Як повторно використовувати матеріали маркетингових кампаній без створення з нуля

Кожна кампанія залишає після себе щось корисне — бриф, презентацію, набір візуальних матеріалів, відеонарізку, цільову сторінку, серію листів, звіт про ефективність або навіть просто вдалу ідею, яка так і не увійшла до фінального запуску.

Проблема полягає в тому, щоб знайти — або повторно використати — їх знову й повною мірою скористатися результатами Вашої наполегливої праці.

Маркетингові команди працюють із великою кількістю файлів у межах кількох кампаній, а це означає, що ресурси легко починають розповсюджуватися по спільних папках, посиланнях агентств, ланцюжках чатів, творчих інструментах, папках вхідних і старих проєктних місцях. До моменту, коли розпочинається наступний запуск, може здатися, що швидше створити нову роботу, ніж відшукати те, що вже існує.

Повторно використовуючи Ваші ресурси, Ви спрощуєте роботу для себе та Вашої команди й уникаєте хаосу через дублювання того, що вже існує. Коли Ви можете знайти потрібні файли, зрозуміти їхній контекст, безпечно адаптувати їх і поділитися остаточною версією з потрібними людьми, кожна кампанія стає стартовою перевагою для наступної. Шукаєте кращий спосіб зберігати та впорядковувати? Оберіть тарифний план, щоб почати впорядковувати ресурси Вашої кампанії за допомогою Dropbox.

Що таке ресурси маркетингової кампанії?

Ресурси маркетингової кампанії — це файли, вміст і допоміжні матеріали, які Ви використовуєте для планування, створення, запуску, просування чи оцінювання кампанії. До них можуть належати:

• Творчі проєкти та плани кампаній
• Документи для обміну повідомленнями та тексти
• Графіка та відеозаписи для соціальних мереж
• Варіації платних медіа
• Тексти листів і шаблони
• Текст цільової сторінки
• Знімки екрана продукту й демонстраційні кліпи
• Посібники з фірмового стилю та файли дизайну
• Презентації для підтримки продажів
• Звіти, результати й висновки після кампанії

Готова реклама чи відеозапис — лише невелика частина бібліотеки ресурсів. Контекст навколо роботи також має значення. Брифи, відгуки, погодження та нотатки щодо ефективності можуть допомогти Вам вирішити, що використати повторно, що оновити, а що залишити осторонь.

Чому повторне використання ресурсів заощаджує час і ресурси

Повторне використання ресурсів кампанії допомагає працювати швидше, але швидкість — це лише частина переваги. Більша цінність полягає в тому, щоб розвивати роботу, яку вже переглянуто, перевірено та схвалено.

Повторно використовуючи правильні ресурси, Ви можете:

• Зберігайте більшу узгодженість повідомлень кампанії
• Скоротіть дублювання творчої роботи
• Розподіліть бюджет між більшою кількістю каналів
• Перетворюйте досвід минулих кампаній на кращі рішення
• Надайте новим співавторам чіткішу відправну точку
• Витрачайте більше часу на вдосконалення ідей замість пошуку файлів

Повторне використання ресурсів не означає повторення однієї й тієї ж кампанії. Це просто означає, що Ви берете корисні напрацювання з минулого й адаптуєте їх для нової аудиторії, каналу, ринку чи моменту.

Чому важко повторно використовувати ресурси маркетингових кампаній

Повторне використання ресурсів здається простим, доки Ви не спробуєте зробити це під час напруженого запуску. Ваша команда може знати, що десь існує корисна презентація, графіка чи звіт про кампанію, але «десь» може означати безліч місць. 

Файли можуть зберігатися в різних інструментах. Відгуки можуть міститися в коментарях, електронних листах, на нарадах або в чаті. Схвалення може бути важко відстежити. Нарешті, погано названі файли та незрозумілі папки можуть зробити чудову роботу майже непомітною.

