Оскільки все більше фахівців переходять на розподілену, віддалену або гібридну роботу, дедалі більше роботодавців починають застосовувати ці гнучкі домовленості.
Щоб залучати й утримувати талановитих працівників як на робочому місці, так і поза ним, компаніям необхідно сприяти розвитку почуття інклюзивності, зв’язку й приналежності серед своїх віддалених співробітників. Це слід починати на етапі найму й посилювати під час адаптації співробітників.
Саме завдяки цифровому процесу адаптації нові співробітники почуватимуться невимушено у віртуальних командах. Це допоможе спрямувати нових учасників команд на правильний шлях, адже вони зможуть швидко й легко отримати доступ до потрібних ресурсів, щоб одразу взятися за справи.
У цьому посібнику ми пояснимо, чому сьогодні цифровий процес адаптації настільки важливий для компаній, і розглянемо кілька ключових рішень, які потрібно додати до вашого набору цифрових засобів для адаптації співробітників.
Що таке цифровий процес адаптації співробітників?
Цифровий процес адаптації передбачає використання онлайн‑інструментів і програмного забезпечення для додавання нових співробітників або клієнтів у базу даних або систему управління взаємодією з клієнтами (CRM) компанії. У цій статті ми зосередимося лише на адаптації співробітників.
Цифровий онбординг багато в чому повторює традиційний, ручний процес адаптації співробітників — на етапі перед адаптацією новим співробітникам все ще потрібно буде заповнювати форми, підписувати контракти та надавати деяку основну особисту інформацію. Основна відмінність полягає в тому, що цифровий процес адаптації використовує онлайн-канали та інструменти автоматизації для оптимізації процесу.
Завдяки оцифруванню процесу ваші нові співробітники можуть скористатися гнучкістю віддаленого адаптації — вони можуть познайомитися з вашим бізнесом з будь-якого місця (і у власному темпі), а не особисто у вашому офісі.
Цифровий процес адаптації співробітників
Тонкощі процесу цифрового адаптації співробітників відрізнятимуться залежно від компанії.
Однак зазвичай це починається з певної форми перевірки особи, підтвердження або автентифікації, щоб новий працівник міг довести, що він той, за кого себе видає. Це може бути дата народження працівника, адреса електронної пошти або номер соціального страхування (або подібна інформація залежно від місцезнаходження, наприклад, паспорт у Великій Британії).
Також потрібно буде заповнити й поширити кілька документів, як-от лист-пропозицію і трудовий договір, що вимагають підписів. Порівняно з фізичними формами, оцифрування цих документів та їх надсилання на електронний підпис значно економить час і зусилля.
Після того, як ці завдання перед посадкою будуть виконані, ви можете проводити віртуальні зустрічі та відеоуроки (або в режимі реального часу, якщо кілька нових учасників починають працювати одночасно, або асинхронно для одного нового члена команди), щоб зробити процес більш персоналізованим, інтерактивним та захопливим.
Переваги цифрового процесу адаптації співробітників
Інструменти цифрової адаптації не лише оптимізують робочі процеси, а й дають компаніям змогу розширювати коло потенційних співробітників і залучати таланти за межами географічних кордонів.
Традиційна програма адаптації передбачає відвідування новими співробітниками офісу в перший день роботи, щоб виконати адміністративні завдання, наприклад, налаштувати робочу електронну пошту. Цифрові рішення для адаптації співробітників дають змогу уникнути цього: новачки зможуть швидко підготуватися до роботи й ознайомитися з вашою корпоративною культурою.
Цифрові інструменти можуть позитивно вплинути на процес адаптації працівників кількома способами, зокрема:
гнучкіша та зручніша схема для співробітників, які працюють за моделлю гібридної або повністю віддаленої роботи;
краще впорядкування матеріалів і ресурсів та керування ними;
краще дотримання вимог до безпеки даних і керування ідентифікаційною інформацією;
Шаблони та автоматизація скорочують час, енергію та витрати, пов'язані з ручним адаптаційним процесом, роблячи процес більш керованим для відділів кадрів.
асинхронні процедури введення на посаду та посібники, до яких можна отримати доступ і які можна переглянути в будь‑який час, забезпечують більш послідовну роботу з новими співробітниками;
спрощення отримання відгуків від нових працівників для постійного вдосконалення процесу.
Проте для всього цього потрібні відповідні інструменти та програмне забезпечення. Тому розгляньмо деякі ключові рішення, які ви маєте додати до свого набору цифрових засобів для адаптації співробітників.
Створення найкращого набору цифрових засобів для адаптації співробітників
Набір засобів, що складається з ресурсів і матеріалів, украй важливий для забезпечення послідовного й ефективного процесу адаптації. За допомогою потрібних інструментів достатньо лише один раз створити навчальні матеріали й шаблони, до яких за потреби зможе отримати доступ будь‑який співробітник.
Попередня реєстрація
Надсилання відповідних листів-пропозицій, форм та контрактів за допомогою DocSend та Dropbox Sign для запитів електронних підписів.
Маєте лише паперові копії ваших матеріалів для адаптації? Використовуйте Dropbox, щоб перетворити свій мобільний пристрій на сканер документів. За лічені хвилини ви можете перетворити фізичні документи на високоякісні PDF-файли й безпечно зберігати їх у Dropbox.
Привітання нових працівників
Організовуйте віртуальні вітальні зустрічі з новими співробітниками й діліться документом для адаптації, щоб допомогти їм швидко адаптуватись. Включіть посилання на ключові ресурси, запитання та відповіді й перелік справ для перших днів роботи в компанії. Просто запитайте себе: що б ви хотіли мати у свій перший день?
Початкове навчання
Забезпечте новим співробітникам доступ до відповідних інструментів, платформ і навчальних матеріалів, необхідних для їхньої ролі — це може бути доступ до командної обліковки Dropbox, інструментів для спільної роботи, як-от Dropbox Paper, або інтеграції додатків для покращення їхнього робочого процесу.
Навчальні матеріали занадто великі для надсилання електронною поштою? Діліться великими файлами з новими співробітниками за допомогою Dropbox Transfer, навіть якщо вони зараз не користуються Dropbox. Завдяки розширеному аналізу файлів ви зможете побачити, чи переглянули вони необхідні матеріали, чи їм ще залишилося кілька пунктів, які потрібно виконати.
Перехід
Зв’язуйтеся з новим членом команди через Slack, регулярні зустрічі або щомісячні зустрічі, а також створюйте порядок денний у Dropbox Paper, щоб відстежувати, як він адаптується до своєї нової ролі.
Сприяння швидкому опануванню службових обов'язків новими співробітниками
Залучення лише однієї людини до вашої розподіленої команди може порушити графіки всіх. Асинхронні зустрічі, відеоуроки, відповіді на поширені запитання та легкодоступні матеріали, що зберігаються в хмарному сховищі, гарантують, що ваші нові співробітники матимуть необхідні ресурси, тоді як ваші поточні члени команди зможуть зосередитися на тому, щоб вони почувалися бажаними гостями іншими способами.
У Dropbox ми перейшли на повністю віртуальне перше робоче місце. У процесі роботи ми розробили деякі ідеї для цифрової адаптації та віддаленого найму. Ознайомтеся з нашим набором засобів Virtual First, щоб знайти поради щодо ефективності, командної роботи, спілкування та благополуччя під час віддаленої роботи.
