Як успішно працювати в гнучкому режимі

Якщо ви менеджер із командою, про яку потрібно піклуватися, встигати за змінами на робочому місці ніколи не буде легко. 

Оскільки віддалена та гібридна робота стає нормою, межі помилок для бізнес-лідерів зменшилися. Особливо, коли справа доходить до створення правильних робочих установок для своїх співробітників.

Гнучка робота: секретна зброя для малого бізнесу?

Як малі підприємства використовують віддалену роботу як конкурентну перевагу, яка допоможе їм процвітати в майбутньому? Dropbox збирався відповісти на це питання в нашому звіті «Економічний вибір» — опитуванні понад 2000 керівників і співробітників малого бізнесу у восьми країнах. 

Ми хотіли побачити, як гнучкий графік роботи змінив ставлення працівників до того, як, де та коли вони працюють. Пандемія показала, що майже дві третини підприємств помітно або істотно вдосконалили свою бізнес-структуру, інструменти та практики для забезпечення співпраці. Зрештою, це було важливо, оскільки в ті роки всі були замкнені вдома. Але це був лише початок.

Доведено, що нова технологія може допомогти командам виконувати роботу віддалено. Але як нам зберегти той самий рівень гнучкості, коли одні члени нашої команди знаходяться в офісі, а інші вдома?

Зрештою, створення високоефективних команд, незалежно від того, в якій точці світу вони перебувають, є найважливішим завданням для будь‑якого бізнесу, який прагне вижити в найближчі кілька років. Тож, підкріплюючись нашими дослідженнями, ми отримали інформацію від провідних діячів у сфері віддаленої роботи, щоб дізнатися, як запровадити гнучкі умови роботи.

Що означає «гнучка робота»?

Гнучка робота – це альтернатива традиційному режиму роботи в офісі 9-5. Це дає працівникам більший контроль над тим, коли, де та як вони працюють. Це може бути неповний робочий день, дистанційна або гібридна робота, скорочений робочий день, розподіл роботи чи щось зовсім інше.

Наприклад, гнучкий графік може дозволити одному з ваших співробітників працювати з гнучким часом початку та закінчення відповідно до потреб догляду за дітьми.

По суті, гнучка робота полягає в тому, щоб надати працівникам можливість адаптувати свій робочий графік і середовище відповідно до своїх потреб. І це може мати значні переваги для роботодавців і працівників, зокрема задоволеність роботою, залученість, мотивація та баланс між роботою та особистим життям.

Як зробити гнучку роботу для вашої команди
 

1. Запитайте співробітників, до чого вони прагнуть

Якщо ви хочете запропонувати гнучкість у довгостроковій перспективі, вам перш за все потрібно зрозуміти, чого насправді хочуть ваші команди. А це означає надання їм вибору, а не типових рішень чи стилів роботи.

Працівники насправді досить добре вміють вирішувати, яке середовище є найкращим для них у певний момент часу. 

«Вони можуть віддавати перевагу труду вдома, коли потрібно зосередитися на роботі, або в офісі, щоб проводити мозкові штурми та співпрацювати. Але вони можуть прийняти це рішення самостійно. І якщо ви дозволите їм це, то, як наслідок цього, побачите підвищення продуктивності», — каже Кейт Лістер, президент Global Workplace Analytics. 

Тому відповідь полягає в тому, щоб не приймати необачних рішень від імені співробітників, а просто запитати їх і керуватися тим, чого вони насправді хочуть, навіть якщо це вас здивує.

2. Продовжуйте будувати культуру, навіть перебуваючи в різних місцях

Після пандемії з’явилися нові можливості повернути всі атрибути робочої культури, якими користувалися багато працівників. Проте, оскільки багато хто з нас регулярно працює вдома, нам потрібно переконатися, що ця культура не є виключно офісною. Це не повинно бути складним, просто це вимагає трохи більше планування. Врешті-решт і в минулому з різних причин багато співробітників не брали участі в імпровізованому чаюванні після закінчення робочого дня або воно було для них тягарем.
 

Тож яка альтернатива? 