Навіть коли Ви знаходите перспективний ресурс, перед його використанням потрібно відповісти на кілька запитань:

• Це остання схвалена версія?
• Чи можна ще використовувати це зображення або відеозапис?
• Чи актуальні досі твердження, статистика або деталі продукту?
• Хто це схвалив?
• Що змінилося після останньої перевірки?
• Де має розміщуватися оновлена версія?

Робочий процес повторного використання допомагає Вам відповісти на ці запитання, перш ніж стара робота перетвориться на нову плутанину. То як створити вдалий процес?

Як повторно використати матеріали маркетингової кампанії за 7 кроків

Найкращий спосіб повторно використовувати матеріали маркетингової кампанії — дотримуватися простого процесу: визначте нову мету, знайдіть пов’язані матеріали, перевірте права на використання та погодження, підтвердьте останню версію, адаптуйте роботу, перегляньте її в контексті, а потім упакуйте й заархівуйте фінальний набір матеріалів.

Ось як це зробити крок за кроком:

1. Почніть із мети нової кампанії

Перш ніж шукати серед старих ресурсів, визначте, що Вам потрібно зараз. Запитайте себе, що змінилося з часів початкової кампанії, а саме:

• Аудиторія
• Канал
• Ринок
• Пропозиція
• Відомості про продукт
• Указівки щодо бренду
• Хронологія
• Процес схвалення

Це не дозволить Вам повторно використовувати ресурс лише тому, що він існує. Графіка для соцмереж з минулого кварталу може стати чудовою відправною точкою, але лише якщо повідомлення, формат і права все ще відповідають новій кампанії.

2. Пошук за контекстом, а не лише за назвою файлу

Якщо Ви шукаєте лише за точними назвами файлів, то можете пропустити найкращі матеріали. Шукайте за назвами кампаній, сегментами аудиторії, лінійками продуктів, темами, каналами, датами та типами файлів, як-от:

• Весняний запуск
• Утримання клієнтів
• Подальші дії після вебінару
• Платні соцмережі
• Демонстрація продукту
• Презентація для продажів
• Звіт про продуктивність
• Відгук клієнта
• Брендова кампанія

Команди можуть скоротити час на пошук файлів, централізувавши матеріали кампаній у своєму хмарному сховищі, використовуючи чіткі назви й позначення, зберігаючи контекст із фінальними файлами та застосовуючи інструменти для пошуку в підключених програмах.

3. Перевірте право власності, погодження та права на використання

Перш ніж адаптувати матеріал, перевірте, чи схвалено його для повторного використання. 

Це особливо важливо для цитат клієнтів, відгуків, ліцензованих зображень, вмісту від інфлюенсерів, музики, відеокліпів, тверджень про продукт і тексту для конкретних ринків. 

Цінний ресурс може стати ризиком, якщо права на використання закінчуються або відомості застаріли. Зверніть увагу на такі речі:

• Власник матеріалу
• Статус затвердження
• Права на використання
• дата закінчення дії термін дії
• Регіональні обмеження
• Обов'язкові застереження
• Точність продукту або ціноутворення
• Журнал перевірок бренду

Якщо Ви не можете підтвердити контекст, вважайте ресурс чернеткою, доки хтось його не перегляне. Це дозволить уникнути випадкового повторного використання та позбавить команди потреби скасовувати зміни.

4. Підтвердьте останню версію

Плутанина з версіями сповільнює повторне використання. Це також може призвести до застарілих повідомлень, невідповідних бренду візуальних матеріалів або надання спільного доступу до файлів до того, як вони будуть готові.

Перш ніж адаптувати ресурс, переконайтеся, що ви працюєте з останньою схваленою версією. За допомогою Dropbox ви можете зберігати файли кампанії впорядкованими в одному місці, використовувати журнал версій для відновлення попередніх напрацювань і допомагати співавторам узгоджувати роботу з актуальними файлами.

Це особливо корисно, коли Ви працюєте з агентствами, фрилансерами, регіональними командами або партнерами, яким може знадобитися доступ лише до певних ресурсів.

