Якщо ви коли-небудь намагалися надіслати великий файл електронною поштою через Outlook і натрапляли на глухий кут, ви не самотні. Більшість версій Outlook обмежують розмір вкладень лише 20 МБ, і навіть якщо ви використовуєте Microsoft 365, ваш розмір все одно обмежений приблизно 150 МБ. Це небагато, якщо ви працюєте з візуальними матеріалами, файлами дизайну, відео чи іншими великогабаритними ресурсами, з якими ви можете мати справу щодня.
Існують деякі нудні, дратівливі обхідні шляхи, такі як розділення файлів або їх стиснення. Але ви все одно можете отримати незручне повернення, якщо ваш файл занадто великий для надсилання. Dropbox пропонує вам ще два професійні варіанти:
- Діліться файлом або папкою безпосередньо зі свого хмарного сховища— ідеально підходить для співпраці з клієнтами або колегами
- Використовуйте Dropbox Transfer, щоб надіслати нередагувану копію вашого файлу розміром до 100 ГБ
Ці методи дадуть змогу уникнути стиснення та будь-яких перебоїв у вашому робочому процесі під час використання Outlook. Якщо ви користуєтеся Microsoft 365, ви також можете спробувати інтеграцію з Dropbox, щоб ще більше спростити переміщення файлів.
Чому мій файл не вкладається в Outlook?
У вас є ідеальний файл, готовий до надсилання, а Outlook просто не працює. Вже пізно, а ти хочеш це надіслати, чому воно не завантажується? Що ж, є кілька поширених причин цих неприємних повідомлень про помилки:
- Він занадто великий: поширена причина, більшість облікових записів Outlook обмежують розмір вкладень до 20 МБ. Навіть з Microsoft 365 ви все ще маєте обмеження розміру файлу 150 МБ. Це ледве жменька великих зображень або досить короткий відеокліп.
- Ви використовуєте застарілу версію Outlook: Іноді старіші версії можуть не підтримувати сучасні функції обробки файлів або взагалі не підтримувати великі вкладення. Це часто є проблемою під час використання старих мобільних програм Outlook.
- Ваше інтернет-з’єднання нестабільне: нестабільне з’єднання може перервати завантаження, особливо якщо ви намагаєтеся надіслати великі файли, які завантажуються деякий час. Це дуже дратує, особливо коли ти зайнятий.
- Тип файлу обмежений: деякі типи файлів (наприклад, .exe та певні файли бази даних) блокуються з міркувань безпеки. Це пояснюється тим, що багато вірусів та шкідливих програм використовують ці типи файлів, руйнуючи все для всіх.
- Ваша поштова скринька переповнена: нарешті, якщо ви майже вичерпали ліміт сховища, Outlook не дозволить вам надсилати нічого нового. Це часто є проблемою для людей, які користуються безкоштовними версіями Outlook та OneDrive.
Жодна з цих проблем не впливає на Dropbox Transfer. Він створений для надсилання великих файлів будь-якого розміру та формату — просто завантажте, згенеруйте безпечне посилання та надішліть його з Outlook. Без стресу, стиснення файлів чи повернення електронної пошти, лише професійна доставка.
3 способи надсилання великих файлів через Outlook
Якщо ви коли-небудь натискали кнопку «Надіслати» в Outlook і отримували помилку або відповідь через кілька годин, ви знаєте, як дратує надсилання великих файлів. Але не бійтеся, є кілька простих способів вирішення проблеми — почнемо з найпростішого варіанту:
1. Використайте Dropbox, щоб створити безпечне посилання на файл і поділитися ним
Найпростіший спосіб надати спільний доступ до великого файлу в Outlook — за умови, що ви не заперечуєте проти того, щоб одержувач мав доступ до вашої копії файлу — це створити безпечне посилання та надіслати його електронною поштою. Ось як це зробити безпосередньо з вашого хмарного сховища за кілька кліків:
- Завантажте файл до свого облікового запису Dropbox, потім клацніть правоюкнопкою миші та виберіть «Копіювати посилання»
- Вставте це посилання у своє повідомлення Outlook — не потрібно стискати, архивувати чи розділяти — і надішліть його, незалежно від того, чи має одержувач обліковий запис Dropbox, чи ні.
Це чудовий метод, оскільки не потрібно турбуватися про обмеження вкладень або про те, чи використовує ваш одержувач той самий інструмент. Ви ділитеся активною версією файлу, тому якщо ви співпрацюєте, це величезний плюс.
Якщо вам потрібно обмежити можливості користувачів щодо файлу, Dropbox дає змогу додавати до посилань захист паролем, терміни дії або дозволи лише на перегляд. Незалежно від типу файлу, ви можете зберігати його чітким, безпечним і під своїм контролем.
Як додатковий бонус, обмін посиланнями працює скрізь — в інших поштових клієнтах, таких як Gmail, Slack, Teams, веббраузерах — тому він настільки універсальний, наскільки потрібно вам або вашій команді.
2. Використовуйте Transfer для доставки великих файлів
Dropbox Transfer – це ваш ідеальний вибір для остаточної передачі файлів, таких як відшліфовані відео, дизайнерські роботи чи будь-які інші файли великого формату. Це неймовірно просто, але водночас пропонує швидке завантаження та вивантаження з найвищим рівнем безпеки.