Отримання такої культури не означає витрачати багато грошей на нові модні інструменти. Ми всі знайомі з відеодзвінками, і важливо пам’ятати, що ми можемо використовувати їх по-різному та не для роботи. Змішані зустрічі дозволяють офісним і віддаленим співробітникам співпрацювати за допомогою конференц-дзвінків. Компанії можуть підтримувати перерву на каву, заохочуючи віддалених працівників планувати дзвінки з колегами та друзями на роботі в робочий час, щоб просто наздогнати.

Водночас, культура являє собою набагато більше, ніж пиво з кавою. Нам потрібно поєднати розваги та ігри з деякими більш особистими елементами культури. «Цей напрямок починається зверху», — каже Андреата: «Керівники створюють досвід культури на робочому місці для 90 % співробітників. І водночас так багато компаній ніколи по‑справжньому не інвестували в навчання керівників».

Тренінги з керівництва дуже важливі, тому що по суті культура значною мірою являє собою просто правильне засвоєння основ: наскільки легко попросити про допомогу, взяти відгул, обговорити проблеми, які у вас можуть виникнути, тощо. Компаніям, які хочуть досягти успіху в світі гнучкої роботи, необхідно правильно оцінити обидві сторони медалі.  

3. Діліться правильними засобами співпраці

Спілкування та співпраця мають найважливіше значення для будь‑якого проєкту, робочого процесу чи бізнесу. Якщо ви спробуєте мати одне без іншого, все розвалиться. 

Це підтверджено нашим дослідженням:

• Більше третини компаній (36%) вважають відсутність правильних інструментів для співпраці значною перешкодою для віддаленої роботи. 
• 48% сказали, що нездатність співпрацювати негативно вплинула на продуктивність співробітників. 
• 87 % компаній також погодилися, що поліпшення співпраці в команді буде мати вирішальне значення для майбутнього їхньої організації.

Для компаній абсолютно необхідно знайти платформу, яка просто об’єднує команди, дозволяє їм інтегрувати інструменти, які вони вже використовують деінде, і спрощує керування проектами. 

Це не означає колупання на поверхневому рівні. Компаніям необхідно використовувати технології для внесення значних, довготривалих змін у робочі процеси, щоб дійсно отримати максимальну вигоду.

Одним із прикладів є Dropbox. Ми пропонуємо повний набір інструментів, які забезпечують безперебійну співпрацю, просте керування завданнями, безперешкодний обмін і синхронізацію інформації та багато іншого.

4. Впроваджуйте інновації, інновації, інновації 

Нарешті, важливо не розглядати інновації як випадок одноразового вживання. Роблячи будь‑що для створення гнучкого робочого середовища, не припиняйте його вдосконалювати. 

Що це означає, просто. Окрім забезпечення регулярного зворотного зв’язку, часто перевіряйте свої бізнес-процеси та, якщо сумніваєтеся, найміть для цього зовнішнього спеціаліста. Якщо ви інвестуєте в нову технологію, співпрацюйте з обраними постачальниками, щоб максимізувати вкладені кошти, і створіть комплексу команду для нагляду за її впровадженням і ширшим використанням в рамках всього бізнесу.

Нарешті, переконайтеся, що всі зацікавлені сторони залучені на кожному етапі процесу. Вище керівництво відіграє вирішальну роль у змінах в бізнесі, але так само важливим є прийняття змін усіма співробітниками вашого бізнесу. Якщо ви не в змозі зробити так, щоб співробітники побачили цінність інструментів і процесів, які ви їм надаєте, або не консультували їх щодо того, як і в яких випадках вони їх використовуватимуть, вони, ймовірно, залишать їх на полиці. І зрештою ваша стратегія гнучкої роботи навряд чи матиме успіх.

Гнучко працюйте з Dropbox

Незалежно від того, працюєте ви на неповний або повний робочий день, працюєте в офісі чи віддалено, у Dropbox є інструменти, які допоможуть вам керувати гнучким графіком.

Від технології хмарної синхронізації, яка дозволяє вам працювати будь-де, до функцій обміну файлами, які спрощують співпрацю з колегами— ви можете налаштувати себе та свою команду на успіх із Dropbox.