5. Адаптуйте ресурс для нового каналу чи аудиторії

Коли Ви маєте потрібний ресурс, адаптуйте його з певною метою. Нижче наведено кілька прикладів того, як це можна зробити:

• Звіт про кампанію може стати слайдом для підтримки продажів
• Фрагмент вебінару може стати коротким відеозаписом для соцмереж
• Електронний лист про запуск продукту може стати послідовністю для залучення
• Концепція платного медіа може стати головним елементом цільової сторінки

Вдала адаптація зазвичай означає зміну не лише формату. Щонайменше перегляньте повідомлення, заклик до дії, візуальну ієрархію та потреби аудиторії. Збережіть те, що спрацювало, а потім оновіть усе, що вже не підходить.

Довіряйте своїй інтуїції та сортуйте варіанти командою: уміння ефективно повторно використовувати матеріали — це навичка, тож із часом Ви робитимете це краще.

6. Збирайте відгуки в контексті

Повторно використані ресурси все одно потребують перевірки. Різниця полягає в тому, що відгук має залишатися прикріпленим до потрібного файлу чи версії.

Dropbox Replay допоможе вам розмічати, коментувати та завершувати відеозаписи, зображення й аудіозаписи в одному місці. Це спрощує рецензування, коли ви адаптуєте відеозаписи кампаній, соціальні нарізки, демонстрації продуктів або аудіозаписи з урахуванням внеску кількох зацікавлених сторін.

Для інших типів файлів коментарі чи примітки, спільні папки та впорядковані місця для перегляду допомагають тримати відгуки поруч із роботою, а не розкидати їх по окремих ланцюжках.

7. Спакуйте, поділіться та заархівуйте фінальний набір

Коли оновлені матеріали схвалено, створіть цілісний пакет кампанії.

Додайте фінальні файли, примітки щодо використання, вказівки щодо каналів, примітки про аудиторію та будь-які важливі затвердження чи контекст ефективності. Потім поділіться пакетом у Dropbox із відповідними параметрами доступу.

Dropbox Transfer допоможе Вам надсилати великі файли кампаній, відеозаписи та папки проєктів без стиснення матеріалів або їх розділення на кілька електронних листів. Залежно від Вашого тарифного плану Ви можете надсилати до 100 ГБ, а з підвищенням рівня — до 250 ГБ.

Після запуску заархівуйте фінальний пакет там, де Ваша команда зможе знайти його пізніше. Додайте достатньо контексту для наступної людини, якій потрібно буде використати його повторно.

Як Dropbox допомагає керувати матеріалами маркетингової кампанії

Dropbox допомагає зберігати, упорядковувати, переглядати матеріали кампанії та ділитися ними з одного місця, тож їх легше знаходити й повторно використовувати після запуску. Завдяки Dropbox Ви можете:

• Зберігайте матеріали кампанії в одному центральному місці: Тримайте разом брифи, креативні файли, ресурси бренду, плани кампаній, відеозаписи, звіти та фінальні матеріали. Чітка структура файлів і папок дає змогу Вашій команді легко знаходити потрібне, не розпитуючи інших і не створюючи матеріали заново.
• Працюйте з внутрішніми та зовнішніми співавторами: Кампанії часто залучають креативні, брендові, продажні команди, продуктовий маркетинг, агентства, фрилансерів і керівників. Ви можете ділитися файлами та папками із потрібними людьми, керувати доступом і забезпечувати безперервну роботу між командами та партнерами в Dropbox.
• Переглядайте мультимедіа, не втрачаючи ланцюжок: Відгуки найкраще працюють, коли вони пов’язані з ресурсом. Dropbox Replay допомагає переглядати відеозаписи, зображення й аудіофайли з коментарями та анотаціями в одному місці, щоб співавтори могли надавати чіткіші відгуки та швидше отримувати схвалення.
• Безпечно Поділіться фінальними файлами кампанії: Коли настає час доставити фінальні матеріали, Dropbox Transfer допомагає надсилати великі файлами або цілі пакети Проєкту з бездоганним результатом. Ви можете ділитися матеріалами кампанії з будь-ким — без громіздких вкладень електронної пошти.

