Коли ви відповідаєте за успішну адаптацію нових співробітників із першого дня роботи, дуже складно все впорядкувати. Співробітники розраховують на вашу допомогу.
«Люди не можуть виконувати свою роботу найкращим чином і вивести нас на новий рівень, якщо вони переживають через те, як їм дістатися до кімнати для переговорів, зареєструватися в пільговому плані або коли їм вперше виплатять зарплату», — каже Джо Топасна, аналітик з управління персоналом у Dropbox.
Деякі фахівці з управління персоналом знаходять нові способи зменшити кількість повторюваних завдань та зосередитися на тому, щоб зробити досвід більш персоналізованим. У Dropbox наша команда з персоналу використовує Dropbox Paper, щоб спростити адаптацію. Паперовий робочий простір — це спільний робочий простір, який може зробити практично кожен етап адаптації більш ефективним. Щоб показати вам, як це зробити, ми поговорили з деякими людьми з Dropbox, які відповідають за перетворення наших нових співробітників на зіркових працівників.
1. Створюйте шаблони документів
Податкові документи (форми W-4). Договори про працевлаштування (I-9). Документи щодо відповідності чинним у країні вимогам. Не надто приязний спосіб привітати співробітника на новій роботі, чи не так? На щастя, є кілька способів позбавитися від тяганини з паперами.
Як знає кожен фахівець із підбору персоналу, процес адаптації постійно змінюється. Те, що працювало кілька років тому, може не працювати сьогодні. Наприклад, інформація про пільги змінюється щомісяця. Тож підтримувати всі відповідні документи в актуальному стані може бути складно.
Тому в процесі адаптації відділ кадрів компанії Dropbox використовує рішення Paper: щоб забезпечити новим співробітникам до останніх відомостей, достатньо оновити текст або додати посилання у відповідний документ Paper.
«Завдяки Paper ми можемо внести зміни в документ, і вони відразу відобразяться для співробітників, тож нам не потрібно надсилати нові версії», — каже Дорена Санчес, аналітик відділу з надання пільг співробітникам компанії Dropbox. — «Ми також можемо додавати коментарі, щоб працівники перевіряли різні дані прямо в документі. Це спрощує роботу нашої команди. Ми можемо внести зміни у вказівки в будь-який час. Новим співробітникам навіть не потрібно натискати кнопку "Оновити", щоб переглянути зміни».
Вони також заощаджують час, використовуючи шаблони, що дозволяє їм уникнути клопоту зі створенням цілої нової партії документів для кожного вхідного заняття. Коли команда Дорини періодично повторно використовує документи, вони використовують функцію «шаблонів» Paper.
Функція «Створення шаблону» в Dropbox Paper
Створення власних шаблонів з документів Paper є простим. Ви також можете скористатися нашими готовими шаблонами, щоб допомогти вашій команді розпочати проєкти за допомогою нотаток до зустрічей, планів проєктів, творчих брифів тощо.
Цього тижня ми презентували новий шаблон адаптації нових співробітників (див. нижче), який можна використовувати у відділі кадрів будь-якої компанії. Його спеціально розроблено, щоб полегшити виконання завдань вашою командою. Шаблони доступні лише англійською мовою. Незабаром з'явиться їхня версія для мобільних пристроїв.
2. Підготуйте прості переліки
З огляду на стільки всього, що відбувається у перший день, легко втратити розуміння того, що і коли потрібно зробити. Ось чому наша команда з персоналу активно використовує контрольні списки. За допомогою Paper ви можете швидко створювати списки завдань і призначати людям кожне завдання за допомогою @згадки, яка надсилатиме їм сповіщення електронною поштою із датою виконання завдання.
«Ми щойно запровадили цей контрольний список переваг наприкінці минулого року», — каже Дорена. «До цього ми показували співробітникам презентацію з 60 слайдів і просто очікували, що вони запам’ятають кожну деталь». Дорена каже, що швидко зрозуміла, що це нелегко для нових співробітників, особливо коли інші команди просять їхньої уваги щодо заповнення форм. Окрім усієї паперової роботи, ще й нова робота, яку потрібно вивчити.
Після впровадження переліку у вигляді документа Paper пані Дорена та її команда виявили, що це не лише сприяє оптимізації процесу, але й допомагає новим працівникам зосередитися на найважливішому. «Тепер на початку презентації ми можемо сказати: "Не намагайтеся все запам'ятати. Просто зверніться до переліку". Люди сміються, але їм і справді потрібно запам'ятати лише перелік».
3. Забезпечте наочність і прозорість
Завдяки функції «Інформація про переглядачів» у Paper (див. нижче) фахівці відділу кадрів можуть надіслати документ новим працівникам, а потім перевірити, хто його відкрив, а хто — ні. За словами пані Дорени, таким чином вони можуть переконатися, що всі адресати отримали потрібну інформацію. «Іноді нас запитують: "Де я можу знайти цю інформацію?" Ми відповідаємо: "Схоже, ви ще не відкривали цей документ". Цей документ — ваш найкращий друг. Виконуйте покрокові вказівки, і ви нічого не пропустите».
