Table of contents
- Що сповільнює пошук творчих ресурсів?
- 1. Надайте творчим ресурсам передбачуване місце, назву та статус
- 2. Зберігайте відгуки, версії та схвалення прикріпленими до ресурсу
- 3. Шукати за вмістом файлів, а не лише за їхніми іменами
- 4. Групуйте пов’язані творчі матеріали за проєктами
- 5. Protect доступ, не ускладнюючи пошук ресурсів
- Які інструменти допомагають командам шукати в документах компанії?
- Як Dropbox і Dash допомагають командам швидше знаходити творчі матеріали
- Знаходьте творчі матеріали швидше за допомогою Dropbox і Dash
Отримання творчих ресурсів звучить технічно. Насправді це означає знаходити потрібний файл дизайну, бриф, презентацію, відеозапис чи схвалений ресурс, не відкриваючи кілька програм і не гадаючи, яка версія є актуальною.
Коли це займає забагато часу, проблема зазвичай полягає в тому, що файл, відгук і контекст розташовані в різних місцях. Dropbox Dash створено саме для такої роботи —універсальний пошук у підключених програмах, а також інструменти, які допомагають упорядковувати та ділитися знайденим.
Потрібен швидший спосіб шукати в під'єднаних програмах? Зверніться до відділу продажів і спробуйте Dash сьогодні.
Що сповільнює пошук творчих ресурсів?
Більшість творчих команд втрачають час, тому що ресурси розкидані між хмарними сховищами, чатами, електронною поштою, брифами, посиланнями на рецензування та папками на пристрої. Через це прості питання стають складнішими, ніж мали б бути. Такі питання, як:
- Який файл схвалено?
- Де опинився останній відгук?
- Чи версія в презентації та сама, яку схвалив клієнт?
Завдяки Dash творчі робочі процеси зосереджені саме на цій проблемі, допомагаючи знаходити схвалені матеріали та пов’язаний контекст у Dropbox і підключених програмах.
Ще одна поширена проблема полягає в тому, що люди рідко шукають так, як названо файли. Ви можете знати кампанію, аудиторію, візуальний матеріал або рядок із брифу. Однак Ви, ймовірно, не пам’ятаєте точного імені файлу.
Саме тому кращий пошук творчих ресурсів починається як із чіткішої організації, так і з пошуку, який працює за описами, вмістом і контекстом. Ось 5 способів, як командам зробити це простіше.
1. Надайте творчим ресурсам передбачуване місце, назву та статус
Якщо кожна кампанія має різну структуру папок, пошук сповільнюється ще до свого початку.
Щоб це вирішити, почніть із простої моделі, яку ваша команда зможе повторювати. Ви можете впорядковувати за кампанією, клієнтом або брендом, а потім зберігати папки узгодженими для брифів, робочих файлів, матеріалів на перегляд і схвалених результатів. Dropbox забезпечує просту організацію файлів, тож файли легко знайти, коли вони вам потрібні.
Найменування має не менше значення. Виберіть один формат і використовуйте його всюди. Додавайте деталі, які люди справді шукають, наприклад:
- Назва проєкту
- Тип ресурсу
- Канал
- Аудиторія
- Дата
- Статус
«Схвалено» набагато корисніше, ніж «final_final1» та інші незручні правила іменування. Якщо ваша команда може з першого погляду визначити, чи файл у роботі, на рецензуванні чи схвалений, ви витрачатимете менше часу на відкривання не того ресурсу.
Це не має перетворюватися на жорсткий проєкт із таксономії. Мета — полегшити іншій людині (або вам у майбутньому) визначити, де зберігається матеріал і чи безпечно його використовувати.
2. Зберігайте відгуки, версії та схвалення прикріпленими до ресурсу
Пошук творчих матеріалів ускладнюється, коли файл міститься в одному інструменті, а відгук — деінде. Дизайнер переглядає коментарі в електронній пошті, маркетолог перевіряє Slack на предмет затвердження, а фрилансер відкриває чернетку на пристрої, яка вже застаріла. Навіть якщо файл легко знайти, рішення щодо нього — ні.
З Dropbox попередній перегляд файлів дає змогу переглядати, коментувати та ділитися файлами без їх завантаження. Примітки дають змогу залишати коментарі безпосередньо в попередньому перегляді файлів, зокрема зображень або документів. Це допомагає зосередити відгуки на тій частині матеріалу, яку обговорюють.
Журнал версій у Dropbox також допомагає переглядати та відновлювати попередні версії, коли зміни зайшли надто далеко або комусь потрібно перевірити, яка чернетка була першою.
Якщо ваш робочий процес включає мультимедіа, Dropbox Replay додає ще один рівень ясності. Він дає вам єдине місце для збору та фіналізації відгуків щодо відеозаписів, зображень, аудіо та PDF-файлів із покадровими коментарями та керуванням версіями для циклів рецензування.
Потрібне єдине місце для коментарів, попередніх переглядів і циклів рецензування? Ознайомтеся з функціями співпраці над вмістом у Dropbox.
3. Шукати за вмістом файлів, а не лише за їхніми іменами
Традиційний пошук добре працює, коли ви точно знаєте, що шукаєте. Творча робота рідко влаштована саме так. Ви можете пам’ятати фразу з брифу, стиль і настрій зображення, певну сцену у відеозаписі або «той файл зі схваленим візуалом головної сторінки для весняного запуску».