- Просто перейдіть на сайт dropbox.com/transfer
- Завантажте файл і надішліть його одержувачу
Ви можете надсилати файли розміром до 100 ГБ (або 250 ГБ із доповненням Dropbox Replay), відстежувати завантаження, підтверджувати доставку й додавати до передачі свій логотип для вишуканого та професійного вигляду. Не потрібно хвилюватися — просто надішліть і займайтеся своїми справами.
3. Використовуйте Outlook та OneDrive — наскільки це працює
Outlook та OneDrive можуть працювати разом для надсилання більших файлів, але лише до певної міри. Ви, ймовірно, зіткнетеся з обмеженнями, якщо ваші файли надто великі, формати не підтримуються або дозволи одержувача налаштовано неправильно.
Деякі фахівці також повідомляють про зміни форматування або стиснення файлів. Якщо вам потрібно гарантувати ідеальну доставку до пікселів, можливо, варто пошукати деінде. З Dropbox те, що ви надсилаєте, завжди відображається саме так, як бачить ваш клієнт.
Поради для успішного надсилання файлів через Outlook
Незважаючи на обмеження, якщо ви надсилаєте великі файли через Outlook, важливо не лише забезпечити доставку електронної пошти, а й зробити її вишуканою та зручною для навігації людині на іншому кінці.
Ось кілька коротких порад, які допоможуть зробити доставку великих файлів такою ж професійною, як і сама робота, якою ви ділитеся:
- Додайте контекст до свогоелектронного листа — замість того, щоб вставляти спільне посилання з Dropbox, додайте короткий опис файлу, а потім додайте гіперпосилання на нього з чітким описовим текстом.
- Чітко позначте все —використовуйте назви файлів та номери версій, які мають сенс, оскільки структура іменування має велике значення, коли клієнт жонглює кількома завданнями.
- Надсилайте посилання на папку, коли це можливо— якщо ви надаєте доступ до пакету файлів, діліться папкою, а не окремими посиланнями, що дозволить зберегти все разом і полегшить одержувачу організацію.
Outlook все ще може бути вашим основним засобом для обміну великими файлами, якщо ви використовуєте Dropbox і робите кілька продуманих кроків, щоб успішно та професійно доставляти свої файли.
Запитання й відповіді
Ви можете розглянути можливість додавання файлів до ZIP-архіву або використання онлайн-інструментів для їх зменшення. Однак ці інструменти можуть знизити якість файлу, що в багатьох випадках є неприйнятним. Якщо ви хочете зберегти якість, кращим варіантом буде використання хмарного сховища Dropbox для обміну посиланням на файл без необхідності його стиснення.
Найкращий спосіб подолати обмеження вкладень Outlook – це скористатися хмарним сховищем, таким як Dropbox. Таким чином, ви можете поділитися посиланням на файл, а не додавати його. Це простіше, ніж намагатися вмістити великий файл у ліміт у 20 МБ, який має більшість версій Outlook. Dropbox дозволяє завантажувати великі файли та створювати безпечне посилання, яким потім можна поділитися — просто скопіюйте посилання, вставте його в повідомлення Outlook і надішліть.
Ви не можете зробити це безпосередньо в Outlook. Однак за допомогою Dropbox Transfer ви можете відстежувати, коли люди завантажують ваші файли, щоб переконатися, що вони отримані. Ви також можете відстежувати, хто переглядає ваші файли, або додати пароль. Це дає вам більше контролю, особливо для роботи, яку ви надсилаєте клієнтам, або файлів, які корисні лише протягом короткого часу.
Ви не можете надіслати великий файл лише через Outlook. Однак ви можете скористатися функцією Transfer або надіслати посилання для спільного доступу зі своєї обліковки Dropbox. Вам не потрібно стискати чи розділяти файли, просто передайте їх, створіть посилання та додайте його до електронного листа Outlook — одержувачу навіть не потрібна обліковка Dropbox, щоб отримати файл. Це зберігає файли в їх оригінальній якості та спрощує роботу для вашого клієнта. Крім того, це не переповнить нічию поштову скриньку.
Надсилайте файли через Outlook з упевненістю за допомогою Dropbox
Outlook не був створений для надсилання об'ємних відео, масивних зображень, великих файлів баз даних чи будь-яких інших громіздких цифрових активів. З Dropbox на вашому боці вам не доведеться турбуватися про обмеження розміру файлів.
За допомогою Dropbox ви уникаєте випадкового стиснення файлів, неприємних повернень електронних листів і перебоїв у робочому процесі в Outlook. Просто згенеруйте безпечне посилання, вставте його у своє повідомлення та натисніть «Надіслати» або скористайтеся Dropbox Transfer.
Хочете зробити надсилання великих файлів найлегшою частиною вашого дня? Отримайте безкоштовний обліковий запис Dropbox і спробуйте нашу інтеграцію з Outlook вже сьогодні — швидшу, безпечнішу та створену для творчих команд, яким потрібно, щоб їхня робота виконувалася саме так, як задумано.
