Як перетворити PDF-файл на форму, яку можна заповнювати, з текстовими полями з підтримкою редагування

PDF — це універсальний формат файлів, який витримав випробування часом завдяки можливості блокувати вміст й елементи форматування документа. Простіше кажучи, особи, які переглядають файл, не можуть його редагувати.

PDF — це не лише ідеальний формат для створення кінцевих версій документів, брошур і звітів, але й поширений формат для обміну формами.

Раніше, щоб заповнити PDF-форму, вам часто доводилося роздруковувати її, заповнювати вручну, сканувати заповнений документ і надсилати його в міру необхідності. Завдяки вдосконаленню програм для редагування PDF-файлів сьогодні можна додавати поля форм, які можна заповнювати, до наявних PDF-документів. Потім їх можна заповнити й повернути без необхідності друкувати.

Але як конвертувати PDF-файл зі звичайними полями, які не можна редагувати, в онлайн-форму з можливістю заповнення? У цьому посібнику ми надамо покрокові вказівки й покажемо, як за допомогою Dropbox можна максимально полегшити надсилання та отримання PDF-документів із підтримкою редагування. Вам навіть не потрібно буде надсилати електронного листа. Формат PDF (Portable Document Format) створили Джон Ворнок і Чарльз Гешке, співзасновники компанії Adobe. Вони розробили цей формат як універсальний, щоб користувач комп’ютера Mac міг поділитися документом із користувачем ПК із Windows (або навпаки), і файл виглядав би однаково на обох пристроях.

Із часом цей формат було доповнено різними функціями. Завдяки захисту паролем, електронним підписам, можливості вбудування мультимедійних даних, полям інтерактивних форм й іншим функціям формат PDF широко використовується в багатьох робочих процесах, проєктах і підприємств.

Сьогодні PDF-файли настільки поширені, що майже кожен фрагмент вмісту в інтернеті, який не базується на тексті, HTML-файлі або відеоданих, надійно зберігається в цьому форматі. PDF — це універсальний формат файлів, який можна використовувати для чого завгодно: від заяв про прийом на роботу та резюме до технічних документів й електронних книг.

Редагування PDF-файлів безпосередньо в Dropbox

За допомогою редактора PDF-файлів Dropbox ви можете перетягувати поля форми в PDF-файл, який зберігається у вашій обліковці Dropbox. Ви можете додавати поля для підписів, тексту, дат тощо й призначити їх для заповнення іншими користувачами.

Для цього виконайте наведені нижче дії.

1. Відкрийте PDF-файл, який потрібно відредагувати, на сайті dropbox.com.

2. Натисніть «Редагувати PDF».

3. Натисніть «Підписати», а потім «Отримати підписи».

4. Введіть ім’я та адресу електронної пошти користувача, який має заповнити форму.

5. Перетягніть поля форми для заповнення.

•     Підписи та ініціали
•     Дата підписання
•     Повне ім’я
•     Адреса електронної пошти
•     Посада
•     Компанія
•     Стандартне текстове поле
•     Прапорець

6. Збережіть PDF-файл, натиснувши «Зберегти», а потім вибравши «Зберегти копію» або «Замінити оригінал».

7. Натисніть «Надіслати…», щоб надіслати PDF-форму електронною поштою людині, яка має її заповнити.

Використовуючи можливості хмарного сховища Dropbox і спільного доступу до файлів, ви можете як ніколи легко заповнювати форми без необхідності писати електронні листи. Будь-який користувач, якому ви надасте доступ, зможе безпосередньо в Dropbox взаємодіяти з формою та заповнювати поля з підтримкою редагування. Одержувачам навіть не потрібно мати обліковку Dropbox.

Завдяки цьому клієнти, колеги чи будь-які інші вказані вами особи зможуть швидко й легко заповнювати ваші PDF-форми, не завантажуючи їх!

Які інші можливості має вбудований редактор PDF-файлів Dropbox?

Відкривши PDF-файл у своїй обліковці Dropbox, ви можете вносити зміни в PDF-файл:

• додавати, редагувати або виділяти текст;
• додавати рисунки й примітки;
• вставляти нові сторінки;
• повертати сторінки;
• змінювати порядок сторінок;
• видаляти сторінки;
• об’єднувати його з іншим PDF-файлом;
• заповнювати інтерактивну форму, подібну тій, що ви щойно створили"

 

Як використовувати інструменти редагування PDF-файлів у Dropbox

Іноді вам потрібно внести лише кілька незначних змін у PDF-файл, як-от видалити одну сторінку чи перевпорядкувати сторінки документа.