З Dropbox Ви отримуєте набір функцій, які надають маркетинговим командам змогу зберігати свої дані та ефективно повторно використовувати їх на будь-якому етапі кампанії.

Перелік для повторного використання ресурсів кампанії

Перш ніж повторно використовувати матеріал кампанії, перегляньте цей короткий перелік:

1. Підтвердьте власника ресурсу.
2. Перевірте, чи було схвалено ресурс.
3. Переконайтеся, що у вас є остання версія.
4. Перевірте точність бренду й повідомлень.
5. Перевіряйте права використання, ліцензування та дати закінчення дії.
6. Переконайтеся, що твердження, статистика, відомості про продукт і ціни залишаються актуальними.
7. Адаптуйте ресурс для нової аудиторії, ринку або каналу.
8. Збирайте відгуки в контексті.
9. Збережіть оновлену версію в правильній папці кампанії.
10. Додавайте нотатки, щоб наступного разу матеріал було легше використовувати повторно.
11. Поділіться фінальним набором із відповідними дозволами.
12. Архівуйте результати, висновки та підсумкові файли після запуску.

Цей процес допоможе Вам зрозуміти, коли Ви готові знову задіяти наявні ресурси.

Поширені помилки, яких слід уникати під час повторного використання ресурсів

Повторно використовувати вміст не завжди просто — навіть якщо Ви точно знаєте, де він знаходиться і що з ним потрібно зробити. Зважайте на такі потенційні складнощі, щоб отримати найкращі результати:

• Повторне використання матеріалу без перевірки контексту: Візуальний елемент, заголовок або презентація могли добре спрацювати в одній кампанії, але це не означає, що вони підійдуть для наступної. Перевірте аудиторію, пропозицію та час, перш ніж використовувати матеріал повторно.
• Надсилання неправильної версії: Старі чернетки можуть спричиняти зайві цикли перевірки. Підтвердьте останній схвалений файл, перш ніж надсилати щось зацікавленим сторонам, агенціям або партнерам. Це допомагає уникнути марної витрати часу інших людей — саме цьому має запобігати повторне використання матеріалів.
• Сприйняття фінального креативу як єдиної придатної для повторного використання роботи: Брифи, звіти, нотатки щодо ефективності, погодження та відгуки можуть бути не менш корисними, ніж готовий креатив. Зберігайте ідеї, що стоять за кампанією, а не лише її результат.
• Надто точне копіювання минулого: Повторне використання має давати Вам міцнішу відправну точку. Це не привід для застарілого повторення. Адаптуйте матеріали відповідно до нової мети кампанії, що краще узгоджується з концепцією творчої ітерації та безперервного вдосконалення.
• Забування про архівування після запуску: Кампанію найлегше впорядкувати, поки вона ще свіжа. Збережіть фінальні ресурси, результати та висновки, перш ніж усі перейдуть до наступного запуску. Так навіть ваш останній ресурс буде готовий до повторного використання.

Ваші минулі кампанії містять багато корисних напрацювань. Головне — зробити ці напрацювання легкими для пошуку, безпечними для адаптації та простими для того, щоб поділитися ними.

Знову залучіть ресурси Вашої кампанії до роботи

Завдяки Dropbox Ви можете тримати матеріали кампанії впорядкованими у Вашому хмарному сховищі, співпрацювати з потрібними людьми, переглядати креативні матеріали в контексті та безпечно надсилати великі фінальні файли. 

Повторно використовуйте більше того, що вже працює, і забезпечте наступній кампанії чіткішу відправну точку. Виберіть тарифний план, щоб почати впорядковувати матеріали кампанії за допомогою Dropbox.