้องถ่ายทอดข้อมูลที่ละเอียดอ่อน การประชุมแบบพบหน้ากันเป็นสิ่งที่จำเป็น ในขณะที่การพบปะกับทีมงานของคุณแบบตัวต่อตัว (หรืออย่างน้อยก็ผ่านการโทร Zoom) จะทำให้คุณเห็นภาษากายและการแสดงออกทางสีหน้า ดังนั้นคุณจะเข้าใจได้อย่างถ่องแท้ว่าคุณกำลังสื่อสารข้อมูลบางส่วนได้ดีเพียงใด ลองนึกถึงช่องทางการสื่อสารของคุณเป็นเหมือนลำดับชั้น: การโทรด้วยวิดีโอจะมีความเป็นส่วนตัวมากกว่าการโทรศัพท์ (การสบตากันเป็นสิ่งจำเป็น) และการโทรจะมีความเป็นส่วนตัวมากกว่าอีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันที

3. เน้นความชัดเจนในการส่งข้อความของคุณ

เมื่อพูดถึงการสื่อสารที่มีประสิทธิผลในสถานที่ทำงาน คุณต้องทำให้ข้อความของคุณชัดเจนและกระชับ การสื่อสารที่ไม่ชัดเจนจากผู้นำในสำนักงานอาจทำให้โครงการล่าช้าหรืออาจถึงขั้นพังทลายได้ก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ (เช่น งานซ้ำซ้อน กรอบเวลาที่น่าสับสน งานส่งมอบที่ไม่ถูกต้อง เป็นต้น) นี่คือสาเหตุว่าทำไมการส่งข้อความที่ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรกจึงเป็นสิ่งสำคัญ รวมคำแนะนำโดยละเอียดสำหรับงานใดๆ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังตอบคำถามหลักของทีมของคุณ นั่นก็คือ อะไร อย่างไร และทำไม หากคุณไม่ทำเช่นนั้น คุณจะสร้างความสับสนและไม่สนใจงานที่อยู่ตรงหน้าอีกต่อไป แน่นอนว่าการสื่อสารทางวิชาชีพที่ไม่ดีอาจส่งผลกระทบต่อซัพพลายเออร์และลูกค้า ทำให้พวกเขาไม่มีส่วนร่วมในธุรกิจของคุณและหันไปใช้บริการอื่นแทน หลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดยรักษาการสื่อสารที่รวดเร็วและชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น

4. ฝึกฝน “ความตรงไปตรงมาอย่างสุดโต่ง”

การพูดแบบตรงไปตรงมาเป็นกรอบการทำงานสำหรับการสื่อสารอย่างมืออาชีพซึ่งคุณต้องใส่ใจเพื่อนร่วมงานของคุณ ในขณะเดียวกันก็ตั้งคำถามโดยตรงต่อเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับพฤติกรรมของพวกเขา ซึ่งจะทำให้คุณมีความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างความก้าวร้าวกับความเห็นอกเห็นใจในสภาพแวดล้อมการทำงาน สำหรับผู้บริหารหลายๆ คน ทักษะการสื่อสารที่ดีไม่ได้เกิดขึ้นโดยธรรมชาติ ในความเป็นจริงแล้ว การสำรวจโดย Interact พบว่า 69% ของผู้จัดการรู้สึกไม่สบายใจที่จะสื่อสารกับพนักงานโดยตรง ในขณะที่ 37% ระบุว่าพวกเขารู้สึกไม่สบายใจที่จะให้ข้อคิดเห็นโดยตรงหากพวกเขาเชื่อว่าพนักงานอาจตอบสนองในเชิงลบ ถ้าฟังดูเหมือนว่าคุณจะเป็นแบบนั้น การพูดแบบตรงไปตรงมาอาจเป็นกลยุทธ์การสื่อสารในที่ทำงานที่คุณกำลังมองหา ซึ่งช่วยให้คุณสร้างทีมที่เหนียวแน่นและได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

5. รักษาโครงสร้างการสื่อสารในแนวนอน

การเปิดช่องทางการสื่อสารในสำนักงานถือเป็นวิธีที่ดีในการให้พนักงานของคุณได้มีเสียง จากการศึกษาวิจัยเรื่อง The State of Business Communication ในปี 2024ซึ่งดำเนินการโดย Harris Poll ในนามของ Grammarly พบว่าผู้ตอบแบบสำรวจร้อยละ 55 อ้างว่าการสื่อสารที่มีประสิทธิผลช่วยเพิ่มความมั่นใจในการทำงาน

ชัดเจนมากว่าการสื่อสารที่ชัดเจนเป็นปัจจัยสำคัญในการมีส่วนร่วมของพนักงาน ในความเป็นจริง พนักงานร้อยละ 58 จากการศึกษาเดียวกันนี้ยังสังเกตด้วยว่าการสื่อสารที่มีประสิทธิผลช่วยเพิ่มความพึงพอใจในงานของพวกเขาอีกด้วย

คุณต้องมีโครงสร้างการสื่อสารในแนวนอนโดยที่พนักงานระดับผู้บริหารและผู้บริหารระดับสูงสื่อสารโดยตรงกับพนักงานโดยเชื้อเชิญให้มีการออกความคิดเห็นโดยตรงเพื่อเพิ่มการเชื่อมต่อภายในที่ทำงานของคุณ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง พนักงานรุ่นใหม่ควรรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนให้พูดคุยกับพนักงานระดับสูง ไม่ควรมีความรู้สึกว่าช่องทางการสื่อสารกับผู้บริหารในองค์กรของคุณถูกปิดกั้นหรือไม่ได้รับความสนใจ เรื่องนี้อาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงในระดับสถาบัน แต่มีกลยุทธ์การสื่อสารอื่นๆ ในที่ทำงานที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อลดช่องว่างระหว่างผู้บริหารกับพนักงานได้ เช่น Town Hall เสมือนที่มีเซสชันการถาม-ตอบ

สรุป

การสื่อสารอย่างมืออาชีพอาจมีบทบาทสำคัญในแทบทุกด้านของธุรกิจ การมีทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และนวัตกรรม ทำให้พนักงานมีส่วนร่วมและทำให้ธุรกิจของคุณพร้อมสำหรับความสำเร็จ