На щастя, для цього не завжди потрібно відкривати програму. Тепер ви можете легко вносити правки у свої PDF-файли безпосередньо в обліковці Dropbox.

Щоб почати редагувати PDF-файли у своїй обліковці Dropbox, просто виконайте наведені нижче дії.

1. Відкрийте своє хмарне сховище Dropbox і перейдіть до потрібної папки.
2. Натисніть ім’я файлу, який потрібно відредагувати.
3. Натисніть Редагувати над вікном перегляду файлу, після чого відкриється вбудований редактор PDF-файлів.
4. Внесіть зміни (вилучіть або поверніть сторінки чи заповніть форму).
5. Натисніть кнопку Готово, щоб зберегти зміни.

Конвертування PDF-файлу у форму, яку можна заповнювати, за допомогою Adobe Acrobat і Dropbox

Ще один спосіб конвертувати PDF-файл у форму з текстовими полями, які можна редагувати, —скористатись інтеграцією Adobe і Dropbox.

Зв'язавши Adobe Acrobat зі своєю обліковкою Dropbox, ви з легкістю зможете:

• працювати будь-де — отримуйте доступ до своїх PDF-файлів і редагуйте їх будь-де й будь-коли;
• використовувати смартфон — отримуйте доступ до PDF-файлів навіть у дорозі за допомогою програми Dropbox для мобільних пристроїв;
• працювати безпечно — надавайте доступ до своїх PDF-файлів виключно потрібним користувачам завдяки захисту паролем у Dropbox і повністю контролюйте дозволи на копіювання, редагування та друк ваших документів.

Як конвертувати PDF-файл у форму, яку можна заповнити, за допомогою Adobe Acrobat

Щоб створити форму, яку можна заповнювати, за допомогою конвертування наявного PDF-файлу в Adobe Acrobat, виконайте наведені нижче дії.

1. Відкрийте програму Adobe Acrobat для комп’ютера.

2. Натисніть вкладку «Інструменти», а потім — «Підготувати форму».

3. Виберіть PDF-файл, який потрібно конвертувати у форму з підтримкою редагування. Якщо PDF-файл збережено у вашому хмарному сховищі Dropbox, до нього можна легко отримати доступ локально за допомогою функції синхронізації файлів Dropbox.

• Adobe Acrobat автоматично сканує документ і конвертує всі текстові поля на поля форми.
• Якщо потрібно додати більше інтерактивних елементів, скористайтеся панеллю інструментів угорі для точного налаштування чи додайте інші об’єкти.

4. Після завершення збережіть PDF-файл.

Коли файл буде конвертовано, ви зможете швидко й легко поділитися готовою PDF-формою, яку можна заповнювати, безпосередньо з обліковки Dropbox. Якщо ви хочете надіслати копію, а не оригінал, це можна легко зробити за допомогою Dropbox Transfer. 

Кожен із цих способів гарантує повний контроль над тим, хто і як довго може переглядати файли, що допоможе вам захистити конфіденційні документи.

Dropbox спрощує редагування PDF-файлів

Dropbox пропонує найпростіше рішення для перетворення PDF-файлів у форми з можливістю редагування.

А зі сховищем файлів Dropbox ви можете як ніколи легко ділитися цими формами й надсилати одержувачам запити на заповнення без завантаження будь-яких даних.

Якщо у вас усе одно виникають проблеми з редагуванням PDF-файлів, ви можете звернутися до учасників спільноти користувачів Dropbox. Там можна знайти інших користувачів, які зіткнулися з тією самою проблемою, що й ви, і знайшли ефективне рішення.

Сканування документів із конвертуванням у формат PDF і їх редагування за допомогою Dropbox без жодних проблем

Dropbox — це простір для всього вашого вмісту від документів, які потрібно підписати, до спільних відеопроєктів.

Обліковка Dropbox — це не просто хмарне сховище для ваших файлів і папок. Це також спеціальний простір для організації, редагування, обміну й співпраці в будь-який час і в будь-якому місці.

Скануйте документи за допомогою програми Dropbox для iOS й Android та зберігайте їх у своїй обліковці Dropbox у форматі PDF. Отримуйте доступ до PDF-файлів із робочого столу й одразу починайте редагувати їх на сайті dropbox.com. Час підняти продуктивність на новий рівень.