Крім того, запрошені користувачі в реальному часі бачать, як редагують документ у Paper. Зміни можуть вносити учасники команди, яким надали доступ для редагування, причому одночасно. Користувачі, яким надали доступ лише для перегляду, можуть додавати коментарі, щоб ставити запитання про вміст або пропонувати зміни. Розмови, які часто губляться в ланцюжках електронних листів, можна переглядати в контексті поряд із вмістом у коментарях і відповідями.
У Dropbox ми твердо віримо, що співробітники мають вчитися один в одного, співпрацювати та враховувати минулі помилки. Завдяки Paper нові співробітники швидко опановують службові обов'язки, адже за допомогою лише одного пошукового запиту вони можуть отримати документи щодо проєктів у різних відділах організації.
«Наша компанія дуже прозора: ми не приховуємо наявні недоліки», — каже пан Джо. — «Кожен співробітник може ознайомитися з аналізом минулих проєктів. Ми не обмежуємо їх у цьому. Це стандартна політика компанії, яка захоплює наших співробітників. Вони приходять до мене та кажуть: "Це приховували в такій-то компанії, де я працював або працювала". Це нова можливість для наших працівників».
Звичайно, не кожна компанія має однакову культуру прозорості. Для компаній, які хочуть зробити загальнодоступним лише певний контент, Paper розроблений таким чином, щоб ІТ-адміністратори могли налаштовувати, хто що може переглядати, за допомогою індивідуальних налаштувань для кожного документа Paper.
«Я працювала в інших нетехнологічних компаніях, тому на власному досвіді проходила процес адаптації нових співробітників», — каже пані Дорена. «Зазвичай це одноманітні інструкції на папері. Я відчувала різницю між адаптацією в цій та інших компаніях. Вона полягає в автоматизації та наочності вказівок. В інших компаніях кажуть: "Ось що потрібно зробити, щоб отримати пільги. Удачі". А тут ми кажемо: "Ось що потрібно зробити, щоб отримати пільги. А ось як зареєструватися на прийом до лікаря. А ось як призначити зустріч"».
4. Оптимізуйте відповіді на запити щодо нових співробітників
Одне з найпоширеніших завдань, яким займається відділ кадрів, — відповідь на запити співробітників. «Напевно, я отримую 30–40 запитів на день», — розповідає пані Дорена. — «Але багато з них пов'язані з медициною, тому на них складно відповісти відразу. Є, певно, 40–50 стандартних запитань на тиждень, які постійно повторюються: "Як мені зареєструватися в цій програмі?", а через тиждень: "Коли я отримаю медичну картку" тощо».
«Рішення Paper настільки оптимізувало цей процес, що зараз він займає 15 хвилин на дня, а не 3 години на тиждень», — каже вона. — «Наш вміст настільки змістовний, що тепер нам не потрібно повторно вводити ту саму інформацію чи підлаштовувати її для кожного співробітника. Я можу просто відповісти, поділитися документом Paper і написати: "Ось тут ви знайдете цю інформацію"».
5. Перетворіть важку роботу на гру
Щоб зробити клопітке ведення документації ще менш трудомістким та підтримувати зацікавленість нових співробітників, команда кадрів Dropbox вирішила гейміфікувати цей процес. Вони створили систему пошуку скарбів, яка допомагає новим співробітникам пройти процес реєстрації та знайомить їх з одним із ключових інструментів, які компанія використовує для координації проектів та спілкування зі співробітниками — Dropbox Paper.
«Для знайомства з Paper і загальною інформацією про пільги компанії ми впровадили гру з пошуком певних елементів», — каже пані Дорена. — «У документах Paper ми публікуємо базову інформацію, потрібну співробітникам під час реєстрації, щоб працівники могли ознайомитися з нею. Потім ми надсилаємо їм детальний список справ, які вони мають зробити до певних дат. На мою думку, це демонструє, наскільки корисною є співпраця, адже за допомогою функції "Інформація про переглядачів" ви бачите обличчя та імена інших нових співробітників, які переглядають документ».
«Я нещодавно приєднався до команди, і мені дуже сподобалася ця гра», — каже Тоні Хью, менеджер із маркетингу життєвого циклу в Dropbox. — «Хоча я все ще засмучений, бо наша команда не виграла, це, мабуть, найкращий спосіб швидко вивчити основи роботи з Paper і ознайомитися з робочими процесами в компанії Dropbox».
Щоб дізнатися, як Dropbox Paper може спростити адаптацію та інші завдання для вашої команди, відвідайте dropbox.com/paper.