Універсальний пошук у Dash створений саме для такого пошуку. Dash виконує пошук серед підключених програм і типів файлів, зокрема тексту, зображень, відеозаписів, аудіо тощо. Він також може повертати результати на основі того, що ви знаєте, що корисно, коли ви пам’ятаєте візуальну або контекстну інформацію замість назв файлів.
Ця зміна важлива, тому що пошук творчих ресурсів полягає у знаходженні ресурсу разом із його контекстом. Коли Ви шукаєте файл, з’являються пов’язане завдання й пов’язана робота з інших програм, тож Ви витрачаєте менше часу на пригадування проєкту.
5. Protect доступ, не ускладнюючи пошук ресурсів
Пошук творчих матеріалів ще складніший, коли правила доступу непослідовні. Хтось у вашій команді бачить чернетку, але не схвалену версію. Партнер має доступ до однієї папки, але не до допоміжних файлів. Старе посилання досі поширюється, хоча актуальний матеріал зберігається деінде.
Рішення — це чіткіший контроль. Dropbox надає вам дозволи на файли та керування спільним доступом, тож ви можете визначати, хто може переглядати, редагувати або поділитися вмістом. Dash додає ще один рівень, узгоджуючи результати пошуку з наявними дозволами програм, тож люди бачать лише те, до чого мають доступ.
Цей баланс важливий, тому що вам потрібен швидкий пошук, але також потрібно Protect роботу в процесі, матеріали клієнтів і схвалені ресурси бренду. Найкраще налаштування дозволяє людям швидко знаходити потрібний файл, але уникати відкривання не того.
Які інструменти допомагають командам шукати в документах компанії?
Для творчих команд правильна відповідь залежить від того, де насправді зберігається Ваша робота.
Якщо більшість Вашого вмісту вже зберігається на одній платформі сховища, вбудованого пошуку в цьому інструменті може бути достатньо для повсякденного пошуку. Якщо Ви керуєте великою бібліотекою схвалених ресурсів, система керування цифровими ресурсами може допомогти зі сховищем, метаданими й керуванням. Але якщо Ваша робота розкидана по сховищах, чатах, електронній пошті, посиланнях і матеріалах проєктів, зазвичай потрібне щось ширше.
Саме тут у гру вступає Dash. Dash створено для пошуку в підключених програмах з одного місця. Він має універсальний пошук файлів, посилань, електронних листів і повідомлень. Він також має стоси для групування пов’язаного вмісту та засоби керування доступом до вмісту, які враховують наявні дозволи.
Як Dropbox і Dash допомагають командам швидше знаходити творчі матеріали
Dropbox і Dash працюють спільно, тож Ви витрачаєте менше часу на пошуки, менше сумніваєтеся й більше часу приділяєте просуванню роботи. Завдяки Dropbox ви можете:
- Тримайте творчу роботу впорядкованою в одному безпечному місці
- Переглядайте файли, не завантажуючи їх
- Додавайте коментарі безпосередньо до підтримуваних попередніх переглядів файлів
- Використовуйте журнал версій, коли потрібно повернутися назад або перевірити старішу версію
Це основи, які полегшують пошук. Dash додає рівень пошуку зверху:
- Універсальний пошук допомагає знаходити файли та пов'язану роботу в під'єднаних програмах.
- Стоси допомагають групувати матеріали проєкту, щоб файл і його контекст залишалися разом.
- Результати пошуку враховують дозволи, тож вміст залишається видимим лише для потрібних людей.
Якщо Ваш поточний процес усе ще залежить від пам’яті, вгадування назв файлів і надто великої кількості відкритих вкладок, це поєднання може мати велике значення.
Знаходьте творчі матеріали швидше за допомогою Dropbox і Dash
Пошук творчих матеріалів стає простішим, коли ви перестаєте сприймати його як окреме завдання. Кращі назви та зрозуміліші позначки статусу допомагають. Але ще більше допомагає, коли відгуки, версії та контекст проєкту зберігаються поруч із матеріалом.
Коли ваш робочий процес має міцнішу основу, Dash допомагає шукати в під'єднаних програмах з одного місця. Якщо ви хочете витрачати менше часу на пошук і більше на творчість, ознайомтеся з Dropbox Dash, щоб зберігати творчі ресурси та контекст проєкту разом.
Запитання й відповіді
Використовуйте інструмент, який підтримує шукати у під'єднаних програмах, замість обмеження шукати однією системою сховища. Універсальний пошук Dash створений для пошуку в під'єднаних програмах і за типами файлів з одного місця.
Пошук креативних ресурсів — це процес знаходження потрібного файлу дизайну, зображення, відеозапису, брифу або схваленого результату саме тоді, коли він вам потрібен. Якісний пошук залежить від чіткої організації, зручного найменування, прикріпленого контексту та пошуку, який працює в усіх інструментах, де ведеться креативна робота.
Зберігайте коментарі, схвалення та журнал версій прикріпленими до файлу. Журнал версій Dropbox допомагає переглядати та відновлювати попередні версії, а попередній перегляд файлів, коментарі та примітки допомагають командам обговорювати поточний ресурс у контексті.
Зазвичай команди обирають між власним пошуком у сховищі, системою керування цифровими активами або універсальним продуктом для пошуку, що працює в усіх підключених програмах. Функції Dash створено саме для третього випадку, коли вміст розподілено між кількома інструментами й людям потрібне одне місце для його пошуку.
